CHƯƠNG 4 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾTOÁN
4.3. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN KẾTOÁN
Đối tượng kế toán đa dạng, phong phú nên tài khoản theo dõi cũng có đặc điểm tương tự, do vậy để vận dụng đúng, có hiệu quả hệ thống tài khoản kế toán cần phải phân loại các tài khoản thành từng nhóm, loại có những đặc điểm chung nhất định. Tùy theo cách tiếp cận (tiêu thức phân loại) chúng ta sẽ có những loại tài khoản khác nhau.
4.3.1 Phân loại TK kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh
Căn cứ vào nội dung kinh tế mà tài khoản phản hay căn cứ vào tên đối tượng mà tài khoản phản ánh, hệ thống tài khoản bao gồm 4 loại cơ bản: Tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn, tài khoản phản ánh doanh thu và thu nhập, tài khoản phản ánh chi phí.
45
Tài khoản phản ánh tài sản: Nhóm tài khoản phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của tài sản tiếp cận từ góc độ kết cấu vốn kinh doanh. Tài sản thuộc loại này có hai loại cơ bản tương ứng với điều này tài khoản phản ánh tài sản cũng có hai loại là tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn và tài khoản phản ánh tài sản dài hạn. Thuộc loại tài khoản này có những tài khoản như: tài khoản tiền mặt, tài khoản nguyên vật liệu, tài khoản tài sản cố định hữu hình, tài khoản chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang...
Tài khoản phản ánh nguồn vốn: Nhóm tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các nguồn vốn hình tài sản đơn vị. Nhóm tài khoản này gồm hai loại là tài khoản phản ánh nguồn vốn nợ phải trả và tài khoản phản nguồn vốn chủ sở hữu. Thuộc loại tài khoản này có những tài khoản như: tài khoản phải trả người bán, tài khoản phải trả người lao động, tài khoản nguồn vốn kinh doanh...
Tài khoản phản ánh doanh thu và thu nhập: Nhóm tài khoản này phản ánh các nghiệp vụ làm phát sinh doanh thu và thu nhập cho đơn vị, đồng thời nó cũng theo dõi các khoản làm giảm trừ doanh thu từ đó xác định được doanh thu thuần. Thuộc loại tài khoản này có các tài khoản như tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tài khoản thu nhập khác, tài khoản giảm giá hàng bán...
Tài khoản phản ánh chi phí: Nhóm tài khoản này theo dõi phản ánh các nghiệp vụ chi phí phát sinh theo các hoạt động từ đó phân phối, phân bổ, kết chuyển cho các đối tượng. Thuộc loại tài khoản này có các tài khoản như: tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tài khoản chi phí bán hàng, tài khoản chi phí hoạt động tài chính...
4.3.2 Phân loại TK kế tốn theo cơng dụng và kết cấu của TK
Theo cách phân loại này hệ thống tài khoản kế toán được phân loại dựa vào công dụng của chúng trong việc theo dõi, phản ánh về đối tượng kế toán, sau khi phân chia theo nhóm loại các tài khoản này sẽ được xây dựng kết cấu chung cho từng nhóm, loại. Theo cơng dụng và kết cấu, tài khoản kế toán bao gồm 3 loại: tài khoản cơ bản, tài khoản điều chỉnh, tài khoản nghiệp vụ.
* Tài khoản cơ bản là những tài khoản chủ yếu được dùng để phản ánh về tài sản và sự vận động của tài sản. Những tài khoản này sẽ bao qt được tồn bộ đối tượng kế tốn. Thuộc nhóm tài khoản này bao gồm các loại tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn, tài khoản lưỡng tính (vừa có đặc điểm của tài khoản phản ánh tài sản, vừa có đặc điểm của tài khoản phản ánh nguồn vốn).
Tài khoản lưỡng tính là những tài khoản vừa có khả năng dư Nợ, vừa có khả năng dư Có tùy theo nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Những tài khoản lưỡng tính thường được sử dụng khi phản ánh các khoản thanh toán của đơn vị, ví dụ tài khoản Phải thu đối với khách hàng, tài khoản Phải trả người bán...
