Chương 3 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG KIỂM TỐN
3.1. Cơ sở dẫn liệu
3.1.1. Sự kiện kinh tế
Sự kiện kinh tế: Là những sự kiện phát sinh thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. chia làm 2 loại:
3.1.2. Giao dịch và hệ thống
Giao dịch: là một sự kiện kinh tế được cơng nhận cĩ thể được xử lý hoặc được chấp nhận để xử lý bởi một hay nhiều hệ thống kế tốn của đơn vị.
Hệ thống: là hàng loạt các cơng việc mà nhờ chúng các giao dịch được cơng nhận, cho phép, tính tốn, phân loại, ghi chép, cộng dồn và báo cáo.
3.1.3. Cơ sở dẫn liệu 3.1.3.1. Khái niệm
Cơ sở dẫn liệu là những khẳng định của nhà quản lý về các khía cạnh của các dữ liệu được trình bày trên báo cáo tài chính. Hay nĩi cách khác, là căn cứ của các khoản mục và thơng tin trình bày trong báo cáo tài chính do Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị chịu trách nhiệm lập trên cơ sở các chuẩn mực và chế độ kế tốn qui định phải được thể hiện rõ ràng hoặc cĩ cơ sở đối với từng chỉ tiêu trong báo cáo tài chính.
Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (Chuẩn mực số 315), Cơ sở dẫn liệu: Là các khẳng định của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm tốn một cách trực tiếp hoặc dưới
hình thức khác về các khoản mục và thơng tin trình bày trong báo cáo tài chính và được kiểm tốn viên sử dụng để xem xét các loại sai sĩt cĩ thể xảy ra;
Cơ sở dẫn liệu được hình thành xuất phát từ trách nhiệm của các nhà quản lý trong việc soạn thảo, trình bày và cơng bố báo cáo tài chính theo đúng với các chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành.
Các cơ sở dẫn liệu được nhà quản lý sử dụng như một phần của các chuẩn mực trong việc trình bày báo cáo tài chính, do vậy kiểm toán viên cần phải hiểu được các cơ sở dẫn liệu đĩ để thực hiện cuộc kiểm toán một cách thích đáng.
3.1.3.2. Phân loại các cơ sở dẫn liệu
Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam số 315, các cơ sở dẫn liệu được kiểm tốn viên sử dụng để xem xét các loại sai sĩt tiềm tàng cĩ thể xảy ra được chia thành ba loại và cĩ thể cĩ những dạng sau:
- Các cơ sở dẫn liệu đối với các nhĩm giao dịch và sự kiện trong kỳ được kiểm tốn:
+ Tính hiện hữu: các giao dịch và các sự kiện được ghi nhận đã xảy ra và liên quan đến đơn vị;
+ Tính đầy đủ: tất cả các giao dịch và sự kiện cần ghi nhận đã được ghi nhận; + Tính chính xác: số liệu và dữ liệu liên quan đến các giao dịch và sự kiện đã ghi nhận được phản ánh một cách phù hợp;
+ Đúng kỳ: các giao dịch và sự kiện được ghi nhận đúng kỳ kế tốn; + Phân loại: các giao dịch và sự kiện được ghi nhận vào đúng tài khoản. - Các cơ sở dẫn liệu đối với sốdư tài khoản vào cuối kỳ:
+ Tính hiện hữu: tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu thực sự tồn tại; + Quyền và nghĩa vụ: đơn vị nắm giữ các quyền liên quan đến tài sản thuộc sở hữu của đơn vị và đơn vị cĩ nghĩa vụ với các khoản nợ phải trả;
+ Tính đầy đủ: tất cả các tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu cần ghi nhận đã được ghi nhận đầy đủ;
+ Đánh giá và phân bở: tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu được thể hiện trên báo cáo tài chính theo giá trị phù hợp và những điều chỉnh liên quan đến đánh giá hoặc phân bở đã được ghi nhận phù hợp.
+ Tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ: các sự kiện, giao dịch và các vấn đề khác được thuyết minh thực sựđã xảy ra và cĩ liên quan đến đơn vị;
+ Tính đầy đủ: tất cả các thuyết minh cần trình bày trên báo cáo tài chính đã được trình bày;
+ Phân loại và tính dễ hiểu: các thơng tin tài chính được trình bày, diễn giải và thuyết minh hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu;
+ Tính chính xác và đánh giá: thơng tin tài chính và thơng tin khác được trình bày hợp lý và theo giá trị phù hợp.
Kiểm tốn viên cĩ thể sử dụng các cơ sở dẫn liệu được mơ tả ở trên hoặc cĩ thể diễn đạt theo cách khác với điều kiện là tất cả các nội dung nêu trên đều được đề cập tới.
Ví dụ: kiểm tốn viên cĩ thể kết hợp các cơ sở dẫn liệu đối với các giao dịch và sự kiện với các cơ sở dẫn liệu đối với sốdư tài khoản.
Để cĩ thể hiểu được khái niệm và các cơ sở dẫn liệu, hãy xem xét một khoản mục sau đây trên bảng cân đối kế tốn:
Trích Bảng cân đối kế tốn Cơng ty ABC. (Đơn vị tính : đồng). Ngày 31 tháng 12 năm 201x.
……………………
Hàng tồn kho (Mã số 140) : 800.000.000 đồng. …………………….
Khi trình bày khoản mục này trên bảng cân đối kế toán, nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định dưới dạng ngầm định hoặc cơng khai (cơ sở dẫn liệu):
1. Hàng tồn kho hiện đang tồn tại (hiện hữu).
2. Hàng tồn kho cĩ giá trị chính xác 800.000.000 đồng. (Đánh giá, chính xác). 3. Hàng tồn kho của doanh nghiệp đã phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. (Phát sinh, Đầy đủ).
4. Hàng tồn kho là của doanh nghiệp (Quyền và nghĩa vụ).
5. Khoản mục hàng tồn kho trình bày trên bảng cân đối kế tốn đúng theo qui định của chuẩn mực kế tốn (Trình bày và cơng bố)…
Nếu các cơ sở dẫn liệu trên bị phản ánh sai thì số liệu hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán cĩ thể bị sai sĩt trọng yếu.
3.1.3.3. Cơ sở dẫn liệu của Báo cáo tài chính phải cĩ các tiêu chuẩn sau
- Hiện hữu: Một tài sản hay một khoản nợ phản ánh trên báo cáo tài chính thực tế phải tồn tại (cĩ thực) vào thời điểm lập báo cáo
- Quyền và nghĩa vụ: Một tài sản hay một khoản nợ phản ánh trên báo cáo tài chính đơn vị phải cĩ quyền sở hữu hoặc cĩ trách nhiệm hồn trả tại thời điểm lập báo cáo.
- Phát sinh: Một nghiệp vụ hay một sự kiện đã ghi chép thì phải đã xảy ra và cĩ liên quan đến đơn vị trong thời kỳ xem xét
- Đầy đủ: Tồn bộ tài sản, các khoản nợ, nghiệp vụ hay giao dịch đã xảy ra cĩ liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép hết các sự kiện liên quan.
- Đánh giá: Một tài sản hay một khoản nợ được ghi chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành (hoặc được thừa nhận);
- Chính xác: Một nghiệp vụ hay một sự kiện được ghi chép theo đúng giá trị của nĩ, doanh thy hay chi phí được ghi nhận đúng kỳ, đúng khoản mục và đúng về tốn học.
- Trình bày và cơng bố: Các khoản mục được phân loại, diễn đạt và cơng bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành (hoặc được chấp nhận).
* Mục tiêu kiểm tốn.
Căn cứ vào các cơ sở dẫn liệu nêu trên, kiểm tốn viên xác định các mục tiêu kiểm tốn, trên cơ sở mục tiêu đĩ, kiểm tốn viên xác định các thủ tục kiểm toán phù hợp để thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của mình về những thơng tin được trình bày trên báo cáo tài chính.
Mục tiêu của kiểm tốn báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm tốn thấy rõ những tồn tại, sai sĩt để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thơng tin tài chính của đơn vị.
3.2. Bằng chứng kiểm tốn 3.2.1. Khái niệm
Bằng chứng kiểm tốn: Là tất cả các tài liệu, thơng tin do kiểm tốn viên thu thập được liên quan đến cuộc kiểm tốn và dựa trên các tài liệu, thơng tin này, kiểm tốn viên đưa ra kết luận và từđĩ hình thành ý kiến kiểm tốn. Bằng chứng kiểm tốn bao gồm những tài liệu, thơng tin chứa đựng trong các tài liệu, sở kế tốn, kể cả báo cáo tài chính và những tài liệu, thơng tin khác.
Tài liệu, sở kế tốn: Là các ghi chép ban đầu và các chứng từ, tài liệu đi kèm như séc, chứng từ chuyển khoản điện tử; hĩa đơn; hợp đồng; Sở Cái và sở chi tiết, chứng từ ghi sở hàng ngày và các điều chỉnh khác cho báo cáo tài chính khơng được phản ánh trong chứng từ ghi sở hàng ngày; và các tài liệu như bảng phân bở chi phí, bảng tính tốn, đối chiếu và thuyết minh.
Yêu cầu cơ bản của bằng chứng kiểm tốn
- Tính thích hợp (cĩ hiệu lực)
Tính thích hợp (của bằng chứng kiểm tốn) là tiêu chuẩn đánh giá về chất lượng của các bằng chứng kiểm tốn. Bằng chứng kiểm tốn phải đảm bảo phù hợp và đáng
CƠ SỞ DẪN LIỆU
Mục tiêu kiểm toán
Số liệu trên BCTC
Chứng minh tính trung thực và hợp lý
tin cậy để hỗ trợ cho kiểm tốn viên đưa ra các kết luận làm cơ sở hình thành ý kiến kiểm tốn.
Để đánh giá hiệu lực của bằng chứng, kiểm tốn viên thường xuyên xem xét các nhân tố sau:
+ Nguồn gốc của bằng chứng kiểm tốn: bằng chứng cĩ nguồn gốc càng độc lập với đơn vị càng cĩ độ tin cậy cao
+ Dạng của bằng chứng kiểm tốn: Bằng chứng dưới dạng văn bản, hình ảnh đáng tin cậy hơn bằng chứng ghi lại bằng lời nĩi
+ Hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị: bộ phận nào cĩ kiểm sốt nội bộ mạnh thì bằng chứng cĩ độ tin cậy cao hơn
+ Sự kết hợp giữa các loại bằng chứng: Một nhĩm bằng chứng cĩ từ những nguồn khác nhau ở các dạng khác nhau nhưng cùng chứng minh cho một vấn đề thì sẽ tạo một độ tin cậy lớn hơn so với việc xem xét riêng lẻ từng bằng chứng đĩ.
Tính đầy đủ
- Tính đầy đủ (của bằng chứng kiểm tốn) là tiêu chuẩn đánh giá về số lượng
bằng chứng kiểm tốn. Số lượng bằng chứng kiểm tốn cần thu thập chịu ảnh hưởng bởi đánh giá của kiểm tốn viên đối với rủi ro cĩ sai sĩt trọng yếu và chất lượng của mỗi bằng chứng kiểm tốn. Các yếu tố cần xem xét:
+ Sự cĩ hiệu lực của bằng chứng kiểm tốn: khi bằng chứng cĩ độ tin cậy cao thì số lượng chỉ cần ít đã đủ để thuyết phục
+ Tính trọng yếu: bộ phận nào cĩ tính trọng yếu càng cao thì càng phải thu thập nhiều bằng chứng.
+ Mức rủi ro: bằng chứng phải tăng lên ở những bộ phận, trường hợp cĩ mức rủi ro cao. (là sự kết hợp giữa rủi ro tiềm tang và rủi ro kiểm sốt)
3.2.2. Các loại bằng chứng kiểm tốn
3.2.2.1. Phân loại bằng chứng theo nguồn gốc hình thành
Phân loại dựa theo nguồn gốc của thơng tin, tài liệu cĩ liên quan đến Báo cáo tài chính mà kiểm tốn viên thu thập được trong quá trình kiểm tốn. Trong cách phân loại này bằng chứng được chia thành các loại:
- Bằng chứng do khách thể kiểm tốn phát hành và luân chuyển nội bộ như:
kiểm tra sản phẩm, vận đơn…Nguồn gốc bằng chứng này chiếm một số lượng lớn, khá phở biến vì nĩ vì nĩ cung cấp với tốc độ nhanh chi phí thấp. Do bằng chứng này cĩ nguồn gốc từ nội bộ doanh nghiệp, nên chúng chỉ thực sự cĩ độ tin cậy khi hệ thống kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp cĩ hiệu lực thực sự, do vậy tính thuyết phục của chúng khơng cao.
- Bằng chứng do các đơi tượng khác phát hành lưu trữ tại doanh nghiệp: hố đơn bán hàng, hố dơn mua hàng biên bản bàn giao tài sản cố định… Bằng chứng cĩ độ thuyết phuc cao bởi nĩ được tạo từ bên ngồi tuy nhiên loại bằng chứng này vẩn cĩ khả năng, tẩy xố thêm bớt ảnh hưởng đến độ tin cậy của kiểm tốn đối với với hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp.
- Bằng chứng do đơn vị phát hành nhưng lại lưu chuyển ở bên ngồi: như uỷ nhiệm chi hố, đơn bán hàng… Đây là dạng bằng chứng cĩ tính thuyết phục cao vì nĩ được cung cập bởi bên thứ ba ( tuy nhiên nĩ cần phải dảm bảo đươc tính độc lập của người cung cấp với doanh nghiệp)
- Bằng chứng do đơn vị bên ngồi phát hành và lưu trữ: loại bằng chứng này thường thu thập bằng phương pháp gửi thư xác nhận, mang tính thuyết phục cao vì nĩ được thu thập trực tiếp bởi kiểm tốn viên ( tính thuyết phục sẽ khơng cịn nếu kiểm tốn viên khơng kiểm sốt được quá trình gửi thư xác nhận ). Nĩ bao gồm một số loại như: bảng sác nhận nợ, bảng sác nhận các khoản phải thu, sác nhận số dư tài khoản của ngân hàng…
- Bằng chứng do kiểm tồn viên trưc tiếp khai thác và phát hiện như: tự kiểm kê kho, kiểm tra tài sản, quan sát về hoạt động của kiểm sốt nội bộ… đây là loại bằng chứng cĩ độ tin cậy cao nhất vì nĩ được thực hiện trực tiếp bởi kiểm tốn viên. Song nhiều lúc nĩ cịn mang tính thời điểm tại lúc kiểm tra ( như kiểm kê hàng tồn kho phụ thuộc vào tính chất vật lý của chúng theo từng thời điểm khác nhau mà cĩ những kết quả khác nhau )…
3.2.2.2. Phân loại bằng chứng theo tính thuyết phục
Do bằng chứng kiểm tốn được sử dụng để trực tiếp đưa ra ý kiến khác nhau về tính trung thực của Báo cáo tài chính đơn vị kiểm tốn phát hành. Vì vậy kiểm tốn viên cần phải xem xét mức độ tin cây của chúng. Ý kiến của kiểm tốn viên trong Báo
cáo kiểm tốn cĩ mức độ tương ứng đối với tính thuyết phục của bằng chứng. Theo cách này bằng chứng được phân loại như sau:
- Bằng chứng cĩ tính thuyết phục hồn tồn: Đây là loại bằng chứng do kiểm tốn viên thu thập bằng cánh tự kiểm kê, đánh giá và quan sát. Bằng chứng này thường được đánh giá là khách quan, chính sác và đầy đủ. Dựa vào ý kiến này kiểm tốn viên đưa ra ý kiến chấp nhận tồn phần.
- Bằng chứng thuyết phục từng phần như: bằng chứng thu được từ phỏng vấn cần phải phân tích và kiểm tra lại, các loại bằng chứng thường được đảm bảo bởi hệ thống kiểm sốt nội bộ. Chúng chỉ thật sự cĩ tính thuyết phục khi bộ máy kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp là thực sự tồn tại và cĩ hiệu lực. Dựa vào loại bằng chứng này kiểm tốn viên chỉ cĩ thểđưa ra ý kiến chấp nhận từng phần.
- Bằng chứng khơng cĩ giá trị thuyết phục: là bằng chứng khơng cĩ giá trị trong việc ra ý kiến, quyết định của kiểm tốn viên về việc kiểm tốn. Bằng chứng cĩ thể do phỏng vấn người quản lý, ban quản trị.