3.2.1.1 Nội dung
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 53
Hằng ngày nhân viên tƣ vấn sẽ cập nhật thơng tin khách hàng quan tâm khĩa học tại trƣờng, khi khách hàng cĩ nhu cầu học sẽ đến trực tiếp văn phịng tuyển sinh để đĩng học phí hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng, nhân viên tƣ vấn sẽ chịu trách nhiệm in đơn đăng ký nhập học và chuyển cho thủ quỹ thu tiền và viết phiếu thu (nếu khĩa học chƣa bắt đầu khai giảng) hoặc viết hĩa đơn GTGT và trực tiếp giao cho khách hàng.
Qui trình luân chuyển sổ sách:
Ghi chú:
: ghi hàng ngày. : ghi cuối tháng.
Cơng ty bán hàng dựa trên đơn đăng ký nhập học đã ký kết với khách hàng. Phịng kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu. Khi ghi nhận doanh thu cơng ty sử dụng Hĩa đơn giá trị gia tăng, Hĩa đơn đƣợc lập thành 3 liên: liên đỏ (giao cho Khách hàng), liên xanh (đƣợc lƣu lại cùng với phiếu thu), liên trắng (đƣợc lƣu lại để đĩng cùi). 3.2.1.2 Chứng từ, sổ sách và trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ và sổ sách Hồ sơ nhập học Phiếu thu Hĩa đơn GTGT
Sổ cái theo dõi tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Sổ chi tiết theo dõi doanh thu.
Bảng kê thu tiền mặt
Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng Lập hĩa đơn GTGT, Phiếu thu In hồ sơ nhập học Tƣ vấn Thủ quỹ KH Nhập vào sổ kế tốn tuyển sinh Sổ cái TK511
-Hồ sơ nhập học Sổ chi tiết
TK 511 Nhật ký chung HĐ GTGT Phiếu thu Chứng từ ghi sổ Báo cáo
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 54
Căn cứ vào các chứng từ đã lập kèm theo hĩa đơn kế tốn tiến hành nhập các thơng tin vào phần mềm kế tốn để theo dõi cơng nợ, theo dõi doanh thu và lƣu trữ chứng từ.
Kế tốn viên cĩ trách nhiệm theo dõi các khoản học phí của khách hàng đã thanh tốn ghi nhận vào “Báo cáo thu tiền”, đồng thời xác định đƣợc những khoản học phí đợt 2 và đợt 3 chƣa thu đƣợc để nhắc nhở khách hàng thanh tốn.
Trƣờng hợp nếu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế tốn sẽ tiến hành lập phiếu thu chuyển thủ quỹ để kiểm tra tiền và bảo quản tại két đồng thời lƣu trữ chứng từ.
Dựa vào chứng từ gốc, kế tốn ghi vào “Bảng kê hĩa đơn, chứng từ hàng hĩa, dịch vụ bán ra”. Cuối tháng, cuối quý lập bảng “Báo cáo đầu ra chi tiết”
Khi hạch tốn doanh thu, Cơng ty sử dụng các tài khoản sau : TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3.2.1.3 Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinhTrong năm 2010, doanh thu cơng ty là 28.950.215.000 đồng Trong năm 2010, doanh thu cơng ty là 28.950.215.000 đồng
Trích một vài trường hợp bán hàng cụ thể tại cơng ty:
Theo hố đơn bán hàng ngày 19/12/2010 cơng ty cĩ thu một học viên học phí là 44.000.000 đồng. Trƣờng hợp này cơng ty định khoản nhƣ sau:
- Phần hố đơn dịch vụ: Nợ TK 131: 44.000.000
Cĩ TK 5113: 44.000.000 Cĩ TK 3331: 0
- Ghi nhận doanh thu Nợ TK 111: 44.000.000
Cĩ TK 131: 44.000.000
Trường hợp chuyển khoản cơng ty định khoản như sau:
Ngày 26/12/2010, học viên chuyển khoản vào TK ngân hàng của Trƣờng học phí đợt 2. Cơng ty định khoản nhƣ sau:
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 55
Cĩ TK 511: 20.240.000 Cĩ TK 3331: 0
- Phần doanh thu đƣợc ghi nhận: Nợ TK 112: 20.240.000
Cĩ TK 131: 20.240.000 ……
Cuối năm, kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 5113 : 28.950.215.000
Cĩ TK 911: 28.950.215.000
3.2.1.4 Ghi sổ sổ kế tốn
Hàng ngày căn cứ vào hĩa đơn GTGT bán ra mà kế tốn sẽ nhập liệu vào máy (phần mềm excel) rồi kết xuất ra→ sổ cái tài khoản 511 → sổ nhật ký chung → Bảng cân đối tài khoản → Báo cáo tài chính Cuối năm kế tốn sẽ kết chuyển doanh thu bán hàng sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
cho năm 2010
HĨA ĐƠN Mẫu sổ : 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: KE/11P Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0003053 Ngày 19 tháng 12 năm 2010
Đơn vị bán hàng : CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ KENT
Mã số thuế: 0303006547
Địa chỉ : 148 – 150 Nguyễn Đình Chính, P8, Q. Phú Nhuận, HCM Số tài khoản :
Điện thoại : (08) 6292 0002 – (08) 6292 0006 Họ tên ngƣời mua hàng : Lê Hồng Lâm Tên đơn vị :
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 56
N g
ƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) (ký ,đĩng dấu, ghi rõ họ, tên)
( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hĩa đơn)
In tại cơng ty ĐT –PT-TM Viễn Đơng, MST: 0300377536, ĐT: (08) 384960 Số tài khoản :
Hình thức thanh tốn : TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hĩa ,dịch vụ Đvt Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4 x 5
01 Học phí lớp BME – Đợt 1
01 44.000.000 44.000.000
Cộng tiền hàng 44.000.000 Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh tốn: 44.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mƣơi bốm triệu đồng.
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 57
BIỄU MẪU 3.1: HĨA ĐƠN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ KENT
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
(Trích một vài nghiệp vụ phát sinh trong năm 2010)
Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dịng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Cĩ A B C D E G H 1 2 19/12/2010 HD0003053 19/12/2010 Học phí lớp BME – Đợt 1 511 111 44.000.000 ………. ……. ………. ……….. … …… …… ……… ……….. . Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập sổ Kế tốn trƣởng
BIỄU MẪU 3.2: SỔ NHẬT KÝ CHUNG TẠI CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ KENT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”
(Trích một vài nghiệp vụ phát sinh trong năm 2010)
Đơn vị tính: đồng
Dƣ đầu kỳ:
Ngày tháng Chúng từ Diễn giải
Tài khoản đối ứng
Nợ Cĩ
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 58 19/12/2010 HD0003053 19/12/2010 Học phí lớp BME – Đợt 1 111 44.000.000 … ….. …. …. … …. …. K/C doanh thu hàng bán 911 32.950.215.000 Cộng phát sinh 32.950.215.000 32.950.215.000 Số dƣ cuối kỳ 0 0 . Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Ngƣời lập sổ Kế tốn trƣởng
BIỄU MẪU 3.3: SỔ CÁI TÀI KHOẢN TẠI CƠNG TY TNHH QUỐC TẾ KENT
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, Cơng ty đƣa vào TK131 “Phải thu khách hàng”, sau đĩ tùy theo hình thức thanh tốn mà tiến hành ghi vào TK 111 “Tiền mặt”, hay TK 112 “Tiền gởi ngân hàng”, nhƣng việc thanh tốn thƣờng thực hiện thơng qua chuyển khoản.
3.2.2 Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu: “Hàng bán bị trả lại”
3.2.2.1 Nội dung
Trƣờng hợp hồn lại học phí cho khách hàng khi lớp khơng đủ số lƣợng khai giảng, hoặc khách hàng cĩ một số trƣờng hợp khẩn cấp nhƣ: tai nạn, bị bệnh cĩ giấy bác sĩ…Nhƣng những trƣờng này rất hiếm khi xảy ra.
Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại.
3.2.2.2 Chứng từ, sổ sách và trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ, sổ sách sử dụng: Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Phiếu chi
Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 531
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 59
Phịng Marketing và Phịng kế tốn sẽ chịu trách nhiệm xử lý các khiếu nại của khách hàng về việc khơng đủ số lƣợng để mở lớp. Sau khi kiểm tra, nếu đúng nhƣ khiếu nại của khách hàng là khơng đạt yêu cầu về việc khai giảng lớp nhân viên tƣ vấn sẽ chịu trách nhiệm làm đơn rút học phí và chuyển các chứng từ liên quan đến bộ phận kế tốn để kế tốn tiến hành lập phiếu chi hoặc ghi giảm số nợ cho khách hàng.
Đồng thời kế tốn ghi nhận vào các khoản mục hàng bán bị trả lại vào sổ sách thơng qua phần mềm kế tốn để cuối tháng kết chuyển vào tài khoản doanh thu và xác định doanh thu thuần.
3.2.2.3 Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trong năm 2010, khoảng hàng bán bị trả lại là 392.755.868 đồng. Trong năm 2010, khoảng hàng bán bị trả lại là 392.755.868 đồng.
