7. Kết cấu luận văn
2.2.4. Chớnh sỏch thu nợ của cụng ty
Phương chõm thu hồi nợ của cụng ty là: “Thu được nợ, giữ được khỏch”
Giỏm đốc cụng ty rất quan tõm đến việc thu nợ. Ngay từ khi cụng ty chưa thành lập, chỉ là một cửa hàng nhỏ lẻ thỡ người chủ đó nghiờm khắc trong việc quản lý cụng nợ. Trải qua thời gian dài, cụng ty xõy dựng được những nguyờn tắc và qui trỡnh thu nợ làm cơ sở cho cỏn bộ làm cụng tỏc thu nợ. Cụng ty đó bổ nhiệm một cỏn bộ chuyờn đi
thu hồi nợ, đào tạo người này khụng chỉ ứng dụng kỹ thuật thu nợ mà cũn huấn luyện về nghệ thuật thu nợ.
Nhà quản trị của Cụng ty vẫn cũn quản lý theo cỏch thủ cụng, theo kinh nghiệm từng trải và đỳc kết lại thành những nguyờn tắc cơ bản. Cỏn bộ phụ trỏch cụng nợ chỉ theo dừi trực tiếp thụng qua sổ chi tiết bỏn hàng để nắm tỡnh hỡnh bỏn hàng, quỏ trỡnh thanh toỏn, ngày đến hạn, số ngày trả chậm, khoản nợ cú nguy cơ khú đũi… cũng như mức độ tớn nhiệm của khỏch hàng. Cụng ty chưa ỏp dụng những cụng nghệ quản trị hiện đại mà chỉ trang bị phần mềm kế toỏn thuế, chưa đi sõu vào quản trị kế toỏn, hay quản trị bỏn hàng, maketing…
Đối với cỏc khoản nợ đến hạn, cỏn bộ phụ trỏch thu hồi nợ cú nhiệm vụ đi thu nợ, thực hiện theo qui trỡnh sau:
Sơ đồ 2.4: Qui trỡnh thu hồi cụng nợ
[Nguồn: Cụng ty TNHH MTV Thu Mai] Theo dừi khoản phải thu trờn Phần mềm kế toỏn
In bảng kờ chi tiết số dư nợ đến hạn của khỏch hàng
Phõn nhúm cỏc khoản nợ và tiến hành thu nợ
Quỏ hạn 1 (từ 1 – 7 ngày) Quỏ hạn 2 (từ 8 – 15 ngày) Quỏ hạn 3 (từ 16 – 30 ngày)
Thăm hỏi Nhắc nhở Cảnh cỏo
Nợ khú đũi (trờn 30 ngày)
Biện phỏp xử lý, đưa ra tũa ỏn
Giải thớch quy trỡnh:
Mặt hàng sắt thộp xõy dựng là sản phẩm chủ lực của cụng ty, thường bỏn nhanh vào mựa nắng và chậm lại trong mựa mưa, nờn nú cũng ảnh hưởng tới khả năng thanh toỏn nợ của khỏch hàng. Vỡ vậy cụng ty xõy dựng qui trỡnh thu nợ nhưng thực hiện phải linh hoạt theo từng thời điểm để khỏch hàng thấy được sự thụng cảm của Cụng ty đối với họ. Qui trỡnh thu nợ được giải thớch như sau:
Bộ phận quản lý cụng nợ của cụng ty cú một cỏn bộ chuyờn trỏch kết hợp với kế toỏn cụng nợ. Khỏch hàng được cấp tớn dụng sẽ do kế toỏn cụng nợ cập nhập hàng ngày và chuyển sang cỏn bộ chuyờn trỏch theo dừi. Cỏn bộ chuyờn trỏch cú nhiệm vụ thường xuyờn kiểm tra, thu thập thụng tin khỏch hàng ngay từ lỳc giao dịch phỏt sinh và lưu trữ thụng tin tại văn phũng cụng ty. Những khỏch hàng đến hạn, trả nợ đầy đủ thỡ lưu trữ hồ sơ. Những khỏch hàng chưa thanh toỏn hoặc thanh toỏn khụng đầy đủ thỡ chuyển hồ sơ vào “Quỏ hạn 1”
Nợ quỏ hạn 1: Khỏch hàng quỏ hạn thanh toỏn cụng nợ từ 1-7 ngày thỡ cỏn bộ phụ trỏch cụng nợ sẽ bỏo cỏo sơ bộ về giỏ trị khoản nợ phỏt sinh quỏ hạn. Nếu khoản nợ cú giỏ trị nhỏ hơn hoặc bằng 5% giỏ trị của lụ hàng thỡ Cụng ty sẽ gộp vào lần mua tiếp theo của khỏch hàng. Đối với những khoản nợ lớn hơn 5% của đơn hàng, Cụng ty sẽ xem xột qui mụ để tiếp tục thực hiện cỏc bước tiếp theo của kế hoạch đũi nợ. Trước tiờn là thăm hỏi bằng điện thoại, email hoặc gửi thư kốm hoỏ đơn nhắc nhở về số dư nợ và thời gian quỏ hạn. Việc thăm hỏi này được thực hiện trờn tinh thần nhắc nhở nhẹ nhàng và thụng cảm với sự chậm trễ của khỏch hàng, đồng thời gia hạn một thời điểm thanh toỏn cụ thể.
