Nguồn: Nội bộ *Mẫu giấy đề nghị tạm ứng GIẤY ĐÊ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 01 năm 2013 Kính gởi: Giám đốc Tơi tên là: Địa chỉ: Phòng mua hàng
Đề nghị tạm ứng số tiền: 7.500.000 (Viết bằng chữ) Bảy triệu năm trăm ngàn đồng Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền mua vật tư
Thời hạn thanh toán: Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Bảng 7: Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Nguồn: Nội bộ
53 * Mẫu phiếu chi
PHIẾU CHI
Ngày 21/01/2016 Người nhận tiền:
Địa chỉ: Phòng vật tư
Về khoản: Chi tạm ứng tiền mua vật tư Số tiền: 7.500.000
Bằng chữ: Bảy triệu, năm trăm ngàn đồng y Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Kế toán thanh toán (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu năm trăm ngàn đồng.
Ngày 21 tháng 7 năm 2016 Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Bảng 8: Mẫu phiếu chi
Nguồn: Nội bộ
4.1.6.2. Hạch toán Tạm ứng:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu đề nghị tạm ứng, Phiếu thanh tốn tạm ứng, Hóa đơn GTGT, và các chứng từ khác liên quan.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phải thu khác và Sổ Cái TK 141. Chi tiết: TK 141MNDHA: Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu
TK 141MNCNG: Tạm ứng cho Nguyễn Cao Nguyên TK 141MPTHO: Tạm ứng cho Phan Thị Hồng TK 141MPTKL: Tạm ứng cho Phạm Thị Kiều Loan TK 141MPTPA: Tạm ứng cho Phan Tấn Phát ……
54 -. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 04/01/2016, Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu 96.000.000 chi phí cơng trình, tiền cơm Ban quản lý cho CT Marriot. Kế toán hạch toán:
Nợ TK1411: 96.000.000
Có TK 112102: 96.000.000
Ngày 06/01/2016, Nguyễn Hồng Quốc Uy thanh tốn chi phí xăng xe T12/2015, xe 51A-77051 của Ban giám đốc, số tiền 909.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6427: 909.000
Có TK 1411: 909.000
Ngày 10/01/2016, Nguyễn Văn Hiệp Thanh tốn tạm ứng chi phí mua văn phịng phẩm, thuộc CT Marriot, số tiền 366.000. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 627703: 366.000 Có TK 1411: 366.000
Ngày 15/01/2016, Chi tạm ứng cho anh Nguyễn Cao Ngun đi cơng tác, số tiền 4.000.000. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 1411: 4.000.000
Có TK 1111: 4.000.000
Ngày 30/1/2016, Thanh tốn tiền tạm ứng đi cơng tác của anh Nguyễn Cao Nguyên, số tiền đã chi là 4.250.000. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 642: 4.250.000
Có TK 1411: 4.000.000 Có TK 3388: 250.000 - Sổ chi tiết tài khoản 141
Sổ chi tiết của một tài khoản Tài khoản: 141 – Tạm ứng
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
55
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
04/01 01/01 141MNDHA TƯ chi phí cơng trình, tiền cơm Ban quản lý, CT Marriot
112102 96.000.000
06/01 03/01 141NQU Thanh tốn chi phí xăng xe T12/2015, xe 51A-77051 của Ban giám đốc
6427 909.000
10/01 15/01 141AHIEP Thanh tốn tạm ứng chi phí mua văn phòng phẩm, thuộc CT Marriot
627703 366.000
15/01 28/01 141MNDHA TƯ tiền mua vật tư, CT Marriot 1111 7.500.000 …… Tổng phát sinh nợ: 76.000.000 Tổng phát sinh có: 136.677.153 Số dư Nợ cuối: 26.063.640
Bảng 9: Sổ chi tiết tài khoản 141
Nguồn: Nội bộ
4.2. Hạch tốn các khoản phải trả tại cơng ty.
4.2.1 Hạch toán khoản phải trả người bán:
Các khoản phải trả tại công ty bao gồm
- Tài khoản sử dụng: 331 – Phải trả người bán.
Các khoản phải trả của Công ty bao gồm: các khoản phải trả cho nhà cung cấp vật tư, nhà thầu phụ, các khoản phải trả khi mua hàng hóa, dịch vụ khác.
56
Các khoản phải trả khác gồm: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của cơng nhân viên; các khoản thanh tốn với công nhân viên, cổ tức cho nhà đầu tư, và các khoản phải trả phát sinh đột xuất khác.