Trích một vài trường hợp bán hàng cụ thể tại cơng ty:
Ngày 02/03/2010 Trƣờng cĩ trả lại học phí cho học viên do khơng đủ sinh viên mở lớp số tiền là: 17.190.000
Nợ TK 531 : 17.190.000 Cĩ TK 111: 17.190.000 ….
Cuối kỳ kết chuyển hàng bán bị trả lại sang doanh thu Nợ TK 5113 : 392.755.868
Cĩ TK 531: 392.755.868 3.2.2.4 Ghi sổ kế tốn
Căn cứ vào hĩa đơn GTGT bán ra và thủ quỹ lập phiếu chi tiền hồn trả học phí cho sinh viên khi khơng đủ điều kiện khai giảng lớp. Kế tốn sẽ ghi giảm doanh thu hàng bán.
Cuối tháng tổng kết và ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và báo với giám đốc, Cuối năm kế tốn sẽ kết chuyển vào tài khoản 511 để ghi nhận doanh thu.
3.2.3 Kế tốn thu nhập hoạt động tài chính
3.2.3.1 Nội dung
Thu nhập hoạt động tài chính của Cơng ty phát sinh chủ yếu là lãi tiền gởi ngân hàng. Vào cuối mỗi tháng, căn cứ vào Sổ phụ ngân hàng, kế tốn hạch tốn Thu nhập hoạt động tài chính phát sinh trong tháng. 3.2.3.2 Chứng từ, sổ sách tài khoản sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ, sổ sách Giấy báo cĩ Ngân Hàng Phiếu tính lãi
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 60
Sổ chi tiết
Tài khoản sử dụng TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. TK 515 cĩ các tài khoản cấp 2 :
TK 5151 - Lãi tiền gởi. TK 5152 - Chênh lệch tỷ giá. Trình tự luân chuyển chứng từ
Thủ quỹ sau khi thu học phí của sinh viên sẽ kết tốn vào cuối ngày và cách 02 ngày sẽ đi giao dịch tiền gửi qua ngân hàng. Ngân hàng sẽ gửi giấy báo cĩ qua email hoặc kiểm tra trực tiếp qua internet. Thủ quỹ sẽ cĩ trách nhiệm báo cáo doanh thu và lãi ngân hàng cho Giám đốc điều hành tại Cơng ty.
3.2.3.3Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh:
Trong năm 2010, doanh thu hoạt động tài chính cơng ty là 250.123.683 đồng
Trích một vài trường hợp bán hàng cụ thể tại cơng ty:
Ngày 25/02/2010, nhận giấy báo cĩ của ngân hàng ACB số 3410 về tiền lãi đƣợc nhận của tài khoản 31552309 với số tiền 2.317.552
Nợ TK 1121 : 2.317.552 Cĩ TK 515: 2.317.552
Ngày 25/02/2010, nhận lãi tiền gửi tháng 11/2010 của TK 31552319 của Ngân Hàng ACB theo số chứng từ 2831 của Ngân Hàng với số tiền 10.127.116
Nợ TK 1121 :10.127.116 Cĩ TK 515: 10.127.116 ……
Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Nợ TK 515 : 250.123.683
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 61
Căn cứ vào giấy báo cĩ của ngân hàng kế tốn kiểm tra số tiền trên hệ thống ngân hàng điện tử, xem số tiền gửi và số dƣ cĩ đúng chƣa. Nếu đúng thủ quỹ sẽ thực hiện cơng tác lên sổ cái tài khoản 515 và trình lên kế tốn trƣởng ký duyệt.
Cuối năm sẽ kết chuyển tất cả doanh thu hoạt động tài chính vào tài khoản 911 để lên bảng Xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp.
3.2.4 Kế tốn các khoản thu nhập khác
3.2.4.1 Nội dung
Thu nhập khác là các khoản thu nhập nằm ngồi những khoản thu nhập kể trên. Đối với Cơng ty, Thu nhập khác bao gồm: thu nhập từ việc xử lý cơng nợ, thu bổ sung BHYT, cho thuê mặt bằng canteen, bãi giữ xe, tiền điện cho thuê, phí làm thẻ cho sinh viên, thu phí tốt nghiệp…
Khoản thu nhập này chỉ chiếm giá trị nhỏ trong tổng số thu nhập của Cơng ty. 3.2.4.2 Chứng từ, sổ sách và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ, sổ sách Phiếu thu
Số cái theo dõi tài khoản 711 “Thu nhập khác”
Mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục của thu nhập khác
Khi phát sinh khoản thu nhập bất thƣờng, kế tốn ghi nhận vào sổ sách thơng qua phần mềm kế tốn – lƣu chứng từ.