Nợ quỏ hạn 2: Sau khi đó gia hạn thờm (7 ngày), nhưng khỏch hàng vẫn chưa chịu thanh toỏn, cụng ty sẽ nhắc nhở ở mức độ mạnh hơn, nhưng vẫn tỏ ra thiện chớ, tin tưởng vào khỏch hàng.
Nợ quỏ hạn 3: Nếu khỏch hàng vẫn tiếp tục thất hẹn (thờm 15 ngày), Cụng ty nghiờm khắc cho biết những hậu quả nếu khỏch hàng khụng thanh toỏn. Giai đoạn này, cụng ty thường đề nghị khỏch hàng cam kết thanh toỏn bằng văn bản và thụng bỏo cuối cựng của việc cắt tớn dụng. Cỏn bộ chuyờn trỏch thu nợ đến gặp khỏch hàng tỡm hiểu nguyờn nhõn, năng lực tài chớnh và khả năng trả nợ của khỏch hàng. Sau khi nắm rừ
tỡnh hỡnh của khỏch hàng, cỏn bộ cụng ty cựng tham gia, hỗ trợ khỏch hàng trong việc xử lý hàng tồn kho, hoặc tỡm cỏc nguồn tài trợ khỏc nhằm thu hồi dứt điểm khoản nợ. Nếu khỏch hàng vẫn chõy lỡ, đó đến lỳc cụng ty tỏ thỏi độ cứng rắn và chuyển sang khoản nợ khú đũi.
Đối với cỏc khoản nợ khú đũi, nếu khỏch hàng cú thanh toỏn đủ nợ thỡ vẫn huỷ bỏ giỏ trị tớn dụng. Khi cỏc biện phỏp thu hồi nợ qua ba giai đoạn trờn vẫn khụng thành cụng thỡ cụng ty buộc phải triển khai những gỡ mỡnh đó cảnh cỏo trong thư hoặc sử dụng cỏc biện phỏp đũi lại hàng húa. Nếu hàng húa khụng cũn, cụng ty cú thể gõy ỏp lực để khỏch hàng chấp nhận trả nợ bằng tài sản. Cụng ty khụng sử dụng dịch vụ đũi nợ thuờ vỡ chi phớ cao và họ làm khụng đỳng luật (như đe dọa bằng vũ lực, xõm phạm đời tư, bắt người trỏi phộp…). Khi tất cả những cỏch thức đũi nợ khỏc đều vụ hiệu, giải phỏp cuối cựng là đưa vụ việc ra tũa. Cụng ty thường trỏnh cỏc vụ kiện tụng, vỡ luật phỏp Việt Nam xử lý vụ việc tranh chấp thương mại rất mất thời gian, tiờu hao nhiều tiền, sức lực, đi lại nhiều lần…
Tỡnh hỡnh cụng nợ qua cỏc năm 2008-2010 Bảng 2.3: Tỡnh hỡnh cụng nợ cuối năm ĐVT: Triệu đồng Chỉ tiờu 2008 2009 2010 2009/2008 2010/2009 Tổng cụng nợ 257,54 20 1000 Giảm 92% Tăng 4.900% Nợ quỏ hạn 0 20 0 Nợ khú đũi 0 20 0 % nợ quỏ hạn/TCN 0 100 0 % nợ khú đũi/TCN 0 100 0
Nguồn: [Phũng kế toỏn cụng ty]
Năm 2009 so với năm 2008, tổng cụng nợ giảm 92 % nhưng, cú phỏt sinh nợ quỏ hạn và chuyển sang nợ khú đũi (20 triệu đồng). Năm 2010 so với năm 2009 tổng cụng nợ tăng 4.900% nhưng khụng phỏt sinh nợ quỏ hạn và nợ khú đũi. Nguyờn nhõn phỏt sinh nợ khú đũi là do cụng tỏc thu thập thụng tin khỏch hàng thiếu chớnh xỏc nờn đỏnh
giỏ tớn nhiệm khỏch hàng sai dẫn đến việc cấp tớn dụng thương mại khụng đỳng đối tượng. Năm 2010 tổng cụng nợ cuối năm tăng cao so với năm trước, nhưng số nợ này chưa đến hạn trả vỡ họ mua hàng vào cuối năm. Những khỏch hàng này được xếp hạng A, nhà quản trị cụng ty an tõm khi quyết định ccấp tớn dụng cho họ.
Xử lý cụng nợ khú đũi: Khoản nợ khú đũi năm 2009 chuyển sang năm 2010, cụng ty điều động cỏn bộ chuyờn trỏch tớn dụng thương mại của cụng ty đến đơn vị khỏch hàng thương lượng tỡm cỏch thỏo gỡ những khú khăn. Cỏn bộ chuyờn trỏch dựng khả năng nghiệp vụ của mỡnh đó thu hồi được khoản nợ này vào ngày 19/03/2010.