CHƯƠNG 4 : PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾTOÁN
4.5 CÁCH GHI CHÉP PHẢN ÁNH VÀO TÀI KHOẢN KẾTOÁN
4.5.1 Cách ghi đơn
Ghi đơn là cách ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế trong đó số liệu nghiệp vụ được ghi trực tiếp vào một tài khoản mà khơng có mối quan hệ đối ứng với các đối tượng kế toán khác.
Ghi đơn được áp dụng trong các trường hợp: kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản chi tiết và vào tài khoản ngoại bảng.
Ví dụ: với các nghiệp vụ kinh tế làm tăng ngoại tệ sau khi hạch toán trên tài khoản tổng hợp dựa vào quan hệ đối ứng, kế toán sẽ mở Tài khoản 007 để ghi vào bên Nợ của tài khoản này số ngoại tệ gốc (ngun tệ) mà khơng có tài khoản nào đối ứng với nó.
4.5.2 Cách ghi kép
Trên thực tế khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nó sẽ tác động ít nhất đến hai đối tượng kế toán, là mcho các đối tượng này biến động có thể tăng lên hay giảm đi tuy nhiên sự biến động này có sự đối ứng. Để đơn giản trong việc tìm hiểu nghiên cứu ta giả định rằng nghiệp vụ kinh tế tác động đến hai đối tượng kế toán, nếu nghiệp vụ làm cho đối tượng này biến động (tăng hay giảm) với mức bao nhiêu thì cũng sẽ làm cho đối tượng kia biến động với mức bấy nhiêu. Sự biến động của các đối tượng bị tác động trong nghiệp vụ không nhất thiết phải cùng chiều là cùng tăng hay cùng giảm tuy nhiên chúng phải thuộc 1 trong 4 quan hệ đối ứng sau:
(1) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán đều là tài sản, làm cho tài sản này tăng lên bao nhiêu thì cũng sẽ làm cho tài sản kia giảm đi bấy nhiêu.
Ví dụ: Đơn vị rút tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt 50.
(2) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán là tài sản và nguồn vốn, nếu làm cho tài sản tăng lên bao nhiêu thì đồng thời cũng làm cho nguồn vốn tăng lên bấy nhiêu. TÀI SẢN TĂNG TÀI SẢN GIẢM NGUỒN VỐN TĂNG NGUỒN VỐN GIẢM (1) (2) (3) (4) PTIT
59
Ví dụ: Đơn vị vay ngắn hạn ngân hàng và được thanh toán bằng tiền mặt 60.
(3) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán đều là nguồn vốn, làm cho nguồn vốn này tăng lên bao nhiêu thì sẽ làm cho nguồn vốn kia giảm đi bấy nhiêu. Ví dụ: Đơn vị bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận chưa phân phối 100.
(4) Nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến hai đối tượng kế toán là tài sản và nguồn vốn, nếu làm cho tài sản giảm đi bao nhiêu thì đồng thời cũng làm cho nguồn vốn giảm đi bấy nhiêu.
Ví dụ: Thanh tốn nợ cho người bán bằng chuyển khoản 80.
Dựa vào quan hệ đối ứng giữa các đối tượng kế toán và kết cấu nội dung của các tài khoản kế tốn, cơng tác kế tốn đã xây dựng được các nguyên tắc phản ánh nghiệp vụ kinh tế vào tài khoản tổng hợp được gọi là nguyên tắc ghi kép. Nguyên tắc ghi kép có hai nội dung cơ bản sau:
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao giờ cũng được ghi Nợ vào tài khoản này và ghi Có vào tài khoản khác.
- Tổng số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản luôn luôn bằng tổng số tiền ghi vào bên Có của các tài khoản.
Ví dụ: Đơn vị rút tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt 50, nghiệp vụ này sẽ được phản ánh trên tài khoản như sau
Tài khoản Tiền gửi ngân hàng Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 50 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản Tiền mặt Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 50 Cộng SPS Số dư cuối kỳ
Như vậy nghiệp vụ kinh tế trên được ghi Nợ vào tài khoản tiền mặt và ghi Có vào tài khoản tiền gửi ngân hàng với cùng số tiền là 50.
Tuy nhiên, trước khi phản ánh vào tài khoản kế tốn cịn có một cơng việc khác được gọi là định khoản kế toán. Định khoản kế tốn là cơng việc kế tốn xác định xác định nghiệp vụ kinh tế được ghi Nợ vào tài khoản nào, ghi Có vào Tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu. Định khoản có vai trị quan trọng đối với cơng tác kế tốn bởi nó hạn chế được những sai sót nhầm lẫn phát sinh đồng thời thuận tiện cho việc phân cơng cơng việc kế tốn.
Định khoản kế tốn có những loại định khoản giản đơn, định khoản phức tạp; định khoản giản đơn là loại định khoản trong đó chỉ tác động đến hai đối tượng kế toán nên chỉ sử dụng hai tài khoản tổng hợp, định khoản phức tạp là loại định khoản trong đó có trên hai đối
60
tượng kế toán nên phải sử dụng trên hai tài khoản tổng hợp. Trong nhiều trường hợp từ định khoản phức tạp có thể tách thành những định khoản giản đơn.
Định khoản phức tạp có những loại:
- Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ vào 1 tài khoản và ghi Có vào nhiều tài khoản - Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ vào nhiều tài khoản và ghi Có vào một tài khoản.
- Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi Nợ vào nhiều tài khoản và ghi Có vào nhiều tài khoản.
Ví dụ:
- Định khoản giản đơn: Khách hàng thanh toán nợ cho đơn vị bằng chuyển khoản 80. Nợ Tài khoản tiền gửi ngân hàng 80
Có Tài khoản phải thu đối với khách hàng 80 Phản ánh vào tài khoản:
Tài khoản Phải thu đối với khách hàng Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 80 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản Tiền gửi ngân hàng
Nợ Có
Số dư đầu kỳ xxx 80
Cộng SPS Số dư cuối kỳ
- Định khoản phức tạp: Đơn vị mua nguyên vật liệu nhập kho giá mua 121 (đã bao gồm 10% VAT) chưa trả tiền người bán.
Nợ Tài khoản nguyên vật liệu 110 Nợ Tài khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ 11 Có Tài khoản phải trả người bán 121 Phản ánh vào tài khoản:
Tài khoản Phải trả người bán Nợ Có Số dư đầu kỳ Xxx 121 Cộng SPS Số dư cuối kỳ Tài khoản Nguyên vật liệu Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 110 Cộng SPS Số dư cuối kỳ
Tài khoản VAT đầu vào
61 được khấu trừ Nợ Có Số dư đầu kỳ xxx 11 Cộng SPS Số dư cuối kỳ
4.6 KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA VIỆC GHI CHÉP, PHẢN ÁNH CÁC VÀO CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN