III. ðẶC ðIỂM SIấU THỊ SMAT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIấN CỨU
3.1 ðặc ủiểm siờu thị Smat
3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý
Với diện tớch Siờu thị khoảng 500m2 nhõn với 5 tầng hiện nay Siờu thị khoảng 45 – 50 nhõn viờn bỏn hàng làm việc tại Siờu thị Chia làm 2 ca,bộ phận hành chớnh khoảng 18 người. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Siờu thị cú thể
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 33
Sơ ủồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ mỏy của Siờu thị
( Nguồn: Phũng hành chớnh Siờu thị Smat)
Hội ủồng quản trị :
Hội ủồng quản trị (HðQT) là tổ chức quản lý cao nhất trong Siờu thị, do
ðại hộ cổ ủụng của cụng ty bầu ra. HðQT hiện cú 5 thành viờn, bao gồm: Chủ
tịch, 1 Phú chủ tịch và 4 thành viờn. + Chức năng và nhiệm vụ:
- Quyết ủịnh chiến lược phỏt triển của Cụng ty. - Quyết ủịnh phương ỏn ủầu tư.
- Quyết ủịnh giải phỏp phỏt triển thị trường, tiếp thị và cụng nghệ, thụng qua hợp ủồng mua, bỏn, cho vay và hợp ủồng khỏc cú giỏ trị bằng hoặc lớn
hơn 50% tổng giỏ trị tài sản ủược ghi trong sổ kế toỏn của Cụng ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cỏch chức giỏm ủốc và cỏn bộ quản lý quan
trọng khỏc của Cụng ty, quyết ủịnh mức lương và lợi ớch khỏc của cỏc cỏn bộ quản lý.
- Quyết ủịnh cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Cụng ty - Trỡnh bỏo quyết toỏn tài chớnh hàng năm lờn ủại hội cổ ủụng
Ban Giỏm ðốc Phú Giỏm ủốc phụ trỏch kinh doanh Phú Giỏm ủốc phụ trỏch tài chớnh Phũng kinh doanh Phũng kế toỏn Phũng nhõn sự Giỏm ðốc
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 34
- Duyệt chương trỡnh nội dung tài liệu, phục vụ họp ủại hội cổ ủụng hoặc thực hiện cỏc thủ tục hỏi ý kiến ủể ủại hội cổ ủụng thụng qua quyết ủịnh.
+ Quyền hạn và trỏch nhiệm:
- Hội ủồng Quản trị cú toàn quyền nhõn danh Cụng ty ủể quyết ủịnh mọi vấn ủề liờn quan ủến mục ủớch, quyền lợi của Cụng ty, trừ những vấn ủề thuộc thẩm quyền của ðại hội cổ ủụng.
- Chịu trỏch nhiệm trước ðại hội cổ ủụng về những sai phạm trong quản lý vi phạm ủiều lệ, vi phạm phỏp luật , gõy thiệt hại cho Cụng ty
- Kiến nghị mức tổ chức ủược trả, Quyết ủịnh thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc sử lý cỏc khoản lỗ phỏt sinh trong quỏ trỡnh kinh doanh
Ban kiểm soỏt
Do ðại hội ủồng cổ ủụng bầu, thay mặt cổ ủụng kiểm soỏt mọi hoạt ủộng kinh doanh, quản trị và ủiều hành của Siờu thị.
Ban Giỏm ủốc:
Ban Giỏm ủốc bao gồm 3 thành viờn: Giỏm ủốc và 2 Phú Giỏm ủốc.
Giỏm ủốc
Giỏm ủốc là người ủại diện và chịu trỏch nhiệm cao nhất của Siờu thị
về mọi hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Siờu thị. Giỏm ủốc cú nhiệm vụ: Hoạch ủịnh chiến lược kinh doanh và lónh ủạo thực hiện kế hoạch kinh
doanh của Siờu thị như xỏc ủịnh mục tiờu và phương hướng phỏt triển của Siờu thị, ủỏnh giỏ thực hiện kế hoạch và cỏc biện phỏp khắc phục cho Siờu thị;
ðề ra cỏc biện phỏp kiểm soỏt;
Cải tiến tổ chức;
Qui ủịnh trỏch nhiệm, quyền hạn, yờu cầu của từng chức danh trong Siờu thị;
Xõy dựng cỏc tiờu chuẩn hoạt ủộng và chớnh sỏch nhõn sự;
Thiết lập hệ thống thụng tin cú hiệu quả, thiết lập cỏc quan hệ mật thiết giữa Siờu thị với bờn ngoài; chủ trỡ cỏc cuộc họp ủịnh kỳ trong Siờu thị;
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 35
Giỳp việc cho Giỏm ủốc là cỏc Phú Giỏm ủốc. Giỏm ủốc sẽ căn cứ vào khả năng và nhu cầu quản lý ủể thực hiện việc ủy quyền một số quyền hạn
nhất ủịnh cho cỏc phú Giỏm ủốc.
Phú Giỏm ủốc - Phụ trỏch Kinh doanh:
Chức năng và nhiệm vụ
- Tham gia ủiều hành cỏc hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Cụng ty - Tiếp thị tỡm kiếm cỏc nguồn hàng cỏc nhà cung cấp tốt nhất bỏn giỏ phải chăng
- Quản lý ủiều hành mọi hoạt ủộng về lĩnh vực kinh doanh
Phú Giỏm ủốc – ph ụ trỏchTài chớnh
Chức năng và nhiệm vụ
- Tham gia ủiều hành cỏc hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của Cụng
ty
- K ý kết cỏc hợp ủồng kinh tế theo luật ủịnh
- Tham mưu cho Giỏm ủốc về việc bảo toàn và sử dụng nguồn vốn - Quản lý ủiều hành mọi hoạt ủộng về lĩnh vực Tài chớnh của Cụng ty
Cỏc phũng chức năng:
Phũng Tổ chức – Hành chỏnh:
Xỏc ủịnh và xõy dựng cỏc tiờu chuẩn chức danh trong Siờu thị; xõy dựng
nội quy, thể chế, chế ủộ cụng tỏc của cỏc bộ phận trong Siờu thị; xõy dựng cỏc
ủịnh mức lao ủộng, nghiờn cứu chế ủộ tiền lương, tiền thưởng, lập kế hoạch
nõng lương, tiền thưởng cho Siờu thị; nghiờn cứu nhu cầu cụng tỏc và khả năng cỏn bộ ủể cú kế hoạch ủào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ; lập kế hoạch duy tu, bảo trỡ, bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa ủịnh kỳ cũng như dự trự kinh phớ ủể bảo trỡ, bảo dưỡng, kiểm tra, sửa chữa và mua sắm trang thiết bị, dụng cụ và tài sản cố ủịnh thuộc khối văn phũng, quản lý nhõn sự như lập hồ sơ theo hợp
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 36
BHYT, chế ủộ phộp, thụi việc, kỷ luật…hồ sơ lý lịch và giấy tờ văn thư; tổ
chức thực hiện cụng tỏc lễ tõn, tổ chức hội nghị, liờn hoan …
Phũng Kế toỏn – Tài vụ:
Tham mưu cho Giỏm ủốc thực hiện chức năng quản lý tài chớnh, tổ
chức thực hiện cỏc chỉ tiờu về tài chớnh – kế toỏn. Quan hệ với ngõn hàng, cơ quan thuế và cỏc cơ quan hữu quan ủể thực hiện cụng tỏc tài chớnh – kế toỏn theo qui ủịnh của phỏp luật; quản lý tài sản, tiền vốn, hàng húa, kinh phớ và
cỏc quỹ, tổng kết thu – chi tài chớnh, bỏo cỏo quyết toỏn, nắm bắt tỡnh hỡnh hỡnh kinh doanh của Siờu thị từ ủú lập kế hoạch tài chớnh và cung cấp thụng tin cho cỏc bộ phận trong và ngoài Siờu thị; tổ chức thanh toỏn mua bỏn hàng húa nhanh chúng và thu hồi cụng nợ, tăng nhanh vũng quay vốn, trỏnh tỡnh trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng ủến hoạt ủộng kinh doanh của Siờu thị. Tổ chức bảo quản, lưu trữ cỏc tài liệu kế toỏn, bảo mật cỏc số liệu; chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về hệ thống tài chớnh – kế toỏn tại Siờu thị; thực hiện phõn phối lợi nhuận theo ủỳng qui ủịnh của Nhà nước và theo ủiều lệ của Siờu thị.
Phũng ðầu tư – kinh doanh
Hoạch ủịnh chiến lược, kế hoạch và quản lý hoạt ủộng ủầu tư ; phối hợp hỗ trợ tư vấn dự ỏn tiền khả thi cho khỏch hàng; xõy dựng quan hệ cỏc cấp chớnh quyền, cỏc chủ ủầu tư, và cỏc quỹ ủầu tư…; phõn tớch và nghiờn cứu
nhu cầu khỏch hàng, thị trường, ủối thủ cạnh tranh và dự ủoỏn xu hướng thị trường tiờu thụ; nghiờn cứu, phõn tớch thụng tin thị trường: Tổ chức, theo dừi, quản lý, ủỏnh giỏ cỏc thụng tin liờn quan cỏc ủối tỏc khỏch hàng tiềm năng;
tỡm và tiếp cận cỏc sản phẩm mới: Hoạch ủịnh chiến lược ủầu tư kinh doanh; Như vậy, Giỏm ủốc Siờu thị cú trỏch nhiệm hoạch ủịnh chiến lược kinh
doanh và lónh ủạo thực hiện kế hoạch kinh doanh. ðể thực hiện nhiệm vụ ủú, Giỏm ủốc ủy quyền cho cỏc phú giỏm ủốc một phần quyền và trỏch nhiệm
thực hiện một số lĩnh vực chuyờn trỏch. Cỏc phú Giỏm ủốc thực hiện nhiệm
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 37
Thứ nhất là việc bố trớ nhõn sự trong nhiều Siờu thị chưa hợp lý, chỗ thừa, chỗ thiếu và cũn gõy ra sự chồng chộo. Tại cỏc phũng ban trong Siờu thị, nhõn sự cũn cú chỗ thừa, chỗ thiếu ủặc biệt là tại cỏc cửa hàng bỏch hoỏ Nhà nước chuyển sang mụ hỡnh Siờu thị. Ở cỏc Siờu thị này ủó tiến hành tỏi cơ cấu tổ chức, phõn loại, rà soỏt, giải quyết chế ủộ cho lực lượng lao ủộng dụi dư.
Tuy nhiờn cụng việc này chưa ủược thực hiện một cỏch triệt ủể và cương
quyết, sự phõn cụng, phõn nhiệm cũn chồng chộo, chưa gọn nhẹ dẫn ủến trong quỏ trỡnh thực hiện cú sự ỷ lại, vụ trỏch nhiệm; chưa cú sự kiểm tra ủối chiếu giữa cỏc phũng ban trong Siờu thị nờn tớnh hiệu quả của cụng việc chưa cao.
Vớ dụ: Một số người tuổi cao nhưng chưa ủến tuổi về hưu, Nhà nước
cho về lấy tiền 1 lần lại khụng muốn, khi mà ở lại làm thỡ rất bất cập,về tuổi
tỏc và trỡnh ủộ cụng nghệ thụng tin, khi cơ chế thị trường thay ủổi con người ta khụng thay ủổi kịp sẻ tụt hậu ủõm ra chỏn nỏn và dẫn ủến làm việc khụng
cú hiệu quả,và phần lớn vẫn cũn mang tớnh bao cấp của Nhà nước.
Thư hai là nhõn sự kiờm nhiệm nhiều dẫn ủến hiện tượng khụng ủảm
bảo ủược chất lượng cụng việc.
Vớ dụ: Thủ quỹ làm kiờm cụng tỏc kế toỏn; người cú nhu cầu về hàng hoỏ, dịch vụ trực tiếp là người ủặt mua hàng hoỏ, dịch vụ; nhõn viờn kinh
doanh kiờm cả việc lo nguyờn vật liệu ủầu vào. ðiều này sẽ tạo sơ hở cho việc làm sai trỏi, gian lận của nhõn viờn gõy thiệt hại về tài sản của Siờu thị.
Thứ ba là cơ cấu tổ chức của một số Siờu thị chưa cho phộp hay tạo
ủiều kiện ủể cỏc phũng ban kiểm tra chộo lẫn nhau.
Vớ dụ: Phũng kinh doanh cần tiến hành ủối chiếu thường xuyờn với
Trường ðại học Nụng nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nụng nghiệp ........... 38