Phòng kế toán có 5 nhân viên, tất cả đều đào tạo qua đại học chuyên ngành kế toán, trình độ đại học đạt 100%. Đây là điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tại công ty.
2.3.3. Máy móc thiết bị phục vụ công tác kế toán
Hòa nhập chung với xu thế phát triển chung nền kinh tế của đất nước, công ty đã dần dần tự động hóa trong thao tác làm việc. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy đã góp phần giảm thiểu công việc và thực hiện công tác kế toán thuận lợi hơn và nhanh chóng hơn.
2.3.4. Yếu tố thể chế pháp lý của nhà nước
Công ty hạch toán kế toán theo chuẩn mực kế toán. Khi chuẩn mực kế toán thay đổi thì kế toán trưởng sẽ thay đổi sổ sách cũng như phương pháp hoạch toán của công ty sao cho phù hợp với chế độ chuẩn mực mới. Điều này cũng khiến cho công tác tổ chức hạch toán gặp khó khăn trong việc thay đổi sao cho phù hợp với chuẩn mực mới.
2.4. CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.4.1. Kế toán vốn bằng tiền 2.4.1. Kế toán vốn bằng tiền
- Kế toán tiền mặt
- Kế toán tiền gửi ngân hàng
2.4.1.1. Kế toán tiền mặt
- Kế toán tăng tiền + Do bán hàng
+ Do rút tiền gửi ngân hàng - Kế toán giảm tiền
+ Chi trả mua hàng hóa, nguyên vật liệu + Chi tạm ứng
* Kế toán tăng tiền: Do bán hàng:
a. Tài khoản sử dụng: 111: Tiền mặt
1111: Tiền mặt Việt Nam
511: Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 5111: Doanh thu bán hàng hóa
5112: Doanh thu bán thành phẩm 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ 51131: Doanh thu phòng ngủ 51132: Doanh thu karaoke 51133: Doanh thu massage
51134: Doanh thu phí dịch vụ b.Chứng từ sổ sách sử dụng:
Chứng từ: Phiếu thu, bảng kê nộp tiền
Sổ sách: Sổ quỹ của thủ quỹ; sổ quỹ của kế toán thanh toán; sổ chi tiết tài khoản 1111,1121; sổ cái tài khoản 111, 112
Bộ phận bán hàng Kế toán thanh toán KT trưởng, giám
đốc Thủ quỹ KT tổng hợp Lập bcbh, bảng kê bán hàng l Bảng kế nộp tiền Báo cáo bán hàng Kiểm tra, lập pthu Phiếu thu 1 Phiếu thu 1 Bảng kê nộp tiền Ký duyệt Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 Bảng kê nộp tiền Ghi sổ quỹ Phiếu thu 2 Bảng kê nộp tiền Sổ quỹ Khóa sổ Nhập dử liệu Máy tính xử lý Sổ chi tiết 1111, doanh thu Phiếu thu 2 Bảng kê nộp tiền Sổ quỹ Sổ cái 111, 511 Bảng kê nộp tiền Phiếu thu 2 Kế toán doanh thu
Kế toán doanh thu
N
Giải thích:
Bộ phận bán hàng sẽ lập báo cáo bán hàng và bảng kê nộp tiền. Báo cáo bán hàng sẽ được đưa cho kế toán doanh thu. Bảng kê nộp tiền sẽ được đưa cho kế toán thanh
toán lập phiếu thu. Phiếu thu sẽ được in ra 2 liên. Bảng kê nộp tiền cùng 2 liên của phiếu thu trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Liên 1 của phiếu thu sẽ được đưa cho kế toán doanh thu để kẹp cùng báo cáo báng hàng. Liên 2 của phiếu thu và bảng kê nộp tiền đưa sang cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ quỹ. Liên 2 của phiếu thu và bảng kê nộp tiền sẽ đưa cho kế toán thanh toán nhập sổ quỹ. Máy tính xử lý và kết chuyển vào các phần hành và vào các sổ chi tiết 1111, sổ chi tiết doanh thu. Cuối tháng, phiếu thu 2 và bảng kê nộp tiền được chuyển đến cho kế toán tổng hợp khóa sổ và cho ra sổ cái 111, 511. Sau đó, kế toán tổng hợp lưu các chứng từ liên quan theo số.
