2.3.1. Tổ chức công tác kế toán
a/ Bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh được tổ chức theo mô hình hỗn hợp, vừa tập trung, vừa phân tán. Phòng kế toán Bưu điện tỉnh có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng Bưu điện tỉnh và hạch toán tập trung doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các đơn vị trực thuộc. Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, quản lý vốn và tài sản cố định về mặt hiện vật do Bưu điện tỉnh giao chứ không quản lý về mặt giá trị. Hàng kỳ, kế toán các đơn vị trực thuộc lập các báo cáo tổng hợp và chi tiết gửi lên phòng kế toán Bưu điện tỉnh.
b/ Hình thức kế toán
Bưu điện tỉnh áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ với sự trợ giúp của mạng máy tính kết nối giữa phòng kế toán Bưu điện tỉnh với phòng kế toán các đơn vị trực thuộc.
b/ Hệ thống tài khoản sử dụng
Bưu điện tỉnh sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính và Tổng công ty quy định đối với đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc. Việc khai báo mã và sử dụng tài khoản các
cấp do đặc thù của ngành đều do Tổng công ty quy định. Mặt khác, do công tác tin học hoá nên các tài khoản được mở chi tiết theo bộ mã.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh Hải Dương :
c/ Tổ chức hệ thống chứng từ
Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở ghi sổ kế toán, Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo quyết định 1141/QĐ - CĐKT ngày 1/11/1995 và thông tư 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các quy định do Tổng công ty ban hành.
d/ Tin học hoá công tác kế toán
Bưu điện tỉnh đã áp dụng tin học hoá vào công tác kế toán. Tại các phòng kế toán đều sử dụng "Chương trình kế toán Bưu điện" chạy trên phần mềm Microsoft Windows NT Server và Microsoft SQL Server, chương trình kế toán được viết bằng phần mềm Microsoft Visual Foxpro. Mạng máy tính sử dụng là mạng diện rộng (WAN: Wide Area Network), gồm nhiều mạng nội bộ (LAN: Local Area Network).
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TKBĐ Kế toán vật tư, phát hành báo chí Kế toán tiền mặt Kế toán doanh thu và chi phí Kế toán thuế và tiền lương Kế toán TSCĐ và đầu tư XDCB Thủ quỹ kiêm thủ kho Kiểm tra tài chính
e/ Công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán
Hàng năm Bưu điện tỉnh cử nhân viên kế toán đi tập huấn về nghiệp vụ tin học và truyền số liệu của Tổng công ty, nhằm phục vụ cho công tác quản lý kế toán qua mạng phát hiện kịp thời những sai sót của cơ sở.
Mô hình phân cấp mạng máy tính
2.3.2. Kế toán kinh doanh dịch vụ Bưu chính
a/ Tại Bưu điện Huyện
Bộ máy kế toán tại các Bưu điện Huyện thuộc Bưu điện tỉnh Hải Dương đều bao gồm 2 kế toán viên, một kế toán viên kiêm phần thu, một kế toán viên kiêm phần chi. Công tác hạch toán thu chi được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính với phần mềm kế toán Tổng công ty cung cấp.
- Phần thu Bao gồm: + Thu kinh doanh
+ Thu về phát hành báo chí + Thu về Tiết kiệm Bưu điện
- Phần chi: Được hạch toán chung theo quy định.
Cuối ngày, kế toán viên tại các Bưu điện Huyện tập hợp và chuyển số liệu về Bưu điện Tỉnh bằng hệ thống máy tính đã được nối mạng.
SERVER Tổng công ty PC PC SERVER Bưu điện tỉnh Hải Dương PC PC SERVER Các đơn vị trực thuộc PC PC
b/ Tại Bưu điện Tỉnh
Bao gồm hai mảng:
+ Thanh toán với Bưu điện Tỉnh
+ Hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh tại Bưu điện Tỉnh
Toàn bộ công việc hạch toán kế toán trên máy vi tính, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện đúng theo sơ đồ hạch toán kế toán mà Tổng công ty hướng dẫn.
