CHƯƠNG 3 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
4.1. Hạch toán các khoản Nợ phải thu tại công ty
4.1.2 Hạch toán khoản phải thu khách hàng
4.1.2.1. Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu
Ban quản lý dự án Chủ đầu tư Phịng kế tốn
Hình 1: Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu
Nguồn: Nội bộ
Mô tả:
Bước 1: Đến hạn phải thu theo hợp đồng, Ban quản lý dự án của công ty xác nhận khối lượng thực hiện cơng trình với Ban Tư vấn, Giám sát của chủ đầu tư, sau đó trình hồ sơ khối lượng thực hiện cơng trình cho Chủ đầu tư xem xét ký duyệt.
Bước 2: Chủ đầu tư xem xét phê duyệt hồ sơ xác nhận khối lượng thực hiện cơng trình. Sau khi phê duyệt, hồ sơ được chuyển cho Phịng Kế tốn của Công ty.
Bước 3: Kế tốn cơng trình xuất hóa đơn GTGT và làm cơng văn u cầu thanh tốn gởi cho Chủ đầu tư.
Bước 4: Chủ đầu tư nhận bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm Hóa đơn GTGT, Bảng kê xác nhận khối lượng thực hiện, cơng văn u cầu thanh tốn và thực hiện thanh tốn cho Cơng ty. Bước 5: Sau khi chủ đầu tư thanh tốn, Phịng kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ bộ hồ sơ.
Xác nhận khối lượng
thực hiện cơng trình
Phê duyệt
Xuất hóa đơn GTGT và cơng văn u
cầu thanh tốn Nhận bộ hồ sơ đầy đủ và thanh tốn cho cơng ty
42
4.1.2.2. Hạch toán khoản phải thu khách hàng
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Phiếu theo dõi tiến độ cơng trình, Hợp đồng kinh tế, Chứng nhận thanh tốn, Cơng văn đề nghị thanh tốn.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ tài khoản “Phải thu khách hàng”. Chi tiết:
TK 131ANHDU: Phải thu Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương TK 131BSGGP: Phải thu Báo Sài Gịn Giải Phóng
TK 131COFIC: Phải thu Công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)
TK 131DQMIN: Phải thu Công ty Cổ phần Đầu tư Địa ốc Đại Quang Minh TK 131DESCO: Phải thu Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Nghiệp (DESCON) …….
- Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 15/01/2016, ghi nhận khối lượng thực hiện cơng trình Marriot đợt 1, hóa đơn số 058, giá trị là 4.981.944.690, chưa VAT 10%, Khách hàng chưa trả tiền. Kế toán hạch tốn:
Nợ TK 131ANHDU: 5.480.139.159 Có TK 51110100: 4.981.944.690 Có TK 3331100: 498.194.469
Ngày 20/01/2016, Tổng Cơng ty Cảng Hàng Không Việt Nam điều chỉnh giảm khối lượng đã quyết toán theo hợp đồng 1005/2014/ACV. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 5111: 114.947.335 Nợ TK 33311: 11.494.733
Có TK 131: 126.442.068
Ngày 29/01/2016, Nhận được giấy báo Có của ngân hàng, nội dung: Công ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương thanh toán theo khối lượng thực hiện cơng trình Mariot, giá trị thanh tốn: 50% hóa đơn 058 và 100% VAT. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 112101: 2.989.166.814
43
Ngày 31/01/2016,Nhận giấy báo Có của ngân hàng, nội dung Cơng ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Ánh Dương thanh toán tạm ứng theo phụ lục số 01, tổng giá trị 2.322.622.456. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 112101: 2.322.622.456
Có TK 131ANHDU : 2.322.622.456
Ngày 10/02/2016, Bù trừ công nợ công ty với công ty Kỹ nghệ lạnh Á Châu năm 2015, số tiền bù trừ là 62.500.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1311: 62.500.000
Có TK 3311: 65.500.000 - Sổ chi tiết TK131
Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng
Khách hàng: Công ty TNHH Tư vấn xây dựng Ánh Dương (131ANHDU) Từ ngày: 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
Số dư Nợ đầu kỳ 8.244.272
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ps nợ Ps có
Ngày Số
15/01 000167 Khối lượng thực hiện cơng trình Marriotm đợt 1, HĐ 328
51110100 4.981.944.690
15/01 000167 Khối lượng thực hiện cơng trình đợt cơng trình Marriot, HĐ 328
3331100 498.194.469
29/01 T_BIDV02/01 Cơng ty Ánh Dương thanh tốn khối lượng thực hiện cơng trình Marriot đợt 1 112101 2.989.166.814 … Tổng phát sinh nợ : 5.480.139.159 Tổng phát sinh có: 3.373.416.982 Số dư Nợ cuối kì: 2.106.722.177
Bảng 2: Sổ chi tiết tài khoản 131
44
4.1.3. Dự phịng phải thu khó địi
- Tài khoản sử dụng: 2293 – Dự phịng phải thu khó địi
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ...
- Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 31/12/2015, Kế tốn trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi cho cơng ty Cổ phần Thủy sản Bình An với số nợ là 89.480.000, quá hạn hơn 1 năm.
Mức dự phòng cần lập: 89.480.00 x 50% = 44.740.000 Kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: 44.740.000
Có TK 2293: 44.740.000
Ngày 20/1/2016, xóa nợ cho cơng ty TNHH Giang Nam số nợ 50.000.000. Kế toán hạch toán
Nợ TK 2293: 25.000.000 Nợ TK 642: 25.000.000
Có TK 131: 50.000.000
Ngày 29/03/2016, thu được món nợ khó địi của Cơng ty TNHH Giang Nam đã xử lý vào tháng 01/2016, kế toán hạc toán
Nợ TK 112102: 50.000.000 Có TK 7111: 50.000.000
Ngày 31/03/2016, kế tốn xác định số dự phịng phải thu khó địi của cơng ty Cổ phần đầu tư An Phong là 17.680.700 ( tức 30% số nợ phải thu), nhỏ hơn số dự phịng phải thu khó địi đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng là 20.153.400, số chênh lệch được hồn nhập, kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 2293: 2.472.700 Có TK 642: 2.472.700
Ngày 31/03/2016, kế tốn xác định số dự phịng phải thu khó địi của cơng ty TNHH Bác Hồng Hà là 23.784.900 ( tức 30% số nợ phải thu), lớn hơn số dự phịng phải thu khó địi
45
đã lập ở kỳ trước chưa sử dụng là 21.650.400, do đó cần phải lập dự phịng thêm phần chênh lệch, kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 2293: 2.134.500 Có TK 642: 2.134.500
4.1.4. Hạch toán khoản phải thu nội bộ
- Các khoản phải thu nội bộ trong công ty bao gồm khoản phải thu giữa Công ty và Chi nhánh, Khối kinh doanh quốc tế, và Công ty con ( Công ty Kỹ Nghệ Lạnh Á Châu).
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết tài khoản “Phải thu nội bộ”.
- Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 11/01/2016, điều vốn từ Khối kinh doanh quốc tế về tài khoản của Công ty, số tiền 2.800.000.000. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 112123: 2.800.000.000 Có TK 13681: 2.800.000.000
Ngày 15/01/2016, điều vốn từ quỹ tiền mặt của Công ty về quỹ tiền mặt Chi nhánh, số tiền 70.000.000. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 13612: 70.000.000 Có TK 1111: 70.000.000
Ngày 30/01/2016, Khối kinh doanh quốc tế nộp hộ tiền thuế GTGT tháng 12/2015 cho công ty, số tiền phải nộp là 2.322.622.456. Kế toán hạch tốn:
Nợ TK 33311: 2.322.622.456
Có TK 13681: 2.322.622.456
Ngày 31/01/2016, Chi hộ chi phí thuê văn phòng Q4 năm 2015 cho Chi nhánh, số tiền 236.64.397. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 13681: 236,646,397
Có TK 112102: 236,646,397 - Sổ chi tiết tài khoản 136
Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ
46
Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
Số dư Nợ đầu kỳ: 6.871.567.980
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng
Ps nợ Ps có
Ngày Số
11/01 T-VCB05/01 Điều vốn từ MED về HO 112123 2.800.000.000 15/01 C0070 Điều vốn từ quỹ tiền mặt
HO về quỹ tiền mặt MEB
1111 70.000.000
30/01 BKTH07/01C MED Nộp hộ thuế GTGT tháng 12/2016
33311 2.322.622.456
31/01 Chuyển chi phí Q4/2015 cho MEB – Chi phí th văn phịng 6427 236.646.397 ……. Tổng phát sinh nợ: 306.646.397 Tổng phát sinh có: 3.122.622.456 Số dư có cuối kì : 2.815.976.059
Bảng 3: Sổ chi tiết tài khoản 136
Nguồn: Nội bộ
4.1.5. Hạch toán khoản phải thu khác:
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Bảng kê chi phí và các chứng từ khác liên quan.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK 138 và Sổ TK 138. Chi tiết: TK 1388BHTN: Phải thu Bảo Hiểm Thất Nghiệp TK 1388BHXH: Phải thu Bảo Hiểm Xã hội TK 1388BHYT: Phải thu Bảo Hiểm Y Tế TK 1388GTGT: Thuế GTGT được khấu trừ TK 1388TIGUI: Phải thu lãi tiền gửi có kỳ hạn -. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
