2.1.3 .Vai trũ chủ yếu của Hệ thống KSNB trong quản lý siờu thị
2.4 Đặc điểm chung về siêu thị, yêu cầu mục tiêu
2.4.1 ðặc ủiểm chung về Siờu thị
2.4.1.1 Khỏi niệm về Siờu thị
Siờu thị Smat ủúng trờn ủịa bàn Quận Long Biờn Ờ Thành Phố Hà Nội là một doanh nghiệp chuyờn bỏn lẻ tất cả cỏc mặt hàng trong nước, siờu thị ủó khụng ngừng phỏt triển và trở thành 1 trong số những siờu thị lớn trờn Thành phố - Hà Nội.
Ban Giỏm ủốc
Ban Giỏm ủốc của Siờu thị gồm cú Giỏm ủốc, cỏc Phú Giỏm ủốc ủiều hành. Giỏm ủốc là người ủiều hành hoạt ủộng hàng ngày của siờu thị và chịu trỏch nhiệm trước Cụng ty về việc thực hiện cỏc quyền và nhiệm vụ ủược
giao. Cỏc Phú Giỏm ủốc là người giỳp việc cho Giỏm ủốc và chịu trỏch nhiệm trước Giỏm ủốc về phần việc ủược phõn cụng, chủ ủộng giải quyết những
cụng việc ủó ủược Giỏm ủốc uỷ quyền và phõn cụng theo ủỳng chế ủộ chớnh sỏch của Nhà nước và điều lệ của siờu thị.
2.4.1.2 Mục tiờu, yờu cầu của hệ thống KSNB trong Siờu thị
KSNB là một chức năng thường xuyờn trong siờu thị và trờn cơ sở xỏc
ủịnh rủi ro cú thể xảy ra trong từng khõu cụng việc ủể tỡm ra biện phỏp ngăn
chặn nhằm thực hiện cú hiệu quả tất cả cỏc mục tiờu của siờu thị: - Mục tiờu thứ nhất là bảo vệ tài sản của siờu thị
Khối lượng tài sản Siờu thị rất lớn và thuộc sở hữu của rất nhiều cổ
ủụng Ờ là tài sản chung. Tuy vậy cỏc cổ ủụng lại khụng trực tiếp quản lý tài
sản và nắm rừ ủược ủặc ủiểm tài sản của siờu thị. Do ủú bảo vệ tài sản của
Siờu thị là một việc làm tất yếu.
- Mục tiờu thứ hai là ủảm bảo ủộ tin cậy của cỏc thụng tin
Một ủặc trưng nổi bật của Siờu thị ủú là sự tỏch biệt rừ ràng giữa quyền sở hữu, quyền quản lý và quyền kiểm soỏt. Cỏc chủ sở hữu siờu thị chỉ nắm
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 21
doanh và bỏo cỏo quản trị. Mặt khỏc, số lượng cổ ủụng nhỏ lẻ là rất lớn, danh tớnh lại thay ủổi thường xuyờn do ủặc ủiểm dễ chuyển giao quyền sở hữu. Do vậy Siờu thị phải cụng bố cụng khai, minh bạch và trung thực kết quả hoạt
ủộng của Siờu thị cho cỏc cổ ủụng bờn ngoài, phục vụ cho họ trong việc ra cỏc
quyết ủịnh kịp thời. Thụng tin cung cấp phải ủảm bảo tớnh kịp thời về thời
gian, tớnh chớnh xỏc và tin cậy về thực trạng hoạt ủộng, phản ỏnh ủầy ủủ
khỏch quan cỏc nội dung chủ yếu của mọi hoạt ủộng kinh tế, tài chớnh. đõy là một mục tiờu vụ cựng quan trọng, cú tớnh chất sống cũn ủối với Siờu thị trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Mục tiờu thứ ba là tuõn thủ phỏp luật và cỏc quy ủịnh, chớnh sỏch, chế
ủộ, thể lệ, quy tắc của Siờu thị
Một trong những lý do ủể tồn tại hệ thống KSNB trong siờu thị là nhằm
ủảm bảo siờu thị hoạt ủộng ủỳng quy ủịnh của phỏp luật, cũng như phỏt triển
theo ủỳng hướng siờu thị ủó ủề ra trong điều lệ, quy ủịnh của siờu thị. Cụ thể hệ thống KSNB cần:
Duy trỡ và kiểm tra việc tuõn thủ cỏc chớnh sỏch cú liờn quan ủến cỏc
hoạt ủộng của siờu thị;
Ngăn chặn và phỏt hiện kịp thời cũng như xử lý cỏc sai phạm và
gian lận trong mọi hoạt ủộng của siờu thị;
đảm bảo việc ghi chộp kế toỏn ủầy ủủ, chớnh xỏc cũng như việc lập
bỏo cỏo tài chớnh trung thực và khỏch quan.
