II. Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu của NHNo & PTNT Lõm Thao
1.2.5.Quy trình kế toán máy
1. Kế toán huy động vốn
1.2.5.Quy trình kế toán máy
Để mở tài khoản sổ tiết kiệm, quy trình kế toán máy nh sau:
Vào DP (tiền gửi) sau đó chọn loại tiền gửi thích hợp (Không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi vào sổ tiết kiệm hởng lãi bậc thang,...)
-> Credit -> Debit.
- Account Curency: Chọn loại tiền gửi (VND, USD, EUR). - Deposit Type (loại tiền gửi):
+ 205: Tiền gửi thanh toán cá nhân (ATM). + 401: Tiết kiệm không kỳ hạn.
+ 505: Tiết kiệm gửi góp.
+ 601: Tiết kiệm có kỳ hạn dới 12 tháng bằng VNĐ. + 602: Tiết kiệm có kỳ hạn dới 24 tháng bằng VNĐ. + 603: Tiết kiệm có kỳ hạn trên 24 tháng bằng VNĐ. + 646: Tiết kiệm có kỳ hạn 12 tháng bằng VNĐ. + …
- Funds Type: Loại tiền gửi (VNĐ, USD, EUR). - Term: Kỳ hạn gửi.
- Certification: Số sổ. => OK.
1.2.6. Ví dụ khách hàng cụ thể:
Ví dụ 1: Ngày 23/07/2011 bà Trần Thị Đụng Anh đến gửi 5.000.000 VNĐ vào sổ tiết kiệm có kỳ hạn 3 tháng.
- Khi gửi tiền kế toỏn hạch toỏn :
Nợ TK 101101.01 : 5.000.000 Có TK 423203.02 : 5.000.000
- Khi khách hàng rút tiền kế toán sẽ tất toán sổ tiết kiệm cho khách hàng và hạch toán:
+ Trả gốc:
Nợ TK 423203.02 : 5.000.000 Có TK 101101.01 : 5.000.000
+ Trả lãi: Lãi suất hiện hành là 14%/năm. Vậy số tiền lãi là 175.000 đồng.
Nợ TK 801003 : 175.000 Có TK 101101.01 : 175.000
Ví dụ 2: Ngày 01/07/2011 ông Phạm Hồng Nam gửi 215.000.000 VNĐ vào sổ tiết kiệm bậc thang 12 tháng. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 101101.01 : 215.000.000 Có TK 423802.01 : 215.000.000
* Khi khách hàng rút bớt tiền kế toán không phải tất toán sổ tiết kiệm mà chỉ hạch toán rút bớt tiền cho khách hàng :
- Trả gốc:
Nợ TK 423802.01 : 5.000.000 Có TK 101101.01 : 5.000.000
- Trả lãi hạch toán giống nh quy trình hạch toán trả lãi ở sổ tiết kiệm có kì hạn nhng số lãi chỉ tính trên số tiền rút ra và lãi suất tại bậc của thời điểm rút.
2. Kế toán nghiệp vụ tín dụng
Là một hình thức ghi chép phản ánh hoạt động cho vay thu nợ của ngân hàng mà kinh doanh tín dụng là nghiệp vụ kinh doanh mang lại nguồn thu nhập chính cho ngân hàng. Vì vậy kế toán nghiệp vụ tín dụng là một mảng nghiệp vụ rất đợc chú trọng trong NHNo Lõm Thao. Việc ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác các khoản cho vay, thu nợ, thu lãi, d nợ của nghiệp vụ tín dụng giúp cung cấp thông tin phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo quản lý nghiệp vụ tín dụng một cách hiệu quả và bảo vệ an toàn tài sản của ngân hàng và khách hàng.
2.1 Kiểm soát chứng từ
Kế toán có nhiệm vụ kiểm soát sự chính xác đầy đủ của bộ hồ sơ xin vay của khách hàng. Nội dung kiểm soát:
- Hồ sơ vay vốn
- Đối chiếu ngời vay với chứng minh th, chữ ký, và mức d nợ tại ngân hàng
- Giá trị tài sản đảm bảo (nếu có) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giấy tờ thế chấp tài sản đảm bảo (nếu có)
- Phơng án sản xuất kinh doanh và kế hoạch trả nợ - Xác minh của các cơ quan có thẩm quyền.
