5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ quốc tế Phương Linh
2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ quốc tế PhươngLinh Linh
2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh tại công ty
Bộ máy tổ chức quản lý của Cơng ty được xây dựng dựa trên tiêu chí tinh gọn, phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vừa đảm bảo đạt được hiệu quả quản lý vừa tiết kiệm chi phí, cắt giảm sự rườm rà trong quá trình ra quyết định, giúp quản lý và kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quốc tế Phương Linh
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
- Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty, trực tiếp điều hành
mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật Việt Nam. Là người trực tiếp lập kế hoạch, phân cơng nhiệm vụ cho các phịng ban, từ đó triển khai đến từng cơng, nhân viên trong các phịng ban. Đồng thời, giám
Giám đốc
Phó Giám đốc kinh doanh
Phịng kinh
doanh doanh dịch vụPhịng kinh Bộ phận giao nhận
Phó Giám đốc hành chính – tài chính – kế tốn
Phịng hành
đốc cũng là người đại diện cho Công ty trong việc ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch với các tổ chức kinh tế và các cơ quan quản lý của Nhà nước Việt Nam.
- Phó Giám đốc: Là người hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành, xử lý các hoạt
động của Công ty. Khi Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc sẽ là người nắm quyền hành thay thế, trực tiếp ký kết các hóa đơn chứng từ liên quan đến lĩnh vực được phân cơng. Bên cạnh đó, Phó Giám đốc có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra tiến độ làm việc của các phịng ban trong Cơng ty, báo cáo lại cho Giám đốc, đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất.
- Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Giám đốc, lập các kế hoạch tiêu thụ hàng
tháng, quý, năm; tổng hợp các báo cáo lên phiếu giá gửi đến khách hàng, triển khai thực hiện, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối. Nắm bắt xu hướng thị trường, đưa ra phương hướng, chiến lược kinh doanh phù hợp, hiệu quả. Phối hợp với các phòng ban khác nhằm mang đến dịch vụ bán hàng đầy đủ nhất cho khách hàng, đem lại doanh thu cho Cơng ty.
- Phịng kinh doanh dịch vụ: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, tiếp thị, khai thác nguồn
hàng, phụ trách cơng tác hợp đồng, tìm kiếm và thiết lập quan hệ khách hàng, làm tăng độ hài lòng và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
- Bộ phận giao nhận: Chịu trách nhiệm bàn giao sản phẩm cho khách hàng theo
hợp đồng đã ký kết.
- Phịng tài chính – kế tốn: Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
một cách kịp thời, đầy đủ. Tham mưu cho Giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế tốn của Nhà nước và nội bộ Công ty. Lập kế hoạch và kiểm tra kế hoạch chi tiêu đảm bảo đúng các quy định, theo dõi phản ánh tình hình nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty. Đồng thời, phối hợp với các phịng ban có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Cơng ty.
- Phịng hành chính – nhân sự: Phụ trách tuyển dụng nhân sự, thực hiện các công
việc liên quan đến giấy tờ, công tác quản lý hành chính, các chính sách lao động, chịu trách nhiệm các vấn đề về chế độ đãi ngộ, thủ tục pháp lý. Là cầu nối giữa ban lãnh đạo và công, nhân viên. Có nhiệm vụ quản lý hệ thống tính toán tiền lương cho các nhân viên dựa trên năng lực và chính sách của Cơng ty.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quốc tế Phương Linh
( Nguồn: Phịng Tài chính – Kế toán ) - Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo của phịng kế tốn, quản lý chung mọi hoạt
động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn. Quyết định về cơ cấu nhân sự của phòng, đánh giá năng lực chun mơn của từng nhân viên. Nắm vững tình hình tài chính của cơng ty, tham mưu cho Giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính, lập báo cáo tài chính định kỳ…
- Kế tốn thuế: Chịu trách nhiệm tính tốn và trích nộp đầy đủ, kịp thời các
khoản thuế nộp với ngân sách nhà nước, lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gian quy định của Cơ quan thuế.
