( Nguồn: Phũng kinh doanh Siờu thị
- Cơ sở ủể ghi cụng nợ nhà cung cấp: Hoỏ ủơn GTGT hàng hoỏ, vật tư mua vào và Hoỏ ủơn vận chuyển hàng (nếu cú): phải cú ủầy ủủ cỏc yếu tố hợp lý, hợp lệ (Tờn người bỏn và người mua, mó số thuế của nhà cung cấp; chủng loại hàng hoỏ, dịch vụ; số lượng, giỏ tiền, thuế, ngày lập hoỏ ủơn, ủầy ủủ chữ ký của những người cú liờn quan và dấu của ủơn vị cung cấp).
- Kiểm tra phần chiết khấu thanh toỏn mà Siờu thị ủược hưởng trong
trường hợp trả tiền sớm.
- Chứng từ: Phiếu nhập kho, bỏo cỏo nhận hàng ủược lập thành 04 liờn, 01 liờn chuyển cho thủ kho ủể thủ kho tiến hành nhập kho hàng hoỏ vào phần mềm bỏn hàng và vào sổ kho nhập hàng, 01 liờn chuyển cho phũng tài chớnh kế toỏn ghi sổ cụng nợ phải trả cho nhà cung cấp, liờn cũn lại ủược lưu tại phũng kinh doanh. Trờn phiếu nhập kho, yờu cầu thủ kho phải ghi chớnh xỏc tờn mó nhà cung cấp ủơn vị bỏn hàng ủịa chỉ, mó số thuế ủể làm căn cứ xỏc ủịnh ủỳng cụng nợ phải trả ủối với nhà cung cấp.
Kế toỏn cụng nợ xem lịch trả nợ theo hợp ủồng ủó ký kết, viết phiếu chi
(Phũng kế toỏn)
Duyệt chi trả nợ nhà cung cấp (Phũng kế toỏn)
Duyệt chi thanh toỏn (Giỏm ủốc)
Thủ quỹ xuất trả tiền theo phiếu chi (Phũng kế toỏn)
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 60
Sau khi nhận hàng xong phần thanh toỏn ghi cụng nơ thuộc trỏch nhiệm của phũng tài chớnh kế toỏn và nhõn viờn kế toỏn cụng nợ. Căn cứ vào lịch thanh toỏn trờn hợp ủồng hay yờu cầu thanh toỏn ngay của nhà cung cấp, kế toỏn cụng nợ lờn danh sỏch trả nợ cho nhà cung cấp, chuyển kế toỏn trưởng xem xột trỡnh ban giỏm ủốc về số tiền phải trả theo trong lịch là bao nhiờu tiền, bao nhiờu nhà cung cấp, bỏo cho kế toỏn tiền mặt về cụng nợ phải trả trong ngày tới, kế toỏn phải kiểm tra xen lượng tiền chi trả cú ủủ theo yờu cầu của phũng kế toỏn khụng sau ủú bỏo lại với ban giỏm ủốc và kế toỏn trưởng ủể xem và ủưa ra quyết ủịnh. Trờn cơ sở ủú, kế toỏn tiền mặt, tiền gửi (thanh toỏn qua ngõn hàng)
tiền hành lập chứng từ chi (Phiếu chi) và UNC trỡnh Kế toỏn trưởng và Giỏm
ủốc xột duyệt. Sau ủú bộ chứng từ (ủó cú ủầy ủủ chữ ký của Giỏm ủốc và Kế
toỏn trưởng) sẽ ủược chuyển cho kế toỏn thanh toỏn, thủ quỹ ủể thanh toỏn
cho nhà cung cấp. Phiếu chi ủó cú chữ ký của người nhận tiền hay giấy bỏo nợ của ngõn hàng, kế toỏn tiền mặt, kế toỏn tiền gửi tiến hành vào sổ chi tiết cụng nợ cho từng khỏch hàng, ủồng thời lưu cỏc chứng từ thanh toỏn này với bộ hoỏ ủơn gốc nhập hàng ủó nhận ủược khi nhận hàng.
Cuối thỏng, phũng kế toỏn phải kiểm tra, ủối chiếu số cụng nợ với nhà cung cấp.
* Kết thỳc
Quỏ trỡnh lập kế hoạch mua hàng, dư kiến mua hàng, nhu cầu mua hàng, ký duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, gửi ủơn ủặt hàng cho ủến thực hiện mua hàng, kiểm tra hàng, thanh toỏn với nhà cung cấp,qua rất nhiều cỏc khẩu chuẩn bị xem xột ra quyết ủịnh khụng trỏch khỏi sai sút cần phải cú ban kiểm soỏt nội bộ trong từng khõu từng quy trỡnh thỡ mới hoàn thiện ủược.
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 61
• Quy trỡnh làm giỏ bỏn hàng