Tóm tắt nội dung chương
Dự tốn ngân sách doanh nghiệp là một bức tranh tổng thể về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới. Đồng thời dựtốn cũng cụ thể hóa các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn thành các chỉ tiêu cần thực hiện trong từng thời kỳ. Việc lập dự tốn phải theo trình tự nhất định, dựa trên những cơ sở khoa học thường bắt đầu từ dự toán tiêu thụ và kết thúc bằng dự toán Bảng cân đối kế tốn. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng thơng tin mà có thể lập dự tốn tĩnh hay dự toán linh hoạt để dự kiến trước sự biến động tài chính khi có sự biến động của các yếu tố trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Dự tốn là cơng cụ quan trọng giúp nhà quản trị chủđộng trong mọi tình huống
6.1. Các vấn đề chung về dự toán
6.1.1. Khái niệm và ý nghĩa về dự toán
Trong cơ chế thị trường các doanh nghiệp đều hoạt động theo các mục tiêu đã xác định. Các doanh nghiệp kinh doanh hoạt động chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận, các doanh nghiệp phi lợi nhuận hoạt động vì các mục tiêu cộng đồng, xã hội. Nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động cần phải xây dựng các chiến lược dài hạn, ngắn hạn nhằm ổn định môi trường kinh doanh và các nhà quản trị chủ động trước sự biến động thất thường của nền kinh tế. Dự tốn chính là sự cụ thể hóa của các mục tiêu dài hạn, các kế hoạch tổng thể trong một khoảng thời gian xác định.
Vậy dự toán là những dự kiến chi tiết về tình hình huy động và sử dụng các yếu tố sản xuất, các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách bình thường, góp phần nâng cao hiệu quả của mọi hoạt động.
Dự toán chỉ rõ cách huy động và sử dụng vốn, các nguồn lực khác như con người, tài sản cố định, nguyên vật liệu, tài nguyên thiên nhiên của doanh nghiệp theo định kỳvà được biểu diễn một cách có hệ thống thơng qua các mẫu biểu và các thước đo khác nhau.
Dự tốn có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ một tổ chức hoạt động nào, các ý nghĩa đó thường cụ thể như sau:
- Cung cấp thơng tin tổng thể và chi tiết cho các nhà quản lý một cách khái quát về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh sắp diễn ra của doanh nghiệp trong kỳ tới. Từđó các nhà quản trị chủđộng trong các quyết định điều hình, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đảm bảo khai thác triệt để các yếu tố sản xuất, khơng có sự lãng phí, góp phần nâng cao lợi nhuận.
- Dự tốn là cơ sở quan trọng để phân tích, so sánh với kết quả thực hiện. Từ đó phát hiện những nhân tốảnh hưởng đến sự khác biệt giữa dự toán thực tếđểđưa ra các
142
biện pháp phù hợp. Mặt khác, thơng qua q trình phân tích để thấy được các định mức, dự toán đã phù hợp với thực tế chưa, từ đó có cơ sở xây dựng định mức mới hoàn chỉnh hơn. Đồng thời, từ kết quả phân tích để tăng cường cơng tác kiểm sốt chi phí góp phần tối thiểu hóa chi phí của doanh nghiệp. Thơng qua phân tích dự tốn phát hiện ra khâu sản xuất đình trệ, rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
- Dự tốn chính là cơ sở để đưa ra quyết định tác nghiệp trong doanh nghiệp. Hằng ngày các nhà quản trị thường phải giải quyết hàng loạt các quyết định như: Mua vật tư của nhà cung cấp nào? Mua với khối lượng bao nhiêu? Tiêu chuẩn chất lượng vật tư ra sao? Thuê phương tiện nào vận chuyển? Khả năng tài chính như thế nào?... Để trả lời cho các câu hỏi đó đều nằm trong dự tốn của doanh nghiệp. Như vậy dự tốn cịn là sự phối hợp giữa các quyết định của một nhà quản trị và quyết định của các nhà quản trị với nhau nhằm cho nhà quản trị cấp cao chủđộng điều hành thuận tiện
- Dự tốn chính là một bức tranh kinh tế tổng thể của doanh nghiệp trong tương lai, nó kết hợp toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp bằng các quyết định tác nghiệp của từng bộ phận khác nhau. Do vậy dựtoán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
6.1.2. Tính giá thành phẩm
Dự tốn của doanh nghiệp phong phú và đa dạng tùy theo mục đích và đặc điểm của hoạt động kinh doanh mà được chia thành nhiều loại khác nhau:
- Theo nội dung của hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán được chia thành nhiều dạng: Dự tốn tiền, dự tốn chi phí, dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự toán vốn đầu tư, dự toán sản lượng sản phẩm sản xuất và tồn kho, dự toán báo cáo kế tốn tài chính... Nội dung của dự toán phụ thuộc vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh, yêu cầu của các cấp quản trị, do vậy mức độ chi tiết và khái quát cũng khác nhau. Ví dụ, doanh nghiệp sản xuất dự tốn chi phí sản xuất là vơ cùng quan trọng vì ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Doanh nghiệp thương mại dự toán giá vốn hàng mua lại là quan trọng vì ảnh hưởng nhiều tới chi phí.
- Theo kỳ xây dựng của dự toán, dự toán được chia thành dự toán ngắn hạn và dự
toán dài hạn:
Dự toán ngắn hạn chủ yếu phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, dự toán này thường được lập trong phạm vi thời hạn dưới 1 năm. Dự toán ngắn hạn thường được xây dựng theo ngày, tuần, tháng, quý... Ví dụ, dự tốn tiền tháng 1 năm N
Dự toán dài hạn thường được xây dựng trong một khoảng thời gian trên 1 năm. Dự toán dài hạn là cơ sở để xây dựng các dự toán ngắn hạn và thường thể hiện những mục tiêu phát triển chiến lược của doanh nghiệp. Ví dụ, dựtốn đầu tư cơng nghệ mới.
143
- Theo tính chất biến động hay ổn định của dự toán, dựtoán được chia thành dự toán tĩnh và dựtoán động (linh hoạt):
Dự toán tĩnh thường được lập theo một mức độ hoạt động, do vậy khi doanh nghiệp hoạt động ở nhiều mức độ khác nhau, thì tính khả thi của dự toán này kém.
Dự toán động (linh hoạt) thường được lập theo nhiều mức độ hoạt động trong phạm vi giới hạn của một hoạt động, do vậy khi doanh nghiệp hoạt động ở nhiều mức độ khác nhau, thì tính khả thi của dự toán này cao. Dựtoán này dùng để phân tích với các mức độ thực tếtương ứng.
6.1.3. Cơ sở khoa học xây dựng dự toán
Như đã phân tích ở trên, dự tốn có vai trị quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của các doanh nghiệp. Do vậy đểđảm bảo một dự tốn có tính khả thi cao cần dựa trên những cơ sở khoa học sau:
- Định mức chi phí tiêu chuẩn, định mức chi phí được coi là vấn đề then chốt của dự toán. Do vậy định mức phải hết sức khoa học, phù hợp với thực tế, bám sát thực tế. Trong cơ chế thị trường, các yếu tố sản xuất và điều kiện của quá trình sản xuất thay đổi hàng ngày, do vậy khi xây dựng định mức cần phải tính đến sự biến động của giá cả, lạm phát, môi trường hoạt động kinh doanh.
- Dựa trên hệ thống dự toán của kỳtrước, đây chính là những tài liệu tham khảo quan trọng, so sánh với các điều kiện về môi trường kinh doanh kỳ trước với kỳ dự toán để xây dựng dự toán kỳ này khảthi hơn.
