7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Nâng cao nhận thức về mục tiêu tạo động lực lao động cho nhân viên
nhân viên
Để nâng cao nhận thức về mục tiêu tạo động lực lao động cho nhân viên, Tổng cơng ty cần:
- Tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng thiết lập mục tiêu cho các cấp quản lý từ trưởng phịng/giám đốc Cơng ty thành viên/giám đốc Đơn vị kinh doanh trong Tổng công ty trở lên.
- Tổng công ty cần triển khai các mục tiêu, chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Tổng công ty đến từng người lao động. Trong các cuộc họp hàng tháng, quý, năm, Lãnh đạo trực tiếp có trách nhiệm phổ biến, giải thích mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng công và đơn vị mình phụ trách đến từng người lao động. Đảm bảo người lao động hiểu rõ về các mục tiêu, kế hoạch và cam kết cùng thực hiện mục tiêu chung.
- Lãnh đạo trực tiếp sẽ là người cùng nhân viên thiết lập mục tiêu làm việc. Cần quy định rõ trách nhiệm của người lãnh đạo trực tiếp là người có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên thuộc phạm vi mình quản lý thiết lập mục tiêu làm việc. Quản lý trực tiếp cũng là người hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch đi kèm để thực hiện mục tiêu, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu của nhân viên.
- Khuyến khích, tạo điều kiện để người lao động được tham gia vào quá trình đặt mục tiêu; để nhân viên tự đề ra mục tiêu của họ dựa trên mục tiêu chung của Phịng, Cơng ty thành viên, Đơn vị kinh doanh. Trong quá trình xây dựng mục tiêu cho nhân viên lãnh đạo bộ phận cần phải bàn bạc, tham khảo ý kiến của họ.
- Đánh giá, khen thưởng việc hồn thành mục tiêu cơng việc của nhân viên: Người quản ký trực tiếp cần đánh giá và ghi nhận kết quả hoàn thành mục tiêu của nhân viên. Coi việc hoàn thành mục tiêu là một trong số các tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc. Có các phần thưởng xứng đáng khi nhân viên hoàn thành mục tiêu.
Các lưu ý về yêu cầu đối với mục tiêu được đưa ra:
- Mục tiêu của cá nhân, các các Phịng, Cơng ty thành viên, Đơn vị trực thuộc cần phải phù hợp với mục tiêu chung của Tổng công ty.
- Mục tiêu được thiết lập phải ln đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể, đo lường được, khả thi, và có thời hạn. Mục tiêu phải mang tính thách thức mới khuyến khích được nhân viên nỗ lực đạt được mục tiêu.
- Tổng công ty cần thiết kế và đưa vào sử dụng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của của từng vị trí cơng việc. Đây sẽ là căn cứ để người lao động thiết lập mục tiêu làm việc cụ thể cho phù hợp và xác định được nhiệm vụ của mình cũng như những kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc đó. Từ đó CBCNV sẽ có ý thức nâng cao tinh thần học tập để có thể có thể hồn thành nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra. Đồng thời lãnh đạo bộ phận, Ban lãnh đạo sẽ xác định được các nhiệm vụ mà nhân viên cần phải thực hiện. Các thông tin trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ giúp nhà lãnh đạo trực tiếp có cơ sở xác định kết quả công việc cần đạt được (về số lượng, chất lượng, thời hạn hồn thành các nhiệm vụ).
Ví dụ:
Xây dựng Bản mô tả công việc của nhân viên quản trị văn phòng như Bảng 3.1, người quản lý sẽ xác định các nhiệm vụ cụ thể nhân viên này cần
thực hiện, chức danh chuyên viên quản trị văn phịng có một nhiệm vụ cụ thể là “lập kế hoạch chi phí văn phịng cho cơ quan Tổng cơng ty hàng quý”, một trong những tiêu chuẩn đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ này quy định trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là kế hoạch được xây dựng “đảm bảo tính tiết kiệm”, báo cáo đảm bảo “đúng thời hạn”. Căn cứ vào thông tin từ các văn bản phân tích cơng việc, người quản lý sẽ đề ra các mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên gắn với nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các mục tiêu công việc cần được gắn trọng số để thể hiện mức độ quan trọng và ưu tiên của các mục tiêu. Mức độ hoàn thành các mục tiêu sẽ là tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động.
