CHƯƠNG 7 : TỔCHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN
7.4. TỔCHỨC BỘ MÁY KẾTOÁN
Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại tại đơn vị cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng của cơng tác kế tốn ở đơn vị. Hay nói cách khác tổ chức bộ máy kế tốn chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toán của đơn vị. Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
Nội dung tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị bao gồm: 7.4.1 Lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp
Trong các nội dung tổ chức bộ máy kế tốn thì việc lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị là một trong những nội dung quan trọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu.
Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của đơn vị mà tổ chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:
a) Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn tập trung là hình thức tổ chức mà tồn bộ cơng tác kế tốn trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phịng kế tốn. Ở các bộ phận khác khơng tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế tốn để xử lý và tiến hành cơng tác kế toán.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung có ưu điểm là tạo điều kiện thuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính tốn hiện đại, bộ máy kế tốn ít nhân viên nhưng đảm bảo được việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của đơn vị.
b) Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn phân tán:
Hình thức tổ chức kế tốn phân tán là hình thức tổ chức mà cơng tác kế tốn khơng những được tiến hành ở phịng kế tốn mà cịn được tiến hành ở những bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất của đơn vị. Cơng việc kế tốn ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi đó đảm nhận từ cơng việc kế tốn ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán trưởng.
Chương 7: Tổ chức cơng tác kế tốn
125
Phịng kế tốn thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung tồn đơn vị, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra cơng tác kế tốn của các bộ phận.
Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn này được vận dụng thích hợp trong các đơn vị có quy mơ lớn.
c) Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán là hình thức tổ chức bộ máy kết
hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phịng kế tốn trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân viên kế toán ở các đơn vị - bộ phận khác. Phịng kế tốn trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế tốn từ các bộ phận khác có tổ chức kế tốn gửi đến, lập báo cáo chung tồn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn, kiễm tra kế tốn tồn đơn vị. Các bộ phận kế tốn ở các bộ phận khác thực hiện cơng tác kế tốn tương đối hồn chỉnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân cơng của phịng kế toán trung tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phịng kế tốn trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị có qui mơ lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện cơng tác quản lý theo sự phân cơng đó.
7.4.2 Xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị
Cùng với việc lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn, đơn vị cần xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị cũng như khối lượng cơng việc kế tốn cần thực hiện tại đơn vị trên cơ sở quy mô hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị. Nội dung hạch toán tại đơn vị bao gồm nhiều phần hành cụ thể phải được phân công cho nhiều người thực hiện. Mỗi cán bộ kế toán đảm nhiệm một hoặc một số phần hành nhất định. Các phần hành kế tốn có mối liên hệ với nhau nên việc phân công, phân nhiệm cho các cán bộ thực hiện cơng tác kế tốn cũng cần đảm bảo tính khoa học và có sự tác động qua lại để cùng thực hiện tốt các nhiệm vụ kế
toán của đơn vị.
Bổ nhiệm và quy định quyền hạn đối với Kế toán trưởng đơn vị
Tổ chức bổ nhiệm Kế toán trưởng, xác định vị trí, vai trị, quy định quyền hạn của Kế tốn trưởng đối với công tác quản lý điều hành các hoạt động của đơn vị cũng là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức cơng tác kế tốn trong đơn vị.
Kế toán trưởng là chức danh nghề nghiệp được Nhà nước qui định với những tiêu chí và điều kiện cụ thể. Kế tốn trưởng có trách nhiệm tổ chức, điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn trong đơn vị. Kế tốn trưởng có vị trí quan trọng trong bộ máy quản lý của đơn vị.
Kế tốn trưởng khơng chỉ là người tham mưu mà còn là người kiểm tra, giám sát và chịu trách nhiệm đối với các hoạt động kinh tế- tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị bổ nhiệm đúng người,
126