5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.2 Các đề xuất hoàn thiện kế tốn nghiệp vụ bán hàng tại Cơng ty TNHH Thương mạ
3.2.1. Hồn thiện kế tốn bán hàng về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Đối với việc một số chứng từ là hóa đơn GTGT ở cơng ty bị ký sót: Hàng tháng các hóa đơn in ra với số lượng nhiều nên giải quyết xuất theo hàng ngày, và xong đến đâu kiểm tra ký đến đó. Trong phần mềm kế tốn AME mà cơng ty đang sử dụng nên cài đặt sẵn tên người xuất hóa đơn trước khi in để giảm bớt được khâu ghi tên, như vậy cuối tháng sẽ khơng phải ngồi ký, ghi tên trên hóa đơn, tránh trường hợp ký sót xảy ra.
Các hóa đơn GTGT được kế tốn viên lập khi xác nhận cơng nợ hồn thành rồi in, nên thường qua mấy ngày của tháng sau mới hồn thành và chuyển cho kế tốn tổng hợp để kiểm tra làm báo cáo thuế nên thường công việc dồn vào cuối tháng và qua những ngày đầu tháng sau. Trong trường hợp này nếu bộ phận kế tốn giải quyết tốt việc xuất hóa đơn hàng ngày và chuyển chứng từ ngay cho kế tốn tổng hợp thì đến ngày cuối tháng sẽ hồn thành xong cơng việc và cũng xuất hóa đơn xong. Cuối tháng cơng việc sẽ khơng bị tồn đọng và có thời gian kiểm tra kỹ báo cáo thuế, các báo cáo khác, hạn chế được rất nhiều sai sót xảy ra.
Cơng ty vẫn cịn sử dụng hóa đơn giấy nên nhiều khi khơng tránh khỏi việc viết sai sót và hủy bỏ hóa đơn. Điều này thực sự chưa phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế cũng như khoa học công nghệ ngày nay. Hiện tại các công ty đang dần chuyển sang sử dụng hồn tồn hóa đơn điện tử. Đây là loại hóa đơn cũng tương tự như hóa đơn giấy mà chúng ta thường sử dụng nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được sản xuất bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử và phải được Bộ Tài chính cấp phép. Việc đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng thay cho hóa đơn giấy để giúp việc lập hóa đơn được diễn ra nhanh gọn, chính xác và giảm thiểu sai sót, xóa bỏ; thêm vào đó, q trình thanh tốn cũng nhanh hơn và góp phần bảo vệ mơi trường.
Việc cơng tác kiểm tra chứng từ chưa được thường xuyên và luân chuyển chứng từ đơi khi cịn chậm thì cơng ty phải có sự quy định trách nhiệm rõ ràng.
Về việc bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế tốn lưu chung tài liệu một tập gây khó khăn và tốn thời gian cho việc đối chiếu số liệu thì cơng ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ với Chứng
từ thu, Giấy báo Có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.