CHƯƠNG 6 : CƠ SỞ PHÁP Lí CỦA VIỆC
10.2. PHÂN PHỐI NGUỒN LỰC HẠN CHẾ CHO DỰ ÁN BẰNG PHƯƠNG PHÁP ƯU TIấN
TIấN
Cú hai cỏch tiếp cận cơ bản để phõn phối cỏc nguồn lực hạn chế. Đú là phương phỏp ưu tiờn và phương phỏp tối ưu húa. Phương phỏp ưu tiờn được thực hiện dựa trờn phương phỏp
đường găng (CPM) và quỏ trỡnh phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng từng loại nguồn lực theo từng
thời kỳ. Trong một thời gian dài, phương phỏp ưu tiờn lựa chọn cỏc cụng việc và phõn phối nguồn lực hạn chế cho chỳng trờn cơ sở cỏc nguyờn tắc ưu tiờn.
Thực tế cú nhiều phương phỏp ưu tiờn với nguyờn tắc ưu tiờn khỏc nhau. Dưới đõy là những nguyờn tắc ưu tiờn được sử dụng khỏ phổ biến:
- Cụng việc phải thực hiện trước cần được ưu tiờn trước - Ưu tiờn cho cụng việc cú nhiều cụng việc găng theo sau
- Ưu tiờn cho những cụng việc ngắn nhất. Mục đớch là tối đa số cụng việc được thực
hiện trong một thời kỳ.
- Ưu tiờn cho cụng việc cú thời gian dự trữ tối thiểu
- Ưu tiờn cho những cụng việc đũi hỏi mức độ nguồn lực lớn nhất. Thực hiện nguyờn tắc này với giả định cụng việc cú tầm quan trọng hơn thường đũi hỏi mức nguồn lực dành cho nú cao hơn.
- Ưu tiờn cụng việc cú số cụng việc theo sau nhiều nhất (khụng chỉ cụng việc găng). Phương phỏp ưu tiờn được ỏp dụng rộng rói trong việc phõn phối cỏc nguồn lực hạn chế vỡ một số nguyờn nhõn.
Thứ nhất, đõy là phương phỏp khỏ khả thi về cỏc phương diện: dễ ỏp dụng, dễ hiểu, thực
thi cho cỏc dự ỏn lớn, phức tạp.
Thứ hai, phương phỏp ưu tiờn cho một giải phỏp và phõn phối cỏc nguồn lực hạn chế tốt
hơn trong khi phương phỏp tối ưu húa cho giải phỏp tốt nhất nhưng việc ỏp dụng bị hạn chế,
đặc biệt đối với tỡnh huống phức tạp và những dự ỏn lớn.
Thứ ba, cú nhiều phần mềm vi tớnh trợ giỳp sẽ giỳp cỏc nhà quản ý dự ỏn thực hiện
phõn phối nguồn lực nhanh chúng, dễ dàng.
Để hiểu rừ hơn năng lực ỏp dụng những nguyờn nhõn trờn, phần này đi sõu trỡnh bày những ứng dụng của nguyờn tắc ưu tiờn vào 3 trường hợp: Phõn phối nguồn lực hạn chế cho nhiều cụng việc của một dự ỏn; phõn phối đồng thời hai nguồn lực hạn chế cho một dự ỏn và phõn phối hai nguồn lực cho nhiều dự ỏn trong đú mỗi dự ỏn cú nhiều cụng việc cần thực hiện.
10.2.1. Ưu tiờn phõn phối một nguồn lực hạn chế
Để phõn phối một nguồn lực hạn chế cho tập hợp nhiều cụng việc một dự ỏn cú thể ỏp dụng những nguyờn tắc ưu tiờn nờu trờn, kết hợp với sử dụng sơ đồ GANTT. Một số bước cụ thể để thực thi việc phõn phối như sau:
- Bắt đầu từ ngày đầu tiờn thực hiện dự ỏn, phõn phối nguồn lực khan hiếm cho tối đa số cụng việc thực hiện, trong khi chỳ ý đến những điều kiện ràng buộc và mối quan hệ giữa cỏc cụng việc dự ỏn. Sau đú phõn phối cho cỏc ngày thứ 2, thứ 3... cho đến khi mọi cụng việc đều
được phõn phối nguồn lực.