- Thủ quỹ kiêm kế tốn ngân hàng: Có trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ thu –
chi tiền mặt và quản lý lượng tiền còn trong quỹ dựa trên phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ hợp lệ. Đồng thời thực hiện các cơng việc kế tốn liên quan đến hoạt động tài chính, ngân hàng. Kiểm tra các tài khoản ngân hàng, lưu trữ các chứng từ liên quan như giấy báo nợ, giấy báo có, sổ phụ của ngân hàng.
Kế tốn trưởng
Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm kế toán ngân
- Thủ kho: Thực hiện thủ tục nhập – xuất hàng, ghi phiếu nhập kho, xuất kho, kiểm tra số lượng chủng loại hàng hóa nhập kho theo chứng từ. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu, sắp xếp hàng hóa trong kho, bảo quản hàng tồn kho.
Nhận xét:
Các kế tốn viên trong phịng kế tốn có mối quan hệ vơ cùng chặt chẽ với nhau. Thường xun có sự trao đổi, đối chiếu số liệu nhằm phát hiện và giải quyết các sai sót nếu có một cách nhanh chóng. Các vị trí mắt xích với nhau tạo thành một bộ máy kế tốn vững chắc và linh hoạt.
2.1.2.2 Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quốc tế Phương Linh đang áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT/-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính. Kết hợp với việc sử dụng phần mềm kế tốn AME, cơng ty bước đầu nhập và chọn dữ liệu như sau:
- Kì kế tốn năm ( Bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc vào ngày 31/12/N )
- Hình thức kế tốn áp dụng: Theo hình thức kế tốn máy
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Trong các năm nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển sang VNĐ thực tế tại ngày phát sinh theo tỷ giá thông báo của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Gía gốc của hàng tồn kho bao gồm chi phí mua và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho.
+ Phương pháp tính giá hàng xuất kho và hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ (trung bình tháng).
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Phương pháp khấu hao đường thẳng (theo nguyên giá)
( Nguồn: Thuyết minh BCTC )
2.2 Khái quát thực trạng kế tốn nghiệp vụ bán nhóm hàng dụng cụ y tế tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ quốc tế Phương Linh
2.2.1 Đặc thù về nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty
2.2.1.1 Phương thức bán hàng và hình thức bán hàng áp dụng tại công ty
Phương thức bán hàng
Công ty áp dụng đa dạng các phương thức tiêu thụ góp phần tăng doanh thu cho hoạt động kinh doanh. Trong đó các phương thức chủ yếu được áp dụng như:
+ Bán theo lô
+ Bán lẻ theo hợp đồng + Bán bn cho đại lý…
2.2.1.2 Các chính sách bán hàng áp dụng tại cơng ty
Chính sách giá cả
Tùy theo đối tượng khách hàng, số lượng và giá trị lô hàng, Cơng ty có chính sách giá cả khác nhau để vừa kích thích nhu cầu tiêu thụ, vừa đảm bảo có lợi nhuận. Các khách hàng truyền thống cũng như khách hàng mới được áp dụng chính sách giá cả khác nhau. Do vậy, cơng ty khơng ngừng có thêm khách hàng mới đồng thời cũng giữ chân được những bạn hàng lâu năm.
Phương thức thanh tốn
Trong q trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa, Cơng ty đã áp dụng hiều hình thức thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong q trình thanh tốn. Khách hàng có thể thanh tốn cho Công ty bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt đối với những khách hàng mua ít, khơng thường xun hoặc có nhu cầu thanh tốn ngay.
- Ngồi ra, khách hàng có thể thanh tốn cho Cơng ty bằng chuyển khoản vào tài khoản mà công ty đã mở. Hiện nay, Công ty giao dịch với 2 ngân hàng chính, đó là Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Thanh Xuân và Ngân hàng HD Bank.
2.2.1.3 Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty
- Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: Doanh thu của doanh nghiệp được ghi nhận tại thời điểm doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT.
- Cách tính doanh thu: Áp dụng theo VAS 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu và sẽ thu được. Cụ thể, doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được và sẽ thu được sau khi trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.
Ví dụ: Ngày 10/12/2020 Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ quốc tế Phương Linh xuất bán 100 cái kim chọc dò tủy sống số 25G với giá chưa thuế 17.142,86 đồng/cái, thuế GTGT 5%. (HD GTGT số 658 – phụ lục …)
Kế toán ghi nhận doanh thu thực tế = 17.142,86 x 100 = 1.714.286 đồng
2.2.2 Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng dụng cụ y tế tại cơng ty
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ quốc tế Phương Linh đang áp dụng Chế độ Chứng từ Kế toán ban hành kèm theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC chế độ kế tốn doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, các chứng từ sử dụng trong kế tốn bán hàng bao gồm:
Hóa đơn GTGT:
Căn cứ vào đơn đặt hàng và số lượng hàng sẽ chuyển đã xác nhận với bên mua, nhân viên kinh doanh viết phiếu đề nghị viết Hóa đơn GTGT gửi lên phịng kế tốn.
Kế tốn căn cứ vào đó, lập Hóa đơn GTGT. Các nội dung thể hiện trên HĐ: + Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
+ Tên liên hóa đơn + Số thứ tự hóa đơn
+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán + Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
+ Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
+ Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1 (liên gốc): Lưu tại quyển hóa đơn gốc do phịng kế tốn giữ để theo dõi.
Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán tại đơn vị mua.
Liên 3: Luân chuyển nội bộ để ghi sổ kế tốn
Các mẫu Hóa đơn GTGT số HD 0000658, 0000659, 0000677 (phụ lục 08, 09, 10)
Phiếu xuất kho
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế tốn tiến hành hạch tốn nghiệp vụ bán hàng. Phiếu xuất kho được lập khi xuất hàng hóa, khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị; số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho; ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.
Sau khi ký lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc ký, sau đó giao cho người nhận để xuống kho lấy hàng. Khi xuất hàng, thủ kho ghi vào cột số 2 số lượng thực xuất của từng mặt hàng, ghi ngày xuất, ký nhận vào phiếu xuất. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Phiếu thu
Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ lập phiếu thu. Đây là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thu tiền, ghi sổ quỹ. Trên
phiếu thu thủ quỹ ghi đầy đủ nội dung và ký tên vào Người lập phiếu sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng sốt xét và Giám đốc ký duyệt, thủ quỹ tiến hành thu, chi tiền và ký. Đồng thời Người nộp tiền ký vào Phiếu thu và ghi rõ họ tên.
Phiếu thu được lập thành 3 liên:
Liên 1: Thủ quỹ giữ để ghi nhận vào Sổ quỹ tiền mặt Liên 2: Giao cho người nộp tiền
Liên 3: Lưu nơi lập phiếu
Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.
Sổ phụ kèm theo Giấy báo Có của ngân hàng:
Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Khi khách hàng chuyển trả tiền hàng vào tài khoản của công ty tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi Giấy báo Có để thơng báo về khoản tiền khách hàng chuyển trả.
Ngồi các chứng từ nêu trên, cơng ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Lệnh chi, Hóa đơn cước phí vận chuyển, Bảng kê bán lẻ hàng hóa, Bảng thanh tốn hàng đại lý (ký gửi), Phiếu Chi và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
Nghiệp vụ bán hàng phát sinh rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tượng, thời gian và địa điểm khác nhau. Khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán, cách tổ chức quản lý lưu kho, yêu cầu quản lý đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ… để đảm bảo cho chứng từ bán hàng vận động qua các bộ phận một cách khoa học và hợp lý, tránh tình trạng trùng lặp, bỏ sót hoặc ln chuyển vịng vo gây nhầm lẫn và lãng phí nguồn lực.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết tài khoản tại công ty
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính về chế độ kế tốn. Cơng ty sử dụng linh hoạt hệ thống TK tổng hợp cấp 1 và hạch toán chi tiết trên các TK cấp 2 để định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đối với nghiệp vụ kế tốn bán hàng, cơng ty sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế và xác định doanh thu thuần trong kỳ của công ty.
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa đã được xác định là đã bán trong một kỳ của doanh nghiệp.
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của của dịch vụ đã được xác định là đã bán trong một kỳ của doanh nghiệp.