(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
Có nhiệm vụ quản lý, trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm về những hoạt động trong suốt q trình kinh doanh của cơng ty.
Phó Giám đốc
- Là người hỗ trợ Giám đốc điều hành, quản lý công ty, đề xuất các chiến lược kinh doanh với Giám đốc. Thay Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty khi Giám đốc đi vắng.
- Có quyền tham gia vào cơng tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN DỊCH VỤ Kế tốn trưởng Kế tốn dịch vụ Trưởng nhóm kinh doanh Nhân viên kinh doanh Kỹ thuật viên BỘ PHẬN KỸ THUẬT Trưởng phịng dịch vụ Chăm sóc khách hàng
Bộ phận quản lý
- Chịu trách nhiệm quản lý tất cả các bộ phận trong cửa hàng. Quản lý lưu trữ, bảo quản hồ sơ và cung cấp tư liệu để phục vụ cho các hoạt động chung của tồn cơng ty.
- Được quyền cho phép nhân viên đi trễ, về sớm hoặc nghỉ phép trong thời gian ngắn ở tất cả các bộ phận nếu có lý do chính đáng.
- Được quyền tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên tại cửa hàng.
Bộ phận kinh doanh
- Có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm kiếm, theo dõi các khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ. Giới thiệu những thơng tin liên quan đến sản phẩm, các tính năng, giá bán, quà tặng các chương trình ưu đãi,...cho khách hàng biết.
- Giải quyết các thắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm và chịu trách nhiệm kiểm tra, trưng bày sản phẩm mỗi ngày.
Bộ phận kế toán
Là bộ phận quan trọng nhất của cơng ty, có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý, sử dụng hợp lý nguồn vốn, triển khai các công tác kế tốn trong tồn bộ cơng ty và ra kế hoạch tài chính cho cơng ty hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Cuối năm lập Báo cáo tài chính cho Giám đốc và các cơ quan chức năng.
Bộ phận dịch vụ (Cửa hàng Suzuki)
- Thực hiện bảo dưỡng, bảo hành và chăm sóc khách hàng trong q trình sử dụng xe, tiếp nhận, kiểm tra và sửa chữa khi có xe đến bảo hành, bảo trì.
- Chịu trách nhiệm cung cấp các phụ tùng và linh kiện khi khách hàng cần, lắp ráp xe, lắp ráp các linh kiện xe theo yêu cầu của khách hàng.
- Giải đáp các thắc mắc của khách hàng về chương trình bảo dưỡng, bảo hành xe. - Có trách nhiệm sắp xếp linh kiện, phụ tùng theo từng loại mã hàng, kiểm tra xem các linh kiện, phụ tùng nào hết hàng thì lên danh sách đặt hàng. Kiểm tra linh kiện, phụ tùng khi nhập kho.
Bộ phận kỹ thuật (Cửa hàng Kubota)
- Hướng dẫn khách hàng sử dụng, khi nhận được thông tin máy bị hư hỏng từ khách hàng, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm xác nhận lại thơng tin và cử nhân viên đến tận nơi để sửa chữa.
- Theo dõi, bảo quản các linh kiện, phụ tùng. Kiểm tra số lượng phụ tùng trong kho, lên danh sách đặt hàng khi hết.
2.1.3 Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ cho Ban Giám đốc và các nhà đầu tư, bộ máy được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung. Đặc điểm của mơ hình này là mọi cơng việc kế tốn từ thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ, lập Báo cáo tài chính đều được thực hiện ở phịng Tài chính – Kế tốn.
Hình 2.13. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Cơng ty
(Nguồn: Phịng kế toán)
Kế toán trưởng
- Kế toán trưởng phụ trách chung, điều hành cơng việc của phịng Tài chính – Kế tốn, phân cơng chỉ đạo và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của các nhân viên kế toán.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về quản lý tài chính, giám sát quan hệ với các cơ quan khác về thanh tốn, tín dụng và các quan hệ trong phạm vi tài chính kế tốn.
Kế tốn tổng hợp
Có nhiệm vụ kiểm tra, cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày. Cuối kỳ tiến hành kết chuyển các bút toán, khóa sổ, lập BCTC trình kế tốn trưởng xem xét và ký BCTC, lưu báo cáo theo quy định.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN DỊCH VỤ THỦ QUỸ
Kế toán dịch vụ
- Theo dõi bán hàng hóa theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ tồn bộ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng.
- Tính tốn giá trị thực tế hàng hóa bán ra, chi phí thực tế khi bán hàng hóa. - Tham mưu cho lãnh đạo và cấp trên về các giải pháp thúc đẩy quá trình bán hàng.
Thủ quỹ
Lập các sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của công ty, làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa đơn hợp lệ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm kê, đối chiếu thường xuyên với sổ sách kế toán, báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho kế tốn trưởng.
2.1.3.2 Hình thức sổ kế tốn
- Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn “Nhật ký chung”.
- Nguyên tắc đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung;
+ Sổ Cái;
Hình 2.14. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, định kỳ Kiểm tra, đối chiếu
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kiểm tra được làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối
tài khoản
Trường hợp đơn vị mở sổ đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3 ngày, 1 tuần...) hoặc cuối tháng, tùy vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu ghi trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
2.1.3.3 Tổ chức vận dụng và phương pháp kế tốn
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư 200/2014/TT–BTC ngày 22/12/2014.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Phương pháp tính thuế: áp dụng phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp xuất kho: được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: hàng tồn kho được xác định trên cơ sở gốc.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: được tính theo phương pháp đường thẳng.
Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn:
- Phịng kế tốn của cơng ty được trang bị đầy đủ các thiết bị như: máy vi tính, máy in, điện thoại,… nhằm phục vụ tốt cho cơng tác kế tốn và nhu cầu tin học hóa thơng tin.
- Cơng ty có đăng ký địa chỉ email, hệ thống máy tính đã được nối mạng nội bộ và kết nối mạng Internet giúp thu thập thơng tin nhanh chóng và kịp thời.
- Hàng ngày, nhập các nghiệp vụ phát sinh vào máy tính.
- Khi cần các thơng tin, kế tốn sẽ mở các sổ sách kế toán hoặc các báo cáo và in ra.
- Để tiện việc theo dõi một cách chính xác, cụ thể và hợp lý trong công tác kế tốn. Phịng Kế tốn của cơng ty sử dụng hình thức ghi chép trên máy vi tính và cơng ty sử dụng phần mềm Kế tốn Misa để phục vụ cho cơng tác kế toán một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
2.1.4 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển
2.1.4.1 Thuận lợi
- Sản phẩm của công ty là do nhà máy Suzuki Việt Nam và Công ty TNHH Kubota Việt Nam cung cấp. Chất lượng sản phẩm được đảm bảo, tuổi thọ của sản phẩm được đánh giá cao hơn so với các sản phẩm khác.
- Là đại lý ủy quyền chính thức nên Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi được sự hỗ trợ về mọi mặt từ tổng công ty như về: dịch vụ, đào tạo nhân viên, chiến lược xúc tiến bán hàng, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng bởi sự ân cần, nhiệt tình, chu đáo mang đến sự hài lịng cho khách hàng.
- Công ty xây dựng tốt mối quan hệ với khách hàng, chất lượng sản phẩm, dịch vụ tại công ty được khách hàng đánh giá cao, khách hàng sẵn sàng quảng bá hình ảnh của cơng ty với người thân, bạn bè và đối tác.
- Các chính sách chăm sóc khách hàng rất đa dạng và phong phú mang đến sự hài lịng và xây dựng được hình ảnh tốt trong tâm trí khách hàng.
2.1.4.2 Khó khăn
- Cơng ty hoạt động theo dạng Công ty TNHH MTV nên khả năng về tài chính cịn bị hạn chế.
- Hầu hết mỗi tỉnh thành, khu vực đều có đại lý của tổng cơng ty nên việc mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng gặp nhiều khó khăn.
- Là đại lý ủy quyền nên công ty không thể chủ động trong việc đổi mới, phát triển sản phẩm.
- Phương thức kinh doanh của cơng ty cịn mang hướng kinh doanh gia đình.
2.1.4.3 Phương hướng phát triển
Để cho việc kinh doanh của công ty ngày càng phát triển tốt hơn trong tương lai, ban lãnh đạo của công ty đã đề ra một số định hướng phát triển như sau:
- Đẩy mạnh kinh doanh các mặt hàng chủ lực của công ty, mở rộng xây dựng thêm các cửa hàng để tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty.
- Nâng cao tay nghề của nhân viên kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu chất lượng ngày càng cao.
- Kiểm tra chặt chẽ công nợ để thực hiện cơng tác thu hồi.
2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi giai đoạn 2018 – 2020
Nền kinh tế nước ta có nhiều chuyển biến tích cực, sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường đã đem lại nhiều thành tựu kinh tế – xã hội cho Đất Nước. Nhiều lĩnh vực kinh tế được đẩy mạnh, giao thông vận tải là cầu nối mua bán giữa các khu vực, đời sống nhân dân và nhu cầu đi lại càng được nâng cao. Trong quá trình phát triển đó, ngành bán xe tải nhẹ đã và đang chứng minh được vai trị tích cực của mình đối với hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng và độ an tồn đối với người tiêu dùng nói chung.
Vĩnh Long là tỉnh nằm ở trung tâm Đồng bằng Sông Cửu Long, nằm giữa sơng Tiền và sơng Hậu, có điều kiện thuận lợi về vị trí địa lý và khí hậu vì vậy tiềm năng phát triển kinh tế rất là lớn. Hệ thống giao thông đối ngoại khá thuận lợi, là tỉnh có thế mạnh về ngành nơng nghiệp, trồng cây ăn quả và chăn nuôi gia súc... Nền kinh tế càng phát triển, lượng hàng hóa ngày càng tăng cao cùng với quy định khắt khe về tải trọng của xe khi lưu thông khiến nhu cầu sử dụng các dòng xe tải nhẹ ngày càng cao. Vì thế dịng xe tải nhẹ là sự ưu tiên lựa chọn của khách hàng với lợi thế vào được thành phố và các con phố nhỏ, đường nơng thơn. Xe tải nhẹ là những dịng xe tải nhỏ với trọng lượng thấp thường dùng cho các cá nhân, DN vận tải có đặc thù đường xá nhỏ hẹp mà các xe tải hạng trung và hạng lớn khơng đi vào được. Chính vì thế, dịng xe tải nhẹ được Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi lựa chọn để tiêu thụ là loại xe có hiệu năng mạnh mẽ, bền bỉ, tiết kiệm nhiên liệu bảo vệ môi trường và đem lại hiệu quả cao nhất cho người sử dụng với mức giá rất phù hợp cùng với các chương trình bảo hành, bảo dưỡng xe. Dòng xe tải nhẹ là một phương tiện giúp họ vận chuyển hàng hóa dễ dàng, tiện ích giúp cho việc giao nhận hàng hóa thường xuyên, liên tục trong nội thành hoặc phạm vi hẹp phù hợp với hệ thống giao thông tại Vĩnh Long, đảm bảo chất lượng khơng bị hư hỏng, hao hụt trong q trình vận chuyển
và cũng có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí đem lại nguồn thu nhập cao cho người dân. Vì vậy, việc kinh doanh các dịng xe tải nhẹ đã giúp giữ vững được vị thế của công ty trong những năm qua.
Kinh doanh xe tải nhẹ đã trở thành ngành kinh doanh giàu tiềm năng phát triển cũng như nhiều nguy cơ về rủi ro. Qua q trình phấn đấu phát triển của Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi thì kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020 có nhiều biến động, cụ thể tại bảng 2.1 cho ta thấy kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty có xu hướng biến động qua từng năm nhưng công ty đã điều hướng ổn định trở lại, đây cũng là một dấu hiệu tốt để cơng ty có thể khẳng định được vị thế trên thị trường khốc liệt và đầy cạnh tranh như hiện nay. Bên cạnh đó chi phí cũng tăng lên đáng kể qua 3 năm.
Kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty giai đoạn 2018 – 2020 được thể hiện qua bảng 2.1 như sau:
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh tại Cơng ty TNHH MTV Cơ Khí Đại Lợi giai đoạn 2018 – 2020
Đơn vị tính: đồng
CHỈ TIÊU MÃ SỐ
NĂM CHÊNH LỆCH 2019/2018 CHÊNH LỆCH 2020/2019 2018 2019 2020 Số tiền Tỷ lệ
(%) Số tiền Tỷ lệ (%)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 74.578.998.665 89.300.230.648 67.210.221.307 14.721.231.983 19,74 (22.090.009.341) (24,74)
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 0 0 0 0 0 0 0
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp