Chương 3 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG KIỂM TỐN
3.6. Hệ thống kiểm sốt nội bộ
3.6.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
- Mơi trường kiểm sốt: Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ những nhân tố
bên trong, bên ngồi đơn vị cĩ tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm sốt nội bộ.
Chính mơi trường kiểm sốt làm nền tảng cho các thành phần khác của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Các nhân tố chính của mơi trường kiểm sốt là:
+ Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của nhà quản lý: cĩ năng lực khơng, cĩ tơn trọng đạo đức kinh doanh khơng, cĩ thận trọng khơng, cĩ chủ động và độc lập khơng, cĩ duy trì mối quan hệthường xuyên với cấp dưới?...
+ Cơ cấu tở chức: cơ cấu tở chức cĩ hợp lý khơng, việc phân cơng phân nhiệm như thế nào, cĩ giúp nhà quản lý thu thập và truyền đạt thơng tin một cách chính xác và nhanh chĩng khơng?...
+ Chính sách nhân sự: chính sách tuyển dụng, đào tạo, thưởng phạt, trình độ, năng lực và khơng khí làm việc giữa các nhân viên...Chính sách nhân sự tốt, đội ngũ nhân viên tốt sẽ làm giảm những yếu kém của kiểm sốt nội bộ và ngược lại.
+ Cơng tác kế hoạch và dự tốn: việc lập và thực hiện kế hoạch một cách khoa học và nghiêm túc là một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu, giúp phát hiện và xử lý kịp thời những vấn đề bất thừơng và đánh giá kết quả thực hiện hoạt động.
+ Kiểm tốn nội bộ: bộ phận kiểm tốn nội bộ thực hiện việc giám sát thường xuyên đối với hoạt động của đơn vị, trong đĩ cĩ cả Hệ thống kiểm sốt nội bộ, do đĩ, nếu doanh nghiệp cĩ một bộ phận kiểm tốn nội bộ hữu hiệu cĩ thể nâng cao chất lượng của kiểm sốt nội bộ.
+ Các nhân tố bên ngồi: trong việc thiết kế và vận hành Hệ thống kiểm sốt nội bộ, các nhà quản lý cịn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố bên ngồi như luật pháp, sự kiểm sốt của các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng củc các chủ nợ...
- Hệ thống kế tốn: Hệ thống kế tốn là các quy định về kế tốn và các thủ tục
kế tốn mà đơn vị được kiểm tốn áp dụng để thực hiện ghi chép kế tốn và lập báo cáo tài chính.
Hệ thống kế tốn bao gồm: Hệ thống chứng từ kế tốn, Hệ thống tài khoản kế tốn, Hệ thống sở kế tốn , Hệ thống báo cáo kế tốn.
Thơng qua việc quan sát, đối chiếu, tính tốn và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế tốn khơng những cung cấp thơng tin cho nhà quản lý mà cịn cĩ tác dụng kiểm sốt nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế tốn là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Thơng tin trình bày trên báo cáo tài chính là những thơng tin do kế tốn xử lý các giao dịch. Chính vì vậy trong q trình kiểm tốn đòi hỏi kiểm tốn viên phải tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá đối với hệ thống kế tốn mà doanh nghiệp áp dụng để đánh giá mức độ phù hợp giữa các thơng tin trên báo cáo tài chính với các nguyên tắc, chuẩn mực đã được xây dựng, thừa nhận.
- Các thủ tục kiểm sốt: Thủ tục kiểm sốt là các quy chế và thủ tục do Ban
lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu bao gồm:
+ Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; + Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính tốn;
+ Kiểm tra chương trình ứng dụng và mơi trường tin học;
+ Kiểm tra số liệu giữa sở kế tốn tởng hợp và sở kế tốn chi tiết; + Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế tốn, tài liệu kế tốn; + Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngồi;
+ So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sở kế tốn; + Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế tốn; + Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự tốn, kế hoạch.
Để tiến hành kiểm sốt cần phải tiến hành nhiều thủ tục cần thiết khác nhau phù hợp với từng loại nghiệp vụ và từng đơn vị. Tuy nhiên việc tiến hành kiểm sốt cần dựa trên nguyên tắc chung sau:
Nguyên tắc phân định trách nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách
nhiệm đối với một số cơng việc như: Trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ và ghi chép sở kế tốn; Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sở kế tốn ; Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sở sách; Chức năng kế tốn và chức năng tài chính; Chức năng thực hiện và chức năng kiểm sốt...
