Đây là khâu quan trọng có tính định hướng, là cơ sở để thực hiện đúng các cơng việc tiếp theo nói riêng và tồn bộ đào tạo nói chung đạt hiệu quả cao nhất. Nếu công ty khơng thực hiện nghiêm túc ngay từ bước này thì sẽ dễ gây ra những sai sót trong việc cử người đi đào tạo dẫn đến lãng phí thời gian, cơng sức và tiền bạc. Do đó, một số giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp xác định nhu cầu đào tạo cho công ty được đưa ra như sau:
Trước tiên, việc xác định nhu cầu phải sát với thực tế điều kiện từng giai đoạn, từng bộ phận của công ty để đảm bảo số lượng được đào tạo không quá chênh lệch với kế hoạch cũng như xảy ra tình trạng bộ phận này đào tạo thừa, bộ phận kia đào tạo thiếu hoặc xác định không đúng những kiến thức, kỹ năng cần được đào tạo khiến việc học tập của người lao động nói riêng và hiệu quả sản xuất của cơng ty nói chung bị ảnh hưởng.
Để thực hiện được điều này, việc tìm hiểu nhu cầu phải được chia nhỏ cho từng bộ phận và đẩy mạnh việc quán triệt ngay từ các cấp cơ sở. Hơn nữa, cơng ty cần quan tâm về việc phân tích cơng việc đúng mức để xác định được yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện cơng việc từ đó đối chiếu vào việc thực hiện của người lao động trong hiện tại để xác định được đối tượng và nội dung cần đào tạo. Việc phân tích cơng việc cần phải dựa trên bản mô tả riêng cho từng công việc chứ khơng được dựa vào những kỹ năng, trình độ chung chung. Để đánh giá chính xác kết quả thực hiện cơng việc thì cơng ty có thể thực hiện tốt công việc xác định phương pháp, thời gian và chu kỳ đánh giá thích hợp từng cơng việc
Khi phân tích cơng việc cần xây dựng hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện. Bản mô tả công việc là văn bản giải thích về các chức năng, nhiệm vụ, điều kiện làm việc và các vấn đề liên quan đến thực hiện một công việc cụ thể. Bản tiêu chuẩn cơng việc là văn bản giải thích những yêu cầu năng lực cá nhân, như trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả năng giải quyết các vấn đề và kỹ năng, đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho cơng việc. Cơng ty cần xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn cơng việc từ đó xác định nhu cầu đào tạo. Ví dụ CTCP Chứng khốn Everest có thể xây dựng mơ tả và tiêu chuẩn cơng việc như sau:
Bảng 3.1: Bản mô tả công việc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Tên vị trí: Nhân viên mơi giới 1. Thơng tin chung
- Chức danh, vị trí: Nhân viên mơi giới - Tên phịng ban: Phịng Mơi giới - Cấp trên trực tiếp:
- Địa điểm làm việc:
2. Chức năng, nhiệm vụ của công việc
- Thực hiện, lên kế hoạch mơi giới.
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lập kế hoạch khai thác khách hàng. - Triển khai môi giới trực tiếp.
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Bảng 3.2: Bảng tiêu chuẩn công việc
- Tham gia viết và thành lập các giải pháp cho dự án công ty.
3. Các mối quan hệ
- Trực tiếp nhận chỉ thị từ trưởng phòng.
- Kết hợp với các phòng ban để triển khai nhiệm vụ
- Lập báo cáo tổng hợp khối lượng công việc hàng tuần, hàng tháng theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
- Phối hợp triển khai dự án do lãnh đạo bàn giao
4. Phạm vi, quyền hạn
- Được ký xác nhận trên hợp đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ. - Đề xuất các phương pháp cải tiến cách thức môi giới.
- Kiến nghị thắc mắc về mọi vấn đề liên quan đến cơng việc cho cấp trên.
TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC VỚI NHÂN SỰ
- Chức danh, vị trí: Nhân viên mơi giới - Tên phịng ban: Phịng Mơi giới - Cấp trên trực tiếp:
- Địa điểm làm việc:
1. Hình thức, độ tuổi: Ngoại hình ưa nhìn, tuổi 18 - 30
2. Học vấn kiến thức: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kinh tế,
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)