Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: KTV tiến hành phỏng vấn BGĐ Công ty A về những thay đổi của đơn vị trong năm nay so với năm trước như: chế độ lương, thưởng; chính sách bán hàng của Công ty; sự thay đổi về cơ cấu nhân sự, phòng ban trong Công ty; hoạt động kinh doanh của Công ty có gì mới so với năm trước…
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: khi tiến hành kiểm toán đối với từng khoản mục, KTV có những nghi ngờ hay những thắc mắc cần tìm hiểu rõ, KTV sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan để hiểu rõ hơn vấn đề. Cách đặt vấn đề cần tìm hiểu được thực hiện một cách trực tiếp, các vấn đề KTV nghi ngờ hay thắc mắc sẽ được đưa ra một cách rõ ràng. Khi thu được câu trả lời từ những người chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề đó, KTV sẽ tiến hành đánh giá và đưa ra nhận định.
Sau đây là hệ thống các câu hỏi được PDAC áp dụng khi kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền của Công ty A
Biểu 2.3: Bảng câu hỏi liên quan đến khoản mục vốn bằng tiền tại Công ty A
khách hàng:công ty A ngày khóa sổ:31/12/2010
Nội dung: phỏng vấn khoản mục vốn bằng tiền
- Nguyên tắc bất kiêm nghiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền có được thực hiện tại đơn vị không?
- Việc bảo quản tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
- Tìm hiểu cách lập, quản lý sổ, khóa sổ của các loại sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Việc thực hiện các thủ tục thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được thực hiện theo trình tự như thế nào? Quá trình kiểm duyệt các khoản thu, chi tại đơn vị, quá trình luân chuyển chứng từ.
- Việc quản lý, sắp xếp các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có.
- Quá trình thực hiện kiểm kê của đơn vị diễn ra như thế nào? Có kế hoạch kiểm kê không? Có lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt không? Kế toán có đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt không? Có xác nhận của các đối tượng liên quan đến kiểm kê không?
- Có đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với xác nhận của ngân hàng không? Kế toán đối chiếu giữa sổ cái tài khoản 112 với sổ phụ ngân hàng.
- Quy định của đơn vị về hạn mức số dư quỹ tiền mặt như thế nào?
=> Hệ thống kiểm soát của Công ty A đối với khoản mục vốn bằng tiền được thực hiện nghiêm túc, các khoản thu chi đều có sự phê duyệt của Ban giám đốc, được thực hiện theo trình tự khoa học, nhất quán. Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán đầy đủ, được sắp xếp và bảo quản một cách khoa học, quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng theo quy định.
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
2.2.2.2 Vận dụng kỹ thuật phỏng vấn công ty B
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: KTV tiến hành phỏng vấn trực tiếp BGĐ Công ty B, kế toán trưởng, các nhân viên liên quan đề tìm hiểu các thông tin chung về Công ty và thông tin về thủ tục kiểm soát được thực hiện tại đơn vị làm căn cứ lập kế hoạch kiểm toán.
Thông qua phỏng vấn, KTV sẽ nắm rõ được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động, phân cấp quản lý, chế độ kế toán áp dụng, tình hình hoạt động của Công ty… từ đó có những đánh giá chung, ban đầu về đơn vị khách hàng. Việc phỏng vấn ban đầu này cũng sẽ giúp KTV làm quen với nhân viên trong Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho KTV trong việc thu thập thông tin và tài liệu kế toán cần thu thập. Trong quá trình phỏng vấn KTV sẽ yêu cầu BGĐ Công ty cung cấp các tài liệu liên quan đến quá trình thành lập và hoạt động của Công ty, Báo cáo tài chính trong năm của Công ty để lưu vào hồ sơ kiểm toán.
Để tìm hiểu HTKSNB của Công ty B, KTV tiến hành lập bảng hỏi phỏng vấn BGĐ, kế toán trưởng và nhân viên.
Biểu 2.4: Một số câu hỏi tìm hiểu HTKSNB của Công ty B
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: khoản mục Doanh thu là một khoản mục mà KTV rất quan tâm trong những cuộc kiểm toán năm đầu tiên vì khoản mục này rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. KTV đã xây dựng bảng hỏi để tìm hiểu về HTKSNB đối với khoản mục này.