2.3.3. Kế toán kinh doanh khác hạch toán riêng
Tại Bưu điện tỉnh Hải Dương do các hoạt động kinh doanh khác tại Bưu điện hiện nay chưa có nên không có công tác kế toán kinh doanh khác hạch toán riêng.
2.3.4. Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản
a/ Tại Bưu điện Tỉnh
Các nguồn của dự án đầu tư, gồm:
+ Nguồn đơn vị vay tại Ngân hàng địa phương + Nguồn quỹ đầu tư phát triển của đơn vị + Nguồn quỹ tập trung của Tổng công ty
Khi nhận vốn đầu tư xây dựng cơ bản của Tổng công ty bằng vật tư thiết bị theo dự án, căn cứ vào hoá đơn, biên bản bàn giao vật tư, thiết bị, kế toán Bưu điện tỉnh hạch toán.
Khi xuất kho thiết bị cho công trình, cấp vật tư cho nhà thầu, kế toán tiến hành hạch toán đầy đủ chi tiết các nghiệp vụ theo các sơ đồ hướng dẫn hạch toán cụ thể của Tổng công ty.
a/ Tại Bưu điện Huyện
Công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Bưu điện huyện tuỳ từng trường hợp cụ thể sẽ có những nghiệp vụ khác nhau, như: các dự án do Bưu điện tỉnh ra quyết định đầu tư, giao cho Bưu điện huyện trung tâm ký hợp đồng với các nhà thầu để thi công; hoặc công trình do Bưu điện tỉnh, trung tâm tự làm, công trình do Giám đốc Bưu điện tỉnh ký hợp đồng với các nhà thầu nhưng giao cho Bưu điện huyện thực hiện một số nghiệp vụ. Các nghiệp vụ kế toán này được kế toán viên hạch toán đầy đủ và tuân theo quy trình đã được hướng dẫn.
2.3.5. Kế toán tăng giảm nguồn vốn
Công tác kế toán tăng giảm nguồn vốn được kế toán viên chuyên trách đảm nhiệm và thực hiện theo sơ đồ hướng dẫn của Tổng công ty.
Các tài khoản kế toán liên quan: TK 111, 112, 153, 211, 213, 241, 411, 414, 421, 33621, 33623, 33624
2.3.6. Kế toán lao động tiền lương
a/ Cách tính lương
* Quỹ lương tập thể của Bưu điện tỉnh:
Ltt = SL x P x H
Trong đó: Ltt là Quỹ lương tập thể
P là đơn giá tiền lương do Tổng công ty giao cho H là Hệ số luỹ thoái
* Lương của cá nhân:
Lcn = Lk + Lcs - Các khoản phải nộp Trong đó: Lcn là Lương cá nhân
Lk là Lương khoán
Lcs là Lương chính sách
Các khoản phải nộp gồm có: BHYT, BHXH, KPCĐ, quỹ hỗ trợ
b/ Quy trình tính lương
Tại nơi làm việc, tổ trưởng tập hợp bảng chấm công gửi lên phòng tổ chức, sau đó chuyển sang phòng kế toán.
Phòng kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của các chứng từ liên quan. Sau đó tính lương, vào sổ lương và tạm ứng lương cho người lao động.
2.3.7. Kế toán Tài sản cố định
Tài sản cố định trong doanh nghiệp là những tư liệu sản xuất chủ yếu có giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, giá trị của nó được chuyển dịch dần từng phần vào giá trị sản phẩm trong các chu kỳ sản xuất.