- Khi một số cụng việc cựng đũi hỏi một nguồn lực thỡ cú thể ưu tiờn cho những cụng việc cú thời gian dữ trữ ớt nhất.
- Nếu cú thể thỡ điều chỉnh kế hoạch thực hiện cỏc cụng việc khụng găng để tập trung nguồn lực cho cụng việc găng.
10.2.2. Phõn phối đồng thời hai nguồn lực cho dự ỏn
1. Phương phỏp bảng biểu:
Đối với những dự ỏn lớn sử dụng nhiều loại nguồn lực (vớ dụ 2 loại lao động khỏc
nhau) cú thể ỏp dụng phương phỏp lập bảng để phõn phối nguồn lực. Nội dung phương phỏp như sau:
- Vẽ sơ đồ PERT/CPM
- Lập bảng với cấu trỳc, cột đầu tiờn liệt kờ tất cả cỏc cụng việc của dự ỏn theo trật tự dần của việc đỏnh giỏ cỏc sự kiện và lụgớc của mạng cụng việc. Cỏc cột kế tiếp là thời gian thực hiện từng cụng việc, số lượng từng loại nguồn lực cần. Những cột cũn lại cú đầu cột ghi trỡnh tự thời gian thực hiện dự ỏn từ thấp đến cao, phần cuối cột là tổng số từng loại nguồn lực cần trong từng ngày. Nội dung chớnh của những cột này ghi số lượng từng loại nguồn nhõn lực cần cho từng cụng việc. Đoạn thẳng tụ đậm thể hiện thời gian phải hoàn thành cụng việc trước rồi mới cú thể tiếp tục cụng việc sau. Chỳ ý, nguồn lực phõn bổ cho từng ngày khụng thể vượt quỏ một giới hạn định trước và phải tuõn theo những điều kiện ràng buộc nhất định.
2. Phương phỏp phõn phối đồng thời cả lao động và mỏy múc cho dự ỏn:
Để phõn phối đồng thời hai nguồn lực lao động và mỏy múc, cú thể giả định quy mụ
đầu vào của nguồn lực này (mỏy múc) phụ thuộc vào quy mụ sử dụng nguồn lực kia (số lao động). Số lao động cần phõn phối cho cỏc cụng việc dự ỏn ở đõy là một đại lượng chưa biết.
Nhưng vỡ cỏc nhà quản lý dự ỏn thường theo đuổi chiến lược quy mụ lao động ổn định nờn cú thể xỏc định số lao động cần thiết bằng chỉ tiờu bỡnh quõn kỳ.
10.2.3. Điều phối nguồn lực cho một tập hợp nhiều dự ỏn:
Điều phối nguồn lực cho một tập hợp nhiều dự ỏn là vấn đề phức tạp. Trong một thời
kỳ, ở những doanh nghiệp lớn, thường triển khai thực hiện nhiều dự ỏn. Mỗi dự ỏn cú mục tiờu hoàn thiện khỏc nhau, cú nhiều cụng việc phải làm và yờu cầu về thời gian và nguồn lực thực hiện cũng khỏc nhau. Vấn đề đặt ra là phải xõy dựng một hệ thống phõn phối nguồn lực hiệu quả và năng động, thoả món được cỏc điều kiện ràng buộc, đồng thời đỏp ứng được yờu cầu của từng dự ỏn riờng lẻ cũng như cả hệ thống cỏc dự ỏn. Kinh nghiệm thực tế những chỉ tiờu đỏnh giỏ hệ thống phõn phối nguồn lực:
- Thời gian hoàn thành chậm của dự ỏn. Một hệ thống phõn phối tốt sẽ khụng làm chậm thời gian phải hoàn thành theo kế hoạch. Đõy là tiờu chuẩn quan trọng nhất để đỏnh giỏ hệ
thống. Vỡ chậm trễ dẫn đến bị phạt, làm giảm mức lợi nhuận. Hơn nữa chậm trễ dự ỏn này sẽ
ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cỏc dự ỏn khỏc.