Ví dụ: Tài khoản Phải trả người bán tài khoản này theo dõi hoạt động thanh toán của đơn vị đối với các nhà cung cấp.
46
Tài khoản Phải trả người bán
Nợ Có
Số dư đầu kỳ Trả trước cho người bán Còn phải trả cho người bán
- Thanh toán nợ cho người bán - Giá trị hàng mua chưa thanh toán cho người bán - Ứng trước tiền cho người bán
Cộng số phát sinh xxx xxx
Số dư cuối kỳ Trả trước cho người bán hoặc
trả thừa cho người bán Còn phải trả cho người bán
Để rõ thêm thông tin về đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản lưỡng tính cần phải thêm công cụ hỗ trợ là các tài khoản chi tiết, vấn đề này sẽ được giới thiệu trong nội dung phân loại tiếp sau đây.
* Tài khoản điều chỉnh: Đối tượng kế tốn biến động khơng ngừng, mặc dù chúng có những đặc điểm chung nhất định tuy nhiên mỗi đối tượng kế tốn lại có những đặc điểm, nhiều trường hợp số liệu trên tài khoản cơ bản không phản ánh được chính xác giá trị của đối tượng mà chúng theo dõi, do vậy trong hệ thống tài khoản kế tốn cần phải có thêm các tài khoản điều chỉnh với công dụng điều chỉnh cho các tài khoản cơ bản để có thể phản ánh chính xác giá trị của đối tượng kế tốn. Thuộc nhóm tài khoản này có tài khoản điều chỉnh gián tiếp và tài khoản điều chỉnh trực tiếp. Tài khoản điều chỉnh gián tiếp là những tài khoản sau khi kết hợp số liệu với tài khoản cơ bản ta có được giá trị chính xác của đối tượng phản ánh ở tài khoản cơ bản, trong trường hợp này số liệu của tài khoản cơ bản khơng thay đổi, ví dụ tài khoản Hao mòn tài sản cố định, tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho... Tài khoản điều chỉnh trực tiếp là những tài khoản sẽ điều chỉnh cho số liệu ở tài khoản cơ bản thay đổi để trở về số liệu chính xác theo đúng thực tế của đối tượng kế tốn, ví dụ tài khoản chênh lệch đánh giá lại tài sản, tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái...
Về kết cấu các tài khoản điều chỉnh thường có kết cấu ngược so với tài khoản cơ bản mà nó điều chỉnh. Ví dụ tài khoản tài sản cố định hữu hình có kết cấu của tài khoản phản ánh tài sản thì tài khoản điều chỉnh của nó là tài khoản Hao mịn tài sản cố định có kết cấu của tài khoản phán ánh nguồn vốn.
* Tài khoản nghiệp vụ: Là các tài khoản kế tốn được sử dụng với vị trí trung gian sau khi tập hợp số liệu kế toán sẽ phân phối phân bổ cho các đối tượng.
+ Tài khoản phân phối, dự toán: Đây là các tài khoản kế toán nhằm theo dõi các khoản chi phí phát sinh tại một thời điểm nhưng có hiệu quả kinh tế cho nhiều kỳ kế toán, theo
47
ngun tắc phù hợp kế tốn khơng thể đưa tồn bộ khoản chi phí này vào một kỳ kế tốn mà phải thực hiện phân bổ. Thuộc nhóm tài khoản phân phối, dự tốn có hai loại tài khoản: tài khoản chi phí trả trước và chi phí phải trả.
- Tài khoản chi phí trả trước: Tài khoản này theo dõi khoản chi phí đã phát sinh nhưng có hiệu quả cho nhiều kỳ kế tốn tiếp theo.
Tài khoản Chi phí trả trước
Nợ Có
Số dư đầu kỳ Chi phí chưa phân bổ - Chi phí trong kỳ phát
sinh chờ phân bổ
- Phân bổ vào chi phí của kỳ kế tốn
Cộng số phát sinh xxx xxx
Số dư cuối kỳ Chi phí chưa phân bổ
- Tài khoản chi phí phải trả: Tài khoản này theo dõi khoản chi phí dự toán sẽ phát sinh vào một thời điểm trong tương lai nên ngay tại thời điểm kỳ kế tốn trước đó kế tốn đưa dần từng phần vào chi phí của đơn vị.
