3.2.1. Xác định nhu cầu vốn lưu động cần thiết
Để đảm bảo hiệu quả sử dụng VLĐ, Công ty cần chủ động trong việc xác định nhu cầu sử dụng vốn trong kỳ. Cơng ty có thể áp dụng phương pháp trực tiếp để xác định nhu cầu VLĐ như sau:
- Cơng ty cần phải phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong VLĐ, mức chênh lệch giữa kế hoạch và mức thực hiện nhu cầu VLĐ ở các năm trước.
- Dựa trên nhu cầu VLĐ đã xác định, đánh giá khả năng tài chính của Cơng ty, số vốn cịn thiếu, so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn tài trợ để lựa chọn kênh huy động vốn phù hợp, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu vốn gây gián đoạn hoạt động kinh doanh đồng thời phòng tránh rủi ro tài chinh.
- Khi lập kế hoạch vốn lưu dộng phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh sao cho phù hợp với thực trạng sử dụng vốn trong các kỳ trước đồng thời đánh giá xu hướng thay đổi nhu cầu của thị trường thông qua việc:
- Xác định lượng HTK cần thiết cho hoạt động kinh doanh từng giai đoạn. - Xác định chính sách tiêu thụ hàng hóa và khoản tín dụng cung cấp cho khách hàng.
- Xác định nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Tổng hợp xác định nhu cầu VLĐ của Công ty.
3.2.2. Giảm khoản phải thu bằng cách tăng thu hồi nợ
Với tình hình kinh tế hiện nay, việc thu hồi tất cả các khoản nợ của khách hàng là bài tốn khó, và khơng chỉ xảy ra với Cơng ty Tâm Thịnh mà cịn là tình trạng chung của các doanh nghiệp trong nền kinh tế. Để có thể giảm thiểu các khoản nợ này, Cơng ty cần có một chính sách bán chịu với mức chiết khấu và lãi trả chậm chia theo thời gian trả nợ, từ đó khuyến khích khách hàng thanh tốn sớm.
Trước tiên là biện pháp chiết khấu cho các khách hàng thanh tốn sớm. Kỳ thu tiền bình qn vào năm 2020 là 223 ngày, và cần tiếp tục rút ngắn kì thu tiền bình qn hơn nữa, do đó Cơng ty nên áp dụng hình thức chiết khấu cho những khách hàng thanh tốn trước 60 ngày. Chi phí chiết khấu cho khách hàng phải nhỏ hơn mức lợi ích mà
việc chiết khấu đem lại cho Công ty, để đảm bảo việc áp dụng chiết khấu không khiến Công ty phải chịu nhiều thiệt hại hơn là không áp dụng. Ta có cơng thức
A(1 – i%) >=
Với A là số tiền cần thanh toán
i% là tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng
n là (3 tháng - thời điểm khách hàng thực hiện thanh toán)
R là lãi suất tiền gửi ngân hàng hiện tại (kì hạn 1 tháng – 7%/năm) Vậy, nếu khách hàng thanh tốn ngay, cơng thức sẽ là
1 – i% >= hay i < 1,82 %
Trường hợp khách hàng thanh tốn trong vịng 1 tháng ( 1- 30 ngày) 1 – i% >= hay i < 1,15 %
Trường hợp khách hàng thanh tốn trong vịng 2 tháng (31 – 60 ngày) 1 – i% >= hay i < 0,58 %
Bảng 3.1. Đề xuất chiết khấu thanh toán
Trường hợp Thời gian thanh toán Chiết khấu được hưởng
1 Ngay lập tức 1,80%
2 1 – 30 ngày 1,10%
3 31 – 60 ngày 0,5%
4 Trên 60 ngày Khơng có
(Nguồn: Tự đề xuất)
Thứ hai, là biện pháp áp dụng lãi suất phạt cho các khách hàng thanh toán sau 90 ngày. Để tránh cảm giác bị lừa gạt của khách hàng, điều này cần được ghi rõ trong hợp đồng mua bán, rằng Cơng ty sẽ tính % lãi suất cho số tiền bị chiếm dụng nếu khách hàng thanh toán sau 3 tháng, đồng thời cũng cần nêu rõ tỉ lệ % lãi suất là bao nhiêu, và nên để ở mức bằng hoặc cao hơn tỉ lệ lãi suất cho vay của ngân hàng trong thời điểm hiện tại, đảm bảo khách hàng không coi việc trả chậm như một kênh huy động vốn của họ.
Ngồi ra, cách áp dụng lãi suất phạt cũng có thể thực hiện dưới hình thức hợp đồng trả góp, với các dịch vụ có giá trị lớn của Cơng ty như xây dựng các cơng trình
nhà cửa, đường sá, cầu cống…. hợp đồng được chấp nhận thanh toán trong thời gian dài, với tổng lượng tiền thanh toán cao hơn giá trị thực của hợp đồng, và khoản chêch lệch được tính trên số tiền bị chiếm dụng, theo tỉ suất lãi vay ngân hàng.
3.2.3. Giảm lượng hàng tồn kho bằng cách đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm
Do lượng tồn kho vừa gây ảnh hưởng đến sự ứ đọng vốn, vừa làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp khiến khả năng sinh lời của doanh nghiệp giảm, do đó giải quyết vấn đề tồn kho quá cao sẽ giúp cải thiện cả 2 vấn đề nêu trên.
- Đầu tiên, Công ty cần đẩy mạnh tiến độ thi cơng các cơng trình, nhanh chóng bàn giao, quyết toán với chủ đầu tư. Điều này sẽ giúp tăng tốc độ tiêu thụ lượng sản phẩm dự trữ của Công ty, làm giảm lượng sản phẩm tồn kho.
- Đưa ra mức chiết khấu cho các khách hàng mua nguyên vật liệu xây dựng với số lượng lớn, kích thích đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của Cơng ty. Lượng chiết khấu này sẽ được tính tốn phù hợp, sao cho chi phí phải bỏ ra để tạo chiết khấu cho khách hàng khơng lớn hơn chi phís lưu kho phát sinh tăng khi khơng có chiết khấu.
- Tiến hành nghiên cứu, dự đoán nhu cầu của ngành xây dựng đối với các sản phẩm vật liệu xây dựng từ đầu kì, dựa vào tình hình của nền kinh tế , và số liệu về nhu cầu của khách hàng trong các năm trước.
- Thâm nhập thị trường mới: Yêu cầu để đạt được biện pháp này khá cao, tiềm ẩn nhiều khó khăn nhưng cũng đem lại rất nhiều cơ hội phát triển cho Công ty. Thị trường mới mang lại nhu cầu mới với sản phẩm của doanh nghiệp, gia tăng đơn hàng sẽ đồng thời tăng mức độ tiêu thụ sản phẩm, từ đó giảm lượng hàng tồn kho của Cơng ty.
3.2.4. Tăng cường quản lý tiền và các khoản tương đương tiền
Lượng vốn bằng tiền giúp Công ty đảm bảo các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu phát triển của tổ chức trong từng giai đoạn, chủ động chi trả thanh toán các khoản nợ khi đến hạn. Tuy nhiên, Công ty giữ quá nhiều tiền so với nhu cầu dẫn đến ứ đọng vốn, tăng rủi ro về tỷ giá với các hoạt động giao dịch quốc tế, tăng chi phí sử dụng vốn do tiền mặt tại quỹ khơng sinh lãi hay tiền tại ngân hàng thường có lãi suất thấp so với chi phí lãi vay phải trả. Như vậy để tránh lãng phí tiền, trước tiên Cơng ty cần xác định lượng tiền mặt tối ưu dự trữ bằng phương pháp Baumol hay mơ hình Miller Orr. Sau khi xác định mức dự trữ tiền mặt thường xuyên,
Cơng ty có thể áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như thất thoát trong hoạt động:
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp nhất chỉ để đáp ứng những nhu cầu thanh tốn khơng thể chi trả qua ngân hàng.
- Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng.
- Thanh tốn qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiều rủi ro, gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
- Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh sách các mẫu, bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng…).
- Đưa ra các quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến q trình thanh tốn để việc thanh tốn diễn ra thuận lợi, chính xác.
- Tn thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. - Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ sách kế tốn của Cơng ty và số dư ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lý các khoản chênh lệch nếu có.
Bên cạnh đó, do những lý do khách quan ngồi tầm kiểm sốt, Cơng ty sẽ bị thiếu hoặc thừa tiền mặt. Nếu Cơng ty đang trong tình trạng thiếu tiền mặt cần đẩy nhanh tiến trình thu nợ; giảm tốc độ thanh toán cho nhà cung cấp; bán tài sản thừa hay không sử dụng; sử dụng biện pháp bán và thuê lại tài sản cố định. Ngược lại, khi thừa tiền mặt, Cơng ty cần thanh tốn các khoản vay đến hạn cho nhà cung cấp, gia tăng uy tín và hưởng các khoản lợi từ việc thanh tốn đúng hạn. Cơng ty cũng có thể sử dụng sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt; đầu tư vào sản phẩm tài chính có tính thanh khoản cao như trái phiếu chính phủ.
3.2.5. Hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý
Nguồn thơng tin chính xác, đáng tin cậy là rất cần thiết cho công ty tác quản lý của công ty. Nguồn thông tin cung cấp bao gồm: thơng tin từ kế tốn và thơng tin từ bên ngồi.
Thơng tin kế toán
Là số liệu của các báo cáo tài chính phục vụ cho cơng tác quản trị doanh nghiệp. Các nhà quản trị doanh nghiệp dựa vào số liệu của các báo cáo tài chính đưa ra
các quyết định kịp thời mang tính chiến lược cho cơng tác quản lý của mình hoặc đưa ra quyết định đầu tư cho các dự án phát triển công ty trong tương lai.
Thơng tin bên ngồi
Cơng ty có thể thu thập thơng tin bên ngồi từ nhiều luồng khác nhau thông trên báo, đài, các phương tiện thông tin đại chúng hoặc trên mạng internet… để phục vụ cho cơng tác quản lý của mình. Khi thu thập thơng tin bên ngồi cần phải tổng hợp, phân loại và chỉ chọn những thông tin hữu ích phục vụ cho cơng tác quản lý của công ty.
Sử dụng thơng tin kế tốn và thơng tin bên ngồi để lập cơng tác kế hoạch hố tài chính nhằm xác định nhu cầu vốn sử dụng thường xuyên cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong một thời hạn nhất định, nhất là vốn tài trợ cho tài sản lưu động.
Sử dụng thơng tin bên ngồi để theo dõi giá thành của sản phẩm trên thị trường, theo dõi giá của đối thủ cạnh tranh để có chính sách thích hợp cho từng mặt hàng ở từng thời điểm khác nhau.
Mua thông tin chuyên ngành để phục vụ công tác lập dự báo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh.
3.2.6. Đào tạo bộ bồi dưỡng cán bộ, hoàn thiện bộ máy nhằm nâng cao hơn nữanăng lực quản lý năng lực quản lý
Một doanh nghiệp hoạt động tốt và hiệu quả thì khơng thể thiếu được những cơng nhân viên ngồi có kiến thức tốt về chun ngành thì họ cịn cần phải có trách nhiệm đối với cơng việc. Chính vì vậy mà Cơng ty phải ln đặt chính sách phát triển nhân lực lên hàng đầu.
Để thực hiện tốt được chiến lược đó thì ngồi việc là trả cho họ một mức lương hợp lý, chế độ đãi ngộ tốt thì Cơng ty cũng cần phải tn thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý để hướng nhân viên vào theo đúng vòng phát triển của Công ty
- Thường xuyên đánh giá về cơ cấu tổ chức, trình độ nghiệm vụ, chun mơn của cán bộ cơng nhân viên. Nhằm mục đích là đào tạo và bổ sung thêm kiến thức cho nhân viên nếu như nó thực sự cần đối với Công ty.
- Cơ cấu bộ máy kinh tế gọn nhẹ. Để có thể giải quyết được công việc mà không phải mất quá nhiều thời gian chờ. Điều này được khách hàng rất quan tâm.
- Xây dựng triết lý kinh doanh và nền văn hóa Cơng ty hướng vào con người và những mục tiêu phát triển lâu dài. Giúp công nhân viên sống gắn kết với nhau hơn tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở.
- Mục tiêu hướng vào khách hàng phục vụ bằng cách không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm. Nhằm mở rộng thị trường hoạt động mà vẫn đảm bảo được uy tín.
- Quản lý cán bộ công nhân viên một cách nghiêm khắc, cơng minh, nhìn nhận đánh giá đúng đắn những điểm tích cực và tiêu cực trong q trình hoạt động của cơng nhân viên. Đây là việc mà Công ty phải làm thường xuyên không chỉ giúp Công ty đánh giá được ý thức làm việc của cơng nhân viên mà cịn đánh giá được nhân viên nào làm việc có hiệu quả và tích cực, nhân viên nào chưa để có mức thưởng và phạt xứng đáng.
- Nhiệt tình hưởng ứng những ý kiến đóng góp nhằm đổi mới phương thức hoạt động nhằm giúp Công ty hoạt động hiệu quả hơn.
- Thường xuyên chăm sóc đời sống tinh thân của công nhân viên. Để công nhân viên cảm thấy thoải mái khi làm việc và muốn gắn bó lâu dài với Cơng ty.
Trên đây là những giải pháp được rút ra từ thực nghiệm về hiệu quả sử dụng VLĐ tại Công ty Tâm Thịnh. Những giải pháp được đưa ra đều gắn liền với tình tình hoạt động của Cơng ty. Tuy nhiên, Công ty hoạt động trong một môi trường kinh tế xã hội cụ thể và hiệu quả sử dụng vốn nói chung và VLĐ nói riêng đều chịu tác động mạnh mẽ của môi trường này. Để tạo điều kiện cho Cơng ty phát triển tốt thì bản thân Nhà nước phải tạo điều kiện để doanh nghiệp có được những cơ hội tốt.