- Tạo điều kiện sử dụng cú hiệu quả nguồn lực. Một hệ thống phõn phối đủ mạnh sẽ gúp phần sử dụng hiệu quả nguồn lực hữu hạn của đơn vị. Điều này rất quan trọng đối với những
đơn vị phải mua ngoài và nhập ngoại những nguồn lực quan trọng cho dự ỏn.
Để phõn phối một nguồn lực cho tập hợp nhiều dự ỏn, phương phỏp giải quyết phổ biến nhất là xem xột mỗi dự ỏn như là một phõn hệ nhỏ của một dự ỏn lớn. Quan hệ giữa cỏc dự ỏn tuỳ thuộc vào mối quan hệ kỹ thuật hoặc chỉ đơn thuần cựng chung một nguồn lực. Do mỗi dự ỏn bao gồm nhiều cụng việc, nờn dự ỏn lớn hay hệ thống cỏc dự ỏn cú thể được lập thụng qua
việc sử dụng cỏc biến giả. Sau đú, tiến hành phõn phối nguồn lực cho cỏc cụng việc theo trật tự thời gian và theo những nguyờn tắc ưu tiờn như đó trỡnh bày.
10.2 4. Điều phối hai nguồn lực cho một tập hợp dự ỏn:
Để điều phối hai nguồn lực cho tập hợp nhiều dự ỏn cú thể sử dụng phương phỏp cõn đối. Nguyờn tắc thực hiện là sắp xếp cỏc dự ỏn cần phải bố trớ nguồn lực theo thứ tự ưu tiờn từ
cao xuống thấp. Bố trớ nguồn lực lần lượt theo yờu cầu cỏc cụng việc của dự ỏn được ưu tiờn. Thiết lập một thời kỳ cõn đối khi tất cả nguồn lực cho phộp sử dụng của một thời kỳ đó được phõn phối hết cho cỏc cụng việc của một hoặc nhiều dự ỏn. Một thời kỳ cõn đối mới lại được thiết lập.
10.2.5. Kế hoạch sắp xếp lao động:
Phõn cụng cỏn bộ quản lý dự ỏn, nhất là lực lượng lao động giỏn tiếp hợp lý sẽ tạo điều kiện sử dụng hiệu quả lực lượng lao động. Trong điều kiện Luật lao động quy định nghỉ 2 ngày một tuần và do nhu cầu lao động làm việc từng ngày trong tuần khỏc nhau nờn việc bố trớ hợp lý lao động sẽ cú ý nghĩa to lớn cả về phương diện kinh tế và xó hội.
Khi bố trớ lao động cần tũn theo:
Bước 1: Xỏc định những cặp ngày liờn tiếp đũi hỏi tổng số lao động thấp nhất. Nếu cú
nhiều ngày cú tổng yờu cầu về lao động thấp nhất và bằng nhau thỡ chọn cặp nào cú yờu cầu lao động của cỏc ngày cận kề nú thấp nhất, nhưng nếu vẫn cũn bằng nhau thỡ chọn cặp đầu tiờn.
Bước 2: Cặp ngày vừa chọn trở thành hai ngày nghỉ của một lao động nào đú. Bố trớ cho
lao động này làm việc vào cỏc ngày cũn lại trong tuần.
Bước 3: Tớnh toỏn lại nhu cầu lao động cho cỏc ngày cũn lại trong tuần. Sau đú lặp lại từ
bước một đến bước ba cho đến khi cỏc yờu cầu được thoả món.
