Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán: KTV sẽ căn cứ trên số thư xác nhận thu thập được tại thời điểm kiểm toán và kết hợp với kiểm tra phát sinh trong kỳ,kiểm tra thanh toán sau niên độ để chứng minh số dư cuối kỳ là có thực.KTV sau khi kiểm tra sẽ xác
Quá trình vận dụng kỹ thuật lấy xác nhận trong việc kiểm tra khoản mục phải trả người bán được KTV thực hiện như sau:
Trước tiên, KTV sẽ tiến hành thu thập “Bảng tổng hợp chi tiết số dư tài khoản phải trả người bán”. Số dư tài khoản phải trả người bán tại thời điểm 31/12 sẽ là căn cứ để KTV xác định việc ghi nhận những khoản phải trả của Công ty là hợp lý và chính xác.
KTV yêu cầu công ty A gửi thư xác nhận đối với bên thứ ba.Sau khi thu thập được thư xác nhận từ công ty A, KTV tiến hành đối chiếu số dư tài khoản phải trả khách hàng theo thư xác nhận với số liệu kế toán tại Công ty A kết hợp với kiểm tra phát sinh trong kỳ và thanh toán sau niên độ. Kết quả thu được sẽ được KTV ghi vào “Bảng đối chiếu số cuối kỳ trên sổ sách đơn vị và thư xác nhận công nợ- khoản phải trả người bán” Biểu 2.6: giấy xác nhận công nợ
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN A
GIẤY XÁC NHẬN CÔNG NỢ
Căn cứ vào chứng từ phát sinh về giao nhận hàng hóa và thanh toán của đơn vị: CÔNG TY A VÀ THƯƠNG MẠI NINH THUẬN
Địa chỉ:thị trấn Khánh Hải,huyện Ninh Hải,tỉnh Ninh Thuận Đến ngày 31/12/2010 công ty cổ phần tập đoàn A
còn nợ tiền mua hàng của quý công ty Số tiền là:1.903.055.245 đồng
Bằng chữ:( một tỷ,chín trăm lẻ ba triệu,không trăm năm mươi năm ngàn,hai trăm bốn năm đồng )
Đề nghị quý đơn vị,Ông bà xác nhận TP.HCM,ngày 31 tháng 12 năm 2010 Đến ngày 31 tháng 12 năm 2010 còn nợ KT.TỔNG GIÁM ĐỐC Số tiền là:1.903.055.245 đồng PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Bằng chữ: : một tỷ,chín trăm lẻ ba triệu
,không trăm năm mươi năm ngàn,hai trăm bốn năm đồng
Người có thẩm quyền (ký tên đóng dấu)
GHI CHÚ: Quí ông bà vui lòng xác nhận và gửi lại cho chúng tôi theo địa chỉ: Phòng tài chính-công ty cổ phần tập đoàn A-173Hai Bà Trưng, P6,Quận 3,tp.HCM (Điện thoại(08)38274434-38296275-Fax:(08)38296275)
KTV đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán của Công ty A với thư xác nhận và kết luận số dư trên sổ sách và trên xác nhận có sự khớp đúng
Bảng 2.2: Đối chiếu công nợ công ty A