47
Ngày 31/12/2015, Công ty Kỹ nghệ lạnh Á Châu (ARICO) chuyển 70% lợi nhuận sau thuế về Cơng ty, số tiền 2.150.670.000. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 1388:2.150.670
Có TK 5157: 2.150.670
Ngày 31/01/2016, phân bổ BHXH, BHYT, BHTN T01/2016, số tiền lần lượt là 29.690.400, 5.566.950, 3.711.300. Kế toán hạch tốn: Nợ TK 13883: 29.690.400 Có TK 3383: 29.690.400 Nợ TK 13884: 5.566.950 Có TK 33884: 5.566.950 Nợ TK 13885: 3.711.300 Có TK 33885: 3.711.300
Ngày 31/01/2016, Tạm thu BHXH, BHYT, BHTN T01/2016 theo số đã tính. Kế tốn hạch tốn: Nợ TK 3341: 29.690.400 Có TK 13883: 29.690.400 Nợ TK 3341: 5.566.950 Có TK 13884: 5.566.950 Nợ TK 3341: 3.711.300 Có TK 13885: 3.711.300
Ngày 02/02/2016, Trong khi nhập kho lô hàng mua của công ty Thép Vĩnh Bình thì phát hiện thiếu một lượng hàng giá trị khoảng 4.120.000, liện hệ với nhà cung cấp thì được biết do bên nhà cung cấp xuất hàng thiếu. Kế tốn hạch tốn:
Nợ TK 1381: 4.120.000
Có TK 3311: 4.120.000 - Sổ chi tiết TK138
Sổ chi tiết của một tài khoản
Tài khoản: 13883 – Phải thu Bảo hiểm xã hội (1388BHXH) Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
48
Chứng từ Diễn giải TK đối
ứng Ps nợ Ps có Ngày Số 31/01 TL04/01C Phân bổ BHXH T01/2016 33883 29.690.400 31/01 TL07/01C Tạm thu BHXH T01/2016 3341 29.690.400 … Tổng phát sinh nợ: 29.690.400 Tổng phát sinh có: 29.690.400 Số dư Nợ cuối kỳ: 23.504.850
Bảng 4: Sổ chi tiết tài khoản 138
Nguồn: Nội bộ - Sổ cái TK 138
Sổ cái của một tài khoản Tài khoản: 138 – Phải thu khác Từ ngày 01/01/2016 đến ngày 31/01/2016
Số dư Nợ đầu kỳ: 36.320.800
Chứng từ Mã khách
hàng
Diễn giải TK đối ứng
Ps nợ Ps có Ngày Số
31/01 TL04/01C 1388BHXH Phân bổ BHXH T01/2016 33883 29.690.400 31/01 TL04/01C 1388BHYT Phân bổ BHYT T01/2016 33884 5.566.950 31/01 TL04/01C 1388BHTN Phân bổ BHTN T01/2016 33885 3.711.300 31/01 TL07/01C 1388BHXH Tạm thu BHXH T01/2016 3341 29.690.400 …. Tổng phát sinh nợ: 29.690.400 Tổng phát sinh có: 29.690.400 Số dư Nợ cuối kỳ: 36.320.800
Bảng 5: Sổ cái tài khoản 138
49
4.1.6. Hạch toán Tạm ứng:
- Tài khoản sử dụng: 141 – Tạm ứng
Các khoản tạm ứng tại công ty bao gồm: Tạm ứng để mua vật tư, xăng xe, cầu đường, chi phí cơng tác, và các khoản chi phí khác.
4.1.6.1. Chính sách quản lý các khoản Tạm ứng
Người được yêu cầu tạm ứng là Người lao động đã ký hợp đồng lao động chính thức với cơng ty có nhu cầu tạm ứng để thanh tốn tiền thu mua hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thời giạn xem xét và chi tiền tạm ứng: Không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ tạm ứng (nếu hồ sơ hợp lệ). Trường hợp hồ sơ tạm ứng không đủ điều kiện sẽ được phản hồi cho người đề nghị tạm ứng không quá 02 ngày làm việc. Trường hợp tạm ứng gấp sẽ được duyệt chi trong ngày. Hồ sơ tạm ứng được gởi đến phịng kế tốn sau 15h00 sẽ được tính cho ngày hơm sau
Người nhận tạm ứng phải hồn ứng trong vịng 20 ngày kể từ ngày tạm ứng. Khi hoàn ứng, người nhận tạm ứng phải nộp đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc để thanh tốn dứt điểm tồn bộ số tiền tạm ứng đã nhận, số đã sử dụng. Trường hợp số tiền mà người nhận tạm ứng sử dụng cho cơng tác vượt q số đã nhận tạm ứng thì Cơng ty sẽ chi bổ sung số tiền cịn thiếu trên cơ sở phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lý và hợp lệ theo quy định.