Chữ ký của các bên: Giám đốc ngân hàng, trởng phòng tín dụng, cán bộ tín dụng....
2.2 Giải ngân
Nhận đợc bộ hồ sơ cán bộ tín dụng chuyển sang, sau khi kiểm soát tiến hành hạch toán
Nợ TK : Cho vay
Có TK : Tiền mặt tại quỹ
In chứng từ, sau đó trình cấp có thẩm quyền ký duyệt phiếu chi và chuyển bộ hồ sơ từ phòng kế toán sang thủ quỹ để giải ngân sau đó bộ hồ sơ đợc đa vào lu trữ.
Khi đến hạn khách hàng vay vốn phải mang gốc và lãi đến trả cho ngân hàng, số gốc bằng số d nợ còn lại, số lãi bằng số lãi còn thiếu.
Chứng từ:
- Phiếu thu (thu nợ, thu lãi)
- Chứng từ gốc (bộ hồ sơ vay vốn, thẻ lu, sao kê lãi tất toán) Hạch toán:
+ Gốc:
Nợ TK : Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi của khách hàng Có TK : Cho vay
+ Lãi:
Tổng số d nợ * số ngày * lãi suất Lãi trong hạn = 30 Tổng d nợ *số ngày*lãi phạt Lãi quá hạn = 30 Nợ TK : Tiền mặt tại quỹ Có TK : Thu lãi cho vay
Sau đó chạy sao kê khế ớc tất toán để đối chiếu với thẻ lu việc thu nợ thu lãi trong thời gian khách hàng vay vốn.
2.4 Quy trình kế toán máy:- Đăng ký thông tin khách hàng: - Đăng ký thông tin khách hàng:
Vào menu CIF -> Customer File Maintenance -> Customer Summury -> đăng nhập những thông tin cần thiết… -> OK.
- Đăng ký giấy đề nghị vay vốn:
Vào Loan -> chọn Đơn xin vay / Phê duyệt đơn xin vay -> chọn Đơn xin vay
Customer Number : điền mã số khách hàng Application Number : số đơn xin vay
Vào Operator (đăng ký hồ sơ)-> chọn Processing / Prosessed / All (đơn xin vay đang chờ phê duyệt / đơn xin vay đã phê duyệt / hiện tất cả đơn xin vay) -> Chi tiết… -> OK.
- Lập đơn xin vay:
Chọn Đơn vay/Phê duyệt đơn vay -> Đơn xin vay Customer No: mã khách hàng
-> Search
Sau đó điền các thông tin cần thiết ( họ tên ngời vay, hợp đồng tín dụng,..) vào đơn xin vay trên máy tính.
- Thẩm định hồ sơ vay vốn:
Mã khách hàng -> search -> OK -> New -> OK -> OK. Phê duyệt đơn: Giám đốc phê duyệt tại đây.
Nhập tài sản thế chấp ( nếu có). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giải ngân :
Giao dịch trực tiếp -> nội tệ -> cho vay thu nợ -> giải ngân (nếu khách hàng muốn nhận tiền vay bằng tiền mặt thì kế toán chọn tiền mặt để giải ngân, nếu khách hàng nhận chuyển khoản thì kế toán vào phần chuyển khoản để giải ngân cho khách hàng) . Kế toán nhập mã số khách hàng sau đó nhấn F3 lu, F7 in chứng từ.
- Thu nợ gốc, lãi và thanh lí hợp đồng:
Vào thu nợ gốc (lãi) -> điền mã khách hàng -> tìm kiếm ->chọn kiểu trả nợ :
+ Trả lãi + Trả gốc
+ Trả gốc và lãi + Tất toán khoản vay
- Số tham chiếu: ghi số ngày tháng Chọn phơng thức thanh toán
=> OK.