Khách hàng:công ty B Ngày khóa sổ:31/12/2010
Nội dung: Câu hỏi về kiểm soát nội bộ
Có/không
1. Sổ cái
Sổ cái có được cập nhật nhanh chóng
và đúng theo quy định không? Có
Các nhật ký có đầy đủ chứng từ và các chứng từ được phê duyệt của BGĐ có đúng không?
Có
Tài khoản chênh lệch chờ xử lý có bị cấm không sử dụng trong kế toán tại Công ty?
Có
Kế toán trong Công ty có sử dụng hệ thống sổ theo quy định không?
Có Nội dung hạch toán của mỗi nghiệp
vụ trong mỗi tài khoản sổ cái có được mô tả rõ ràng không?
Có
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
Khách hàng:công ty B Ngày khóa sổ: 31/12/2010
Nội dung: tìm hiểu HTKSNB đối với khoản mục Doanh thu
Câu hỏi Trả lời
Chính sách bán chịu được Công ty áp dụng (đối tượng áp dụng/ số tiền/
thời gian)?
Áp dụng cho những khách hàng thường xuyên của đơn vị, số tiền và thời gian bán chịu do BGĐ Công ty
quyết định.
Chính sách giá cả của Công ty? Giá bán được áp dụng linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng, có sự phê
duyệt của BGĐ Công ty.
Chính sách chiết khấu? Công ty có áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng, đặc biệt đối với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn và thanh toán nhanh.
Các nghiệp vụ bán hàng có được phê duyệt đầy đủ bởi những người có
thẩm quyền hay không?
Các Hợp đồng bán hàng, giá cả, hình thức bán chịu, hình thức chiết khấu,
phát hành hoá đơn… đều có sự phê duyệt của BGĐ Công ty.
=> HTKSNB đối với khoản mục doanh thu của Công ty B đạt yêu cầu. Biểu 2.5: Bảng hỏi tìm hiểu HTKSNB đối với khoản mục Doanh thu của Công ty B
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
2.2.2.3So sánh việc vận dụng kỹ thuật phỏng vấn do KTV PDAC thực hiện tại hai Công ty A và Công ty B
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: ta nhận thấy sự khác biệt trong mục đích vận dụng kỹ thuật phỏng vấn của KTV khi kiểm toán tại Công ty A và Công ty B. Tại Công ty A, KTV vận dụng kỹ thuật phỏng vấn để tìm hiểu những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, thay đổi về chính sách, thay đổi về nhân sự… của đơn vị khách hàng năm nay so với năm trước. Còn tại Công ty B, KTV tiến hành phỏng vấn để tìm hiểu các thông tin chung về Công ty và thông tin về thủ tục kiểm soát được thực hiện tại đơn vị làm căn cứ lập kế hoạch kiểm toán. Việc tiến hành phỏng vấn ban đầu giúp cho KTV làm quen với nhân viên trong Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin và tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: có thể nhận thấy sự khác biệt rõ rệt trong việc vận dụng kỹ thuật phỏng vấn tại Công ty A và Công ty B đó là tại công ty B mức độ vận dụng thường xuyên hơn trong việc đánh giá HTKSNB đối với từng khoản mục.
2.2.3 Kỹ thuật lấy xác nhận
Công ty PDAC thường tiến hành lấy xác nhận đối với các khoản mục: tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả, khách hàng trả trước, hàng tồn kho có liên quan đến bên thứ ba (nhận giữ hộ, gia công hộ…), các khoản đầu tư tài chính (chứng khoán, cổ phiếu, trái phiếu, tín phiếu), các khoản góp vốn và các khoản vay.Vì giới hạn về thời gian và thông tin của đối tượng cần xác nhận là do khách hàng nắm rõ nên KTV thường yêu cầu khách hàng gửi thư xác nhận tới bên thứ ba theo mẫu mà KTV cung cấp, các thư xác nhận dạng “đóng” thường được sử dụng trong hầu hết các cuộc kiểm toán. KTV có sử dụng thư xác nhận dạng “mở” trong trường hợp KTV thấy hợp lý và thuận tiện.
