2.3 Đánh giá thực trạng kế tốn doanh thu tại Cơng ty cổ phần tập đoàn
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, kế tốn doanh thu tại Cơng ty cổ phần tập đồn Nagakawa cịn tồn tại một số hạn chế .
Việc tuân thủ những quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành
- Trong một vài trường hợp Cơng ty cịn chưa tuân thủ chặt chẽ năm điều kiện ghi nhận doanh thu trong chuẩn mực số 14 trong một số trường hợp.
Ví dụ: Trong một số giao dịch tại công ty, sau khi nhận được tiền đặt hàng của khách hàng công ty tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng, nhưng chưa giao hàng cho khách hàng. Công ty đã ghi nhận doanh thu trong khi chưa giao hàng cho khách hàng. Vậy, cơng ty vẫn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa, đồng thời chưa xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng, công ty chưa được ghi nhận doanh thu bán hàng như đã thực hiện.
- Việc ghi nhận doanh thu của cơng ty dựa trên Hóa đơn GTGT là chủ yếu, dẫn đến một số những tồn tại như:hàng đã giao, khách đã chấp nhận thanh toán nhưng đợi cuối tháng khi đã giao đủ đơn hàng mới viết hóa đơn thì đến cuối tháng kế tốn mới ghi nhận doanh thu; hoặc với những trường hợp hàng đã giao cuối năm trước nhưng sang năm sau mới lập hóa đơn GTGT thì tồn bộ doanh thu sẽ được ghi nhận cho kỳ năm sau. Như vậy chưa tuân thủ đúng nguyên tắc phù hợp doanh thu và chi phí theo quy định về kế toán. Mặt khác chưa phản ánh đúng được kết quả kinh doanh của kỳ đó.
Việc vận dụng chế độ kế tốn Việt Nam hiện hành
Thứ nhất, về hóa đơn chứng từ kế tốn, qua q trình khảo sát tại trụ sở cơng ty cùng các chi nhánh cho thấy về sử dụng và quản lý hóa đơn chứng từ của cơng ty cịn một số tồn tại sau:
- Quy trình phê duyệt bán chịu chưa thực sự chặt chẽ làm cho một số hợp đồng kinh tế cịn thiếu sót như việc chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán.
- Việc tập hợp chứng từ đơi khi cịn chậm, ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn. Việc quản lý chứng từ, đặc biệt là Hóa đơn GTGT cũng cịn nhiều điểm chưa khoa học. Việc lưu hồ sơ bán hàng đóng riêng lẻ như hóa đơn riêng, Hợp đồng theo đơn hàng riêng, biên bản giao nhận hàng riêng làm cho việc kiểm tra, đối chiếu q trình bán hàng khơng liền mạch, chưa gắn kết cả quá trình bán hàng chẳng hạn kiểm tra
ngày hợp đồng mua hàng đã ký kết giữa hai bên với ngày giao hàng ghi trong biên bản giao nhận hàng về số lượng, chủng loại, đơn giá đối chiếu với hóa đơn xuất bán vẫn có hóa đơn in ra trước ngày biên bản giao nhận hàng chưa đúng với ngun tắc kế tốn.
- Việc ghi chép hóa đơn, chứng từ vẫn cịn hiện tượng tẩy xóa hoặc khơng ghi ngày tháng, chưa có chữ kí của người mua…
- Khi vận chuyển hàng từ công ty về chi nhánh có kèm theo Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Hóa đơn GTGT của lơ hàng. Nhưng vì đường dài và đội ngũ lái xe nhiều khi tắc trách làm mất hóa đơn dẫn đến kế tốn phải tiến hành nhiều thủ tục để sao chụp lại hóa đơn gốc, hơn thế nữa công ty sẽ phải chịu thêm khoản chi phí xử phạt của cơ quan thuế về việc làm mất hóa đơn đầu vào. Quy trình xử lý như sau:
+ Chi nhánh làm mất hóa đơn phải làm báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
+ Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn Cơng ty khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản.
+ Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người Giám đốc cơng ty và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho chi nhánh. Chi nhánh sẽ sử dụng hóa đơn bản sao liên 1 có ký xác nhận, đóng dấu cơng ty mẹ kèm theo biên bản về việc mất, liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế tốn và kê khai thuế.
+ Ngồi ra, tùy theo quyết định xử phạt của cơ quan thuế mà chi nhánh sẽ phải chịu mức phạt : do bên mua làm mất hóa đơn liên 2 - đầu vào: từ 4 - 8 triệu (Theo khoản 4, điều 3 của Nghị định 49/2019/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2019)
Thứ hai, về việc vận dụng tài khoản kế toán
- Kế tốn cơng ty khơng dự phịng nợ phải thu khó địi. Ở cơng ty hoạt động chính là bán bn và cơng ty cũng có hệ thống nhà phân phối đại lý rộng lớn. Chính sách bán hàng của cơng ty cho khách hàng trả chậm tiền hàng, do đó số tiền nợ phải thu của công ty khá lớn. Và việc khách hàng nợ đến hạn chưa thanh toán
thường xảy ra trong công ty. Hàng năm công ty phải chịu một khoản tổn thất phát sinh từ các khoản nợ phải thu khó địi này. Tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2018 khoản nợ phải thu trên bảng cân đối kế tốn của cơng ty là 13.523.239.325 đồng, trong đó nợ quá hạn trên 6 tháng được theo dõi là 2.647.017.432 đồng Nhưng kế tốn khơng tiến hành trích lập dự phịng phải thu khó địi.
- Các tài khoản kế toán doanh thu được chi tiết theo địa điểm phát sinh nhưng chưa được mở chi tiết để theo dõi theo các nhóm hàng, mặt hàng. Chính vì vậy gây khó khăn trong việc nắm bắt kết quả kinh doanh theo từng nhóm hàng.
Thứ ba, về sổ kế toán
- Từ việc chưa mở tài khoản theo dõi chi tiết doanh thu theo từng nhóm hàng mặt hàng, dẫn đến chưa có những sổ chi tiết dõi theo giúp xác định nhanh chóng kết quả kinh doanh của từng nhóm sản phẩm của Cơng ty.
- Tại các chi nhánh của Cơng ty, bộ phận kế tốn khơng in hết các sổ kế toán theo qui định của chế độ kế tốn mà chỉ in các báo cáo tài chính cịn lại lưu trên máy khi nào cần mới in ra nên khi xảy ra sự cố hư hỏng máy tính hay trục trặc cơ sở dữ liệu sẽ rất khó khăn trong việc lấy số liệu khi cần và khơi phục số liệu sổ sách kế tốn.
Phương thức bán hàng
Doanh nghiệp chỉ áp dụng một phương thức bán hàng đó là bán bn qua kho trực tiếp và bán buôn qua kho vận chuyển thẳng.Phương thức bán hàng này có nhược điểm là phụ thuộc nhiều vào nhu cầu và đơn đặt hàng của từ khách hàng.điều này làm cho DN ln đặt vào tình trạng dễ gặp rủi ro,vì nếu khách hàng giảm số lượng đặt hàng hay chấm dứt hợp đồng thì việc kinh doanh sẽ bị gián đoạn ,hay doanh thu sẽ giảm.DN cũng khó tìm cơ hội kinh doanh mới,do ít tiếp xúc với khách hàng lẻ.bên cạnh đó,hình thức bán bn làm tăng chi phí vận chuyển hàng đến nơi tiêu thụ do hầu như chi phí vận chuyển hàng đều do bên bán trả.