2.5 Ví dụ thực tế
Ví dụ 1: Ngày 24/7/2011 bộ hồ sơ của Hoàng Thạch Thảo đợc cán bộ tín dụng chuyển sang, nội dung: Bà Thảo xin vay trung hạn 50.000.000 VNĐ để xây chuồng trại chăn nuụi lợn. Kế toán sau khi hoàn tất thủ tục kiểm soát nếu thấy hồ sơ hợp lệ hợp pháp sẽ hạch toán:
Có TK 101101.0 : 50.000.000
Ví dụ 2: Ngày 26/7/20011 ông Trần Tuấn Anh đến tất toán khế ớc 6260913 ngày 02/8/2010 số tiền gốc là 10.000.000 VNĐ.
Chứng từ và hạch toán: + Phiếu thu: Thu gốc
Nợ TK 101101.01 : 10.000.000 Có TK 211001.26 : 10.000.000 + Phiếu thu: Thu lãi
Nợ TK 101101.01 : 125.000 Có TK 702001.26 : 125.000 + Sao kê khế ớc tất toán.
3. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán khôngdùng tiền mặt dùng tiền mặt
3.1 Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ
3.1.1 Kế toán nghiệp vụ thu tiền mặt
Nghiệp vụ thu tiền mặt của ngân hàng phát sinh khi khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi, trả nợ, trả lãi vay, nộp lệ phí cho ngân hàng bằng tiền mặt; ngân hàng nhận tiền mặt do ngân hàng khác chuyển đến…
* Chứng từ:
+ Giấy nộp tiền
+ Bảng kể các loại tiền nộp
* Quy trình :
Thu tiền trớc, ghi sổ sau Khách hàng
(lập chứng từ) Kiểm soát, hạch toán lu trữKế toán (thu tiền)Thủ quỹ Hạch toán:
+ Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi
Nợ TK: Tiền mặt tại đơn vị
Có TK: Tiền gửi (nếu nộp vào TK tiền gửi) + Nếu nộp để trả nợ ngân hàng
Nợ TK: Tiền mặt tại đơn vị Có TK: Cho vay
+ Nếu nộp tiền mặt điều chuyển đi ngân hàng khác Nợ TK: Tiền mặt tại đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK: Thanh toán vốn giữa các ngân hàng
* Quy trình kế toán máy:
Kế toán đa giấy gửi tiền và thẻ lu cho khách hàng điền đầy đủ các thông tin -> khách hàng điền các thông tin nộp vào cho kế toán -> kế toán kiểm tra thông tin đã đầy đủ, chính xác.
Kế toán vào hạch toán IPCAS :
Chọn DP (tiền gửi)-->DPSV (giao dịch tiền gửi)-->DPSV 05 (mở tài khoản tiền gửi)-->gõ mã khách hàng
--> Chọn loại tiền gửi (có kỳ hạn: 645; không kỳ hạn: 648)-->chọn phơng thức giao dịch ( VND, USD, ERO)-->Đánh số tiền giao dịch--> nhập kỳ hạn và số sổ -->Ok
Ta đợc tài khoản khách hàng. Kế toán in tiết kiệm cho khách rồi trình giám đốc ký, sau đó đóng dấu và thu tiền.
VD: Ngày 20/07/2011 khách hàng Nguyễn Mạnh Hựng nộp tiền vào NHNo Lõm Thao yêu cầu điều chuyển đến NHNo Bắc Giang để trả tiền hàng số tiền 25.000.000.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 101101.03 : 25.000.000 Có TK: 519101.03 : 25.000.000
3.1.2. Kế toán nghiệp vụ chi tiền mặt
Tiền mặt đợc chi từ quỹ nghiệp vụ ngân hàng trong các nội dung chi trả tiền gửi và trả lãi cho khách hàng bằng tiền gửi; cho khách hàng vay bằng tiền mặt; điều chuyển tiền mặt đi ngân hàng khác cùng hệ thống; nộp vào NHNN, chi nội bộ…
* Chứng từ:
Giấy lĩnh tiền mặt
Bảng kê các loại tiền lĩnh
* Quy trình:
Sau khi kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số d tài khoản, hạn mức tín dụng, nếu đủ khả năng chi trả sẽ chuyển chứng từ cho thủ quỹ. Thủ quỹ thực hiện đúng nguyên tắc Ghi sổ trớc - chi tiền sau.
