Chương 3 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG KIỂM TỐN
3.2.3. Các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm tốn
3.2.3.1. Kiểm tra
Kiểm tra là việc sốt xét chứng từ, sở kế tốn, báo cáo tài chính và các tài liệu cĩ liên quan hoặc việc kiểm tra các tài sản hữu hình.
Việc kiểm tra nĩi trên cung cấp bằng chứng cĩ độ tin cậy cao hay thấp tùy thuộc vào nội dung, nguồn gốc của các bằng chứng và tùy thuộc vào hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với quy trình xử lý tài liệu đĩ.
- Kiểm tra vật chất: bao gồm việc kiểm kê hoặc tham gia kiểm kê tài sản thực
tế như hàng hĩa, vật tư hàng tồn kho, máy mĩc thiết bị, tiền mặt tồn quỹ,…
Hạn chế: Chỉ chứng minh được sự tồn tại, khơng chứng minh được quyền sở hữu cũng như về giá trị, chất lượng.
- Kiểm tra tài liệu: bao gồm việc xem xét, đối chiếu các tài liệu, văn bản, sở
sách, chứng từ cĩ liên quan. Loại kiểm tra này thường được tiến hành theo 2 cách:
Thứ nhất, từ một kết luận cĩ trước: kiểm tốn viên thu thập tài liệu để làm bằng
chứng cho kết luận này. (ví dụ: Kiểm tra quyền sở hữu tài sản của đơn vị đi từ kết luận cĩ trước: TS thuộc quyền sở hữu của đơn vị đối với tài sản đĩ đi tìm các tài liệu để
Thứ hai, kiểm tốn viên kiểm tra các tài liệu của mỗi nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi vào sổ sách quy trình này được tiến hành theo hai hướng sau;
+ Từ chứng từ gốc lên sở sách: chứng minh cho mục tiêu sự đầy đủ
+ Từ sở sách kiểm tra ngược về chứng từ gốc: chứng minh cho mục tiêu sự tồn tại và phát sinh.
Hai hướng này sẽ cung cấp hai bằng chứng khác nhau, tùy theo mục tiêu của cuộc kiểm tốn mà kiểm tốn viên cĩ thể chọn một trong hai hoặc cĩ thể sử dụng cả hai hướng kiểm tra.
Kỹ thuật kiểm tra tài liệu tương đối thuận lợi, do tài liệu thường cĩ sẵn, vì vậy chi phí để thu thập bằng chứng cũng thấp hơn so với các kỹ thuật khác.
3.2.3.2. Quan sát
Quan sát là việc theo dõi một hiện tượng, một chu trình hoặc một thủ tục do người khác thực hiện (Ví dụ: Kiểm tốn viên quan sát việc kiểm kê thực tế hoặc quan sát các thủ tục kiểm sốt do đơn vị tiến hành...).
Kĩ thuật quan sát cĩ thể áp dụng cho rất nhiều bộ phận kiểm tốn nhưng tự nĩ khĩ cĩ thểđảm bảo tính đầy đủ mà phải đi kèm các kĩ thuật khác, đồng thời nĩ khơng cĩ giá trị ở thời điểm khác thời điểm quan sát.
3.2.3.3. Điều tra (phỏng vấn)
Điều tra là việc tìm kiếm thơng tin từthơng người cĩ hiểu biết ở bên trong hoặc bên ngồi đơn vị. Điều tra được thực hiện bằng việc chính thức gửi văn bản, phỏng vấn hoặc trao đởi kết quả điều tra, sẽ cung cấp cho kiểm tốn viên thơng thơng tin chưa cĩ, hoặc những thơng tin bở sung để củng cố các bằng chứng đã cĩ.
Việc thu thập bằng chứng qua điều tra gồm 03 giai đoạn:
+ Lập kế hoạch phỏng vấn: KTV cần xác định mục đích, đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm phỏng vấn.
+ Thực hiện phỏng vấn: KTV giới thiệu lý do cuộc phỏng vấn, trao đởi về nội dung cần phỏng vấn đã xác định và ghi chép lại kết quả phỏng vấn, yêu cầu người được phỏng vấn ký xác nhận về các nội dung cần phỏng vấn.
+ Kết thúc phỏng vấn: KTV cần đưa ra các kết luận trên cơ sở thơng tin đã được thu thập. Tuy nhiên, KTV cần lưu ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn, để cĩ kết luận sát đáng về bằng chứng thu thập được.
Độ tin cậy của loại bằng chứng kiểm tốn này khơng cao nên thường chỉ dùng trong trường hợp củng cố tính tin cậy cho một bằng chứng kiểm tốn khác. Khi phỏng vấn, kiểm tốn viên cần chắc chắn về sự khách quan cũng như sự hiểu biết của người được phỏng vấn.
3.2.3.4. Xác nhận
Xác nhận là sự trả lời cho một yêu cầu cung cấp thơng tin nhằm xác minh lại những thơng tin đã cĩ trong các tài liệu kế tốn (Ví dụ: KTV yêu cầu đơn vị gửi thư cho khách hàng xác nhận trực tiếp đối với sốđư các khoản phải thu của khách hàng...). hay là sự xác nhận của một bên thứ ba về các số dư hoặc các thơng tin tài chính khác.
Các bằng chứng này sẽ cĩ độ tin cậy cao nếu đảm bảo các yêu cầu sau đây: - Thơng tin được xác nhận theo yêu cầu của kiểm tốn viên.
- Sự xác nhận được thể hiện bằng văn bản.
- Sựđộc lập của người cung cấp xác nhận với đơn vịđược kiểm tốn.
- Kiểm tốn viên phải kiểm sốt được tồn bộ quá trình thu thập thư xác nhận. Theo phương pháp này thì tốn chi phí lớn, tuy nhiên phạm vi áp dụng giới hạn: cơng nợ, tiền gửi ngân hàng,…
3.2.3.5. Tính tốn
Tính tốn là việc kiểm tra tính chính xác về mặt tốn học của số liệu trên chứng từ, sở kế tốn, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan khác hay việc thực hiện các tính tốn độc lập của kiểm tốn viên. (Ví dụ : tính lại thành tiền trên hĩa đơn bán hàng, tính mức khấu hao, dự phòng,…rồi so sánh với số liệu đơn vị. Kỹ thuật này cĩ độ tin cậy cao (nếu chỉ xét riêng về mặt số học).
3.2.3.6. Phân tích
Phân tích là việc phân tích các số liệu, thơng tin, các tỷ suất quan trọng, qua đĩ tìm ra những xu hướng, biến động và tìm ra những mối quan hệ cĩ mâu thuẫn với các thơng tin liên quan khác hoặc cĩ sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến
- So sánh thơng tin kỳ này với kỳ trước:
+ So sánh số dư (số phát sinh) của tài khoản giữa các kỳ + So sánh các tỷ số giữa các kỳ
- So sánh giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, dự tốn
- Nghiên cứu mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính trong kỳ.
Với phương pháp này kiểm tốn viên cĩ thể dựa trên mối quan hệ bản chất giữa các số dư, các khoản mục trên báo cáo tài chính để đánh giá mức độ hợp lý của số liệu, kiểm tốn viên cũng cĩ thể ước tính số dư hoặc số phát sinh của tài khoản qua mối quan hệ giữa chúng với các tài khoản khác rồi so sánh số liệu của đơn vị.
Quy trình phân tích cũng nghiên cứu mối quan hệ giữa các thơng tin tài chính với nhau và giữa các thơng tin tài chính với các thơng tin phi tài chính.
Khi thực hiện quy trình phân tích, KTV được phép sử dụng nhiều phương pháp khác nhau từ việc so sánh đơn gian đến việc phân tích phức tạp đòi hỏi phải sử dụng các kỹ thuật thống kê tiên tiến. Việc lựa chọn quy trình phân tích, phương pháp và mức độ áp dụng tùy vào sựxét đốn chuyên mơn của KTV.
Ví dụ: Thủ tục kiểm tốn Loại bằng chứng Bằng chứng về vấn đề gì? Độ tin cậy 1. Gửi thư xác nhận nợ phải thu đến một số khách hàng.
Xác nhận hiện hữu, quyền sở hữu.
Cao (Bằng chứng độc lập từ bên ngồi).
2. Tính lại chi phí khấu hao tài sản cốđịnh Tính tốn Sự ghi chép chính, sự đánh giá của TSCĐ. Cao (Xét về mặt chính xác số học). 3. Thảo luận với Ban giám đốc về giá trị ghi sở của các khoản đầu tư tài chính.
Phỏng vấn Sựđánh giá. Thấp.
4. Kiểm tra các giấy tờ về quyền sở hữu đối với các loại xe ơ tơ.
Tài liệu Quyền sở hữu. Cao
5. Kiểm kê hàng tồn kho
Vật chất Sự hiện hữu. Cao