Tài khoản Chi phí phải trả
Nợ Có
Số dư đầu kỳ Chi phí phải trả
- Định kỳ đưa từng phần vào chi phí - Chi phí thực sự phát sinh
Cộng số phát sinh xxx xxx
Số dư cuối kỳ - Chi phí phải trả
+ Tài khoản tính giá: tài khoản này được sử dụng nhằm tập hợp các yếu tố chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ từ đó xác định giá thành của thành phẩm tạo ra. Kết cấu của tài khoản này dựa vào cơng thức tính giá thành thành phẩm:
Giá thành thành phẩm = Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ - Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ
Tài khoản Tính giá
Nợ Có
Số dư đầu kỳ Chi phí sản xuất dở dang Chi phí sản xuất phát sinh
Giá thành thành phẩm
Cộng số phát sinh xxx xxx
Số dư cuối kỳ Chi phí sản xuất dở dang
+ Tài khoản tập hợp phân phối: là tài khoản có cơng dụng tập hợp các khoản chi phí phát sinh sau đó phân phối cho các đối tượng hứng chịu chi phí.
48
Tài khoản Tập hợp phân phối
Nợ Có
Chi phí phát sinh
- Các khoản ghi giảm chi phí - Phân phối (kết chuyển) chi phí
Cộng số phát sinh xxx xxx
Do tồn bộ chi phí phát sinh tập hợp bên Nợ đều được phân phối hết bên Có, tài khoản này có Số phát sinh Nợ = Số phát sinh Có nên cuối kỳ tài khoản này khơng có số dư.
+ Tài khoản so sánh: là tài khoản có cơng dụng so sánh giá trị đối tượng được tập hợp bên Nợ với giá trị đối tượng được tập hợp bên Có, sau đó ghi nhận giá trị chênh lệch của hai đối tượng so sánh vào bên có giá trị thấp hơn, nên tài khoản so sánh khơng có số dư cuối kỳ.
Ví dụ:
Tài khoản Xác định kết quả
Nợ Có
- Tập hợp chi phí (giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng....) (1)
- Tập hợp doanh thu, thu nhập (thuần) (2)
- Lãi nếu (2) > (1) - Lỗ nếu (1) > (2)
Cộng số phát sinh xxx xxx
4.3.3 Phân loại TK kế toán theo nội dung (mức độ, phạm vi) chỉ tiêu biểu thị đối tượng kế toán cụ thể ở tài khoản tượng kế toán cụ thể ở tài khoản
Khi theo dõi phản ánh về từng đối tượng kế tốn, đối tượng kế tốn khơng chỉ thể hiện ở dạng tổng quát mà còn thể hiện dưới dạng chi tiết, do vậy để theo dõi song hành ở phạm vi tổng quát và cụ thể cần có hai loại tài khoản: tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết.
Tài khoản tổng hợp: là tài khoản kế toán trong đó phản ánh về đối tượng kế toán ở phạm vi tổng quát khái quát.
Tài khoản chi tiết: là tài khoản kế tốn được sử dụng nhằm chi tiết hóa đối tượng kế toán ở tài khoản tổng hợp. Tài khoản chi tiết sẽ bổ sung làm rõ hơn đối tượng phục vụ cho cơng tác kế tốn cũng như công tác quản lý.
Từ những khái niệm trên cho thấy tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: Trước hết việc sử dụng tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết phải luôn song hành với nhau, hai tài khoản này phải cùng nội dung phản ánh, việc ghi chép phản ánh trên hai loại tài khoản này phải tiến hành đồng thời. Một tài khoản tổng hợp có thể có rất nhiều tài khoản chi tiết tuy nhiên các tài khoản chi tiết này phải phù hợp với tài khoản tổng hợp về tên gọi và về kết cấu (số liệu).
49
Ví dụ: Ở thời điểm đầu kỳ kế tốn khoản phải thu đối với khách hàng có giá trị là 80, trong đó phải thu đối với khách hàng A là 30, khách hàng B là 50.