Tài khoản sử dụng TK 711 – Thu nhập khác. TK 711 cĩ các tài khoản cấp 2 :
TK 7111 - Thu nhập do thƣởng, bồi thƣờng.
TK 7112 - Thu nhập do thanh lý nhƣợng bán TSCĐ. 3.2.4.3Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh:
Trong năm 2010, thu nhập khác của cơng ty là: 768.526.342 đồng
Trích một vài trường hợp bán hàng cụ thể tại cơng ty:
Ngày 29/11/2010 thu tiền điện câu nhờ trạm HCM 5134 (từ 24/10/2010 đến 24/11/2010) Nợ TK 131: 3.578.960
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 62
Ngày 30/11/2010 thu tiền căn tin cơ sở NĐC tháng 11/2011 Nợ TK 1111 : 1.000.000
Cĩ TK 711: 1.000.000 ……
Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thu nhập khác sang XĐKQKD Nợ TK 711 : 768.526.342
Cĩ TK 911 : 768.526.342
3.2.4.4 Ghi sổ kế tốn
Khi cĩ các chứng từ thu tiền phát sinh từ thủ quỹ kế tốn sẽ nhập chứng từ vào sổ nhật ký chung sổ cái tài khoản 811 Báo cáo hoạt động kinh doanh.
Cuối năm kế tốn lập lệnh chuyển tất cả vào tài khoản 911 để ghi nhận doanh thu. 3.3 Tổ chức kế tốn chi phí
3.3.1 Kế tốn giá vốn hàng bán
3.3.1.1 Nội dung
Giá vốn hàng bán của cơng ty bao gồm lƣơng của giáo viên, chi phí photocopy giáo trình, tài liệu cho mỗi lớp học. Kế tốn ghi nhận giá vốn hàng bán vào Sổ cái tài khoản 632 để theo dõi chứ khơng hạch tốn vào tài khoản 641, và khơng theo dõi ở Sổ chi tiết
3.3.1.2 Chứng từ, sổ sách và trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ, sổ sách
Chứng từ
- Hố đơn mua hàng - Phiếu chi, phiếu đề xuất - Các chứng từ khác cĩ liên quan
Sổ sách
- Nhật ký chung - Sổ cái TK 632
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 63
duyệt, chuyển cho kế tốn thanh tốn lập phiếu chi và ghi nhận vào sổ sách thơng qua phần mềm kế tốn; thủ quỹ chi tiền – lƣu chứng từ.
3.3.1.3 Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong năm 2010, chi phí quản lý bán hàng của cơng ty là: 980.670.000 đồng
Trích một vài trường hợp bán hàng cụ thể tại cơng ty:
Theo hố đơn số 16373, ngày 31/12/2010 kinh phí giảng dạy lớp Nghiệp vụ bán vé, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 632 : 34,000,000
Cĩ TK 331: 34,000,000
Ngày 31/1/2010 theo CTK 02, kế tốn hạch tốn lƣơng giáo viên dạy lớp Tiếng Anh nhƣ sau: Nợ TK 632 : 26,366,667
Cĩ TK 3348: 26,366,667 …
Cuối năm, kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 980.670.000 Cĩ TK 632: 980.670.000
3.3.1.4 Ghi sổ kế tốn
Hằng ngày kế tốn sẽ căn cứ vào hĩa đơn GTGT và phiếu đề xuất của các phịng ban chuyển lên kế tốn sẽ ghi vào nhật ký chung rồi kết xuất ra sổ cái TK 632 .
Cuối năm kế tốn sẽ kết chuyển vào tài khoản 911 để báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
3.3.2 Kế tốn chiphí bán hàng
3.3.2.1 Nội dung :
- Chi phí bán hàng là chi phí mà Cơng ty trả cho đội ngũ nhân viên bán hàng, chi phí đĩ bao gồm tiền lƣơng và các khoản phụ cấp, chi phí đi lại ăn uống sinh hoạt …..
MÃ SỐ ĐỀ TÀI : 1 Bản quyền: thuvienluanvan.org Trang 64
vấn….
3.3.2.2 Chứng từ, sổ sách và trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ, sổ sách: Chứng từ, sổ sách:
- Phiếu chi , phiếu đề xuất - Phân bổ khấu hao tài sản - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản 641
Tài khoản sử dụng :
Cơng ty sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động bán hàng và đƣợc mở chi tiết:
TK 6411 - Chi phí nhân viên TK 6412 - Chi phí vật liệu
TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415 - Chi phí bảo hành
TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác Trình tự luân chuyển chứng từ:
Các chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng sẽ đƣợc kế tốn ghi nhận dựa trên các chứng từ :