- Dựa trên các điều kiện thực tiễn của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp. Giá thực tế của các yếu tố đầu vào tại thời điểm xây dựng dự toán, dự kiến sự biến động về giá cả nếu có. Điều kiện thực tế của q trình thi cơng, sản xuất như mặt bằng, môi trường, thời tiết. Các điều kiện khác phục vụ cho quá trình sản xuất như công nghệ, thiết bị, sự tiến bộ của khoa học.
- Dựa trên các chính sách kinh tếvĩ mơ của chính phủnhư chính sách thuế, ngoại tệ, xuất, nhập khẩu. Đồng thời căn cứ vào chiến lược phát triển dài hạn của doanh nghiệp, kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế vùng, địa phương.
- Căn cứ vào trình độ chuyên mơn của các chun gia khi xây dựng dự tốn. Mỗi một lĩnh vực cần đòi hỏi các chuyên gia phải am hiểu sâu về kỹ thuật, kinh tế và những nhân tốtác động tới.
6.1.4. Trình tự xây dựng dự tốn
Dự toán thường được lập từ cấp cơ sở trở lên trong các doanh nghiệp. Thông thường dự tốn chi phí thường do các chuyên gia kỹ thuật, kế toán quản trị tại các phân xưởng, đội sản xuất kết hợp để xây dựng. Sau khi xây dựng dựa trên những cơ sở khoa học thu thập và đánh giá, chuyển cho bộ phận chức năng như các phịng, ban kỹ thuật thẩm định, phân tích tính khả thi của dựtốn, sau đó bổ sung những mặt cịn hạn
144
chế để cho dự tốn hồn thiện hơn. Dự toán được chuyển cho cấp quản trị cao phê duyệt và cuối cùng chuyển tới các bộ phận cơ sở thực hiện. Trình tự xây dựng dự tốn thường được mô tả bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 6.1. Trình tự xây dựng dự tốn
Số liệu dự tốn được tính tốn, phân tích từ cấp cơ sở, sau đó trình lên quản trị cấp trên xem xét và quyết định tính khả thi của các dự tốn, nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Nhà quản trị cấp trên căn cứ vào số liệu chi tiết của cấp dưới, kết hợp với các thông tin của cấp mình để xây dựng dự tốn có tính khả thi cao.
Cách xây dựng dựtốn này có ưu điểm là mọi cấp quản trị đều góp phần vào xây dựng dự toán của doanh nghiệp, do vậy độ tin cậy và chính xác của các số liệu cao hơn. Mặt khác các chỉtiêu được xây dựng từ cấp cơ sở vì vậy việc thực hiện được tiến hành một cách chủ động, thoải mái và khả năng hoàn thành kế hoạch một cách hữu hiệu.
6.2. Định mức chi phí
6.2.1. Khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí
Định mức chi phí là sự kết tinh các khoản chi phí tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm thông qua sản xuất thử hoặc thí nghiệm. Định mức là thước đo xác định các khoản chi phí cho một đơn vị sản phẩm cần thiết. Ví dụ: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của một đơn vị sản phẩm là 50.000 đồng.
Như ta biết chi phí là vấn đề cơ bản của mọi loại hình doanh nghiệp. Mục tiêu của bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào là tối thiểu hóa chi phí. Do vậy đểđạt được những mục tiêu đó các nhà quản trị phải kiểm sốt chi phí một cách chặt chẽ góp phần nâng cao lợi nhuận và sức cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thương trường. Một trong những công cụ quan trọng để các nhà quản trị kiểm sốt chi phí đó chính là định mức.
Mặt khác định mức chi phí và dự tốn chi phí có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán. Dự toán là cơ sở đánh giá và kiểm tra xem xét các định mức đã khoa học chưa để có các biện pháp hoàn thiện định mức mới.
Hội đồng quản trị
Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian
Quản trị
cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
Quản trị
145
6.2.2. Nguyên tắc và phương pháp xây dựng định mức
Để xây dựng được một định mức khoa học, phù hợp với thực tếđòi hỏi các nhà quản trị phải kết hợp hài hòa sự hiểu biết giữa lý thuyết và thực tế. Song, một định mức được xây dựng thường dựa trên những nguyên tắc sau:
- Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm thực tế của doanh nghiệp, các định mức thực tế của những kỳtrước đã xây dựng.
- Căn cứ vào điều kiện kinh tế, đặc điểm sản xuất kỹ thuật, quy trình cơng nghệ sản xuất thực tế của doanh nghiệp, để xây dựng định mức chuẩn cho kỳ này.
- Việc xây dựng định mức địi hỏi phải có sự kết hợp cao giữa chuyên môn nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm và tư duy sáng tạo của các chuyên gia xây dựng định mức.
Một định mức xây dựng thường được thể hiện qua những hình thức sau:
- Định mức lý tưởng (Định mức lý thuyết) đó là những định mức có thểđạt được trong điều kiện hồn hảo nhất. Để đạt được định mức này địi hỏi cơng nhân phải có trình độ tay nghề cao trong suốt thời gian lao động, máy móc thiết bị khơng được gián đoạn và hư hỏng. Do vậy định mức này thường được đưa ra tham khảo để xây dựng định mức thực tế.
- Định mức thực tế là định mức được xây dựng căn cứ và điều kiện thực tế của quá trình sản xuất sao cho phù hợp. Định mức này có ý nghĩa đối với các nhà quản trị để phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí từ đó đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Định mức thực tế thường được sử dụng xây dựng các dự toán ngân sách của doanh nghiệp.
Vậy xây dựng định mức chi phí trong các doanh nghiệp thường là cơng việc khó khăn, phức tạp. Để xây dựng định mức chi phí khoa học ngồi việc am hiểu các kiến thức tổng hợp còn phụ thuộc vào các phương pháp xây dựng. Thông thường các doanh nghiệp thường vận dụng các phương pháp xây dựng sau:
- Phương pháp thí nghiệm: Theo phương pháp này định mức được xây dựng dựa trên các thông số kỹ thuật của sản phẩm, điều kiện sản xuất, trình độ của người lao động và điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp. Sau khi xây dựng xong tiến hành thử nghiệm định mức trong phịng thí nghiệm của công ty về các tiêu chuẩn và thông số. Từđó mới được cơng khai áp dụng định mức trong thực tế.
- Phương pháp sản xuất thử: Theo phương pháp này định mức được xây dựng tương tự như phương pháp trên. Sau đó đưa định mức vào sản xuất thử các sản phẩm. Sau một thời gian sản xuất thử, tiến hành phân tích, đánh giá tính ưu điểm và tồn tại của định mức, bổ sung thêm những điểm cần thiết. Từ đó mới được công khai áp dụng định mức trong thực tế.
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Theo phương pháp này phải dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ, từ đó xác định định mức chi phí trung bình.
146
Đồng thời kết hợp với các điều kiện thực tiễn để xây dựng định mức chi phí hợp lý trong kỳ.
6.2.3. Các định mức chi phí trong doanh nghiệp
Xây dựng định mức chi phí trong các doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản trị, cơng việc này địi hỏi sự phức tạp và khó khăn mới có các định mức khoa học, tiên tiến phù hợp với điều kiện thực tế. Khi xây dựng định mức chi phí ngồi việc dựa trên những cơ sở khoa học đã trình bày trên cịn dựa vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của từng loại hình doanh nghiệp, u cầu thơng tin quản lý, tính chất của sản phẩm, dịch vụ, đơn giá vật tư, đơn giá nhân công, nguồn hàng cung ứng để xây dựng định mức khoa học.
6.2.3.1. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong chỉ tiêu giá thành sản xuất của nhiều loại sản phẩm. Do vậy để hạ giá thành sản phẩm các nhà quản trị cần tăng cường cơng tác kiểm sốt chi phí này thơng qua định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.