4.2.1.1. Chính sách quản lý khoản phải trả
Nợ phải trả người bán thể hiện mối quan hệ thanh tốn của Cơng ty với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ; tình hình thanh tốn của Cơng ty với Nhà thầu phụ và Chủ đầu tư thực hiện các Cơng trình.
Hợp đồng mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ với người bán, hóa đơn chứng từ phải được quản lý, theo dõi theo từng nhà cung cấp, theo trình tự thời gian. Hồ sơ, chứng từ phải được đảm bảo an toàn, đầy đủ, dễ tìm kiếm.
Hạch tốn, theo dõi cơng nợ căn cứ theo Hợp đồng, hóa đơn chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa, vật tư, nhà thầu phụ chuyển sang. Kế toán thanh toán hạch toán số tiền phải trả người bán, phản ánh theo đúng đối tượng, ghi rõ nội dung, đồng thời bắt đầu theo dõi thời gian thanh tốn kể từ thời điểm nhận được hóa đơn GTGT, chứng từ của nhà cung cấp theo cam kết trong hợp đồng.
Hàng tuần, kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch thanh toán hoặc tạm ứng cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ theo thời gian được quy định trong hợp đồng. Đồng thời, phải lập bảng kê để đối chiếu, xác nhận công nợ với từng khách hàng để làm cơ sở rà soát, thanh tốn, quyết tốn.
57
4.2.1.1 Quy trình ln chuyển chứng từ phải trả người bán
Trung tâm mua hàng Phịng kế tốn Ban giám đốc
Kế tốn thanh toán KTT/ Người được KTT ủy quyền
Thủ quỹ/ Ngân hàng
Hình 3: Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả
Nguồn: Nội bộ Lập Phiếu yêu
cầu thanh toán Ký kết hợp đồng, thực hiện mua hàng Kiểm tra chứng từ Xem xét, ra quyết định Xem xét, ra quyết định Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ No Yes No Yes No Yes
58
* Mô tả
Bước 1: Trung tâm mua hàng liên lạc với nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng. Sau khi hàng về nhập kho, trung tâm mua hàng nhận hóa đơn GTGT cùng Phiếu nhập kho. Trung tâm mua hàng ghi nhận nợ phải trả dựa trên hóa đơn và Phiếu nhập.
Bước 2: Khi đến hạn trả nợ theo hợp đồng, Người đề nghị thanh toán lập Phiếu yêu cầu thanh tốn theo mẫu kèm theo tài liệu có liên quan. Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận nhu cầu thanh toán.Nếu chấp nhận: Ký duyệt và chuyển sang Phịng kế tốn.
Bước 3: Kiểm tra và phê duyệt
Kế tốn thanh tóan kiểm tra thủ tục, chứng từ thanh toán. Nếu chấp nhận: Ký nháy, lập Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi và chuyển cho KTT hoặc người được KTT ủy quyền.
KTT/ Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển cho GĐ/ Người được GĐ ủy quyền
GĐ/ Người được GĐ ủy quyền xem xét.Nếu chấp nhận: Phê duyệt thanh toán. Bước 4: Thực hiện thanh toán
Kế toán thanh toán chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi neuesthanh toán bằng chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ để thực hiện chi
-Bước 5: Sau khi thực hiện thanh tốn, Phịng kế toán lưu hồ sơ
4.2.1.2. Hạch toán khoản phải trả người bán:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu yêu cầu thanh tốn, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng ngun tắc, Phiếu theo dõi tiến độ cơng trình.
- Sổ kế tốn sử dụng: Sổ tài khoản phải trả người bán TK331. Chi tiết TK 331CDPHA: Phải trả Công ty TNHH Châu Duy Phát
TK 331SUNNY: Phải trả Công ty TNHH Cung ứng thiết bị điện Sunny TK 331VIBIN: Phải trả Công ty Thép Vĩnh Bĩnh
TK 331VPHMY: Phải trả Công ty Cổ phần Đầu tư Việt Phú Mỹ TK 331TBKTG : Phải trả Công ty Cổ phần Thiết bị điện KTG. …………..