Tài khoản Phải thu đối với khách hàng
Nợ Có
Số dư đầu kỳ 80
Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ
Tài khoản Phải thu đối với khách hàng A
Nợ Có
Số dư đầu kỳ 30
Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ
Tài khoản Phải thu đối với khách hàng B
Nợ Có
Số dư đầu kỳ 50
Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ
Trong đó tài khoản phải thu đối với khách hàng là tài khoản tổng hợp, tài khoản phải thu đối với khách hàng A và tài khoản phải thu đối với khách hàng B là các tài khoản phân tích.
4.3.4 Phân loại TK kế tốn theo quan hệ với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính
Một trong những vai trị hết sức quan trọng của tài khoản kế toán là nguồn số liệu để lập nên các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán, trong hệ thống báo cáo kế toán một loại báo cáo mà theo quy định pháp luật đơn vị bắt buộc phải lập là báo cáo tài chính. Theo tiêu thức phân loại
50
là nguồn cung cấp số liệu để lên các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính, tài khoản kế toán được chia thành 3 loại.
Tài khoản kế toán là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế tốn: Nhóm tài khoản kế toán này phản ánh tài sản thuộc sở hữu và quyển kiểm soát lâu dài của đơn vị, theo hai góc độ phản ánh tài sản trên Bảng cân đối kế tốn thì nhóm tài khoản này cũng có hai loại tài khoản phản ánh tài sản, tài khoản phản ánh nguồn vốn.
Tài khoản kế toán là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu bên ngoài Bảng cân đối kế toán: các chỉ tiêu này phản ánh tài sản đơn vị đang nắm giữ sử dụng nhưng không thuộc sở hữu của đơn vị hoặc có nhu cầu quản lý riêng. Các chỉ tiêu này cịn có tên là phần phụ hay chỉ tiêu ngoại bảng, các tài khoản kế tốn lập cho các chỉ tiêu này cũng có tên tương ứng là tài khoản ngoại bảng. Các tài khoản này có đặc điểm là được ghi đơn, ln có số dư bên Nợ.
Tài khoản kế toán là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu thuộc Báo cáo kết quả kinh doanh: Do đặc điểm của các chỉ tiêu trong Báo cáo kết quả kinh doanh là chỉ tiêu thời kỳ nên các tài khoản cung cấp số liệu cũng có đặc điểm tương ứng, thuộc nhóm tài khoản này có các tài khoản như tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.. 4.4 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
4.4.1 Hệ thống tài khoản kế toán
Nội dung phân loại tài khoản trên cho thấy rằng tài khoản kế toán là đa dạng phong phú cả về nội dung, công dụng cũng như kết cấu. Khi một đơn vị kế toán sử dụng các tài khoản để theo dõi phản ánh đối tượng cần phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để lựa chọn các tài khoản từ đó xây dựng riêng cho mình một hệ thống các tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán là một tập hợp các tài khoản kế tốn được sắp xếp theo một trình tự nhất định nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tại một đơn vị kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm của đơn vị sản xuất, lĩnh vực tham gia sản xuất, tại Việt nam chế độ kế toán quy định 3 hệ thống tài khoản kế toán cho 3 khối đơn vị kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng, hệ thống tài khoản kế tốn cơng.
4.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt nam được ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn các doanh nghiệp trong việc sử dụng tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt nam hiện hành được ban hành kèm theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 20 tháng 03 năm 2006 sau đó được sửa đổi bổ sung theo thơng tư số 244/2009/TT- BTC của Bộ Tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2009. Nội dung của hệ thống này bao gồm:
51 Số SỐ HIỆU TK
TT Cấp 1 Cấp 2 TÊN TÀI KHOẢN GHI CHÚ
1 2 3 4 5
LOẠI TK 1
TÀI SẢN NGẮN HẠN 01 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
02 112 Tiền gửi Ngân hàng Chi tiết theo
1121 Tiền Việt Nam từng ngân
hàng 1122 Ngoại tệ
1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 03 113 Tiền đang chuyển
1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ
04 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn