CHƯƠNG I : MỞ ĐẦU
4.2.7. Giải pháp về phần mềm và hạch toán trên phần mềm kế toán
Do tính chun mơn hóa và nhu cầu mở rộng đại lý cũng như sự phối hợp giữa các phòng ban ngày càng chặt chẽ nhưng hiện tại phần mềm VACOM công ty đang áp dụng chỉ sử dụng cho bộ phận kế tốn, các phịng ban khác chưa tương tác sử dụng trên cùng hệ thống phần mềm này. Do đó, hiệu quả sử dụng của VACOM chưa tận dụng hết gây lãng phí, mất nhiều thời gian và tính chun mơn hóa chưa cao.
Bên cạnh đó, với những trường hợp khách hàng thanh tốn ngay kế toán hạch toán trên phần mềm vẫn ghi nhận qua khoản phải thu chi tiết theo từng đối tượng khách hàng. Sau đó vào mục “Phiếu thu” để ghi giảm công nợ khách hàng. Như vậy là chưa chính xác, và sai bản chất.
Cơng ty cần tận dụng tối đã chức năng của phần mềm kế toán VACOM bằng cách nâng cao tính chun mơn hóa, và sự tương tác giữa các bộ phận trên VACOM bằng cách: Kế toán trưởng sẽ phân quyền cho các thành viên, các bộ phận có thể sử dụng VACOM phục vụ cho cơng việc liên quan đến phần hành mình phụ trách, ví dụ như: Việc lập các “Báo giá”, “Đơn đặt hàng” trên phần mềm sẽ do Phịng kinh doanh làm và kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để lập Hóa đơn GTGT, và hạch tốn thay vì Phịng kinh doanh gửi dữ liệu về giá, đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng ghi nhận vào VACOM như hiện nay, làm như vậy sẽ rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả và tính chun mơn hóa của doanh nghiệp.
Với những trường hợp bán lẻ thu tiền ngay kế tốn khơng nên ghi qua công nợ trên phần mềm kế toán mà ghi nhận trực tiếp vào Phiếu thu hoặc Giấy Báo có.