Nguyên tắc này đảm bảo được sự hạn chế gian lận, sai sĩt trong việc quản lý, bảo quản tài sản, trong việc ghi chép kế tốn, cũng như việc chống thái độ cửa quyền trong cơng việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong
các nghiệp vụ cĩ liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
+ Phê chuẩn và thực hiện + Thực hiện và kiểm sốt
+ Ghi sở tài sản và bảo quản tài sản.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, cấp dưới được phép
quyết định giải quyết những cơng việc nhất định tùy theo sự phân cấp quản lý và sựủy quyền của cấp cĩ thẩm quyền , đảm bảo cho tính hiệu quả của cơng tác kiểm sốt, tránh thủ tục phiền hà, rườm rà nhưng vẫn thể hiện tính tập trung quyết định trong hoạt động kiểm sốt.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một cơng việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền tiếp tục được mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn khơng làm mất tính tập trung dân chủ của đơn vị.
- Bộ phận kiểm tốn nội bộ: Kiểm tốn nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị nhằm tiến hành cơng việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Bộ phận kiểm sốt nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị cĩ được những thơng tin kịp
để điều chỉnh, bở sung các quy chế kiểm sốt thích hợp và cĩ hiệu lực hơn. Bộ phận kiểm tốn nội bộ phát huy tác dụng tốt nếu:
+ Về mặt tở chức: Bộ phận kiểm tốn nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để khơng bị giĩi hạn phạm vi hoạt động của nĩ. Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng và hoạt động tương đối độc lập với bộ phận được kiểm tra.
+ Về nhân sự: Bộ phận kiểm tốn nội bộ phải cĩ được các nhân viên cĩ khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ.
3.7. Câu hỏi ơn tập và bài tập3.7.1. Câu hỏi ơn tập 3.7.1. Câu hỏi ơn tập
Câu 1: Trình bày cơ sở dẫn liệu là gì? Cho ví dụ ?
Câu 2: Trình bày khái niệm và các yêu cầu của bằng chứng kiểm tốn. Cho ví dụ bằng chứng kiểm toán trong trường hợp kiểm toán khỏan phải thu của khách hàng, kiểm toán hàng tồn kho…?
Câu 3: Trình bày các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm tốn Câu 4: Trình bày khái niệm gian lận, sai sĩt. Cho ví dụ minh họa Câu 5: Theo anh/chị, nhân tố nào ảnh hưởng đến gian lận và sai sĩt
Câu 6: Trình bày các loại rủi ro kiểm tốn? Giải thích mối quan hệ giữa các lọai rủi
ro?
Câu 7: Trình bày khái niệm và các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
Câu 8: Cĩ thể cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ hồn hảo ko? Vì sao? Câu 9: Mối quan hệ rủi ro và trọng yếu? Gỉai thích?
3.7.2. Bài tập
Câu 1: Cho biết các câu phát biểu sau đúng hay sai ? Giải thích ?
a. Trọng yếu là khái niệm căn bản được sử dụng trong kiểm tốn nhưng lại khĩ áp dụng trong thực tế.
b. Tính trọng yếu được xem xét căn cứ vào định lượng của thơng tin.
c. Hệ thống kiểm sốt nội bộ được coi là mạnh khi nĩ được thiết kế đầy đủ. d. Hệ thống kiểm sốt nội bộ được thiết lập nhằm phục vụ cho bộ phận kiểm tốn nội bộ.
e. Kiểm tốn viên phải chịu trách nhiệm về những gian lận và sai sĩt xảy ra ở đơn vịđược kiểm tốn
f. Khái niệm về sai sĩt biểu hiện là ghi chép chứng từ khơng đúng sự thật cĩ chủ ý, che dấu các thơng tin, tài liệu hoặc nghiệp vụ.
Câu 2: KTV Hà được giao phụ trách lập kế hoạch kiểm tốn cho 1 DN nhỏ. Vì DN cĩ quy mơ nhỏ nên rất nhiều hoạt động phải kiêm nhiệm, nhân viên phần nhiều làm bán thời gian. Do vậy, Hà quyết định đánh giá CR ở mức tối đa cho tồn bộcác cơ sở dẫn liệu của BCTC và khơng giới hạn phạm vi kiểm tốn cho bất kỳ khoản mục nào. Bạn hãy nhận xét về phương pháp làm việc của KTV Hà ?
Câu 3: Trong thư quản lý gửi cho Ban giám đốc cơng ty Hồng Quang, kiểm tốn viên đã cĩ một số gĩp ý như sau:
a. Các hĩa đơn của người bán khi nhận được cần phải được một người cĩ thẩm quyền ký duyệt cho thanh tốn trên cơ sở đối chiếu với số lượng thực nhập trên Phiếu nhập kho và đơn giá trên đơn đặt hàng của đơn vị, cũng như kiểm tra lại việc tính tốn trên hĩa đơn.
b. Cơng ty nên ban hành một quy định về cách thức ứng xử của nhân viên mua hàng khi giao tiếp với nhà cung cấp, thí dụ khi được tặng quà (hiện vật, tiền), mời đi ăn uống…
c. Bộ phận kiểm tốn nội bộ nên tở chức trực thuộc giám đốc, khơng nên trực thuộc Phĩ giám đốc tài chính như hiện nay.
d. Tất cả Phiếu nhập kho đều phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng.
e. Định kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và điều chỉnh lại số liệu trên sở sách theo số thực tế kiểm kê.
f. Hàng tháng nhà quản lý xem xét lại các báo cáo biến động về tình hình doanh thu và chi phí so với kế hoạch và phân tích nguyên nhân dẫn đến sự biến động.
g. Tất cả chứng từ đã thanh tốn phải được đĩng dấu “Đã thanh tốn” khi chi trả.
Yêu cầu:
1. Cho biết mỗi đề xuất trên liên quan đế bộ phận nào của kiểm sốt nội bộ (trong năm bộ phận: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát) và thuộc về nội dung nào trong bộ phận đĩ.
2. Cho biết đối với mỗi điểm yếu kém trong kiểm sốt nội bộ của đơn vị mà kiểm tốn viên đã kiến nghị điều chỉnh như trên nếu khơng được đơn vị thực hiện thì cĩ thểảnh hưởng đến những khoản mục nào của báo cáo tài chính.
Câu 4: Dưới đây là các thủ tục kiểm sốt được thiết lập trong một cơng ty:
a. Các bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng do một nhân viên khơng thuộc phịng kế tốn lập và người này khơng được tiếp xúc với số tiền thu được.
b. Giám sát viên quan sát xem các nhân viên khi vào cơng ty cĩ thực hiện đúng quy định về bấm giờ trên thẻ khơng?
c. Để xét duyệt thanh tốn, hĩa đơn phải kèm theo đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng.
d. Thủ quỹ (khơng được tiếp xúc với sở sách kế tốn) lập bảng kê nộp séc và hàng ngày gửi bảng kê này cùng số séc nhận được trực tiếp cho ngân hàng.
e. Trước khi giao hĩa đơn cho khách hàng, một nhân viên kế tốn kiểm tra đơn giá, sốlượng hàng và cộng lại tất cảhĩa đơn bán hàng trên 5 triệu đồng, sau đĩ ký nháy vào liên hĩa đơn bán hàng lưu giữ tại cơng ty.
Yêu cầu: hãy trình bày những thử nghiệm kiểm sốt mà KTV cĩ thể thực hiện
đối với mỗi thủ tục kiểm sốt nêu trên.
Câu 5: Cĩ các tình huống :
a. Doanh nghiệp khơng phát hiện được gian lận của nhân viên kịp thời vì thủ kho kiêm nhiệm nhân viên mua hàng.
b. Sản phẩm của doanh nghiệp là vàng nên dễ bị đánh cắp hơn các sản phẩm khác.
c. Thư xác nhận các khoản phải trả của kiểm tốn viên khơng phát hiện được các sai sĩt trọng yếu.
d. Các khoản đề nghị tạm ứng khơng được xét duyệt đúng.
e. Khơng thực hiện sự phân cơng phân nhiệm giữa kế toán, thủ quỹ, thủ kho. f. Kiểm tốn viên chọn mẫu khơng đại diện cho tởng thể nên đưa ra kết luận khơng phù hợp.
g. Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán. h. Thiếu các thử nghiệm cơ bản cần thiết.
Câu 6: Dưới đây là một số thủ tục kiểm tốn mà kiểm tốn viên cĩ thể tiến hành để
thu thập bằng chứng kiểm tốn:
a. Gửi thư xác nhận nợ phải thu đến một số khách hàng b. Tính lại giá thành sản phẩm.
c. Tính tỷ lệ lợi nhuận trước thuế/ doanh thu năm nay và so sánh với năm trước d. Thảo luận với Giám đốc về các khoản cơng nợ ngoài dự kiến.
e. Kiểm tra các giấy tờ về quyền sở hữu tài sản cố định của cơng ty. f. Kiểm kê hàng tồn kho.
g. Trao đởi với bộ phận kho hàng về thủ tục nhập, xuất hàng hĩa.
Yêu cầu: Đối với mỗi thủ tục kiểm tốn, hãy xác định loại bằng chứng mà kiểm tốn viên đạt được (trong các loại sau: phân tích, xác nhận, tài liệu, phỏng vấn, tính tốn, vật chất), bằng chứng về vấn đề gì (phù hợp cơ sở dẫn liệu nào), độ tin cậy(cao hay thấp).