( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị)
Theo yờu cầu ủơn bổ sung của nhõn viờn bỏn hàng kờ bảng kờ chi tiết cỏc mặt hàng và cú chữ ký của 2 nhõn viờn ca sỏng và chiều ký nhận, (ủể trỏnh nhõn viờn bỏn hàng lấy quỏ nhiều hàng bầy trờn quầy kệ chiếm mất chổ
ủể của sản phẩm khỏc). Sau ủú ủưa cho bộ phận quản lý nghành hàng những
sản phẩm cần bổ sung , bộ phận quản lý xuống quầy kệ xỏc minh lại một lần nữa, sau ủú ủưa cho tổ trưởng ngành hàng xỏc nhận ủưa cho bộ phận kho,
nhõn viờn kho lờn phũng kinh doanh ủưa cho bộ phận kinh doanh kiểm tra
trờn mỏy tớnh của phầm mền bỏn hàng xem cú ủỳng cần bổ sung cỏc mặt hàng trờn khụng, và sau khi kiểm xong thấy khụng cú vấn ủề gỡ thỡ ký duyệt cho
nhõn viờn kho làm phiếu xuất kho xuống quầy kệ.
Bảng kờ yờu cầu ủặt hàng (nhõn viờn bỏn hàng)
Kiểm tra ủơn ủặt hàng, lờn lịch ủặt hàng với nhà cung cấp (trưởng phũng kinh doanh) Xem xột trước khi trỡnh ký duyệt cỏc
mặt hàng cần nhập theo ủơn (Phú giỏm ủốc)
Duyệt nhập mua hàng (Giỏm ủốc)
Chuyển ủơn ủặt hàng ủến nhà cung cấp (nhõn viờn phũng kinh doanh)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 54
Nếu khụng ủủ số lương theo yờu cầu của cỏc nhõn viờn bỏn hàng thỡ
phũng kinh doanh lờn kế hoạch ủặt hàng ngay với cỏc nhà cung cấp (ủõy là
trường hợp ủột xuất thiếu hàng)
* Dự kiến kế hoạch mua hàng
Phũng kinh doanh – thị trường ủảm nhận việc chuẩn bị mua hàng, cụ thể như sau:
- Tỡm hiểu và lựa chọn giỏ mua tốt nhất; - Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
- Lựa chọn mẫu mó cũng như chất lượng sản phẩm
- ðối với cỏc nhà cung cấp trong nước: Hợp ủồng phải ủược ký trực tiếp. - ðối với cỏc nhà cung cấp nước ngoài: Hợp ủồng ký qua fax ủược
chấp nhận.
- Hợp ủồng ủó ký ủược chuyển tới phũng tài chớnh kế toỏn ủể thực hiện việc thanh toỏn theo ủiều khoản thanh toỏn của hợp ủồng.
Cụng việc lấy bỏo giỏ và lựa chọn nhà cung cấp do Trưởng phũng kinh doanh - thị trường phụ trỏch. Khi phiếu chào hàng của nhà cung cấp ủược
chấp nhận, cỏn bộ phụ trỏch mua hàng tiến hành ủàm phỏn, soạn thảo hợp ủồng mua hàng hoặc ủơn ủặt hàng.
* Bỡnh thường cứ 5 ngày phũng kinh doanh lờn kế hoạch ủặt hàng.
Kiểm tra hàng tồn trờn quầy kệ + kho + trờn phần mềm, sau khi kiểm tra xong cỏc mặt hàng nào cũn thiếu nhiều hay thiếu ớt lập bảng kờ lờn kế hoạch mua hàng ủặt hàng với cỏc nhà cung cấp ủó cú từ trước.
* Nhu cầu mua hàng
Trưởng phũng kinh doanh lờn lịch cho cỏc nhõn viờn kinh doanh nghành hàng xuống kiểm tra trực tiếp cỏc mặt hàng của quầy mỡnh quản lý cựng với nhõn viờn bỏn hàng, xem cỏc mặt hàng nào bỏn chạy cần lấy dự phũng thờm và 1 số mặt hàng thiếu lờn bảng kờ cỏc mặt hàng ủơn giỏ, số
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 55
* Duyệt mua hàng
Nhõn viờn kinh doanh nghành hàng làm xong ủơn ủặt hàng chuyển cho trưởng phũng kinh doanh
Trưởng phũng kinh doanh tập hợp, trỡnh ban giỏm ủốc ký duyệt lựa chọn nhà cung cấp 1 lần nữa, trước khi ký duyệt giỏm ủốc cú hỏi 1 số vấn ủề.