Ví dụ về mục tiêu làm việc cụ thể của nhân viên quản trị văn phòng trong tháng 12/2019 như sau:
Bảng 3.1: Mục tiêu của nhân viên quản trịvăn phòng
Họ và tên: Nguyễn Tuyết Lan Đơn vị: Văn phịng Tổng cơng ty Chức vụ: Chuyên viên quản trịvăn phòng
Các mục tiêu trong tháng 12/2019
Mục tiêu Trọng số
1. Tiết kiệm chi phí văn phịng 15% so với tháng trước
2. Lập kế hoạch chi phí văn phịng Tổng công ty Quý III/2019 báo cáo trước 15/6/2019.
3. Chuẩn bị phòng họp đúng theo yêu cầu được quy định cho “Họp sơ kết 6 tháng đầu năm” trước ngày 30/6
3 2 1
(Nguồn: Văn phịng Tổng cơng ty Du lịch Hà Nội)
3.2.3. Hồn thiện chính sách phân phối tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi xã hội
Đối với bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào thì tiền lương, tiền thưởng cũng được coi là yếu tố quan trọng nhất kích thích người lao động làm việc. Mức tiền lương, tiền thưởng hợp lý và công bằng sẽ tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc, học tập, nâng cao trình độ nhằm đóng góp cho
tổ chức, doanh nghiệp và gắn bó lâu dài. Tổng cơng ty Du lịch Hà Nội không phải là ngoại lệ. Hiện nay, việc phân phối tiền lương, tiền thưởng tại Tổng cơng ty vẫn cịn một số bất cập, đánh giá của CBCNV về công tác tiền lương, tiền thưởng theo khảo sát chưa cao. Do đó, giải pháp hồn thiện chính sách phân phối tiền lương, tiền thưởng là rất quan trọng. Cụ thể, giải pháp đề xuất cho Tổng công ty Du lịch Hà Nội là:
- Phổ biến và giải thích rõ cho tồn thể CBCNV hiểu về quy chế trả lương, thưởng đang áp dụng tại Tổng công ty.
- Phân phối tiền lương, thưởng cần quan tâm đến vấn đề trả lương đúng trình độ và đóng góp của người lao động để họ thấy rõ mối liên hệ giữa kết quả THCV với tiền lương nhận được. Tiền lương không chỉ dựa vào thâm niên và bằng cấp, mà còn phải dựa vào kết quả hồn thành cơng việc, nhất là với phần lương tăng thêm. Phần thưởng phải gắn trực tiếp với thành tích của người lao động: Tránh tình trạng khen thưởng một cách đại trà, ai cũng được thưởng, người có thành tích cũng giống người khơng có thành tích. Vì thế, ngồi tiêu chí xét thưởng rõ ràng còn cần tới khả năng và sự công tâm khi đánh giá của người quản lý trực tiếp. Khi đã có các qui định rõ ràng về xét thưởng cần phải thơng báo và giải thích rõ cho người lao động để họ nhận thấy được mối liên hệ rõ ràng giữa kết quả làm việc và phần thưởng.
- Xây dựng cơ chếđánh giá kết quả thực hiện công việc, gắn tiền lương với hiệu quả, năng suất và chất lượng. Theo đề xuất ở giải pháp 3.2.2 Tổng công ty cần xây dựng và đưa vào sử dụng bản mô tả công việc, xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá THCV đầy đủ và chi tiết, có tính định lượng. Từ đó việc xét tăng lương theo định kỳ và tăng lương trước hạn sẽ gắn liền với kết quả đánh giá và năng lực thực tế của từng nhân viên.