+ Chi từ tài khoản tiền gửi
Nợ TK : Tiền gửi khách hàng Có TK : Tiền mặt tại đơn vị + Cho vay bằng tiền mặt
Nợ TK : Cho vay khách hàng Có TK : Tiền mặt tại đơn vi + Chi nội bộ
Nợ TK : Chi lơng, tạm ứng Có TK : Tiền mặt tại đơn vị
* Trình tự kế toán máy:
Giao dịch trực tiếp--> Nội tệ--> (tại đây tuỳ vào tính chất từng loại nghiệp vụ phát sinh mà kế toán chọn mục cho phù hợp), F5 để nhập mới, F3 để lu, F7 in chứng từ.
VD: Ngày 29/7/2011 b àNguyễn Minh Hiền kế toán viờn xin tạm ứng chi lơng bằng tiền mặt số tiền 20.000.000 VNĐ
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 81301.05 : 20.000.000 Có TK 101101.05 : 20.000.000
3.1.3 Kế toán nghiệp vụ điều chuyển vốn bằng tiền mặt
Đây là nghiệp vụ không thờng xuyên của ngân hàng. Khi quỹ nghiệp vụ thiếu tiền mặt dới định mức. Lúc đó ngân hàng sẽ lập tờ trình xin điều chuyển vốn đề nghị cấp trên điều chuyển vốn xuống để phục vụ cho việc giao dịch tiền mặt tại ngân hàng.
a. Kế toán nhận điều chuyển vốn đến * Chứng từ:
+ Tờ trình xin điều chuyển vốn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Phiếu thu (tiền đợc nhận điều chuyển)
+ Phiếu chi (đây là chứng từ gốc của ngân hàng cấp trên)
+ Giấy uỷ quyền của ngân hàng cấp trên giao nhiệm vụ cho ngời chuyển tiền + Phiếu chuyển khoản (điều chuyển vốn nội bộ).
* Quy trình:
Khi nhận đợc các chứng từ điều chuyển vốn và nhận đủ tiền kế toán hạch toán: Nợ TK :101101.06
Có TK : 519121.06 Ngân hàng nơi
chuyển tiền đến Kiểm soát tiếp nhận và xử lýKế toán Kế toán nghiệp vụhạch toán
Lu trữ Ngân quỹ chi trả
Ví dụ: Ngày 02/07/2011 tại NHNo Lõm Thao nhận điều chuyển vốn từ NHNN số tiền 1.000.000.000 VNĐ .
Kế toán hạch toán:
Nợ TK 101101.0 : 1.000.000.000 Có TK 519121.0 : 1.000.000.000
b. Kế toán điều chuyển vốn đi
Khi ngân hàng có mức tồn quỹ tiền mặt vợt quá mức cho phép hoặc các quỹ nghiệp vụ của ngân hàng cấp trực thuộc yêu cầu điều chuyển tiền cho họ. Khi đó tại ngân hàng phải xuất quỹ tiền mặt để điều chuyển vốn đi.
* Chứng từ:
Phiếu chuyển khoản Phiếu chi
* Quy trình kế toán
Khi ngân hàng điều chuyển vốn đi, hạch toán nh sau: Nợ TK : Tiền mặt đang vận chuyển Có TK : Tiền mặt tại quỹ
Khi ngân hàng nhận đợc lệnh chuyển Có gửi về sẽ hạch toán: Nợ TK : Điều chuyển vốn
Có TK : Tiền mặt đang vận chuyển Khách hàng lập
giấy nộp Kế toán giao dịch tiếp nhậnvà lập 1 chứng từ kèm theo Thủ quỹ thu tiền Kế toán chuyển tiền Lu trữ
Kế toán kiểm soát Lệnh chuyển tiền Ví dụ: Ngày 12/6/2011 mức tồn quỹ nghiệp vụ của ngân hàng nông nghiệp
Lõm Thao vợt quá định mức là 700.000.000 đồng Ngân hàng đã điều chuyển số tiền trên về ngân hàng tỉnh Phỳ Thọ, kế toán hạch toán:
Nợ TK: Tiền mặt đang vận chuyển : 700.000.000 Có TK: Tiền mặt tại quỹ : 700.000.000 Trong ngày ngân hàng nhận đợc lệnh chuyển Có gửi về sẽ hạch toán:
Nợ TK: Điều chuyển vốn : 700.000.000 Có TK: Tiền mặt đang vận chuyển : 700.000.000
3.2 Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt
Điều kiện để thanh toán không dùng tiền mặt là khách hàng phải có tài khoản tại ngân hàng và tài khoản phải đủ số d hoạt động
3.2.1. Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng séc
- Khái niệm séc: Là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, đợc lập trên mẫu có sẵn do NHNN quy định yêu cầu ngân hàng thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi của mình trả cho ngời thụ hởng.
