Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: Công ty A là khách hàng thường xuyên của PDAC nên KTV của PDAC không tập trung chú trọng kỹ thuật này trong cuộc kiểm toán, mà chỉ tiến hành quan sát đối với những hoạt động kinh doanh mới hoặc các khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh của Công ty A đồng thời kết hợp với thông tin trong hồ sơ kiểm toán năm trước.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: Kỹ thuật quan sát được áp dụng trong quá trình kiểm toán khoản mục HTK của Công ty A như sau:
- Tìm hiều quá trình nhập hàng tại Công ty A
KTV thực hiện phỏng vấn kế toán hàng tồn kho, kế toán trưởng, nhân viên phòng vật tư về thủ tục mua hàng và nhập kho hàng, sau đó KTV tiến hành quan sát một số nghiệp vụ mua hàng và nhập kho tại đơn vị.
+ Khi mua hàng, có phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận thu mua hàng hóa, phiếu yêu cầu có phê duyệt của Ban Giám đốc không?
+ Có Bảng báo giá của các hàng hóa cần mua?
+ Có Hóa đơn bán hàng, Phiếu giao hàng của bên bán và Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa nhập kho của bộ phận kiểm định, có đầy đủ chữ ký của người giao hàng, thủ kho và người kiểm định không?
+ Thủ kho, khi tiến hành nhập kho hàng hóa, có mở thẻ kho và ghi vào sổ kho không? - Tìm hiểu quá trình xuất hàng
KTV quan sát nghiệp vụ xuất hàng tại đơn vị: khi xuất hàng có kèm theo lệnh xuất hàng, lệnh xuất có sự phê duyệt của Ban giám đốc không? Thủ kho tiến hành xuất hàng theo lệnh xuất và ghi vào sổ kho không?
- Quan sát quy trình luân chuyển chứng từ theo dõi HTK
- Quan sát quá trình bảo quản HTK: KTV xem xét quy trình sắp xếp, bảo quản và bảo vệ hàng hóa, vật tư tại các kho, bến bãi, đại lý…
- Xem xét hệ thống, chứng từ kế toán
+ KTV xem xét kế toán của Công ty A có mở và lưu trữ sổ sách, chứng từ theo đúng quy định không?
+ Có hệ thống thẻ kho, sổ kho không?
+ Giữa thủ kho và kế toán vật tư có sự đối chiếu thường xuyên không?
Bằng việc vận dụng kỹ thuật quan sát, KTV đánh giá HTK của Công ty A được sắp xếp hợp lý, việc bảo quản và bảo vệ HTK là khá tốt. Hoạt động kiểm soát của Công ty đối với khoản mục HTK được thực hiện nghiêm túc, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ được áp dụng theo quy định
Biểu 2.1: Kỹ thuật quan sát áp dụng trong quá trình kiểm toán khoản mục HTK
Khách hàng:công ty A Ngày khóa sổ:31/12/2010
Nội dung: quan sát khoản mục HTK
- Quá trình nhập hàng tại Công ty A: khi mua hàng Công ty có phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận thu mua, các phiếu yêu cầu có sự phê duyệt của BGĐ; bộ phận thu mua tiến hành thu thập bảng báo giá của các sản phẩm cần mua; hàng mua về nhập kho có sự kiểm định của bộ phận kiểm định và tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm hàng hóa; các hóa đơn bán hàng và giao hàng có đầy đủ xác nhận của người mua và người nhận; thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa, mở thẻ kho và ghi vào sổ kho. - Quá trình xuất hàng tại Công ty A: khi xuất hàng có kèm lệnh xuất hàng có sự phê duyệt của BGĐ; thủ kho tiến hành xuất hàng theo lệnh xuất và ghi vào sổ kho;
- Quá trình bảo quản HTK được Công ty thực hiện tốt: sắp xếp hợp lý, bảo quản và bảo vệ HTK tốt.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán đầy đủ, quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
=> HTKSNB đối với khoản mục HTK của Công ty A đạt yêu cầu.
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG
PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
2.2.1.2 Vận dụng kỹ thuật quan sát công ty B
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: để có những hiểu biết ban đầu về cách thức tổ
chức, hoạt động của khách hàng, sự phân cấp quản lý và hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm soát của đơn vị khách hàng, KTV tiến hành quan sát hoạt động của các phòng ban, hoạt động tại các phân xưởng sản xuất, hoạt động của hệ thống kế toán; Quan sát các thủ tục kiểm soát được thực hiện tại đơn vị; Quan sát thực trạng và tình hình sử dụng của tài sản… kết hợp với việc phỏng vấn các đối tượng có liên quan. Qua quá trình khảo sát ban đầu này, KTV sẽ có được những đánh giá sơ bộ về hoạt động của đơn vị khách hàng.
Công ty B là khách hàng mới của PDAC, do vậy để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán,PDAC chú trọng đến việc tìm hiểu HTKSNB của đơn vị khách hàng. Kỹ thuật quan sát là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ KTV thực hiện bước công việc quan trọng này.
Biểu 2.2: Thông tin thu thập được sau khi thực hiện kỹ thuật quan sát đối với Công ty B
Khách hàng:công ty B Ngày khóa sổ:31/12/2010 Nội dung:quan sát công ty B
- Giám đốc làm việc với thái độ nghiêm túc, nắm vững tình hình hoạt động trong Công ty.
-Các bộ phận trong Công ty tách biệt về chức năng, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên sự phối hợp giữa các bộ phận và phòng ban chưa tốt, như: việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chưa được thực hiện một cách thường xuyên. Điều này có thể dẫn đến những sai sót trong việc kế toán.
-Kế toán trưởng làm việc nghiêm túc, nắm bắt được công việc của từng phần hành, thường xuyên đôn đốc nhân viên.
-Nhân viên trong Công ty có thái độ làm việc tích cực, tuân thủ đúng quy chế của Công ty.
-Vật tư, hàng hóa trong kho được bảo quản tốt, tuy nhiên việc sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học, gây khó khăn cho việc kiểm kê.
=> Nhận xét: rủi ro kiểm soát ở mức trung bình
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG
PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: KTV cũng tiến hành quan sát các khoản mục giống như khoản mục HTK tại Công ty A để đánh giá hoạt động của HTKSNB tại đơn vị khách hàng. Tuy nhiên, do Công ty B là khách hàng mới nên KTV sẽ đặc biệt chú ý đến việc tìm hiểu các khoản mục như: khoản mục tiền, phải thu, phải trả, doanh thu, chi phí.
Quá trình quan sát hoạt động thu chi tiền mặt tại Công ty B: KTV sẽ tiến hành quan sát hoạt động thu chi tiền sau đó ghi vào giấy tờ làm việc những điều cần lưu ý. Tại Công ty B, trường hợp người bán trả tiền mặt trực tiếp cho nhân viên thì việc thu tiền bán hàng sẽ do một nhân viên làm và tách biệt với người viết hoá đơn chứng từ. Sau đó người thu tiền sẽ nộp lại tiền cho thủ quỹ vào cuối ngày. Hoá đơn, phiếu thu sẽ được đánh số trước và liên tục.
2.2.1.3 So sánh việc vận dụng kỹ thuật quan sát do KTV PDAC thực hiện tại hai Công ty A và Công ty B
Khi tiến hành vận dụng kỹ thuật quan sát để thu thập thông tin, KTV thường ghi chép lại kết quả của quá trình quan sát trên giấy tờ làm việc làm cơ sở để đưa ra đánh giá của mình.
Tại Công ty A (khách hàng thường xuyên của PDAC) KTV không chú trọng kỹ thuật này trong cuộc kiểm toán, mà chỉ tập trung tiến hành quan sát đối với những hoạt động kinh doanh mới hoặc các khâu quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty A
Công ty B là khách hàng mới của PDAC, do vậy để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: KTV PDAC rất chú trọng đến việc vận dụng kỹ thuật quan sát để tìm hiểu HTKSNB của đơn vị khách hàng. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: KTV thực hiện quan sát các khoản mục để đánh giá HTKSNB của đơn vị khách hàng.