2.2.3.1 Vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận tại công ty A
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: KTV sẽ căn cứ trên số thư xác nhận thu thập được tại thời điểm kiểm toán và kết hợp với kiểm tra phát sinh trong kỳ,kiểm tra thanh toán sau niên độ để chứng minh số dư cuối kỳ là có thực.KTV sau khi kiểm tra sẽ xác
Quá trình vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận trong việc kiểm tra khoản mục phải trả người bán được KTV thực hiện như sau:
Trước tiên, KTV sẽ tiến hành thu thập “Bảng tổng hợp chi tiết số dư tài khoản phải trả người bán”. Số dư tài khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12 sẽ là căn cứ để KTV xác định việc ghi nhận những khoản phải trả của Công ty là hợp lý và chính xác.
KTV yêu cầu công ty A gửi thư xác nhận đối với bên thứ ba.Sau khi thu thập được thư xác nhận từ công ty A, KTV tiến hành đối chiếu số dư tài khoản phải trả khách hàng theo thư xác nhận với số liệu kế toán tại Công ty A kết hợp với kiểm tra phát sinh trong kỳ và thanh toán sau niên độ. Kết quả thu được sẽ được KTV ghi vào “Bảng đối chiếu số cuối kỳ trên sổ sách đơn vị và thư xác nhận công nợ- khoản phải trả người bán” Biểu 2.6: giấy xác nhận công nợ
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN A
GIẤY XÁC NHẬN CÔNG NỢ
Căn cứ vào chứng từ phát sinh về giao nhận hàng hóa và thanh toán của đơn vị: CÔNG TY A VÀ THƯƠNG MẠI NINH THUẬN
Địa chỉ:thị trấn Khánh Hải,huyện Ninh Hải,tỉnh Ninh Thuận Đến ngày 31/12/2010 công ty cổ phần tập đoàn A
còn nợ tiền mua hàng của quý công ty Số tiền là:1.903.055.245 đồng
Bằng chữ:( một tỷ,chín trăm lẻ ba triệu,không trăm năm mươi năm ngàn,hai trăm bốn năm đồng )
Đề nghị quý đơn vị,Ông bà xác nhận TP.HCM,ngày 31 tháng 12 năm 2010 Đến ngày 31 tháng 12 năm 2010 còn nợ KT.TỔNG GIÁM ĐỐC Số tiền là:1.903.055.245 đồng PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Bằng chữ: : một tỷ,chín trăm lẻ ba triệu
,không trăm năm mươi năm ngàn,hai trăm bốn năm đồng
Người có thẩm quyền (ký tên đóng dấu)
GHI CHÚ: Quí ông bà vui lòng xác nhận và gửi lại cho chúng tôi theo địa chỉ: Phòng tài chính-công ty cổ phần tập đoàn A-173Hai Bà Trưng, P6,Quận 3,tp.HCM (Điện thoại(08)38274434-38296275-Fax:(08)38296275)
KTV đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán của Công ty A với thư xác nhận và kết luận số dư trên sổ sách và trên xác nhận có sự khớp đúng
Bảng 2.2: Đối chiếu công nợ công ty A
2.2.3.2 Vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận tại công ty B
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán tại Công ty B: trong khoản mục phải thu khách hàng của công ty B ,KTV đã yêu cầu công ty B gửi thư xác nhận đến bên thứ ba nhưng đến thời điểm kiểm toán, KTV đã không nhận được thư xác nhận(do khách hàng của công ty B chủ yếu là các công ty nước ngoài )vì vậy KTV đã thực hiện các thủ tục thay thế như :kiểm tra phát sinh trong năm,kiểm tra các khoản thanh toán phát sinh sau ngày kết thúc năm. KTV tiến hành thu thập hợp đồng,hóa đơn,phiếu giao hàng để chứng minh sự hiện hữu của các nghiệp vụ ,thu thập các phiếu chuyển tiền,sổ phụ ngân hàng... để chứng minh cho các khoản thanh toán và lập bảng “đối chiếu số dư cuối kỳ trên sổ sách
Bảng 2.3: đối chiếu công nợ công ty B
Dựa vào “Bảng đối chiếu số cuối kỳ trên sổ sách đơn vị và thư xác nhận công nợ-phải thu khách hàng” cho thấy khoản phải thu khách hàng tỷ lệ xác nhận công nợ là 0%.tỷ lệ thanh toán sau niên độ khoản phải thu khách hàng là 42,83% tương ứng số tiền:20.165.296.118 ,tỷ lệ khách hàng chưa thanh toán 26.912.660.029 đồng tương ứng 57,17%