Mục tiờu thứ tư là ủảm bảo hiệu quả của hoạt ủộng và hiệu năng quản lý. Siờu thị cú khả năng huy ủộng vốn với quy mụ lớn trong thời gian ngắn, số lượng người sở hữu trong siờu thị là khụng giới hạn và luụn luụn biến ủộng.
Siờu thị việc lói lỗ ảnh hưởng ủến quyền lợi của từng cỏ nhõn, từng cổ ủụng, cú tầm ảnh hưởng rộng khắp thậm chớ tồn xó hội. Do ủú yờu cầu kiểm soỏt rất cao; cỏc
quỏ trỡnh kiểm soỏt trong siờu thị phải ủược thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 22
hiệu quả cỏc nguồn lực của siờu thị. điều này ủược thể hiện ở chỗ: ngoài nhiệm vụ kiểm tra kiểm soỏt cỏc hoạt ủộng của Siờu thị, hệ thống KSNB cần chỉ ra ủược
những mặt cũn tồn tại của siờu thị và ủưa ra ủược cỏc giải phỏp khắc phục ủể nõng cao hiệu quả.
Như vậy, cỏc mục tiờu của hệ thống KSNB rất rộng, chỳng bao trựm lờn mọi mặt hoạt ủộng và cú ý nghĩa quan trọng ủối với sự tồn tại và phỏt
triển của Siờu thị.
Hệ thống KSNB là một hệ thống cỏc chớnh sỏch và thủ tục ủược thiết lập
nhằm ủạt ủược bốn mục tiờu sau: Bảo ủảm ủộ tin cậy của cỏc thụng tin bỏo cỏo; đảm bảo chế ủộ phỏp lý và những quy ủịnh; Bảo ủảm hiệu quả và hiệu lực của cỏc hoạt ủộng; và bảo vệ cỏc tài sản của ủơn vị (Liờn ủoàn Kế toỏn
Quốc tế IF)
Cũng cú quan niệm cho rằng hệ thống KSNB là những phương phỏp và chớnh sỏch ủược thiết lập ủể ngăn chặn gian lận, giảm thiếu sút, khuyến khớch hiệu quả hoạt ủộng nhằm ủạt ủược sự tuõn thủ cỏc chớnh sỏch, cỏc quy ủịnh ủược
thiết lập (Mekong Capital, 2004)
KSNB là quỏ trỡnh ủược thiết lập từ người quản lý ủể ủạt cỏc mục tiờu của tổ chức. Quỏ trỡnh này bao gồm việc thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt và cỏc chớnh sỏch ủể ủảm bảo tất cả cỏc nghiệp vụ ủược ghi chộp hợp phỏp, ghi chộp
ủỳng kỳ, ghi chớnh sỏc và bảo vệ ủược cỏc tài sản. Cỏc hoạt ủộng kiểm soỏt
cũn phải ủược thiết kế ủể cung cấp cả những thụng tin phản hồi cho người
quản lý về tớnh hiệu lực của chớnh cỏc thủ tục kiểm soỏt ủó ủược ủề ra
2.4.1.3 Cỏc mục tiờu của hệ thống KSNB
Bất kỳ hỡnh thức nghiệp vụ kinh tế nào thỡ quỏ trỡnh ghi sổ ủều cú thể xẩy ra một vài loại sai sút. Nhằm ngăn ngừa sai sút trong cỏc sổ kế toỏn và sổ sỏch khỏc thỡ hệ thống KSNB ủối với BCTC phải thoả món 7 mục tiờu chi tiết sau:
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 23
Thứ nhất, Cỏc nghiệp vụ ghi sổ phải cú căn cứ hợp lý. Hệ thống KSNB khụng thể cho phộp ghi cỏc nghiệp vụ khụng tồn tại hoặc nghiệp vụ giả vào sổ sỏch.