2.2.2 Phỏng vấn
2.2.2.1 Vận dụng kỹ thuật phỏng vấn tại công ty A
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: KTV tiến hành phỏng vấn BGĐ Công ty A về những thay đổi của đơn vị trong năm nay so với năm trước như: chế độ lương, thưởng; chính sách bán hàng của Công ty; sự thay đổi về cơ cấu nhân sự, phòng ban trong Công ty; hoạt động kinh doanh của Công ty có gì mới so với năm trước…
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: khi tiến hành kiểm toán đối với từng khoản mục, KTV có những nghi ngờ hay những thắc mắc cần tìm hiểu rõ, KTV sẽ tiến hành phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan để hiểu rõ hơn vấn đề. Cách đặt vấn đề cần tìm hiểu được thực hiện một cách trực tiếp, các vấn đề KTV nghi ngờ hay thắc mắc sẽ được đưa ra một cách rõ ràng. Khi thu được câu trả lời từ những người chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề đó, KTV sẽ tiến hành đánh giá và đưa ra nhận định.
Sau đây là hệ thống các câu hỏi được PDAC áp dụng khi kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền của Công ty A
Biểu 2.3: Bảng câu hỏi liên quan đến khoản mục vốn bằng tiền tại Công ty A
khách hàng:công ty A ngày khóa sổ:31/12/2010
Nội dung: phỏng vấn khoản mục vốn bằng tiền
- Nguyên tắc bất kiêm nghiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền có được thực hiện tại đơn vị không?
- Việc bảo quản tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
- Tìm hiểu cách lập, quản lý sổ, khóa sổ của các loại sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Việc thực hiện các thủ tục thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng được thực hiện theo trình tự như thế nào? Quá trình kiểm duyệt các khoản thu, chi tại đơn vị, quá trình luân chuyển chứng từ.
- Việc quản lý, sắp xếp các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có.
- Quá trình thực hiện kiểm kê của đơn vị diễn ra như thế nào? Có kế hoạch kiểm kê không? Có lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt không? Kế toán có đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt với sổ kế toán tiền mặt không? Có xác nhận của các đối tượng liên quan đến kiểm kê không?
- Có đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với xác nhận của ngân hàng không? Kế toán đối chiếu giữa sổ cái tài khoản 112 với sổ phụ ngân hàng.
- Quy định của đơn vị về hạn mức số dư quỹ tiền mặt như thế nào?
=> Hệ thống kiểm soát của Công ty A đối với khoản mục vốn bằng tiền được thực hiện nghiêm túc, các khoản thu chi đều có sự phê duyệt của Ban giám đốc, được thực hiện theo trình tự khoa học, nhất quán. Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán đầy đủ, được sắp xếp và bảo quản một cách khoa học, quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng theo quy định.
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
2.2.2.2 Vận dụng kỹ thuật phỏng vấn công ty B
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: KTV tiến hành phỏng vấn trực tiếp BGĐ Công ty B, kế toán trưởng, các nhân viên liên quan đề tìm hiểu các thông tin chung về Công ty và thông tin về thủ tục kiểm soát được thực hiện tại đơn vị làm căn cứ lập kế hoạch kiểm toán.
Thông qua phỏng vấn, KTV sẽ nắm rõ được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động, phân cấp quản lý, chế độ kế toán áp dụng, tình hình hoạt động của Công ty… từ đó có những đánh giá chung, ban đầu về đơn vị khách hàng. Việc phỏng vấn ban đầu này cũng sẽ giúp KTV làm quen với nhân viên trong Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho KTV trong việc thu thập thông tin và tài liệu kế toán cần thu thập. Trong quá trình phỏng vấn KTV sẽ yêu cầu BGĐ Công ty cung cấp các tài liệu liên quan đến quá trình thành lập và hoạt động của Công ty, Báo cáo tài chính trong năm của Công ty để lưu vào hồ sơ kiểm toán.
