CHƢƠNG 5 BÁO CÁO BỘ PHẬ N PHÂN TÍCH BÁO CÁO BỘ PHẬN
5.1. Khái niệm và đặc điểm của báo cáo bộ phận
5.1.1. Khái niệm
Trong bất kỳ một tổ chức hoạt động kinh doanh nào đều bao gồm các bộ phận cấu thành, mỗi một bộ phận đó thường gọi là một trung tâm trách nhiệm gắn với các nhiệm vụ kinh doanh và cơ chế tài chính cụ thể. Để đánh giá trách nhiệm của các bộ phận thường thông qua việc phân tích báo cáo bộ phận sau một kỳ hoạt động hoặc dự toán các chỉ tiêu kinh tế cho kỳ tới.
Báo cáo bộ phận hay còn gọi là Báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận nhằm phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả của từng bộ phận, cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để đưa ra quyết định phù hợp.
Bộ phận của doanh nghiệp có thể được hiểu là sản phẩm, dịch vụ, nhóm mặt hàng, cửa hàng, thịtrường, phân xưởng, thời gian…
Ví dụ: Báo cáo tình hình chi phí sản xuất, giá thành sản xuất sản phẩm của phân
xưởng nhằm đánh giá trách nhiệm của các cấp quản trị phân xưởng như quản đốc, đội trưởng sản xuất. Báo cáo doanh thu của các cửa hàng, các thị trường, ngành hàng nhằm đánh giá trách nhiệm của cửa hàng trưởng, phụ trách bán hàng. Báo cáo bộ phận của dịch vụ kinh doanh nhằm đánh giá kết quả và hiệu quả kinh doanh của các trưởng bộ phận từđó đưa ra quyết định đầu tư, mở rộng quy mô sản xuất…
5.1.2. Đặc điểm
Báo cáo bộ phận thường có những đặc điểm sau:
- Báo cáo bộ phận thường lập theo cách ứng xử của chi phí. Phân chia chi phí của doanh nghiệp thành biến phí và định phí, trong định phí thành định phí trực tiếp và định phí chung. Việc xây dựng báo cáo này có tác dụng trong việc phân tích nhanh các thơng tin nhằm đưa ra quyết định phù hợp
125
- Báo cáo bộ phận thường lập ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau, ở nhiều phạm vi khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin của các cấp quản trị và đặc điểm của hoạt động kinh doanh cụ thể từng cấp. Thơng thường cấp quản trị thấp thì báo cáo bộ phận càng chi tiết, mức chi tiết giảm dần khi ở cấp quản trị cao. Ví dụ, báo cáo bộ phận của từng phân xưởng thường được lập theo từng sản phẩm, từng tổ sản xuất nhằm cung cấp thông tin cho quản đốc phân xưởng về tình hình sản xuất các sản phẩm và từng tổ sản xuất để có các quyết định phù hợp. Nhưng báo cáo bộ phận của doanh nghiệp thường lập theo từng phân xưởng, thị trường tiêu thụ để cung cấp cho Giám đốc doanh nghiệp biết được tình hình sản xuất của các phân xưởng, tiêu thụ trên các thịtrường đểđưa ra các quyết định phù hợp.
- Báo cáo bộ phận thường được lập theo một trong ba tiêu thức: Nội dung kinh tế của các hoạt động, địa điểm phát sinh và thời gian hoạt động. Trong một sốtrường hợp báo cáo bộ phận xây dựng có thể kết hợp đồng thời cả 3 tiêu thức trên.
- Báo cáo bộ phận không chỉ phản ánh chi phí trực tiếp phát sinh ở bộ phận mà còn bao gồm cả những khoản chi phí chung được phân bổ nằm ngồi tầm kiểm sốt của người quản lý cấp đó. Ví dụ: báo cáo bộ phận của các chi nhánh còn bao gồm cả các khoản chi phí của cơng ty được phân bổ.
- Báo cáo bộ phận nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ trong từng cấp, doanh nghiệp đểđưa ra các quyết định phù hợp.