CHƢƠNG 7 THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHO VIỆC
7.1. Khái niệm, ý nghĩa, đặc điểm và tiêu chuẩn thích hợp để chọn quyết định ngắn
Tóm tắt nội dung chương
Thơng tin kế tốn quản trị với việc ra quyết định ngắn hạn đã chi phối các nhà quản trị trong quá trình tác nghiệp hàng ngày
Nội dung chương đã trình bày khái niệm và ý nghĩa của việc ra các quyết định ngắn hạn, tiêu chuẩn lựa chọn để ra các quyết định ngắn hạn, đặc điểm về mục tiêu của các quyết định ngắn hạn, đặc điểm về vốn đầu tư của các quyết định ngắn hạn, đặc điểm của sự biến động dòng tiền theo thời gian của các quyết định ngắn hạn
Phần trọng tâm của chương 7 là các bước ra quyết định ngắn hạn, bao gồm: - Thu thập thông tin và phân tích các thơng tin có liên quan đến việc ra các quyết định ngắn hạn gắn với từng phương án cụ thể.
- Phân tích thơng tin thích hợp.
Đặc biệt, chương này đã trình bày việc ứng dụng phân tích thơng tin thích hợp trong việc ra các quyết định kinh doanh như:
- Quyết định tự sản xuất hay mua ngoài.
- Quyết định nên tiếp tục sản xuất hay bán bán thành phẩm, chi tiết.
- Quyết định trong trường hợp doanh nghiệp bị chi phối bởi các yếu tố giới hạn. - Quyết định loại bỏ hay tiếp tục duy trì hoạt động một bộ phận của doanh nghiệp.
7.1. Khái niệm, ý nghĩa, đặc điểm và tiêu chuẩn thích hợp để chọn quyết định ngắn hạn ngắn hạn
7.1.1. Khái niệm quyết định ngắn hạn
Trong nền kinh tế thị trường, khi cả thế giới là một thị trường chung, các mối quan hệ kinh tế nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng trở nên phức tạp và đa dạng, tạo ra nhiều thách thức cạnh tranh. Đồng thời, cũng tạo ra những điều kiện tiền đề mới cho q trình sản xuất kinh doanh. Điều đó, khơng phải chỉ diễn ra đối với bản thân các quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, mà còn đan xen giữa các doanh nghiệp, giữa các đơn vị sản xuất kinh doanh với nhau và không phải chỉ diễn ra trong phạm vi một quốc gia, mà còn diễn ra trong phạm vi giữa các quốc gia trong nền kinh tế thế giới. Bởi vậy, đòi hỏi quản trị các doanh nghiệp phải đẩy nhanh các quá trình sản xuất kinh doanh, chú trọng đến việc nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp, không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng hàng hóa, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm góp phần tăng nhanh lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời, quản trị doanh nghiệp cũng phải hết sức năng động, linh hoạt và nhạy bén theo cơ chế thị trường, chớp thời
173
cơ bằng các quyết định sáng suốt, thông minh và hiệu quả nhằm tận dụng mọi khả năng về nguồn lực sẵn có thúc đẩy q trình sản xuất kinh doanh phát triển bền vững.
Vậy quyết định là gì? Có thể hiểu quyết định là sự lựa chọn từ nhiều phương án cụ thểkhác nhau. Căn cứ theo thời gian, các quyết định được chia thành hai loại: quyết định dài hạn và quyết định ngắn hạn.
Quyết định ngắn hạn là những quyết định thường liên quan đến một kỳ kế toán trong phạm vi thời hạn dưới 1 năm. Ra quyết định ngắn hạn đó là chức năng cơ bản của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Trong thực tiễn hoạt động kinh doanh hàng ngày, các nhà quản trị thường phải giải quyết hàng loạt các sự việc xảy ra như: Mua nguyên vật liệu của nhà cung cấp nào? Sản xuất bao nhiêu sản phẩm? Sản xuất sản phẩm bằng phương pháp nào? Bán sản phẩm ở thịtrường nào? Có nên quảng cáo sản phẩm khi tiêu thụ hay không?... Do vậy ra quyết định ngắn hạn không những là chức năng mà còn là nhiệm vụ sống còn của các nhà quản lý gắn với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên để có các quyết định có độ tin cậy cao là một khó khăn, thách thức của các nhà quản trị trong việc thu nhận và xử lý thông tin để đưa ra những quyết định tối ưu nhất.
7.1.2. Ý nghĩa của các quyết định ngắn hạn
Theo khái niệm trên, quyết định ngắn hạn thực chất là quyết định tác nghiệp, là những quyết định có thời gian thường dưới 1 năm, có thể là những quyết định trong ngày như: giải quyết các trục trặc của quy trình cơng nghệ, tình hình cung cấp nguyên vật liệu thiếu đồng bộ, không đảm bảo về số lượng, chất lượng, không đáp ứng được tính chất kịp thời của việc cung cấp nguyên vật liệu gây khó khăn cho sản xuất, ảnh hưởng đến năng suất lao động, hoặc thiếu lao động...
Hoặc có những quyết định như: Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp đều phải tổ chức hội nghị nhằm đánh giá quá trình sản xuất kinh doanh của kỳđã qua và có những nhận định tiếp theo của q trình sản xuất. Dựa vào những thông tin của kế toán quản trị, quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định nhằm phấn đấu hoàn thành mọi nhiệm vụ của dự toán sản xuất kinh doanh đã đề ra, sử dụng có hiệu quả nhất mọi nguồn nhân tài, vật lực nhằm không ngừng nâng cao hiệu qua sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, những quyết định của quản trị doanh nghiệp đúng đắn và hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn nhằm góp phần thúc đẩy q trình sản xuất của doanh nghiệp phát triển, làm tăng quy mô kết quả sản xuất kinh doanh, tăng tổng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trái lại, nếu các quyết định cho dù là ngắn hạn của doanh nghiệp bị sai lầm và sai lầm nghiêm trọng thì chẳng những quá trình sản xuất kinh doanh khơng phát triển được, thậm chí sớm hay muộn sẽ dẫn doanh nghiệp đến con đường phá sản.
174
7.1.3. Đặc điểm của quyết định ngắn hạn
Quyết định ngắn hạn thường liên quan đến việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn ngắn, có thể là một tháng, quý, năm hoạt động tùy theo những điều kiện cụ thể của các doanh nghiệp khác nhau. Ví dụ, mua ngồi hay tự sản xuất một chi tiết của sản phẩm, hoặc chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt... Do vậy đặc điểm cơ bản của quyết định ngắn hạn là vốn đầu tư ít so với các quyết định dài hạn, thời gian thu hồi vốn nhanh. Chính vì vậy vốn đầu tư cho các quyết định ngắn hạn ít bị chi phối bởi các chính sách kinh tế vĩ mơ của chính phủ như chính sách tiền tệ, thuế, xuất nhập khẩu. Đồng thời ít bị ảnh hưởng bởi yếu tố lạm phát nhất là trong giai đoạn các nước đang phát triển.
Mặt khác, thời gian đầu tư vào các phương án của quyết định kinh doanh ngắn hạn thường ngắn, trong phạm vi giới hạn thường dưới 1 năm. Do vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp dễ thay đổi quyết định ngắn hạn nhằm đảm bảo độ an toàn và hiệu quả kinh doanh cao nhất. Quyết định ngắn hạn chủ yếu là quyết định tác nghiệp của các cấp quản lý như mở cửa hàng ở vị trí nào? Giá bán sản phẩm bao nhiêu là phù hợp? Thuê phương tiện vận chuyển nào?... Các quyết định ngắn hạn thường nhằm mục tiêu khai thác tối đa các yếu tố sản xuất hiện có của doanh nghiệp, giảm chi phí thấp nhất đểđạt được lợi nhuận mong muốn.
Trong thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định ngắn hạn thường xảy ra ởba giai đoạn cơ bản của quá trình sản xuất:
Quyết định ngắn hạn thuộc giai đoạn cung cấp như: Chọn nhà cung cấp nào phù hợp với chất lượng tốt và chi phí thấp, thuê phương tiện nào vận chuyển các yếu tố đầu vào? Tuyển bao nhiêu lao động với số lượng và chất lượng ra sao? Chủng loại nguyên vật liệu được thu mua như thế nào? Chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng với giá giảm trong điều kiện kinh doanh bình thường?...
Quyết định ngắn hạn thuộc giai đoạn sản xuất như: Sản xuất bao nhiêu sản phẩm với cơ cấu như thế nào? Tiếp tục sản xuất hay mua ngoài chi tiết của sản phẩm? Ngừng, thu hẹp hay không kinh doanh một ngành hàng nào đó của doanh nghiệp? Sản xuất sản phẩm với công nghệ hiện đại hay công nghệ thủ công?...
Quyết định ngắn hạn thuộc giai đoạn tiêu thụ như: Tiêu thụ bao nhiêu sản phẩm với cơ cấu như thế nào? Tiếp tục sản xuất hay bán ngoài chi tiết của sản phẩm? Có nên quảng cáo cho các sản phẩm không? Chọn những phương thức bán hàng nào phù hợp?...
Các quyết định ngắn hạn trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường có những đặc điểm cơ bản sau:
175
Đa số các quyết định ngắn hạn trong điều hành quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường nhằm vào mục tiêu chính là lợi nhuận. Hay nói cách khác, các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp phải đạt được các mục tiêu cơ bản là lợi nhuận cao nhất, với chi phí thấp nhất. Đây là một vấn đề mà quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp thường xuyên phải quan tâm, khơng có con đường nào khác là muốn tăng lợi nhuận thì phải giảm chi phí sản xuất kinh doanh. Nếu giảm chi phí sản xuất kinh doanh phải giảm các yếu tố nào trong sản xuất, mức độ giảm của mỗi yếu tố, mỗi khoản mục chi phí ở mức độ nào, bằng cách nào... thì sẽ tăng được lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đây là nhân tố phát triển sản xuất theo chiều sâu, đòi hỏi quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp phải am hiểu tường tận và sâu sắc quá trình sản xuất kinh doanh mới có thểra được các quyết định chuẩn xác.
- Đặc điểm về vốn đầu tư:
Các quyết định ngắn hạn thơng thường địi hỏi vốn đầu tư ít và nó phát huy tác dụng trong một thời gian ngắn, thường dưới 1 năm. Nghĩa là, kết quả của các quyết định ngắn hạn thể hiện rõ trong kỳ kế toán. Chẳng hạn, khi nhận được đơn đặt hàng, khách hàng địi hỏi giá bán phải giảm một ít. Vậy, doanh nghiệp có nên nhận đơn đặt hàng này khơng để ra quyết định, quản trị doanh nghiệp phải tính tốn, cân nhắc, nếu nhận sản xuất cho đơn đặt hàng này thì có lợi nhuận hay khơng. Nếu giảm giá bán, nhưng vẫn có lợi nhuận thì đương nhiên quản trị doanh nghiệp sẽ ra quyết định là nhận sản xuất cho đơn đặt hàng này, trong điều kiện khác của quyết định sản xuất không thay đổi. Mặt khác, do việc đầu tư vốn ít cho nên quyết định ngắn hạn có tính dễ thay đổi hơn nhiều so với quyết định dài hạn và mục tiêu của các quyết định ngắn hạn cũng là nhằm phục vụ cho việc thực hiện các mục tiêu lâu dài của các quyết định dài hạn.
- Đặc điểm về sự biến động của đồng tiền:
Các quyết định ngắn hạn thường ít tính đến sự biến động của đồng tiền. Hay nói cách khác, nó phát huy trong một thời gian ngắn, cho nên giá cả tiêu thụ sản phẩm thường không thay đổi hoặc ít thay đổi. Chính vì vậy, doanh thu tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp cũng ít thay đổi. Tất nhiên, không loại trừ những trường hợp đặc biệt trên thực tế đôi khi giá cả biến động một cách đột biến vào một thời điểm nào đó trong năm. Các quyết định ngắn hạn cũng ít bị chi phối bởi sự biến động của tỷ giá ngoại tệ.
7.1.4. Tiêu chuẩn thích hợp để chọn quyết định ngắn hạn
Để đưa ra một quyết định ngắn hạn có độ tin cậy cao cần dựa trên những cơ sở khoa học thu thập và đánh giá được. Tiêu chuẩn cơ bản của các quyết định ngắn hạn cần được xem xét ở góc độ kinh tế. Tất cả các quyết định ngắn hạn đều hướng tới mục tiêu là chi phí thấp nhất, doanh thu cao nhất và dẫn tới lợi nhuận cao nhất. Muốn nhận diện lợi nhuận của các phương án đầu tư có độ tin cậy cao cần phải phân tích các thơng tin chi phí, doanh thu, dưới góc độ của kế tốn quản trị.
176
Để đảm bảo cho việc ra các quyết định ngắn hạn đúng đắn và hợp lý, quản trị doanh nghiệp phải dựa vào những tiêu chuẩn sau đây:
- Tiêu chuẩn kinh tế:
Mục tiêu của việc lựa chọn và ra các quyết định ngắn hạn trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là mang lại lợi ích kinh tế cao nhất. Đây là tiêu chuẩn đặc biệt quan trọng và bao trùm mọi tiêu chuẩn khác trong việc ra các quyết định ngắn hạn. Bởi vậy, khi ra các quyết định ngắn hạn trong điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp phải cẩn trọng, đắn đo, xem xét nhiều phương án. Phải tính đến việc giảm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn sao cho hợp lý nhất, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng nhanh quy mô, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Có thể nói, tiêu chuẩn về kinh tế của việc ra quyết định ngắn hạn trong điều hành sản xuất kinh doanh của quản trị là tiêu chuẩn tiên quyết, đòi hỏi quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp hết sức năng động, linh hoạt và nhạy bén trong mọi tình huống của những vấn đề nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với phương châm: tiết kiệm vốn, chi phí sản xuất kinh doanh thấp, hiệu quả kinh tế cao.
- Tiêu chuẩn về tính kịp thời của các quyết định ngắn hạn:
Tính chất kịp thời của các quyết định ngắn hạn trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Điều đó thể hiện ở chỗ: khi thời cơ đến, quản trị doanh nghiệp phải biết chớp lấy thời cơ, giải quyết những vấn đề kinh tế phát sinh trong q trình sản xuất phải đúng lúc. Có như vậy, mới có thể đem lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh rằng, nếu thời cơ đến, nhưng quản trị doanh nghiệp không biết chớp thời cơ, giải quyết các vấn đề kinh tế nảy sinh trong q trình sản xuất kinh doanh khơng kịp thời, khơng những khơng đưa lại lợi ích kinh tế cao, đơi khi cịn làm cho q trình đó bị chậm trễ, thậm chí cịn bị thiệt hại, thua lỗ nặng nề.
Hai tiêu chuẩn trên có mối liên hệ chặt chẽ, bổ sung và tác động lẫn nhau nhằm mục tiêu đem lại quá trình sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao nhất, giúp quản trị doanh nghiệp kết hợp hài hòa hai tiêu chuẩn để ra được các quyết định ngắn hạn chính xác và hợp lý, thúc đẩy q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn phát triển bền vững. Trong những năm qua, đặc biệt là thời gian sau khi mới chuyển sang cơ chế quản lý tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trường, hàng nghìn doanh nghiệp đã bị giải thể vì thiếu nhạy bén trong cơ chế thị trường, yếu kém trong quản lý kinh tế, ra các quyết định khơng chính xác, khơng kịp thời, khơng đáp ứng được những đòi hỏi của nền kinh tế phát triển năng động, dẫn đến doanh nghiệp phải phá sản. Đó là điều hiển nhiên đối với sự thấp kém trong quản lý kinh tế của quản trị doanh nghiệp. Trái lại, một số doanh nghiệp hết sức năng động và nhạy bén trong cơ chế thị trường đã có
177
những quyết định đúng đắn góp phần làm cho q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển không ngừng và bền vững.
Ngoài những tiêu chuẩn quan trọng trên, khi đưa ra quyết định ngắn hạn các nhà quản trị còn quan tâm đế các tiêu chuẩn phi kinh tế như bảo vệ môi trường, chống ô nhiễm, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động, đạo đức nghề nghiệp...
7.2. Các bƣớc ra quyết định ngắn hạn
- Thu thập và phân tích những thơng tin
Để có được những căn cứ cho việc ra quyết định chính xác và hợp lý, cần thu