CHƯƠNG 5 : PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾTOÁN
5.2. BẢNG CÂN ĐỐI KẾTOÁN
5.2.1 Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán
Theo khái niệm hoạt động liên tục, chúng ta đã giả thiết các đơn vị sẽ hoạt động vơ thời hạn hoặc ít nhất là khơng bị giải thể trong tương lai gần như vậy có thể nói các chu kỳ kinh doanh của đơn vị nối tiếp thành một chuỗi không ngừng, theo các chu kỳ này tài sản cũng sẽ vận động không ngừng. Tuy nhiên, tiếp cận từ công tác quản lý đơn vị, nhà quản trị cần được biết một thời điểm nào đó tài sản của đơn vị có những loại nào và có giá trị bao nhiêu để có những đánh giá về chúng từ đó có những quyết định kinh tế, đây cũng là một trong những yêu cầu của những đối tượng khác như nhà đầu tư, cơ quan quản lý tài chính, ngân hàng cho vay vốn... Đáp ứng những yêu cầu trên trong cơng tác kế tốn có một loại báo cáo được gọi là Bảng cân đối kế toán.
Bảng cân đối kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, phản ánh tài sản của một đơn vị tại một thời điểm theo hai góc độ theo kết cấu vốn kinh doanh và theo nguồn hình thành vốn kinh doanh.
Bảng cân đối kế tốn cịn là kết quả của loại hình kế tốn tài chính, nó là một trong những báo cáo tài chính mà đơn vị lập.
Như vậy, nội dung mà Bảng cân đối kế tốn phản ánh đó là tình hình tài sản của một đơn vị, tuy nhiên giá trị của những tài sản này không bao gồm quá trình vận động của các loại tài sản mà chỉ phản ánh chúng tại một thời điểm, ví dụ tại thời điểm cuối năm khi kế tốn lập Bảng cân đối kế tốn, thì giá trị các chỉ tiêu cho biết tại thời điểm này đơn vị có những tài sản nào và giá trị của chúng là bao nhiêu.
Bảng cân đối kế toán được coi là một trong những biểu hiện của phương pháp tổng hợp cân đối bởi cơ sở thiết lập báo cáo này cũng dựa trên tính cân đối vốn có của đối tượng kế tốn, ta có phương trình kế toán phản ánh mối liên hệ giữa tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh (Tài sản) và nguồn hình thành vốn kinh doanh (Nguồn vốn):
Tài sản = Nguồn vốn
Nhằm đáp ứng yêu cầu phản ánh tài sản của một đơn vị tại một thời điểm, kết cấu của Bảng cân đối bao gồm hai bộ phận: Phần chính và phần phụ
* Trong đó phần chính cịn có tên gọi là các chỉ tiêu trong bản, phần này phản ánh giá trị tài sản của đơn vị (thuộc sở hữu hoặc quyền kiểm sốt lâu dài) theo hai góc độ kết cấu vón kinh doanh và nguồn hình thành vốn kinh doanh. Phần chính được chia thành hai phần: Phần I:Tài sản phần này phản ánh tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh, Phần II: Nguồn vốn phần này phản ánh tài sản theo nguồn hình thành vốn kinh doanh. Về hình thức thể hiện của phần chính, cách bố trí hai phần (Phần I, Phần II) có thể theo chiều dọc (trình bày hết các chỉ tiêu
90
thuộc phần I sau đó đến các chỉ tiêu thuộc phần II) hoặc có thể theo chiều ngang (các chỉ tiêu thuộc phần I được trình bày song song với các chỉ tiêu thuộc phần II)
Bảng cân đối trình bày theo kiểu chiều dọc: Phần I: TÀI SẢN Giá trị
Tổng cộng tài sản ….. Phần II: NGUỒN VỐN Giá trị
Tổng cộng nguồn vốn ….
Bảng cân đối kế toán theo kiểu chiều ngang:
Phần I: TÀI SẢN Giá trị Phần II: NGUỒN VỐN Giá trị
Tổng cộng tài sản ….. Tổng cộng nguồn vốn ….