Do rút tiền gửi ngân hàng
a.Tài khoản sử dụng: 111: Tiền mặt 1111: Tiền Việt Nam 112: Tiền gửi ngân hàng 1121: Tiền Việt Nam
b.Chứng từ, sổ sách sử dụng: Chứng từ: Uỷ nhiệm chi
Sổ sách: Sổ quỹ của kế toán thanh toán; sổ quỹ của thủ quỹ; sổ chi tiết 1111, 1121; sổ cái 111, 112
Kế toán ngân hàng Kế toán trưởng,
giám đốc Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp
Lập ủy nhiệm chi
ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 2
Ký duyệt Nhập liệu Máy xử lý Sổ phụ NH, sổ chi tiết 1121
Ủy nhiệm chi 2
Đi ngân hàng
ủy nhiệm chi 1
ủy nhiệm chi 2
Ghi sổ
Sổ quỹ ủy nhiệm chi 2
2
Nhập liệu
Máy tính xử lý
Sổ chi tiết 1111
ủy nhiệm chi 2
Khóa sổ
Sổ cái 111, 112
ủy nhiệm chi 2 1 Ngân hàng 1 Sổ quỹ N 2
LƯU ĐỒ 2.2. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ RÚT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Giải thích:
Khi giám đốc và kế toán trưởng yêu cầu rút tiền gửi ngân hàng về , kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi làm 2 liên trình kế toán trưởng và giám đốc ký.
Sau đó, ủy nhiệm chi được đưa cho thủ quỹ kiểm tra và đến ngân hàng. Liên 1 của ủy nhiệm chi được đưa cho ngân hàng. Sau khi mọi thủ tục xong, thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ. Liên 2 của ủy nhiệm chi đưa cho kế toán ngân hàng nhập liệu và máy tính xử lý, kết chuyển vào sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết sổ 1121. Liên 2 của ủy nhiệm chi được đưa sang cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra và nhập liệu vào sổ quỹ. Máy tính xử lý và kết chuyển các phần hành có liên quan và vào sổ chi tiết 1111. Cuối tháng liên 2 của ủy nhiệm chi được đưa cho kế toán tổng hợp khóa sổ và lưu ủy nhiệm chi lại theo số.
* Kế toán giảm tiền
Chi mua hàng hóa, nguyên liệu:
a. Tài khoản sử dụng: 111: Tiền mặt
1111: Tiền Việt Nam 331: Phải trả người bản
1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa , dịch vụ b. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT 2 hoặc hóa đơn bán hàng thông thường 2; hợp đồng kinh tế; phiếu nhập kho
Sổ sách: sổ chi tiết 1111,331,1331; sổ cái tài khoản 111, 331, 133. c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Giải thích:
Khi công ty mua hàng hóa hay nguyên liệu kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT 2 mà người bán đưa cho để lập phiếu chi. In 1 liên phiếu chi ra cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Sau khi phiếu chi được ký sẽ đưa sang cho thủ quỹ kiểm tra, chi tiền và ghi sổ quỹ. Phiếu chi sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán nhập số liệu vào sổ quỹ. Máy tính sẽ xử lý và kết chuyển vào các phần hành kế toán liên quan và vào sổ chi tiết 1111,331,1331. Phiếu chi sẽ chuyển sang cho kế toán tổng hợp khóa sổ, máy tính xử lý được sổ cái 111, 331, 133 và lưu các chứng từ theo số.
Kế toán thanh toán (kế toán công nợ
phải trả)
Kế toán trưởng
giám đốc Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
HĐGTGT 2 Phiếu nhập kho Nhà CC Lập phiếu chi Phiếu chi Ký duyệt Phiếu chi Ghi sổ quỹ
Sổ quỹ Phiếu chi
Nhập liệu Máy tính xử lý Sổ chi tiết 111, 331, 133 Phiếu chi Sổ quỹ Máy xử lý Phiếu chi SC 111, 331, 113 N
LƯU ĐỒ 2.3. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN MẶT DO CHI MUA HÀNG HÓA, NGUYÊN VẬT LIỆU
Chi tạm ứng
a. Tài khoản sử dụng: 1111: Tiền Việt Nam 141: Tạm ứng
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ: Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi
Sổ sách: Sổ quỹ của thủ quỹ; sổ quỹ của kế toán thanh toán; sổ chi tiết tài khoản 141, 1111; sổ cái tài khoản 141,111
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Giải thích:
Nhân viên trong công ty có nhu cầu tiền mặt để đi công tác hoặc mua hàng hóa sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng đưa cho kế toán thanh toán kiểm tra, lập và in ra 1 liên phiếu chi. Sau đó, trình phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ kiểm tra, chi tiền và ghi sổ quỹ. Sau đó, giấy đề nghị tạm ứng và phiếu chi chuyển về cho kế toán thanh toán nhập vào sổ quỹ. Máy tính xử lý và kết chuyển vào các phần hành kế toán liên quan và vào sổ chi tiết tài khoản 1111, 141. Phiếu chi và giấy đề nghị tạm ứng được chuyển sang kế toán tổng hợp. Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ và lưu các chứng từ liên quan lại theo số.
d. Trình tự hạch toán
- Ngày 01/7/20011 căn cứ vào phiếu chi CP001/07 nộp tiền vào ngân hàng Quốc tế 66 triệu đồng.
Nợ 11214: 66.000.000 Có 1111: 66.000.0000
- Ngày 01/07/2011 căn cứ vào phiếu thu PT001/07 thu tiền phòng hai triệu năm trăm ba mươi ngàn đồng
Nợ 1111: 2.530.000 Có 51131: 2.300.000 Có 3331: 230.000
- Ngày 02/07/2011 căn cứ phiếu chi PC002/07 thanh toán tiền lương ăn ca tháng 6 năm 2011 một triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng
Nợ 3341: 1.920.000 Có 1111: 1.920.000
- Ngày 16/7/2011 căn cứ phiếu thu PT080/07 thu tiền bán hàng 21.189.300 đồng Nợ 1111: 21.189.300
Có 5111: 19.263.000 Có 3331: 1.926.300
Cuối thánh kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ. e. Sơ đồ hạch toán tiền mặt tháng 7 năm 2011
1331 1111 1121 29.273.663 220.136.641 1.290.000.000 1.954.313.483 1.924.496.383 59.090.763 1331 35.031.210 141 3.000.000 2412 7.231.727 242 36.051.693 3311 421.422.325 3341 5.536.180 335 19.561.327 338 353 21.900.000 632 3.318.208 641 4.995.531 642 3.292.623 642 46.890.299 27.265.260 5111 1.120.482.204 51132 70.344.578 51133 275.536.935 51134 25.156.935 515 21.454.546 711 13.131.818 51131 45.465.455
f. sổ sách minh họa:
2.4.1.2. Kế toán tiền gửi:
- Kế toán tăng tiền gửi ngân hàng + Do khách trả
+ Do nộp tiền vào tài khoản ngân hàng - Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng + Trả tiền cho nhà cung cấp
Công ty thực hiện tiền gửi, thanh toán thông qua các ngân hàng sau: Chi nhánh ngân hàng công thương tỉnh Khánh Hòa, Chi nhánh ngân hàng nông nghiệp & PTNT tỉnh Khánh Hòa, Chi nhánh ngân hàng ngoại thương Nha Trang,Ngân hàng TMCP quốc tế chi nhánh Nha Trang, Chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Khánh Hòa.
Chi tiết tài khoản tiền gửi theo từng ngân hàng: 112: Tiền gửi ngân hàng:
1121: Tiền Việt Nam:
11211: Chi nhánh ngân hàng công thương tỉnh Khánh Hòa
11212: Chi nhánh ngân hàng nông nghiệp & PTNT tỉnh Khánh Hòa 11213: Chi nhánh ngân hàng ngoại thương Nha Trang
Đơn vị: Công ty cổ phần khách sạn Nha Trang. Mẫu số:02-TT Địa chỉ: số 129 Thống Nhất, Nha Trang (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Mã số thuế: 42000630045 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 08 tháng 07 năm 2011 Họ tên người nhận tiền: Ngô Thị Tường Vi
Địa chỉ: Cụm kinh doanh khách sạn và dịch vụ Diễn giải: Mua gia cầm.
Số tiền: 15.635.000 đồng
Bằng chữ: Mười lăm triệu sáu trăm ba mươi lăm ngàn đồng. Kèm theo: 1 chứng từ gốc.
Giám đốc kế toán trưởng thủ quỹ người lập phiếu người nhận tiền Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ): Mười lăm triệu sáu trăm ba mươi lăm ngàn đồng.
11214: Ngân hàng TMCP quốc tế chi nhánh Nha Trang
11215: Chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Khánh Hòa 1122: Ngoại tệ:
11221: Chi nhánh ngân hàng công thương tỉnh Khánh Hòa
11222: Chi nhánh ngân hàng nông nghiệp & PTNT tỉnh Khánh Hòa 11223: Chi nhánh ngân hàng ngoại thương Nha Trang
11224: Ngân hàng TMCP quốc tế chi nhánh Nha Trang
11225: Chi nhánh ngân hàng đầu tư và phát triển tỉnh Khánh Hòa * Kế toán tăng tiền gửi:
Tăng do khách trả
a. Tài khoản sử dụng: 112: Tiền gửi ngân hàng 1121: Tiền Việt Nam
1121 chi tiết theo từng ngân hàng 131: Phải trả thu khách hàng b. Chứng từ, sổ sách sử dụng: Chứng từ: Giấy báo có
Sổ sách : Sổ chi tiết tài khoản 1121, 1311; sổ phụ ngân hàng; sổ cái 112, 131 c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Giải thích:
Khi khách hàng trả tiền cho công ty thông qua hệ thống ngân hàng, ngân hàng sẻ gửi giấy báo có cho công ty. Kế toán ngân hàng sẽ nhập liệu và máy tính xử lý và kết chuyển vào các phần hành liên quan và vào sổ chi tiết 1121, 1311
Giấy báo có được đưa cho kế toán tổng hợp kiểm tra. Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ, máy tính xử lý và xuất ra sổ cái tài khoản 112, 131. Giấy báo có được kế toán tổng hợp lưu lại theo số cùng các chứng từ liên quan.
