CHƯƠNG I : MỞ ĐẦU
3.3 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
3.3.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế tốn bán hàng tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Sau khi lập xong kế toán bán hàng chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký tên, đóng dấu. Liên 2 của hóa đơn GTGT được giao cho nhân viên giao hàng để xuất hàng từ kho đem giao hàng cho khách hàng. Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền thu được và hóa đơn GTGT đã viết, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu, chuyển qua cho kế tốn trưởng, giám đốc ký tên đóng dấu. Phiếu này được lập thành 2 liên, liên 1 để lưu và ghi sổ kế tốn, liên 2 thì giao cho khách hàng. Gần cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra là hợp pháp, hợp lệ, kế toán bán hàng tiến hành hạch toán trên phần mềm kế toán. Các chứng từ sau khi đã được hạch toán, kế toán bán hàng đưa vào các tủ lưu trữ chứng từ của năm đó để lưu trữ.
Ví dụ minh họa 01: Ngày 26/12/2018, khi phòng kinh doanh xác thực đơn đặt hàng
của Công ty TNHH Thương Mại Lê Võ qua điện thoại và email, tiến hành lập Lệnh xuất kho chuyển cho phịng kế tốn và thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất kho để xuất hàng.
Khách hàng đến cơng ty kiểm tra hàng và chấp nhận thanh tốn, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000293 (Phụ lục 06) và phiếu xuất kho số PXK12/0013 (Phụ lục
08). Bộ phận kho sẽ căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho chuyển xuống để giao hàng
cho khách. Kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để hạch toán trên phần mềm: Kế toán vào phân hệ: “Bán hàng – phải thu”, chọn “Hóa đơn bán hàng”, ấn F4: Thêm mới – Phụ
lục 07.
Nợ TK 131: 9.900.000 đồng Có TK 5111: 9.000.000 đồng Có TK 3331: 900.000 đồng
Phần mềm VACOM sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ Nhật ký chung (Phụ lục
22), sổ cái TK 511 (Phụ lục 28), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 277), sổ cái TK 131 (Phụ lục 25),…
Ngày 28/12/2018, Công ty TNHH Thương Mại Lê Võ thanh tốn tiền hàng theo hóa đơn số 0000293, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu số PT/384 (Phụ lục 10) và thu tiền sau đó chuyển cho kế tốn tổng hợp làm căn cứ hạch toán trên phần mềm: Kế toán vào phân hệ: “Vốn bằng tiền”, chọn “Phiếu thu tiền mặt”, ấn F4: Thêm mới – Phụ lục 09.
Nợ TK 111: 9.900.000 đồng Có TK 131: 9.900.000 đồng
Phần mềm VACOM sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ cái 131 (Phụ lục 25) và sổ cái TK 111(Phụ lục 23). Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ Nhật ký chung (Phụ lục 22), sổ TK 156 (Phụ lục 26), sổ TK 632 (Phụ lục 29), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn.
Ví dụ minh họa 02:
Ngày 10/12/2018, Cơng ty xuất bán cho Công ty CP Xi Măng Tân Phú Xuân một lơ máy có tổng giá trị thanh tốn là: 71.700.000 đồng theo hóa đơn số 0000286 (Phụ lục
11). Khách hàng thanh toán ngay bằng chuyển khoản.
Căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, kế tốn bán hàng tiến hành viết hóa đơn giá trị gia tăng số 0000286 (Phụ lục 11) và lập phiếu xuất kho số PXK12/0006 (Phụ lục 13) chuyển xuống cho bộ phận kho xuất hàng giao cho khách. Đồng thời tập hợp các chứng từ liên quan để lấy căn cứ hạch toán vào phần mềm: Kế toán vào phân hệ: “Bán hàng – phải thu”, chọn “Hóa đơn bán hàng”, ấn F4: Thêm mới – Phụ lục 12.
Nợ TK 131: 71.700.000 đồng Có TK 5111: 65.181.818 đồng Có TK 3331: 6.518.182 đồng
Đồng thời kế toán hạch toán trên phần mềm, lập giấy báo có số BC/367 (Phụ lục 15): Kế tốn vào phân hệ: “Vốn bằng tiền”, chọn “Giấy báo có ngân hàng”, ấn F4: Thêm mới – Phụ lục 14.
Nợ TK 1121: 71.700.000 đồng Có TK 131: 71.700.000 đồng
Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ Nhật ký chung (Phụ lục 22), sổ
cái TK 511 (Phụ lục 28), Sổ cái TK 131 (Phụ lục 25), sổ cái TK 3331 (Phụ lục 27), sổ cái TK 112 (Phụ lục 24)…
Cuối tháng, kế toán chạy giá vốn trên phần mềm theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ, giá vốn xuất kho của các đơn hàng sẽ được phần mềm tự động cập nhật lên sổ Nhật ký chung (Phụ lục 22), sổ TK 156 (Phụ lục 26), sổ TK 632 (Phụ lục
29), Sổ tổng hợp nhập xuất tồn.