Nguồn: Nội bộ
4.2. Hạch toán các khoản phải trả tại cơng ty.
4.2.1 Hạch tốn khoản phải trả người bán:
Các khoản phải trả tại công ty bao gồm
- Tài khoản sử dụng: 331 – Phải trả người bán.
Các khoản phải trả của Công ty bao gồm: các khoản phải trả cho nhà cung cấp vật tư, nhà thầu phụ, các khoản phải trả khi mua hàng hóa, dịch vụ khác.
56
Các khoản phải trả khác gồm: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của cơng nhân viên; các khoản thanh tốn với công nhân viên, cổ tức cho nhà đầu tư, và các khoản phải trả phát sinh đột xuất khác.
4.2.1.1. Chính sách quản lý khoản phải trả
Nợ phải trả người bán thể hiện mối quan hệ thanh tốn của Cơng ty với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ; tình hình thanh tốn của Cơng ty với Nhà thầu phụ và Chủ đầu tư thực hiện các Cơng trình.
Hợp đồng mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ với người bán, hóa đơn chứng từ phải được quản lý, theo dõi theo từng nhà cung cấp, theo trình tự thời gian. Hồ sơ, chứng từ phải được đảm bảo an tồn, đầy đủ, dễ tìm kiếm.
Hạch tốn, theo dõi cơng nợ căn cứ theo Hợp đồng, hóa đơn chứng từ do nhà cung cấp hàng hóa, vật tư, nhà thầu phụ chuyển sang. Kế toán thanh toán hạch toán số tiền phải trả người bán, phản ánh theo đúng đối tượng, ghi rõ nội dung, đồng thời bắt đầu theo dõi thời gian thanh toán kể từ thời điểm nhận được hóa đơn GTGT, chứng từ của nhà cung cấp theo cam kết trong hợp đồng.
Hàng tuần, kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập kế hoạch thanh toán hoặc tạm ứng cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ theo thời gian được quy định trong hợp đồng. Đồng thời, phải lập bảng kê để đối chiếu, xác nhận công nợ với từng khách hàng để làm cơ sở rà soát, thanh toán, quyết toán.
57
4.2.1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả người bán
Trung tâm mua hàng Phịng kế tốn Ban giám đốc
Kế toán thanh toán KTT/ Người được KTT ủy quyền
Thủ quỹ/ Ngân hàng
Hình 3: Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả
Nguồn: Nội bộ Lập Phiếu yêu
cầu thanh toán Ký kết hợp đồng, thực hiện mua hàng Kiểm tra chứng từ Xem xét, ra quyết định Xem xét, ra quyết định Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ No Yes No Yes No Yes
58
* Mô tả
Bước 1: Trung tâm mua hàng liên lạc với nhà cung cấp, ký hợp đồng mua hàng. Sau khi hàng về nhập kho, trung tâm mua hàng nhận hóa đơn GTGT cùng Phiếu nhập kho. Trung tâm mua hàng ghi nhận nợ phải trả dựa trên hóa đơn và Phiếu nhập.
Bước 2: Khi đến hạn trả nợ theo hợp đồng, Người đề nghị thanh toán lập Phiếu yêu cầu thanh tốn theo mẫu kèm theo tài liệu có liên quan. Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận nhu cầu thanh toán.Nếu chấp nhận: Ký duyệt và chuyển sang Phịng kế tốn.
Bước 3: Kiểm tra và phê duyệt
Kế tốn thanh tóan kiểm tra thủ tục, chứng từ thanh tốn. Nếu chấp nhận: Ký nháy, lập Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi và chuyển cho KTT hoặc người được KTT ủy quyền.
KTT/ Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển cho GĐ/ Người được GĐ ủy quyền
GĐ/ Người được GĐ ủy quyền xem xét.Nếu chấp nhận: Phê duyệt thanh toán. Bước 4: Thực hiện thanh toán
Kế toán thanh toán chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi neuesthanh toán bằng chuyển khoản. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho Thủ quỹ để thực hiện chi
-Bước 5: Sau khi thực hiện thanh tốn, Phịng kế toán lưu hồ sơ
4.2.1.2. Hạch toán khoản phải trả người bán:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu yêu cầu thanh tốn, Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Hợp đồng mua bán, Hợp đồng ngun tắc, Phiếu theo dõi tiến độ cơng trình.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản phải trả người bán TK331. Chi tiết TK 331CDPHA: Phải trả Công ty TNHH Châu Duy Phát
TK 331SUNNY: Phải trả Công ty TNHH Cung ứng thiết bị điện Sunny TK 331VIBIN: Phải trả Công ty Thép Vĩnh Bĩnh
TK 331VPHMY: Phải trả Công ty Cổ phần Đầu tư Việt Phú Mỹ TK 331TBKTG : Phải trả Công ty Cổ phần Thiết bị điện KTG. …………..
59 ỦY NHIỆM CHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, ĐIỆN Số Lập ngày: PHẦN DO NH GHI TÀI KHOẢN NỢ Đơn vị trả tiền Số tài khoản Tại ngân hàng Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh 007 100 000 7252
TMCP Ngoại thương Việt Nam – CN TP HCM Đơn vị nhận tiền
Số tài khoản Tại ngân hàng
Huỳnh Văn Ân 6097 0406 0003 712 VIB
TÀI KHỐN CĨ
Số tiền bằng chữ
Nội dung
Năm triệu, bốn trăm bảy mươi lăm ngàn, bảy trăm tám mươi mốt đồng chẵn
TT tiền lương T01/2016
SỐ TIỀN BẰNG SỐ VNĐ 5. 475. 781
ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN Kế toán Chủ tài khoản
NGÂN HÀNG A Kế toán TP Kế toán
NGÂN HÀNG B Kế toán TP Kế toán