Như nhà cung cấp này giỏ cả phương thức thanh toỏn thế nào vấn như trước hay cú thay ủổi gỡ khụng.
Liờn tục hỏi phũng kinh doanh là cú nhà cung cấp nào tốt hơn khụng phải chụi khú lờn mạng xem nhộ nếu cú gỡ thỡ thụng tin cho Tụi luụn, về chất lượng mẫu mó trờn thị trường, giỏ cả hợp lý cú một số mặt hàng cú ủắt hơn chỳt ớt nhưng chất lượng tốt thỡ vẫn xem xột và ủạt hàng chất lượng là hàng ủầu.
* Gửi cho nhà cung cấp trong danh sỏch
Sau khi ban giỏm ủốc ký duyệt mua hàng xong thỡ nhõn viờn phũng
kinh doanh quản lý cỏc nghành hàng gọi ủiện cho nhà cung cấp bỏn hàng cho mỡnh với giỏ hợp lý nhất, hỏi xem cú ủủ những mặt hàng số lượng mà mỡnh cần khụng và giỏ cả cú thay ủổi gỡ khụng nếu nhà cựng cấp núi khụng thay
ủổi giỏ thỡ lập tức nhõn viờn kinh doanh làm cỏc thủ tục sau.
- Trường hợp cú ủủ cỏc mặt hàng cần thỡ nhõn viờn phũng kinh doanh sau khi kết thỳc cuộc gọi ủiện phải Fax ủơn ủặt hàng của mỡnh cho nhà cung
cấp ngay và núi luụn là phải giao hàng trong ngày hụm sau ủể cú hàng bỏn. - Trường hợp ủơn ủặt hàng của mỡnh cũn một số mặt hàng thiếu thỡ
phải tiềm nhà cung cấp bỏn hàng với giỏ cao hơn ủể mua cho ủủ hàng sau,
yờu cầu nhà cung cấp Fax ủơn giỏ cỏc mặt cần mua sang bờn mỡnh ủể bỏo cỏo với trưởng phũng kinh doanh, trưởng phũng kinh doanh xem xột và ủưa cho ban giỏm ủốc thảo luận và ủưa ra quyết ủịnh nờn mua hay khụng mua nhiều hay ớt, nếu mua thỡ bỏn với giỏ thế nào cho hợp lý. Sau khi ủược ban giỏm ủốc
ủồng ý mua với giỏ ủưa ra từ nhà cung cấp thỡ nhõn viờn kinh doanh lờn kế
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 56
* Nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nhận hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng ủến thỡ phải bỏo cho nhõn viờn
bảo vệ vũng ngoài của Siờu thị biết, và cú ghi cỏc thụng tin lại (Sơ ủồ ….). Sau ủõy là trớch dẫn 1 vớ dụ về giao nhận hàng tại Siờu thị.
Hộp 4.2.Thủ tục nhận hàng
Tụi cú mang 1 số mặt hàng gia dụng ủến giao cho cụ Thu phũng kinh doanh gọi hàng và cú Fax ủơn hàng sang Cụng ty tụi, cú ủưa ra ủược bằng
chứng chứng minh là cụ Thu cú gọi hàng,
Sau ủú nhõn viờn bảo vệ bờn ngoài ủưa cho nhõn viờn bảo vệ bờn
trong, nhõn viờn bảo vệ lập tức gọi ủiện lờn phũng kinh doanh xin cho gặp cụ Thu và núi là cụ gọi hàng của nhà cung cấp ðức Chớnh về hàng gia dụng
Cụng ty họ chuyển hàng sang cho minh rồi Cụ Thu xuống nhận hàng,
Khi nhận ủược thụng bỏo của bảo vệ cú hàng về thỡ Cụ Thu lập tức bỏo cho cỏc thành phần cú liờn quan giỏm sỏt xuống cửa tầng 1 nhận hàng từ nhà cung cấp.
Nguyễn Văn Thành, Cụng ty CP TM ðức Chớnh, 48 hàng tre – Hoàn kiếm – Hà nội