Kế toán thanh toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi từng CBCNV đã nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ các thơng tin phát sinh về tình hình nhận, thanh tốn tạm ứng theo từng lần tạm ứng. Đồng thời, kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm kiểm soát và thu hồi nợ, nếu quá ngày hoàn ứng mà người nhận tạm ứng vẫn chưa hồn ứng thì khơng được phép nhận tạm ứng cho lần tiếp theo.
50
4.1.6.2. Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng
Người đề nghị tạm ứng Phòng kế toán Ban giám đốc
Kế toán thanh toán KTT/ Người được KTT ủy quyền
Thủ quỹ/ Ngân hàng
Hình 2: Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng
Lập Phiếu yêu cầu tạm ứng Kiểm tra chứng từ Xem xét, ra quyết định Xem xét, ra quyết định No Yes No Yes No Yes Thực hiện chi Lưu trữ chứng từ
51 *Mô tả lưu đồ:
Bước 1: Người đê nghị tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng kèm theo các tài liệu có liên quan thể hiện rõ nội dung, số tiền cần tạm ứng và chuyển cho Trưởng bộ phận để kiểm tra xác nhận. Nếu chấp nhận, Trưởng bộ phận ký và chuyển cho Phịng kế tốn
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt:
Kế toán thanh toán kiểm tra thủ tục, chứng từ tạm ứng. Nếu bộ chứng từ đã đầy đủ, kế toán thanh toán ký nháy, lập UNC/ phiếu chi và chuyển KTT/ Người được KTT ủy quyền.
KTT/Người được KTT ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký và chuyển GĐ/ Người được GĐ ủy quyền.
GĐ/Người được GĐ ủy quyền xem xét. Nếu chấp nhận: Ký phê duyệt tạm ứng và UNC/ Phiếu chi.
Bước 3: Thực hiện chi
Kế tóan thanh tốn chuyển UNC ra ngân hàng để thực hiện chi trong trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, kế toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ để thực hiện chi.
Bước 4: Lưu hồ sơ: Sau khi thực hiện chi, Phịng kế tốn lưu hồ sơ. * Mẫu Giấy thanh toán tạm ứng
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 15 tháng 01 năm 2016 Số: C05/01 Họ tên người thanh toán: NHÂM VĂN MẠNH Nợ: 6271,1331 Địa chỉ: Phịng Hành chính – Nhân sự Có 1411 Số tiền tạm ứng được thanh tốn theo bảng dưới đây:
52
Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền Tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết 2. Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi số …… ngày….. - Phiếu chi số …… ngày….. II. Số tiền đã chi
III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I-II) 2. Chi quá số tạm ứng (II-I)
4.000.000
5.781.600
1.781.600
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Bảng 6: Mẫu giấy thanh toán tạm ứng
Nguồn: Nội bộ *Mẫu giấy đề nghị tạm ứng GIẤY ĐÊ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 01 năm 2013 Kính gởi: Giám đốc Tơi tên là: Địa chỉ: Phòng mua hàng
Đề nghị tạm ứng số tiền: 7.500.000 (Viết bằng chữ) Bảy triệu năm trăm ngàn đồng Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền mua vật tư
Thời hạn thanh toán: Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Bảng 7: Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng Nguồn: Nội bộ
53 * Mẫu phiếu chi
PHIẾU CHI
Ngày 21/01/2016 Người nhận tiền:
Địa chỉ: Phòng vật tư
Về khoản: Chi tạm ứng tiền mua vật tư Số tiền: 7.500.000
Bằng chữ: Bảy triệu, năm trăm ngàn đồng y Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Kế toán thanh toán (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu năm trăm ngàn đồng.
Ngày 21 tháng 7 năm 2016 Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Bảng 8: Mẫu phiếu chi
Nguồn: Nội bộ
4.1.6.2. Hạch toán Tạm ứng:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu đề nghị tạm ứng, Phiếu thanh toán tạm ứng, Hóa đơn GTGT, và các chứng từ khác liên quan.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết phải thu khác và Sổ Cái TK 141. Chi tiết: TK 141MNDHA: Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu
TK 141MNCNG: Tạm ứng cho Nguyễn Cao Nguyên TK 141MPTHO: Tạm ứng cho Phan Thị Hồng TK 141MPTKL: Tạm ứng cho Phạm Thị Kiều Loan TK 141MPTPA: Tạm ứng cho Phan Tấn Phát ……
54 -. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 04/01/2016, Tạm ứng cho Nguyễn Đức Hậu 96.000.000 chi phí cơng trình, tiền cơm Ban