Vớ dụ: Một đơn vị cần sắp xếp ngày làm việc và ngày nghỉ cho 8 lao động trong tuần
sao cho mỗi người đều được nghỉ hai ngày liờn tục và phải đảm bảo đủ số lao động làm việc trong từng ngày như sau:
Bảng 10.3 – Yờu cầu lao động từng ngày trong tuần
Thứ 2 3 4 5 6 7 Chủ nhật
Số lao động làm
việc (người) 3 4 4 3 4 7 8
Theo nguyờn tắc phõn phối lao động nờu trờn, cú nhiều cặp ngày cú tổng nhu cầu lao
động thấp nhất và bằng nhau là ngày thứ hai và thứ ba, thứ tư và thứ năm, thứ năm và thứ sỏu
(đều bằng 7). Do vậy, bố trớ lao động thứ nhất được nghỉ hai ngày thứ hai và thứ ba trong khi
đi làm vào những ngày cũn lại. Từng ngày trong tuần lấy tổng nhu cầu lao động phải làm việc
trừ đi lao động thứ nhất sẽ được số lao động cũn phải làm việc. Quay trở lại bước một, tiếp tục tỡm những cặp ngày cú tổng nhu cầu lao động thấp nhất và xỏc định cặp ngày nghỉ cho lao
động thứ hai, ba… Cuối cựng xõy dựng được kế hoạch sử dụng lao động và sắp xếp ngày
nghỉ cho 8 lao động như trong bảng 8.10
Bảng 10.4 – Kế hoạch bố trớ lao động làm việc và nghỉ trong tuần
Thứ 2 3 4 5 6 7 CN
Yờu cầu LĐ làm việc (ng.) 3 4 4 3 4 7 8
Bố trớ làm việc cho người thứ 1 - - x x x x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 3 4 3 2 3 6 7
Bố trớ làm việc cho người thứ 2 x x x - - x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 2 3 2 2 3 5 6
Bố trớ làm việc cho người thứ 3 x x - - x x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 1 2 2 2 2 4 5
Bố trớ làm việc cho người thứ 4 - - x x x x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 1 2 1 1 1 3 4
Bố trớ làm việc cho người thứ 5 x x x - - x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 0 1 0 1 1 2 3
Bố trớ làm việc cho người thứ 6 - - x x x x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 0 1 0 0 0 1 2
Bố trớ làm việc cho người thứ 7 x x x - - x x
Số LĐ cần trong cỏc ngày 0 0 0 0 0 0 1
Bố trớ làm việc cho người thứ 8 x x x x - - x
Số LĐ bố trớ đi làm (người) 5 5 7 4 4 7 8
Số lao động phải làm việc 3 4 4 3 4 7 8
Lao động dự phũng (người) 2 1 3 1 0 0 0
Trong quỏ trỡnh phõn cụng lao động cần đảm bảo đủ và phải lớn hơn số lao động theo yờu cầu trong từng ngày của tuần… Khụng để một ngày nào đú thiếu lao động nhưng cũng phải đảm bảo số lao động dự phũng trong từng ngày ở mức tối thiểu. Ngoài ra trong quỏ trỡnh thực hiện phương phỏp bố trớ lao động này, khi thấy số lao động cần ở một ngày nào đú đó đủ (xuất hiện số 0) khụng cú nghĩa lao động đú được nghỉ mà họ vẫn tiếp tục tham gia làm việc theo luật quy định. Việc bố trớ lao động cần tuõn theo những điều kiện nhất định.
TểM TẮT NỘI DUNG CỦA CHƯƠNG
1. Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ỏnh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng cụng việc hoặc toàn bộ vũng đời dự ỏn. Biểu đồ phụ tải nguồn lực cú tỏc dụng:
- Trỡnh bày bằng hỡnh ảnh nhu cầu cao thấp khỏc nhau về một loại nguồn lực nào đú trong từng thời đoạn.
- Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất cung ứng nguyờn vật liệu, nguồn lực cho dự ỏn. - Là cơ sở để cỏc nhà quản lý dự ỏn điều phối, bố trớ hợp lý nhu cầu nguồn lực.