Lương
khoán =
Hệ số mức độ phức tạp công
việc x
Đơn giá tiền lương của 1 HSMĐPT/1 ngày công Số ngày lương khoán x Lương chính sách =
Lương tối thiểu Ngày lương chính sách theo chế độ x Hệ số lương cấpbậc chức vụ x Số ngày lương chính sách
Nguồn hình thành tài sản cố định của Bưu điện tỉnh:
+ Vay tập trung tại Tổng công ty; + Tái đầu tư;
+ Tổng Công ty cấp;
+ Vốn Ngân sách nhà nước; + Vốn tự bổ sung tại đơn vị…
Phân loại tài sản cố định tại đơn vị:
Để phục vụ yêu cầu quản lý, toàn bộ tài sản cố định của Bưu điện tỉnh được phân loại như sau:
+ Nhà cửa, công trình kiến trúc: Là tài sản cố định được hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho…
+ Máy móc thiết bị: Là toàn bộ các máy móc thiết bị dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị như hệ thống chia chọn bưu phẩm tự động, máy phân hướng thư…
+ Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: ô tô vận chuyển chuyên ngành, hệ thống điện, hệ thống thông tin…
+ Thiết bị, dụng cụ quản lý: Là những thiết bị, dụng cụ dùng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như máy vi tính, thiết bị điện tử, máy hút bụi...
+ Tài sản cố định khác.
Khấu hao tài sản cố định:
Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định chịu sự hao mòn hữu hình và vô hình, do vậy, doanh nghiệp phải tiến hành khấu hao tài sản cố định.
Việc tính khấu hao tài sản cố định phải phù hợp với mức độ hao mòn của tài sản cố định và đảm bảo thu hồi đầy đủ vốn đầu tư ban đầu.
Phương pháp khấu hao:
Bưu điện áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Theo phương pháp này, tỷ lệ khấu hao, mức khấu hao hàng năm được xác định không đổi trong suốt thời gian sử dụng của tài sản cố định và được xác định theo công thức sau:
12 *T Ng Ng t sd t = và 12 ) 12 ( * T Ng Ng g sd g − = Trong đó:
+ Ngt là nguyên giá tài sản cố định bình quân phải khấu hao tăng trong kỳ.
+ Ngg là nguyên giá tài sản cố định bình quân phải khấu hao giảm trong kỳ.
+ Ngt là nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao tăng trong kỳ.
+ Ngglà nguyên giá tài sản cố định phải khấu hao tăng trong kỳ.
+ Tsdlà số tháng sử dụng tài sản cố định trong năm kế hoạch.
- Nguyên giá tài sản cố định bình quân được tính theo công thức
Ng Ng
Ng
Ngkh = dk + t− g
Trong đó:
+ Ngkh là nguyên giá tài sản cố định bình quân phải tính khấu hao
+ Ngdk là nguyên giá tài sản cố định đầu kỳ phải tính khấu hao
- Xác định mức khấu hao bình quân năm theo công thức
T Ng
Mkh= kh* kh
Trong đó:
+ Mkh là mức khấu hao bình quân năm
+ Tkh là tỷ lệ khấu hao bình quân năm
Bưu điện áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Theo phương pháp này, tỷ lệ khấu hao, mức khấu hao hàng năm được xác dịnh không đổi trong suốt thời gian sử dụng của tài sản cố định và được xác định theo công thức.
T Ng M bd kh= và 1 *100 T Tkh= Trong đó:
+ Mkh là mức khấu hao hàng năm.
+ Tkh là tỷ lệ khấu hao hàng năm.
+ T là thời gian sử dụng của tài sản cố định (năm). Thời gian sử dụng của tài
sản cố định được xác định theo quy định của Tổng công ty.
- Mức khấu hao hàng tháng bằng mức khấu hao hàng năm chia cho 12 tháng.
- Tài sản cố định sử dụng tại các đơn vị trực thuộc cua Bưu điện tỉnh do Bưu
điện tỉnh quản lý về giá trị, các đơn vị trực thuộc chỉ quản lý về mặt hiện vật.
- Kế toán tài sản cố định theo quy định Tổng công ty đã ban hành.
2.3.8. Báo cáo kế toán tài chính, kế toán quản trị
a/ Báo cáo kế toán tài chính
Bưu điện Hải Dương có trách nhiệm lập và gửi các báo cáo Tài chính sau:
TT Tên biểu Ký hiệu biểu Kỳ hạn lập biểu
1 Bảng cân đối kế toán B01-DN Quý
2 Kết quả hoạt động kinh doanh B02-DN Quý
3 Thuyết minh báo cáo tài chính B09-DN Quý, năm
4 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B02-DN Quý
– Thời hạn gửi báo cáo
+ Báo cáo quý: Chậm nhất là sau 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý. + Báo cáo năm: Chậm nhất là sau 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm.
– Nơi nhận báo cáo: Sở Tài chính; Cục Thuế Tỉnh; Tổng Công ty.
b/ Báo cáo kế toán quản trị
Các biểu kế toán quản trị tại Bưu điện tỉnh Hải Dương bao gồm: - Báo cáo kế toán nội bộ
- Báo cáo quyết toán đầu tư.
Nơi nhận báo cáo
+ Báo cáo quyết toán vốn đầu tư: Cơ quan Thống kê Tỉnh và TCTy. + Báo cáo kế toán nội bộ: Tổng công ty.
2.3.9. Công tác kiểm toán nội bộ tại Bưu điện tỉnh Hải Dương
Hiện tại Bưu điện tỉnh Hải Dương không có bộ phận kiểm toán nội bộ mà chỉ có một thanh tra tài chính chuyên: + Kiểm tra, đánh giá và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính thể hiện trên báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
+ Kiểm tra sự tuân thủ của pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý Nhà Nước, tình hình chấp hành các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Giám đốc. Kiểm tra việc chấp hành các chính sách, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ ghi chép ban đầu đến khâu báo cáo, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. Hiện nay, do đòi hỏi tính trung thực cao nên công tác kiểm toán tại Bưu điện tỉnh Hải Dương được thực hiện dưới hình thức thuê công ty kiểm toán độc lập. Kiểm toán viên nội bộ của Bưu điện tỉnh có nhiệm vụ phối hợp, hỗ trợ với kiểm toán viên của công ty kiểm toán độc lập để thực hiện công tác kiểm toán.
Cuối năm kế toán, Bưu điện tỉnh tổ chức công tác kiểm toán và công ty kiểm toán độc lập được thuê sẽ lập báo cáo tài chính kế toán đã được kiểm toán, sau đó Bưu điện tỉnh sẽ trình lên Tổng công ty.
2.4 CÔNG TÁC NHÂN SỰ2.4.1. Công tác tuyển dụng lao động 2.4.1. Công tác tuyển dụng lao động
1. Căn cứ xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động
Bưu điện tỉnh Hải Dương dựa vào một số căn cứ chính sau: - Nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị
- Trình độ của người lao động
- Số lao động giảm đi trong năm kế hoạch (do nghỉ hưu, sa thải,…)
- Số lao động tăng thêm trong năm kế hoạch (dựa trên định mức lao động). - Chỉ tiêu lao động cho năm tới.
2. Quá trình lập và duyệt kế hoạch tuyển dụng lao động
a/Xây dựng kế hoạch tuyển dụng
Vào tháng 11 hàng năm, Bưu điện tỉnh Hải Dương căn cứ hướng dẫn xây dựng kế hoạch của Tổng Công ty để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, bao gồm cả kế hoạch về nhân lực của Bưu điện.
Nội dung của kế hoạch nhân lực bao gồm: - Tính toán định biên lao động:
Lđb = Lcn + Lpv + Lql + Lbs Trong đó: Lđb : Lao động định biên Lcn : Lao động công nghệ
Lql : Lao động quản lý Lbs : Lao động bổ sung
- Xác định lao động tăng thêm trong năm kế hoạch - Xác định lao động giảm đi trong năm kế hoạch - Xác định lao động bình quân năm kế hoạch.
b/ Trình Tổng công ty phê duyệt kế hoạch tuyển dụng nhân lực c/ Thực hiện kế hoạch
Tuỳ vào tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể mà đơn vị có thể thực hiện đúng theo kế hoạch hoặc có chênh lệch so với kế hoạch. Khi có chênh lệch so với kế hoạch thì đơn vị phải báo cáo giải trình rõ về sự chênh lệch đó.
d/ Kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch
Cuối năm kế hoạch, Bưu điện tỉnh lập báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch nhân lực tại đơn vị. Trong báo cáo có nêu rõ những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại trong công tác quản trị nguồn nhân lực, đề ra những biện pháp khắc phục cụ thể.