- Tại NHNo Lõm Thao hiện tại chỉ sử dụng hình thức thanh toán Séc lĩnh tiền mặt, cha đa vào sử dụng Séc bảo chi và Séc chuyển khoản. Vì thế trong báo cáo này chỉ đề cập đến hình thức thanh toán Séc lĩnh tiền mặt.
- Thủ tục phát hành séc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chủ tài khoản có nhu cầu sử dụng séc đến ngân hàng làm thủ tục mua séc. Ngân hàng bán tối đa mỗi lần cho cá nhân là 01 cuốn séc, cho pháp nhân là 03 cuốn séc. Mỗi cuốn gồm 10 tờ.
- Khi có nhu cầu thanh toán bằng séc thì chủ tài khoản ghi đầy đủ các yếu tố trên séc theo đúng quy định về:
+ Số tiền bằng số, số tiền bằng chữ
+ Chuyển nhợng hay không chuyển nhợng + Ngày tháng năm viết bằng chữ
+ Ký tên và đóng dấu…
Sau đó giao tờ Séc cho ngời thụ hởng khi đã nhận đợc khối lợng hàng hoá và dịch vụ cung ứng từ ngời thụ hởng.
* Quy trình thanh toán:
Khi nhận đợc séc của khách hàng, kế toán kiểm tra tính chính xác của tờ séc: số tiền (số tiền bằng số, số tiền bằng chữ), chữ ký của ngời phát hành, kế
toán trởng, con dấu tên tài hoản, số seri… mặt khác kiểm tra số CMT, ngày cấp và nơi cấp CMT của ngời thụ hởng. Sau đó kiểm tra số d trên tài khoản tiền gửi của khách hàng nếu đủ thì cho rút.
Kế toán hạch toán:
Nợ TK : Tiền gửi của khách hàng Có TK : Tiền mặt tại đơn vị
Chứng từ luân chuyển qua đờng dây nội bộ cuối cùng đến thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng.
Chú ý: Chỉ lĩnh tiền mặt tại ngân hàng nơi ngời phát hành mở tài khoản tiền gửi
* Quy trình kế toán máy:
Chọn Giao dịch trực tiếp-->nội tệ--> tiền gửi CKH- KKH--> rút tiền mặt-- >F5 để nhập dữ liệu, kế toán nhập đầy đủ các thông tin cần thiết vào máy: mã số khách hàng, số tiền rút, số hiệu tài khoản nợ, số hiệu tài khoản có, số tiền, kế toán ghi số Sbt lên góc phải tờ séc, F3 lu, F7 in chứng từ, sau đó kế toán ký vào chứng từ rồi chuyển cho kiểm soát ký và vào nhật ký quỹ, sau đó chuyển cho bộ phận quỹ để chi tiền cho khách hàng.
VD: Ngày 19/07/2011 bà Bựi Thị Thanh Hơng nộp vào ngân hàng 01 séc lĩnh tiền mặt. Séc lĩnh tiền này do công ty TNHH Sỏu Hiền (TK 421101. 000049 tại ngân hàng) phát hành ngày 8/7/2010 số tiền 30.000.000đ.
Sau khi nhận đợc tờ séc, kế toán kiểm tra đối chiếu mẫu dấu, mẫu chữ ký của công ty, số tiền bằng chữ, bằng số, số seri. Sau đó kiểm tra CMT của ngời rút. Kiểm tra tài khoản thấy đủ số d, có thể chi trả. Sau đó chứng từ luân chuyển