2. Điều chỉnh đều nguồn lực là phương phỏp tối thiểu húa mức khỏc biệt về cầu nguồn lực giữa cỏc thời kỳ bằng cỏch dịch chuyển cụng việc trong phạm vi thời gian dự trữ của nú với mục tiờu khụng làm thay đổi ngày kết thỳc dự ỏn. Điều chỉnh nguồn lực cú tỏc dụng:
- Sau điều chỉnh, nhu cầu nguồn lực tương đối ổn định nờn dự ỏn cú thể giảm thiểu mức dự trữ vật tư hàng húa liờn quan và giảm chi phớ nhõn cụng.
- Tạo điều kiện cho cỏc nhà quản lý dự ỏn chủ động đặt hàng khi sắp cạn kho vào cỏc thời điểm cố định, định kỳ.
- Cú thể ỏp dụng chớnh sỏch quản lý dự trữ linh hoạt kịp thời
3. Điều chỉnh đều nguồn lực dựa trờn thời gian dự trữ tối thiểu được thực hiện qua cỏc bước:
- Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT, xõy dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực - Bước 2: Tớnh thời gian dự trữ của cỏc cụng việc
- Bước 3: Phõn phối nguồn lực dự ỏn theo sơ đồ triển khai sớm.
- Bước 4: Điều chỉnh đều nguồn lực theo nguyờn tức phõn phối theo cho cụng việc cú
thời gian dự trữ thấp nhất trước, tiếp đến cụng việc cú thời gian dự trữ thấp thứ 2 …
4. Cú nhiều phương phỏp ưu tiờn với nguyờn tắc ưu tiờn khỏc nhau. Những nguyờn tắc
ưu tiờn được sử dụng khỏ phổ biến là:
- Cụng việc phải thực hiện trước cần được ưu tiờn trước - Ưu tiờn cho cụng việc cú nhiều cụng việc găng theo sau
- Ưu tiờn cho những cụng việc ngắn nhất. Mục đớch là tối đa số cụng việc được thực
hiện trong một thời kỳ.
- Ưu tiờn cho cụng việc cú thời gian dự trữ tối thiểu
- Ưu tiờn cho những cụng việc đũi hỏi mức độ nguồn lực lớn nhất. Thực hiện nguyờn tắc này với giả định cụng việc cú tầm quan trọng hơn thường đũi hỏi mức nguồn lực dành cho nú cao hơn.
- Ưu tiờn cụng việc cú số cụng việc theo sau nhiều nhất (khụng chỉ cụng việc găng). 5. Cú nhiều cỏch ưu tiờn phõn phối nguồn lực cho dự ỏn đầu tư, chẳng hạn như - Điều phối ưu tiờn một nguồn lực hạn chế
- Phõn phối nguồn lực cho tập hợp nhiều dự ỏn đầu tư - Điều phối hai nguồn lực cho tập hợp nhiều dự ỏn đầu tư
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP
1. Thế nào là biểu đồ phụ tải? Biểu đồ phụ tải cú tỏc dụng gỡ trong quản lý dự ỏn đầu tư? 2. Thế nào là điều chỉnh nguồn lực? Điều chỉnh nguồn lực cú nhũng tỏc dụng gỡ trong quản lý dự ỏn đầu tư?
3. Hóy trỡnh bày nội dung cỏc bước điều chỉnh đều nguồn lực dựa trờn thời gian dự trữ
tối thiểu?
CHƯƠNG 11 – DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ QUẢN Lí CHI PHÍ DỰ ÁN ĐẦU TƯ
GIỚI THIỆU
Mục đớch, yờu cầu:
- Trang bị những kiến thức về ngõn sỏch và quản lý chi phớ dự ỏn đầu tư. - Nắm được kiến thức để dự toỏn ngõn sỏch và quản lý chi phớ dự ỏn đầu tư
Nội dung chớnh:
- Dự toỏn ngõn sỏch
- Quản lý chi phớ dự ỏn đầu tư.
NỘI DUNG