- Điều chỉnh tiền lương tăng thêm cho phù hợp Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng các mức sau:
Loại A: Hồn thành tốt cơng việc Hệ số: hđg = 1 Loại B: Hồn thành cơng việc Hệ số: hđg = 0,75
Loại C: Chưa hồn thành cơng việc Hệ số: hđg = 0,5 Loại D: Trong tháng có vi phạm quy chế Hệ số: hđg = 0
Hạn chế của quy định hiện tại là: sự chênh lệch về tiền lương tăng thêm giữa các mức độ hồn thành cơng việc là tương đối lớn, ngoài ra cho dù người lao động có phấn đấu hồn thành tốt cơng việc đến đâu thì mức lương tăng thêm cũng chỉ dừng lại ở hệ số đánh giá là hệ số 1. Để tiền lương tăng thêm phản ánh chính xác đóng góp của người lao động, giúp người lao động có mục tiêu phấn đấu gắn tiền lương với mức độ hồn thành cơng việc tác giả đề xuất Tổng cơng ty có thể điều chỉnh mức hệ số đánh giá thành như sau:
Hoàn thành xuất sắc công việc: 95 đến 100 điểm Hệ số hđg = 1.3 Hồn thành tốt cơng việc: 90 đến 95 điểm Hệ số hđg = 1.1 Hồn thành cơng việc 70 đến 90 điểm Hệ số hđg = 1.0 Chưa hồn thành cơng việc: 50 đến 70 điểm Hệ số hđg = 0.75 Không xếp loại: Dưới 50 điểm Hệ số hđg = 0
- Đa dạng hóa các hình thức khen thưởng: Hiện tại, hình thức khen thưởng được áp dụng tại Tổng công ty chủ yếu là thưởng bằng tiền mặt. Tổng cơng ty nên đa dạng hóa các hình thức khen thưởng như: một kỳ nghỉ phép, một chuyến đi du lịch nước ngoài cho người lao động và gia đình, hay một món q ý nghĩa nào đó... Đi kèm phần thưởng vật chất cần kết hợp với phần thưởng tinh thần, đó là sự sự ghi nhận thành tích, tổ chức lễ trao giải thưởng, vinh danh người lao động v..v. Điều này góp phần khích lệ rất lớn về tinh thần của người được khen thưởng, người lao động sẽ cảm thấy hãnh diện, tự hào, thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng của họ.
- Điều chỉnh thời hạn xét khen thưởng: Tổng công ty nên tổ chức đánh giá, bình xét thi đua theo tháng hoặc quý, hoặc tổ chức khen thưởng đột xuất khi người lao động hồn thành xuất sắc nhiệm vụ. Điều này khơng chỉ có tác động rất lớn tới động lực lao động của CBNV, khích lệ tinh thần thi đua lao động trong Tổng cơng ty mà cịn giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc
được khách quan, công bằng hơn. Mức thưởng nên được đưa ra một cách rõ ràng thông qua việc thảo luận và quyết định của Ban lãnh đạo Tổng công ty.
- Điều chỉnh mức tiền thưởng phù hợp với giá cả thị trường: Hiện nay mức thưởng thi đua cuối năm của Tổng công ty áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước mà chưa có sự linh hoạt. Do vậy, Tổng công ty cần xem xét lại, đưa ra quy định về mức thưởng linh hoạt theo giá cả thịtrường.
- Cần thu hút người lao động tham gia đóng góp ý kiến trong việc xây dựng chương trình, hình thức khen thưởng để có các hình thức khen thưởng phù hợp với nguyện vọng của CBCNV, mặt khác cũng tạo điều kiện cho người lao động hiểu rõ hơn về các chính sách khen thưởng của Tổng cơng ty và có kế hoạch phấn đấu.
Để cải thiện hơn nữa đời sống của người lao động, các hình thức phúc lợi của Tổng cơng ty cần phải được đa dạng hóa. Cụ thể là:
Việc sử dụng quỹ phúc lợi cần phải được lên kế hoạch cụ thể, phải xác định rõ cả về mặt định tính và định lượng, quy định tỷ lệ cho từng đối tượng hỗ trợ. Tổng công ty cần phải chi dùng hợp lý, tránh lãng phí, cố gắng làm thế nào để các hoạt động phúc lợi cho người lao động đạt kết quả cao mà không tốn kém về chi phí.