Thứ hai, Cỏc nghiệp vụ kinh tế phải ủược phờ chuẩn ủỳng ủắn. Nếu
một nghiệp vụ kinh tế khụng ủược phờ chuẩn xẩy ra thỡ cú thể dẫn ủến một
nghiệp vụ lừa ủảo hoặc ảnh hưởng tới lảng phớ và phỏ hoại tài sản của siờu thị núi chung và siờu thị núi riờng.
Thứ ba, Cỏc nghiệp vụ kinh tế hiện cú phải ủược ghi sổ ủầy ủủ. Cỏc thể thức KSNB của khỏch hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế ra ngoài sổ sỏch.
Thứ tư, cỏc nghiệp vụ kinh tế phải ủược ủỏnh giỏ ủỳng ủắn. Một cơ cấu KSNB ủầy ủủ gồm cỏc thể thức ủể trỏnh cỏc sai số khi tớnh toỏn và ghi sổ số tiền của nghiệp vụ ủú ở cỏc giai ủoạn khỏc nhau của quỏ trỡnh ghi sổ.
Thứ năm, Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh ủược phõn loại ủỳng ủắn.
Quỏ trỡnh phõn loại ủỳng ủắn tài khoản phự hợp với cơ cấu tài khoản của
khỏch hàng phải ủược thực hiện trờn cỏc sổ sỏch ủể cỏc bỏo cỏo ủược trỡnh
bày ủỳng ủắn.
Thứ sỏu, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh ủược phản ỏnh ủỳng lỳc. Việc ghi sổ cỏc nghiệp vụ sớm hoặc muộn hơn so với thực tế sẽ làm tăng khả năng ghi sổ với số tiền khụng chớnh xỏc. Nếu ghi sổ muộn lại xẩy ra vào cuối kỳ thỡ bỏo cỏo tài chớnh sẽ bị sai.
Thứ bảy, cỏc nghiệp vụ kinh tế phải ủược ghi ủỳng vào sổ phụ và ủược tổng hợp chớnh xỏc. Cơ cấu KSNB phải ủảm bảo cỏc nghiệp vụ ủược ghi vào sổ phụ sau ủú ủược ghi vào sổ cỏi và cuối cựng ủược tổng hợp ủể ủưa vào
BCTC một cỏch chớnh xỏc.
Cỏc mục tiờu của hệ thống KSNB phải ủược ỏp dụng cho từng nghiệp vụ
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 24
Bảng 1: Cỏc mục tiờu của hệ thống KSNB với nghiệp vụ bỏn hàng
Cỏc mục tiờu chung của KSNB Cỏc mục tiờu của KSNB với nghiệp vụ bỏn hàng
1. Cỏc N/vụ ghi sổ cú căn cứ hợp lý Cỏc NV bỏn hàng ủược ghi sổ cú thật 2.Cỏc NV phải ủược phờ chuẩn ủỳng ủắn Cỏc NV bỏn hàng phải ủược phờ chuẩn 3. Cỏc NV phải ủược ghi sổ ủõy ủủ Cỏc NV bỏn hàng phải ủược ghi sổ ủầy ủủ 4. Cỏc NV phải ủược ủỏnh giỏ ủỳng ủắn Cỏc NV bỏn hàng ủược tớnh ủỳng
5. Cỏc NV phải ủược phõn loại ủỳng ủắn Cỏc NV bỏn hàng ủược phõn loại ủỳng ủắn 6.Cỏc NV phải ủược phản ỏnh ủỳng lỳc Cỏc NV bỏn hàng ghi sổ ủỳng kỳ
7. Cỏc NV phải ủược ghi ủỳng sổ phụ ủựơc tổng hợp chớnh xỏc
Cỏc NV bỏn hàng ủược ghi ủỳng sổ phụ và tổng hợp chớnh xỏc
Nguồn: Dung, đoàn, 2001 2.4.1.4 Vai trũ chủ yếu của hệ thống KSNB
Ban giỏm ủốc ủưa ra cỏc mục tiờu và muốn thực hiện cỏc mục tiờu ủú bằng nhiều biện phỏp trong ủú Hệ thống KSNB là một trong số ủú và cú vai trũ quan trọng vỡ:
- đảm bảo tớnh xỏc thực và trọn vẹn của thụng tin
- Giỳp cho việc tuõn thủ chớnh sỏch, kế hoạch, thủ tục, phỏp luật và cỏc quy ủịnh.
