III. Thực trạng tham gia dự thầu của công ty:
1. Quy trình tham gia dự thầu của công ty:
1.7 .Đánh giá, rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần tham dự một gói thầu, cơng ty đều tổ chức những cuộc họp nhằm tổng kết, đúc rút kinh nghiệm cho những lần sau
Nhìn chung ở Cơng ty cổ phần Vinachin cỏc phũng ban đều tham gia vào công tác đấu thầu với các nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể như sau:
Phòng kế hoạch - kỹ thuật có nhiệm vụ mua hồ sơ đấu thầu khi có thơng tin chính xác: tính tốn làm hồ sơ đấu thầu, lập kế hoạch về biện pháp thi công, tiến độ thi cơng và tồn bộ hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự tốn, hồ sơ hồn cơng. Có thể nói đây là phịng quan trọng nhất trong tồn bộ quy trình tham dự thầu. Cũng chớnh vỡ có chức năng quan trọng như vậy nên đội ngũ nhân sự của phịng phải là những cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, có nhiều kinh nghiệm trong cơng tác lập hồ sơ dự thầu. Tại phịng, mỗi cán bộ được phân cơng đảm nhiệm các phần việc khác nhau, ví dự, có cán bộ chun trách việc tìm kiếm thơng tin, hồn thiện, photo, đóng gói hồ sơ dự thầu, có cán bộ kĩ thuật chuyên trách việc xây dựng nội dung kĩ thuật, và có cán bộ chuyên trách việc xấy dựng nội dung thương mại tài chớnh… Với sự chun mơn hóa như vậy mỗi người sẽ phát huy được hết năng lực của mình trong nhiệm vụ được giao, nhờ đó cơng việc sẽ được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
Phịng tài chính kế tốn có nhiệm vụ giúp phịng kế hoạch kĩ thuật hoàn
thành hồ sơ dự thầu bằng việc cung cấp các tài liệu phản ánh năng lực tài chính của cơng ty như báo cáo tài chính các năm (3 năm gần thời điểm dự thầu nhất), biên bản bảo lãnh dự thầu, biên bản cam kết cho vay vốn (nếu cú)…
SV: Phạm Thị Phương
Lớp: Đầu tư 50E
Phòng tổ chức hành chính có vai trị khá quan trọng bởi là nơi cung cấp và
sắp xếp nhân sự tham gia quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Ngồi ra phịng tổ chức hành chính cịn cung cấp các số liệu về nguồn nhân lực, năng lực máy móc thiết bị, hồ sơ kinh nghiệm của công ty…đồng thời cung cấp phương tiện máy móc để hồn thiện hồ sơ dự thầu (như máy photocopy, máy in…)
Sau khi ký hợp đồng kinh tế, cơng ty giao cho các xí nghiệp, các đội trực tiếp thi cơng. Căn cứ dự tốn cơng trình được duyệt Phịng kế hoạch- kỹ thuật lập dự trù vật tư, vật liệu sử dụng vào cơng trình, phịng tài chính – kế toán chuẩn bị nguồn vốn để ký hợp đồng mua vật tư, vật liệu; kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp và chịu trách nhiệm hạch toán kết quả kinh doanh theo từng cơng trình.
Phịng tổ chức hành chính bố trí mặt bằng để chuẩn bị tập kết vật tư vật liệu,
bố trí nơi ăn ở cho cán bộ cơng nhân viên, chịu trách nhiệm về an ninh trật tự, phịng chống cháy nổ, vệ sinh mơi trường