CHƯƠNG 3 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
3.3 Cơ cấu tổ chức kế tốn tại cơng ty
3.3.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Nội bộ
33
3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ phịng kế tốn
Kế tốn trưởng: Điều hành chung các hoạt động của Phịng, đảm bảo thực hiện đầy
đủ các chức năng và nhiệm vụ của Phòng, đào tạo và phát triển đội ngũ. Báo cáo cho CFO/CEO.
Kế toán tổng hợp – thuế: Lập Báo cáo tài chính của các đơn vị; kiểm tra Báo cáo tài
chính của các cơng ty con, Chi nhánh (đơn vị không trực tiếp phụ trách); thực hiện các bút toán điều chỉnh hợp nhất và lập các BCTC riêng công ty, BCTC hợp nhất theo quy định. Kiểm tra, thực hiện việc kê khai quyết toán và nộp thuế (thuế GTGT, TNDN, TNCN, thuế môn bài, thuế đất…) Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho kế tốn viên. Báo cáo cơng việc cho Kế toán trưởng/ CFO.
Kế toán quản trị: Thực hiện báo cáo quản trị đơn vị, Nhóm Cơng ty theo định hướng
BSC/KPI đúng hạn, đạt yêu cầu. Cung cấp số liệu cho Ban điều hành đánh giá đúng hiệu quả của từng BUs. Làm việc với các BUs về vấn đề sử dụng vật tư, chi phí cố định, chi phí biến đổi, so sánh sự biến động chi phí, đưa ra các hành động khắc phục phịng ngừa và theo dõi quá trình thực thi. Lập và gởi báo cáo quản trị đúng hạn về hoạt động của các Cơng trình và BUs. Đánh giá tình hình quản trị về chi phí và dịng tiền tại các dự án, hỗ trợ các dự án trong cơng tác theo dõi và kiểm sốt budget hàng tháng và đề xuất các giảm pháp nhằm tiết giảm chi phí. Kiểm sốt chi phí liên quan đến Kế hoạch/Budget được duyệt. Báo cáo cơng việc cho Kế tốn trưởng/CFO.
Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thanh toán. Thực hiện
việc thanh toán nội bộ và bên ngồi; theo dõi nợ vay và thanh tốn nợ vay đúng hạn; kiểm tra và thu hồi công nợ nội bộ kịp thời, đúng cam kết và quy định của cơng ty. Hạch tốn, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách kịp thời và chính xác. Theo dõi kiểm tra, lập kế hoạch thu chi hàng tuần, hàng tháng. Theo dõi, kiểm sốt và báo cáo tình hình sử dụng hạn mức ngân hàng và báo cáo tiền gửi, tiền vay định kỳ. Theo dõi thời hạn Hợp đồng tín dụng tại các Ngân hàng và các tổ chức tín dụng, lập và kiểm tra hồ sơ để tái tục hoặc ký mới kịp thời. Thực hiện các hồ sơ mở Thư bảo lãnh (BL tạm ứng, BL thực hiện hợp đồng, BL bảo hành, BL thanh tốn …), mở L/C và theo dõi tình hình thanh tốn L/C, bảo lãnh. Báo cáo cơng việc cho Kế tốn trưởng.
34
Kế tốn cơng nợ: Theo dõi, đơn đốc Kế tốn cơng trình và BQLDA thu hồi công nợ
đầy đủ và đúng hạn theo điều kiện hợp đồng, hạn chế phát sinh cơng nợ khó địi. Báo cáo tình hình thu hồi nợ và các biện pháp xử lý kịp thời đối với các khoản nợ có dấu hiệu khó địi, làm việc với Giám đốc BUs để thảo luận phương án thu hồi các khoản nợ quá hạn. Theo dõi, kiểm sốt cơng tác thu hồi cơng nợ Nhóm Cơng ty và lập báo cáo công nợ định kỳ theo quy định. Theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, bao gồm doanh số ký hợp đồng, khối lượng đã thực hiện, khối lượng được phê duyệt và chờ phê duyệt, doanh thu thực hiện, doanh số chuyển sang kỳ sau. Báo cáo cơng việc cho Kế tốn trưởng.
Kế tốn cơng trình: Kiểm tra chứng từ cơng trình về tính hợp lý, hợp lệ. Kiểm sốt
chi phí đầu vào theo budget được duyệt, so sánh với định mức và đơn giá chuẩn, đảm bảo tất cả chi phí đều được ghi nhận và có thể xác minh. Phối hợp với BQLDA, kế tốn công nợ trong việc theo dõi và thu hồi công nợ, thu nợ đầy đủ, kịp thời theo tiến độ. Đôn đốc, nhắc nhở và hỗ trợ BQLDA trong việc xác nhận khối lượng. Tham gia công tác lập hồ sơ ban đầu, hồ sơ nghiệm thu, thanh quyết tốn cơng trình. Làm việc với đối tác về việc xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu, phản ánh đúng các khoản nợ phải thu theo đúng quy định của pháp luật về kế toán. Đối chiếu số dư công nợ phải thu khách hàng theo khối lượng thực hiện và theo hóa đơn. Thực hiện báo cáo cơng nợ phải thu định kỳ theo từng dự án. Lập và gởi báo cáo tài chính cơng trình đúng tiến độ và đạt chất lượng theo yêu cầu quản lý của từng Công ty. Lập kế hoạch thu chi hàng tuần, hàng tháng của từng cơng trình và gửi cho kế tốn thanh tốn. Báo cáo cơng việc cho Kế tóan trưởng.
Thủ quỹ - Văn thư : Quản lý tiền mặt khơng bị thất thốt, mất mát và tn thủ theo
quy định của công ty, pháp luật. Thu tiền khách hàng, thu tạm ứng, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt. Chi tiền cho CBCNV và khách hàng. Giao nhận hồ sơ đề nghị thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản, đảm bảo kịp thời và không bị thất lạc hay mất mát. Cập nhập, theo dõi tình hình giao nhận chứng từ hàng ngày và gửi cho kế toán thanh tốn. Thơng báo cho các bộ phận, cá nhân liên quan các chứng từ đã được thanh toán. Nhận, gửi, lưu trữ công văn và các tài liệu khác của phịng Kế tốn. Báo cáo cơng việc cho Kế toán trưởng.
35