59 ỦY NHIỆM CHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Số Lập ngày: PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ Đơn vị trả tiền Số tài khoản Tại ngân hàng Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh 007 100 000 7252
TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN TP HCM Đơn vị nhận tiền
Số tài khoản Tại ngân hàng
Huỳnh Văn Ân 6097 0406 0003 712 VIB
TÀI KHỐN CĨ
Số tiền bằng chữ
Nội dung
Năm triệu, bốn trăm bảy mươi lăm ngàn, bảy trăm tám mươi mốt đồng chẵn
TT tiền lương T01/2016
SỐ TIỀN BẰNG SỐ VNĐ 5. 475. 781
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN Kế toán Chủ tài khoản
NGÂN HÀNG A Kế toán TP Kế toán
NGÂN HÀNG B Kế toán TP Kế toán
Bảng 10: Mẫu Ủy nhiệm chi
Nguồn: Nội bộ - Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 06/01/2016, Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 của công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00935, trị giá hàng chưa thuế là 7.121.750, VAT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 152 : 7.121.750 Nợ TK 133: 712.175
Có TK 331100: 7.515.200
Ngày 07/01/2016, chuyển khoản thanh tốn cho Cơng ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00935, tổng giá trị thanh tốn là 7.515.200. Cơng ty được hưởng chiết khấu thanh tốn 1% trên tổng giá trị hóa đơn do trả tiền sớm. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100:7.515.200
60 Có TK 5151: 75.152
Ngày 14/01/2016, Tạm ứng cho Công ty TNHH Châu Duy Phát 10% giá trị đơn hàng trước thuế theo Hợp đồng số 01/LM1/SRF/2016. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 331100: 19.563.864
Có TK 112102 : 19.563.864
Ngày 20/01/2016 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son của công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00956, trị giá hàng 30.287.200, VAT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 152: 30.287.200 Nợ TK 1331: 3. 028.720
Có TK 331100: 33.315.920
Đến ngày 20/02/2016, Vay ngắn hạn trả nợ cho nhà cung cấp công ty TNHH Châu Duy Phát theo hóa đơn số 00956, tổng giá trị thanh toán là 33.315.920. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100: 33.315.920
Có TK 34111103: 33.315.920
Ngày 14/02/2016, được công ty Cổ phần thiết bị điện KTG chấp nhận giảm giá cho số vật tư đã mua do phẩm chất kém, giá trị được giảm giá là 10.150.000 (chưa bao gồm VAT 10%). Kế toán hạch toán:
Nợ TK 331100: 11.165.000 Có TK 152: 10.150.000 Có TK 13311: 1.015.000 - Sổ chi tiết TK 331
Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản 331 – Phải trả khách hàng
Khách hàng: Công ty TNHH Châu Duy Phát (331CDPHA) Từ ngày 01/01/2016 đế ngày 31/01/2016
61
Số dư có đầu kỳ: 272.687.386
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ps nợ Ps có
Ngày Số
06/01 PN 0090 Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 theo hóa đơn số 00935
152 7.121.750
06/01 PN 0090 Nhập mua Vật tư cho CT Land Mark L1 theo hóa đơn số 00935
1331 712.175
07/01 VCB_05/01 Thanh tốn hóa đơn số 00935 112102 7.515.200 14/01 VCB_15/01 Tạm ứng 10% giá trị trước thuế
theo Hợp đồng số 01/LM1/SRF/2016.
112102 19.563.864
20/01 PN0116 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son theo hóa đơn số 00956
152 30.287.200
20/01 PN0116 Nhập mua vật tư cho CT Ba Son theo hóa đơn số 00956
1331 3. 028.720 34111103 33.315.920 … Tồng phát sinh nợ: 52.879.784 Tổng phát sinh có: 41.149.845 Số dư Nợ cuối kỳ: 11.729.939
Bảng 11: Sổ chi tiết tài khoản 331
Nguồn: Nội bộ
4.2.2. Hạch toán khoản phải trả khác:
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản 338
62
Ngày 18/01/2016, Thanh tốn chi phí công chứng giấy tờ theo hóa đơn số 4077, số tiền 365.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 3388: 365.000
Có TK 112123: 365.000
Ngày 29/1/2016, Thanh tốn tiền trợ cấp thơi việc cho anh Vương Trần Quốc Thanh Nợ TK 3388: 6.440.000
Có TK 1111: 6.440.000
Ngày 31/01/2016, Tạm thu thuế TNCN của CBCNV Tháng 01/2016 Nợ TK 3341: 72.043.668
Có TK 3388: 72.043.668
Ngày 31/01/2016, Trích nộp Kinh phí cơng đồn 2%, BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1% cuả Khối văn phịng và Cơng trình.
