CHƯƠNG 3 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
4.1. Hạch toán các khoản Nợ phải thu tại công ty
4.1.1. Chính sách quản lý Nợ phải thu
Nợ phải thu khách hàng là các khoản phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hóa. Nợ phải thu được quản lý và theo dõi theo từng đối tượng, trong đó theo dõi chi tiết các nội dung như: thời điểm phát sinh, nội dung nợ, số tiền nợ và các thông tin liên quan đến khách hàng như tên cơ quan, địa chỉ, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế.
Hồ sơ, chứng từ nợ phải thu của khách hàng bao gồm: Hợp đồng kinh tế ký với khách hàng, bảng xác nhận khối lượng thực hiện cơng trình, hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho. Hồ sơ nợ phải thu của khách hàng được lưu trữ tại công ty theo từng khách hàng
40
riêng biệt. Kế tốn cơng trình có trách nhiệm quản lý, lưu trữ đầy đủ, dễ tìm kiếm và chịu trách nhiệm nếu để xảy ra thất lạc, mất hồ sơ nợ phải thu của khách hàng.
Hạch tốn, theo dõi cơng nợ: Căn cứ vào hóa đơn xuất cho khách hàng để hạch toán doanh thu, thuế GTGT. Mở sổ theo dõi quản lý nợ phải thu theo từng khoản nợ, theo đối tượng khách hàng. Thường xuyên đối chiếu, xác nhận công nợ, tổng hợp và phân loại các khoản nợ theo quy định của khách hàng.
Tổ chức thu nợ: Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng kinh tế với khách hàng để tổ chức thu nợ bằng các hình thức như thu bằng tiền mặt hoặc thu qua hệ thống ngân hàng, hoặc thanh tốn bù trừ cơng nợ. Kế tốn cơng trình chịu trách nhiệm thường xuyên cập nhập tình hình cơng nợ phát sinh, nợ đã thu, nợ cịn tồn đọng, tích cực đơn đốc thu hồi cơng nợ.
Việc trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó địi được thực hiện ở thời điểm lập Báo cáo tài chính. Cơng ty trích lập dự phịng phải thu khó địi khi:
+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được. Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó địi phải trích lập dự phịng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, khơng tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh tốn nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, kế tốn cơng ty xác định mức trích lập dự phịng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn tự 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Cuối kỳ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là Nợ phải thu khó địi để xác định mực dự phịng phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập. Nếu có căn cứ xác nhận khoản nợ khơng thu hồi được thì kế tốn phải tến hành xóa nợ.
41