Tổng cơng ty cần thu hút người lao động tham gia đóng góp ý kiến vào việc xây dựng chính sách phúc lợi để có thể xây dựng được chương trình phúc lợi đa dạng, phù hợp với nguyện vọng của người lao động. Tiến hành nghiên cứu sở thích và sự lựa chọn của CBCNV để xây dựng được các chương trình phúc lợi phù hợp với từng nhóm người lao động. Ví dụ:
Tăng các dịch vụ và phúc lợi về mặt tài chính.
Tặng phiếu chăm sóc sắc đẹp ở các Spa vào ngày 8/3 cho CBNV nữ… Cung cấp thông tin thường xuyên và giải thích cho người lao động hiểu rõ hơn về các chương trình phúc lợi mà họ được nhận, lợi ích từ chương trình, giúp CBCNV thấy rõ được sự quan tâm của Tổng công ty đến đời sống cho người lao động.
Tổng công ty nên xem xét đa dạng hóa các loại hình phúc lợi tự nguyện mà người lao động hiện tại đang mong muốn công ty cung cấp thêm cho người lao động như: thời gian làm việc linh hoạt, hỗ trợ về nhà ở, phương tiện đi lại cho những lao động phải làm việc tại các Đơn vị, Công ty xa trung tâm, những lao động phải thường xuyên đi công tác tại các quận, huyện, nước ngoài.
3.2.4. Hoàn thiện hoạt động phân tích cơng việc và đánh giá thực hiện công việc
Thứ nhất; về hoạt động phân tích cơng việc
Đối với Tổng công ty Du lịch Hà Nội, hiện nay hoạt động phân tích cơng việc còn hạn chế và chưa được tiến hành thường xun, do đó Tổng Cơng ty nên tiến hành phân tích cơng việc một cách khoa học và định kỳ 1 – 2 năm phải xem xét lại cho phù hợp với tình hình thực tế.
Để thực hiện tốt cơng tác phân tích cơng việc, Tổng cơng ty Du lịch Hà Nội có thể thực hiện các đề xuất cụ thể như sau:
- Tìm hiểu những thơng tin cần thu thập trong phân tích cơng việc như: thông tin về tổ chức hoạt động của Tổng công ty, chế độ tiền lương, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong Tổng công ty, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động; thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động với các nhân viên khác, cách thức làm việc với các loại máy móc, trang thiết bị kĩ thuật… Ngoài ra là thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cơng việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kĩ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng…
- Xác định nội dung và trình tự thực hiện phân tích cơng việc. Áp dụng vấn đề này vào Tổng công ty, theo tác giả có thể tham khảo ý tưởng của Dessler (trong Human Resource Management, 1997) như sau:
hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lí nhất.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức Tổng công ty và bản mô tả công việc cũ.
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích cơng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện cơng tác phân tích.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân tích cơng việc. Có thể sử dụng phương pháp phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Thứ hai; về hồn thiện đánh giá thực hiện cơng việc
Hiện nay, hệ thống đánh giá thực hiện công việc Tổng công ty Du lịch Hà Nội đang áp dụng khá đơn giản, tiêu chí đánh giá chưa đầy đủ rõ ràng, việc ghi nhận thành tích chưa th sự cơng khai và minh bạch. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc tại Tổng công ty cụ thể như sau:
- Xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng, chi tiết: Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với nhiệm vụ được giao thực hiện và mục tiêu mà Tổng công ty mong muốn đạt tới như: doanh số hàng tháng, lượt khách lữ hành hàng tháng…. Để kết quả đánh giá phản ánh chính xác và cơng bằng kết quả thực hiện công việc của người lao động yêu cầu các tiêu chí phải được xây dựng