- Giỳp bảo vệ tài sản
- Giỳp sử dụng nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả
- Giỳp thực hiện cỏc mục tiờu ủề ra cho cỏc hoạt ủộng hoặc chương trỡnh Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ ủưa lại cỏc lợi ớch sau:
+ đảm bảo tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu kế toỏn và BCTC của Siờu thị;
+ Giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc trộm cắp do bờn ngoài hoặc nhõn viờn Siờu thị gõy ra;
+ Giảm bớt rủi ro hoặc sai sút khụng cố ý của nhõn viờn dẫn ủến tổn hại cho Siờu thị;
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 25
+ Giảm bớt rủi ro khụng tuõn thủ chớnh sỏch và quy trỡnh kinh doanh của Siờu thị
+ Ngăn chặn những rủi ro do quản lý rủi ro chưa ủầy ủủẦ.
Sơ ủồ 2: Cơ cầu của hệ thống KSNB
Nguồn: Dung, đoàn, 2001 2.4.1.5 Mụi trường kiểm soỏt
Mụi trường soỏt bao gồm những yếu tố ảnh hưởng cú tớnh chất bao trựm lờn việc thiết kế và vận hành cỏc quỏ trỡnh KSNB, hệ thống kế toỏn và cỏc thủ tục kiểm soỏt. Mụi trường kiểm soỏt tốt chưa thể ủảm bảo cho quỏ trỡnh kiểm soỏt và hệ thống KSNB tốt nhưng nếu mụi trường kiểm soỏt khụng thuận lợi thỡ sẽ ảnh hưởng lớn ủến hiệu lực của hệ thống KSNB.
Một là ủặc thự quản lý
đặc thự quản lý ủề cập tới quan ủiểm khỏc nhau trong ủiều hành hoạt ủộng của cỏc nhà quản lý. Cỏc quan ủiểm ủú sẽ ảnh hưởng trực tiếp ủến chớnh
sỏch, chế ủộ, cỏc quy ủịnh và cỏch thức kiểm tra, kiểm soỏt trong Siờu thị. - Quan ủiểm của người quản lý trong ủiều hành kinh doanh
+ Kinh doanh trung thực hay khụng, tỡm kiếm lợi nhuận như thế nào + Tầm quan trọng của sự minh bạch trong bỏo cỏo tài chớnh
+ Thỏi ủộ ứng xử với rủi ro trong kinh doanh - Quyền quản lý trong doanh siờu thị
Hệ thống KSNB Mụi trường kiểm soỏt Hệ thống kiểm soỏt Thủ tục kiểm soỏt
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 26
+ Quản lý tập trung hay phõn tỏn
+ Quyền quyết ủịnh của cỏ nhõn hay tập thể
- Quan ủiểm của lónh ủạo về tầm quan trọng của KSNB Mụi trường kiểm soỏt ủược thể hiện qua sơ ủồ 2.4.1.5
Sơ ủồ 3: Mụi trường kiểm soỏt
Nguồn: Dung, đoàn, 2001
Thực chất của một hệ thống kiểm soỏt hiệu quả nằm trong quan ủiểm
và cỏch thức ủiều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soỏt là quan trọng và phổ biến rừ cỏc nhõn viờn thỡ người dưới quyền tuõn thủ hệ thống kiểm soỏt ủó ủược thiết lập. Ngược lại thỡ mục tiờu kiểm
soỏt sẽ khụng thể ủạt ủược một cỏch hữu hiệu.
2.4.1.6 Hệ thống kế toỏn
Hệ thống kế toỏn là một mắt xớch, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB. Thụng qua việc ủối chiếu tớnh toỏn và ghi chộp cỏc
nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, hệ thống kế toỏn vừa cung cấp thụng tin cho việc ra quyết ủịnh quản lý ủồng thời vừa cú tỏc dụng kiểm soỏt hoạt ủộng.
Mục ủớch của hệ thống kế toỏn trong một tổ chức là nhận biết, thu thập, phõn loại, ghi sổ và bỏo cỏo cỏc nghiệp vụ kinh tài chớnh của tổ chức ủú nhằm thoả món chức năng thụng tin và kiểm tra cỏc hoạt ủộng kế toỏn. Một hệ
Mụi trường kiểm soỏt
đặc thự quản lý Cơ cấu tổ chức Cơ chế hoạt ủộng kiểm Chớnh sỏch nhõn sự Cụng tỏc kế hoạch Kiểm toỏn nội bộ Cỏc nhõn tố bờn ngoài
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 27
thống kế toỏn hữu hiệu phải ủảm bảo cỏc mục tiờu chi tiết của hệ thống
KSNB. Tớnh kiểm soỏt của hệ thống kế toỏn
Sơ ủồ 4: Quy trỡnh kế toỏn
Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung (2009) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH. QTKD
Sơ ủồ 5: Quỏ trỡnh vận ủộng của chứng từ
Nguồn: Phạm Thị Mỹ Dung (2009) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH. QTKD
Hệ thống chứng từ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn Siờu thị ỏp dụng theo Quyết ủịnh số 48/2006/Qđ-
BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh. Hệ thống chứng từ kế toỏn bao gồm:
- Chứng từ liờn quan ủến tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu ủề nghị
tạm ứng, phiếu ủề nghị thanh toỏn, giấy lĩnh tiền, giấy gửi tiềnẦ
- Chứng từ liờn quan ủến tài khoản ngõn hàng: Sộc, uỷ nhiệm chi, lệnh
chuyển tiền, giấy bỏo nợ, giấy bỏo cúẦ
Kiểm tra Ghi sổ kế toỏn
Bảo quản Lưu và huỷ Thu thập
hoặc lập
Nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh Chứng từ (Tiếp nhận hoặc lập)
Nhật ký, sổ chi tiết Sổ cỏi, sổ tổng hợp
Trường đại học Nụng nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 28
- Chứng từ liờn quan ủến hàng tồn kho: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho, phiếu yờu cầu xuất hàng, biờn bản giao nhậnẦ
- Chứng từ liờn quan ủến tài sản: Biờn bản giao nhận, biờn bản thanh lý, biờn bản ủỏnh giỏ, biờn bản kiểm kờ, bảng tớnh và trớch khấu hao tài sản cố ủịnhẦ
Trỡnh tự luõn chuyển và kiểm tra chứng từ kế toỏn:
Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do bờn trong hoặc bờn ngoài Siờu thị chuyển ủến ủều phải tập trung vào phũng kế toỏn Siờu thị ủể kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toỏn ủú và chỉ sau khi kiểm tra xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới tiến hành hạch toỏn ghi sổ kế toỏn. Kế toỏn thực hiện kiểm tra chứng từ ở cỏc khớa cạnh sau: kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, ủầy ủủ cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ kế toỏn; kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, ủối chiếu chứng từ kế toỏn với cỏc tài liệu liờn
quan khỏc; kiểm tra tớnh ủỳng ủắn của việc phờ duyệt chứng từ kế toỏn; kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu, thụng tin trờn chứng từ kế toỏn.
Hệ thống sổ kế toỏn
Hiện nay Siờu thị ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung. Hệ thống sổ kế toỏn bao gồm sổ cỏi cỏc tài khoản và cỏc sổ chi tiết. Hệ thống sổ chi tiết
ủược theo dừi cho từng khỏch hàng (ủối với cỏc khoản cụng nợ), chi tiết theo