Bảng Cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính đơn vị phải lập, quy định hiện nay tại Việt nam là báo cáo này sẽ thống nhất về mẫu biểu và phương pháp lập. Tuy nhiên trên thực tế mẫu báo cáo này về cơ bản theo quy định trên nhưng tùy thuộc vào từng đơn vị sẽ có những chỉ tiêu khác nhau. Thứ tự trình bày các chỉ tiêu trong phần I – Tài sản đó là Tài sản ngắn hạn sau đó đến Tài sản dài hạn, việc sắp xếp các chỉ tiêu từ trên xuống dưới theo tính thanh khoản giảm dần của tài sản. Thứ tự trình bày các chỉ tiêu trong phần II – Nguồn vốn đó là trình bày nội dung nguồn vốn Nợ phải trả sau đó đến Nguồn vốn chủ sở hữu, trong đó việc sắp xếp các chỉ tiêu từ trên xuống dưới theo thời hạn thanh toán các khoản nợ
* Ngoài nội dung phản ánh các tài sản thuộc sở hữu và quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị (trong bảng), bảng cân đối kế tốn cịn một nội dung nữa được gọi là phần phụ được trình bày dưới phần chính, phần phụ này khơng nằm trong bảng trình bày nên cịn được gọi là phần chỉ tiêu ngoại bảng.
Các chỉ tiêu ngoại bảng nhằm phản ánh những tài sản đơn vị đang năm giữ, sử dụng nhưng không thuộc quyền sở hữu (hoặc quyền kiểm soát lâu dài) của đơn vị hoặc những tài
91
sản đơn vị có nhu cầu quản lý riêng: Ví dụ như chỉ tiêu Tài sản thuê ngoài, tài sản giữ hộ, ngoại tệ...
5.2.2 Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán, cho nên nguồn số liệu để lập báo cáo này phải xuất phát từ các sổ kế toán. Tuy nhiên số liệu trong số kế toán khi theo dõi đối tượng lại bao gồm cả giá trị hiện có (số dư) và tình hình biến động (số phát sinh) cho nên sử dụng số liệu nào để tổng hợp cần phải căn cứ vào yêu cầu của các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo.
Đối với Bảng cân đối kế toán, là báo cáo phản ánh về tài sản của một đơn vị tại một thời điểm nhất định thì số liệu trong sổ cũng cần có đặc điểm tương tự, do vậy cần căn cứ vào số dư của các sổ kế toán để lập các chỉ tiêu trong báo cáo. Nguồn số liệu để lập nên các chỉ tiêu thuộc phần này đó là số dư của các sổ (tài khoản từ loại 1 đến loại 4), trong đó số dư của các tài khoản phản ánh Tài sản (loại 1, 2) là nguồn số liệu để lập các chỉ tiêu Phần I: Tài sản, số dư của các tài khoản phản ánh Nguồn vốn (loại 3,4) là nguồn số liệu lập các chỉ tiêu Phần II: Nguồn vốn.
Khi sử dụng số dư của các tài khoản kế toán để lập các chỉ tiêu cần căn cứ vào bản chất của đối tượng nêu trong chỉ tiêu để có phương pháp tổng hợp số liệu cho thích hợp. Thơng thường các tài khoản loại 1, 2 có số dư bên Nợ có thể lấy trực tiếp để lập cho Phần I, các tài khoản loại 3, 4 có số dư bên Có có thể lấy trực tiếp để lập cho Phần II, tuy nhiên cần chú ý đến các tài khoản có điểm khác biệt, ví dụ như Tài khoản Phải thu đối với khách hàng cuối kỳ có thể có số dư cả bên Nợ và Có (tài khoản lưỡng tính), Tài khoản Hao mịn tài sản cố định thuộc tài khoản tài sản nhưng có kết cấu là một tài khoản nguồn vốn... Tất cả những trường hợp này kế toán cần phải cẩn trọng hơn trong xử lý tổng hợp số liệu.