Nợ TK 627: 341.200 Nợ TK 642: 635.800 Có TK 3382: 977.000 Nợ TK 627: 19.859.400 Nợ TK 642: 5.178.600 Có TK 3383: 25.038.000 Nợ TK 627: 3.309.900 Nợ TK 642: 863.100 Có TK 3384: 4.173.000 Nợ TK 627: 1.103.300 Nợ TK 642: 375.600 Có TK 3388: 1.478.900 - Sổ chi tiết TK 338:
Sổ chi tiết của một tài khoản Tài khoản 338 – Phải trả khác Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
63
Số dư Có đầu kỳ: 37.870.000
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ps Nợ PS Có
Ngày Số
18/01/2016 VCB24/01 TT CP công chứng, hđ 4077, HO 112123 365,000 29/01/2016 C0027 TT tiền trợ cấp thôi việc - Vương
Trần Quốc Thanh 1111 6,440,000 31/01/2016 TL04/01C Tạm thu thuế TNCN Tháng 01/2016 3341 72,043,668 31/01/2016 TL05/01C Kinh phí cơng đồn T01/2016 6421 635,800 31/01/2016 TL05/01C Kinh phí cơng đồn T01/2016 6271MC 341,200 31/01/2016 TL07/01C Trích BHXH 18% T01/2016 6421 5,178,600 31/01/2016 TL07/01C Trích BHXH 18% T01/2016 6271MC 19,859,400 31/01/2016 TL08/01C Trích BHYT 3% T01/2016 6421 863,100 31/01/2016 TL08/01C Trích BHYT 3% T01/2016 6271MC 3,309,900 31/01/2016 TL09/01C Trích BHTN 1% T01/2016 6421 375,600 31/01/2016 TL09/01C Trích BHTN 1% T01/2016 6271MC 1,103,300 Tổng phát sinh Nợ trong kỳ: 8.675.250 Tổng phát sinh Có trong kỳ: 25.687.600 Số dư có cuối kỳ: 54.792.350
Bảng 12: Sổ chi tiết tài khoản 338
64
.
CHƯƠNG V. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
5.1. Đánh giá thực trạng
5.1.1.1. Nhận xét chung về tình hình hoạt động tại Cơng ty:
SEAREFICO là đơn vị dẫn đầu trong ngành Lạnh cơng nghiệp, có năng lực sản xuất chế tạo thiết bị, sở hữu nhiều công nghệ kỹ thuật và thiết kế tiên tiến, đủ khả năng đấu thầu nhiều cơng trình lớn.
Đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm và được đào tạo bài bản, có khả năng cung cấp cho khách hàng giải pháp trọn gói từ khâu tư vấn thiết kế đến chế tạo, cung cấp, lắp đặt.
Trong các năm qua, giá vốn và chi phí khác chiếm tỷ lệ khá cao trong doanh thu thuần, để cải thiện tỷ suất sinh lời, Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm kiểm sốt chi phí đầu vào như: đẩy mạnh hoạt động kiểm sốt nội bộ và quản lý ngân sách dự án, thành lập Phòng CCM, Trung tâm mua hàng tập trung. Đồng thời, Cơng ty tăng cường kiểm sốt chất lượng cơng trình với sự hỗ trợ của chuyên gia Nhật Bản, bổ sung nguồn lực cho bộ phận T&C, phát triển bộ phận R&D nhằm nghiên cứu phát triển sản phẩm và công nghệ mới, tái cấu trúc hoạt động quản lý dự án tại Arico. Các khoản công nợ phải thu được quản lý chặt chẽ hơn nhằm giảm thiểu các khoản phải thu quá hạn, từ đó giảm được chi phí dự phịng nợ phải thu khó địi.
5.1.1.2. Nhận xét về cơng tác kế tốn tại cơng ty
* Ưu điểm:
Đối với các hợp đồng có quy mơ lớn, cơng ty thường thu tiền và thanh toán theo từng đợt. Việc này giúp cơng ty có thể đảm bảo được lượng tiền nhận được và giảm bớt áp lực thanh tốn của cơng ty.
Việc phân công công việc trong Phịng Kế Tốn rất rõ ràng, mọi bộ phận đều có nhiệm vụ riêng của mình, ít xảy ra chồng chéo trong cơng việc, vì thế ít xảy ra lãng phí và rất dế dàng truy cứu trách nhiệm nếu có sai sót xảy ra.
65
Tuy các bộ phận đều có nhiệm vụ riêng của mình nhưng đều phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lý khoản phải thu và phải trả.
Cơng tác hạch tốn ban đầu được kế toán sử dụng đầy đủ các loại chứng từ cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho kế toán tổng hợp được thông tin chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác kế tốn được nhanh chóng và chính xác, kế tốn cập nhật chứng từ kịp thời, tạo thuận lợi