Để tìm hiểu HTKSNB của Công ty B, KTV tiến hành lập bảng hỏi phỏng vấn BGĐ, kế toán trưởng và nhân viên.
Biểu 2.4: Một số câu hỏi tìm hiểu HTKSNB của Công ty B
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: khoản mục Doanh thu là một khoản mục mà KTV rất quan tâm trong những cuộc kiểm toán năm đầu tiên vì khoản mục này rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. KTV đã xây dựng bảng hỏi để tìm hiểu về HTKSNB đối với khoản mục này.
Khách hàng:công ty B Ngày khóa sổ:31/12/2010
Nội dung: Câu hỏi về kiểm soát nội bộ
Có/không
1. Sổ cái
Sổ cái có được cập nhật nhanh chóng
và đúng theo quy định không? Có
Các nhật ký có đầy đủ chứng từ và các chứng từ được phê duyệt của BGĐ có đúng không?
Có
Tài khoản chênh lệch chờ xử lý có bị cấm không sử dụng trong kế toán tại Công ty?
Có
Kế toán trong Công ty có sử dụng hệ thống sổ theo quy định không?
Có Nội dung hạch toán của mỗi nghiệp
vụ trong mỗi tài khoản sổ cái có được mô tả rõ ràng không?
Có
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
Khách hàng:công ty B Ngày khóa sổ: 31/12/2010
Nội dung: tìm hiểu HTKSNB đối với khoản mục Doanh thu
Câu hỏi Trả lời
Chính sách bán chịu được Công ty áp dụng (đối tượng áp dụng/ số tiền/
thời gian)?
Áp dụng cho những khách hàng thường xuyên của đơn vị, số tiền và thời gian bán chịu do BGĐ Công ty
quyết định.
Chính sách giá cả của Công ty? Giá bán được áp dụng linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng, có sự phê
duyệt của BGĐ Công ty.
Chính sách chiết khấu? Công ty có áp dụng chính sách chiết khấu cho khách hàng, đặc biệt đối với những khách hàng mua hàng với khối lượng lớn và thanh toán nhanh.
Các nghiệp vụ bán hàng có được phê duyệt đầy đủ bởi những người có
thẩm quyền hay không?
Các Hợp đồng bán hàng, giá cả, hình thức bán chịu, hình thức chiết khấu,
phát hành hoá đơn… đều có sự phê duyệt của BGĐ Công ty.
=> HTKSNB đối với khoản mục doanh thu của Công ty B đạt yêu cầu. Biểu 2.5: Bảng hỏi tìm hiểu HTKSNB đối với khoản mục Doanh thu của Công ty B
Công Ty TNHH Kiểm Toán & Tư Vấn PHAN DŨNG PHAN DUNG Auditing & Consulting Company Limited
2.2.2.3So sánh việc vận dụng kỹ thuật phỏng vấn do KTV PDAC thực hiện tại hai Công ty A và Công ty B
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán: ta nhận thấy sự khác biệt trong mục đích vận dụng kỹ thuật phỏng vấn của KTV khi kiểm toán tại Công ty A và Công ty B. Tại Công ty A, KTV vận dụng kỹ thuật phỏng vấn để tìm hiểu những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, thay đổi về chính sách, thay đổi về nhân sự… của đơn vị khách hàng năm nay so với năm trước. Còn tại Công ty B, KTV tiến hành phỏng vấn để tìm hiểu các thông tin chung về Công ty và thông tin về thủ tục kiểm soát được thực hiện tại đơn vị làm căn cứ lập kế hoạch kiểm toán. Việc tiến hành phỏng vấn ban đầu giúp cho KTV làm quen với nhân viên trong Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin và tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm toán.
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: có thể nhận thấy sự khác biệt rõ rệt trong việc vận dụng kỹ thuật phỏng vấn tại Công ty A và Công ty B đó là tại công ty B mức độ vận dụng thường xuyên hơn trong việc đánh giá HTKSNB đối với từng khoản mục.