- Kế toán VPHN (2): có nhiệm vụ hạch tốn mảng Dược (bao gồm nhập,
Tài khoản sử dụng
TK 511 được chi tiết theo doanh thu từng loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh của Cơng ty TNHH Phát Triển.
Theo khảo sát thực tế tại Công ty TNHH Phát Triển, hiện nay công ty đang áp dụng tài khoản doanh thu bán hàng hoá Surgical theo QĐ15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC. TK 511111 “Doanh thu bán hàng hố Surgical”.
Quy trình kế tốn
Ngun tắc ghi nhận doanh thu bán hàng hố Surgical tại Cơng ty TNHH Phát Triển hiện nay là số tiền ghi trên hố đơn GTGT khơng bao gồm thuế GTGT. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đã giao hàng cho khách và thu tiền hàng. Doanh thu bán hàng hoá Surgical được kế toán theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết TK 511111.
Kế toán hoặc thủ kho nhận đơn đặt hàng từ khách hàng là các bệnh viện hoặc các cá nhân, kế tốn kiểm tra cơng nợ của khách hàng, kiểm tra tồn kho, date hàng. Nếu đủ điều kiện giao hàng, kế toán lập phiếu xuất kho (đối với mảng Surgical), lập đơn đặt hàng (đối với mảng Dược) trên bảng excel. Kế toán viết hoá đơn GTGT.
Phiếu xuất kho hoặc đơn đặt hàng được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phịng kế tốn. Liên 2 lưu tại thủ kho. Liên 3 khách hàng lưu. Phiếu xuất kho sau khi lập xong được chuyển liên 2 và 3 xuống bộ phận kho. Bộ phận kho xuất kho theo số lượng ghi trên phiếu xuất kho mà kế toán đã lập.
Bộ phận giao hàng tiếp nhận phiếu xuất kho liên số 3 và số 2 từ bộ phận kho để chuyển hàng tới khách hàng. Nếu chuyển hàng trực tiếp tới khách hàng thì liên số 2 khách hàng ký nhận và được chuyển về lưu tại phịng kho của cơng ty. Nếu chuyển hàng qua chuyển phát nhanh thì chỉ gửi phiếu xuất kho liên số 3 cho khách hàng và phịng kho giữ lại tờ bill đã chuyển hàng.
Hố đơn GTGT: là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi, giám sát số lượng, chất lượng, trị giá hàng xuất bán. Trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ số hoá đơn, ngày tháng năm, tên đơn vị, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tổng cộng,…..
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, phịng kế tốn sẽ lập hố đơn GTGT gồm 3 liên :
Liên 1: Dùng để lưu vào sổ gốc.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ.
Liên 3: Kế toán lưu để làm căn cứ trên chứng từ thu tiền.
Phiếu thu: Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán thanh toán lập phiếu thu thành 2 liên, ghi rõ đầy đủ nội dung và ký vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế tốn trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ 1 liên làm chứng từ nhập quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để hạch toán vào phần mềm.
Doanh thu của Công ty chủ yếu thu bằng chuyển khoản, thời điểm ghi nhận doanh thu bảo đảm cả năm điều kiện của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 quy định. Quy trình kế tốn doanh thu bán hàng hố Surgical của Công ty TNHH Phát Triển được thực hiện như sau :
- Đối với doanh thu phát sinh bằng tiền gửi ngân hàng : hàng tháng, kế tốn của mảng Surgical xuất từ kho hàng Cơng ty, chuyển vào kho ký gửi của từng khách hàng (theo đề nghị của khách hàng).Cuối tháng, căn cứ vào số lượng báo cáo bán hàng thực tế của từng khách hàng để chuyển số lượng hàng bán từ kho ký gửi sang phần công nợ của khách hàng. Giới hạn nợ cho mỗi khách hàng là 30 ngày. Bút tốn chuyển từ kho ký gửi sang phần cơng nợ của khách hàng chính là bút tốn ghi nhận doanh thu hàng đã bán được trong tháng của khách hàng đó. Cuối cùng, phần mềm sẽ tự động nhập số liệu vào TK 511111 và các tài khoản liên quan. Trong vịng 30 ngày, khách hàng sẽ tự động thanh tốn tiền qua ngân hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán nhập dữ liệu từ sổ phụ ngân hàng để cấn trừ công nợ.
- Đối với doanh thu bán hàng bằng tiền mặt (một khoản nhỏ) : là các doanh thu xuất bán cho khách hàng lẻ mua trực tiếp. Khi có khách hàng đến mua, thủ kho báo cáo lên kế toán để kế toán làm phiếu xuất hàng. Kế toán lập phiếu xuất hàng, viết hoá đơn. Người mua thanh toán tiền trực tiếp bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng để vào máy ghi nhận lượng hàng xuất ra, giá vốn và doanh thu tại thời điểm thu được tiền.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán ghi sổ nhật ký bán hàng. Phần mềm sẽ tự động chạy giá vốn và ghi nhận doanh thu, tập hợp trên sổ chi tiết TK 511111 (Phụ lục 17) và các tài khoản có liên quan. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 – xác định kết quả kinh doanh.