Tăng do nộp tiền vào tài khoản ngân hàng
a. Tài khoản sử dụng: 111: Tiền mặt
1111: Tiền Việt Nam 112: Tiền gửi ngân hàng
1121: Tiền Việt Nam và 1121 chi tiết theo từng ngân hàng b. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ: Giấy nộp tiền, phiếu chi, giấy báo có
Sổ sách: Sổ quỹ của thủ quỹ, sổ quỹ của kế toán thanh toán, sổ chi tiết 1111,1121, sổ cái tài khoản 111, 112
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Giải thích
Dưới sự yêu cầu của giám đốc và kế toán trưởng thủ quỹ sẽ lập giấy nộp tiền đưa cho kế toán thanh toán kiểm tra và tiến hành lập phiếu chi. 1 liên của phiếu chi được in ra và giấy nộp tiền được trình cho kế toán trưởng ký. Sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi và giấy nộp tiền đã ký tiến hành chi tiền, ghi sổ quỹ và đến ngân hàng nộp tiền.
Ngân hàng sẽ đưa giấy báo có cho thủ quỹ. Thủ quỹ đưa giấy báo có, giấy nộp tiền, phiếu chi cho kế toán thanh toán nhập liệu vào sổ quỹ. Máy tính xử lý kết chuyển vào các phần hành kế toán và các sổ chi tiết tài khoản 1111, 1121. Cuối
tháng, giấy nộp tiền, phiếu chi, giấy báo có được kẹp lại đưa cho kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ được sổ cái 111, 112. Các chứng từ liên quan được lưu lại theo số.
* Kế toán giảm tiền gửi Do trả nhà cung cấp:
a. Tài khoản sử dụng: 112: Tiền gửi ngân hàng
1121 chi tiết theo từng ngân hàng
1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ 331: Phải trả cho người bán
3311: Phải trả người bán b. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế nếu có, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ
Sổ sách: Sổ chi tiết 1121, 3311, 1331; sổ cái 112, 331, 133 c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Giải thích:
Khi đến hạn trả nợ cho nhà cung cấp, kế toán ngân hàng căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường và hợp đồng kinh tế (nếu có) lập ủy nhiệm chi gồm 2 liên. In hai liên UNC trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Đưa ủy nhiệm chi cho thủ quỹ đi đến ngân hàng. Ngân hàng giữ liên 2 của UNC và đưa giấy báo nợ cho kế toán thanh toán nhập liệu. Máy tính xử lý và kết chuyến vào các phần hành và vào sổ chi tiết 1121, 3311, 1331. Liên 1 UNC và giấy báo nợ sẽ được đưa cho kế toán tổng hợp khóa sổ. Các chứng từ liên quan được lưu lại theo số.
Kế toán ngân hàng ( kế toán thanh toán , kt
công nợ phải trả)
Kế toán trưởng, giám
đốc Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Hóa đơn GTGT Hợp đồng Lập UNC Nhập liệu Nhà cung cấp UNC 2 UNC 1 Máy tính xử lý Sổ chi tiết 1121, 3311, 1331 UNC 1 Giấy báo nợ
Ký duyệt Đi ngân hàng UNC 2 UNC 1 Giấy báo nợ Ngân hàng Khóa sổ Sổ cái 112, 331,1331 UNC 1 Giấy báo nợ N d. Trình tự hạch toán.
- Ngày 04/7/2011 căn cứ phiếu chi PC15/07 nộp tiền vào ngân hàng Công Thương ba mươi lăm triệu đồng.
Nợ 11211: 35.000.000 Có 1111: 35.000.000
- Ngày 10/07/2011 nộp tiền vào ngân hàng Quốc tế 80.000.000 đồng. Nợ 11214: 80.000.000
Có 1111: 80.000.000
LƯU ĐỒ 2.7. LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TIỀN GỬI DO TRẢ