KTV kết luận :đến ngày 31/12/2010 số dư các khoản phải thu khách hàng là 47.077.956.147.Đến thời điểm phát hành báo cáo, KTV chưa nhận được xác nhận công nợ tương ứng với số tiền 26.912.660.092.Với những tài liệu hiện có,KTV không thể thực hiện các thủ tục thay thế khác để làm cơ sở đưa ra ý kiến đối với khoản mục này và ảnh hưởng (nếu có) đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán.Do vậy khoản mục phải thu khách hàng căn cứ vào số liệu sổ sách của công ty
2.2.3.3 So sánh việc vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận do KTV PDAC thực hiện tại hai Công ty A và Công ty B
Quá trình vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận trong hai cuộc kiểm toán tại Công ty A và Công ty B được KTV thực hiện theo một quy trình chung . Các khoản mục KTV tiến hành gửi thư xác nhận là: tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng, phải trả người bán, vốn đầu tư, các khoản vay.... .Đầu tiên ,KTV yêu cầu khách hàng gửi thư xác nhận đến đối tượng cần xác nhận . Sau khi thu thập được các thư xác nhận , KTV đối chiếu số dư theo xác nhận với số dư trên sổ sách kế toán của đơn vị.Trong trường hợp không thực hiện được kỹ thuật gửi thư xác nhận KTV tiến hành các thủ thục thay thế như :kiểm tra các khoản thanh toán phát sinh sau ngày kết thúc năm,kiểm tra chứng từ chứng minh tính hiện hữu của các nghiệp vụ bán hàng(hợp đồng ,hóa đơn,phiếu giao hàng …)trong năm.
2.2.4 Kỹ thuật kiểm tra vật chất
Tại Công ty PDAC, kỹ thuật kiểm kê được sử dụng trong quá trình kiểm toán các khoản mục như: vốn bằng tiền, TSCĐ, công cụ - dụng cụ, HTK.
2.2.4.1 Vận dụng kỹ thuật kiểm tra vật chất (kiểm kê) công ty A
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán:Do hợp đồng kiểm toán đối với công ty A được ký kết sau 31/12/2010 nên kiểm toán viên không tham gia kiểm kê tiền mặt tại quỹ vào ngày 31/12/2010 do đó khi thực hiện cuộc kiểm toán vào ngày 15/4/2011 KTV đã đề nghị tái kiểm .Công ty A đồng ý và tổ chức kiểm kê lại quỹ tiền mặt vào ngày 15/4/2011. KTV của Công ty PDAC đã tiến hành trực tiếp tham gia chứng kiến kiểm kê quỹ tiền mặt của Công ty A
Quá trình KTV tiến hành chứng kiến kiểm kê tiền mặt tại quỹ của Công ty A diễn ra như sau:
Thời điểm kiểm kê:16 h 50 ngày 15/4/2011. Nhóm kiểm kê của Công ty PDAC gồm một KTV là ông :Trần Minh Hải. Về phía khách hàng, những người tham gia kiểm kê gồm có: nhân viên kiểm kê, thủ quỹ, kế toán trưởng.
Trước khi tiến hành cho nhân viên kiểm kê của đơn vị thực hiện quá trình kiểm kê, KTV phỏng vấn kế toán trưởng và thủ quỹ. Thông qua phỏng vấn, KTV biết được rằng: Công ty A chỉ có một địa điểm cất giữ tiền; Trong két hiện tại chỉ có tiền VND; Thủ quỹ cam kết tiền trong két là của Công ty; Kế toán trưởng khẳng định việc ghi chép các nghiệp vụ thu chi tiền mặt được thực hiện một cách đầy đủ, có chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo.
Sau khi thu thập các thông tin trên, KTV yêu cầu nhân viên kiểm kê tiến hành mở két và thực hiện việc kiểm kê, bao gồm: phân loại tiền theo mệnh giá và đếm từng loại tiền. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt do công ty lập sẽ ghi chi tiết số tiền theo từng mệnh giá và số lượng từng loại tiền và có chữ ký xác nhận của những người tham gia kiểm kê.