5.2.3 Tính chất Bảng cân đối kế tốn
Là một báo cáo tài chính được lập nhằm cung cấp thơng tin ra bên ngoài nên Bảng cân đối kế toán cần phải đáp ứng những yêu cầu nhất định: chính xác, trung thực, dễ hiểu, có khả năng so sánh ... Những đặc điểm này cũng là đặc điểm chung của các báo cáo tài chính khác. Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt của Bảng cân đối kế tốn, chúng ta hãy tìm hiểu về một ví dụ cụ thể sau đây:
92 PHẦN I- TÀI SẢN SỐ LIỆU PHẦN II- NGUỒN VỐN SỐ LIỆU KỲ KẾ TOÁN N KỲ KẾ TOÁN N+1 KỲ KẾ TOÁN N KỲ KẾ TOÁN N+1 1. Tiền mặt 100 200 1. Vay ngắn hạn 150 300
2. Tiền gửi ngân hàng 250 180 2. Phải trả người bán 160 120 3. Phải thu đối với KH 120 160 3. Phải trả người lao động 240 220 4. Nguyên vật liệu 300 220 4. Nguồn vốn kinh doanh 900 800 5. Tài sản cố định hữu hình 800 900 5. Lợi nhuận chưa phân phối 120 220
TỔNG CỘNG TÀI SẢN 1570 1660 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 1570 1660
Thực hiện so sánh giá trị tài sản của đơn vị tại hai thời điểm phản ánh cuối kỳ kế toán thứ N và cuối kỳ kế toán thứ N + 1 ta thấy giá trị của từng chỉ tiêu đã thay đổi, ví dụ chỉ tiêu tiền mặt từ 100 đã tăng lên 200, tổng tài sản cũng đã thay đổi từ 1.570 đã tăng lên thành 1.660 tuy nhiên ở hai thời điểm này giá trị TỔNG CỘNG TÀI SẢN và TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN luôn cân bằng với nhau, đây chính là tính chất nổi bật của bảng cân đối kế toán. Ở bất kỳ thời điểm nào khi lập Bảng cân đối kế toán mặc dù giá trị từng chỉ tiêu thay đổi hay tổng giá trị tài sản đã thay đổi nhưng tính cân đối của Bảng sẽ không mất đi.
5.2.4 Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán
Nếu xét về cơng dụng thì Bảng cân đối kế tốn và tài khoản kế tốn có vai trị hồn tồn khác nhau trong cơng tác kế tốn, tuy nhiên hai yếu tố này khơng hoàn toàn độc lập với nhau khi kế tốn thực hiện nội dung cơng việc của mình.
Trước hết cả Bảng cân đối kế tốn và tài khoản kế toán đều được sử dụng để phản ánh về đối tượng kế toán, tuy nhiên đối với Bảng cân đối kế toán đối tượng kế toán chỉ bao gồm tài sản của đơn vị và giá trị phản ánh là tại một thời điểm. Trong khi đó với tài khoản kế toán cũng là phản ánh đối tượng kế toán nhưng tài khoản gồm những loại phản ánh về tài sản và cả sự vận động của tài sản (tài khoản doanh thu, tài khoản chi phí...) nội dung tài khoản phản ánh về từng đối tượng cũng bám sát theo từng nghiệp vụ kinh tế, do vậy số liệu trong tài khoản vừa mang đặc tính thời điểm (thể hiện ở số dư của tài khoản) nhưng cũng đồng thời mang cả đặc tính thời kỳ (thể hiện ở số phát sinh).
Điểm khác biệt nữa giữa Bảng cân đối kế tốn và tài khoản kế tốn đó là mức độ thơng tin khi phản ánh đối tượng. Trong Bảng cân đối kế toán các chỉ tiêu phản ánh về đối tượng là ở góc độ khái quát cịn với hệ thống tài khoản thì khả năng phản ánh sẽ cụ thể, chi tiết hơn thể hiện là tài khoản kế tốn khơng chỉ có tài khoản tổng hợp mà cịn có những tài khoản chi tiết đi kèm nếu có nhu cầu chi tiết hóa thơng tin.
Bảng cân đối kế toán và tài khoản kế tốn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Tại một đơn vị kế toán khi mới đi vào hoạt động (hay bắt đầu kỳ kế tốn mới) thì căn cứ để kế tốn ghi số dư đầu kỳ vào các tài khoản đó là Bảng cân đối kế toán. Từ số dư này trong kỳ kế toán
93
sẽ cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào trong tài khoản, đến cuối kỳ kế toán sẽ xác định số dư của từng tài khoản. Số dư của các tài khoản ở thời điểm cuối kỳ là căn cứ để kế toán lập Bảng cân đối kế toán mới.