CHƯƠNG 3 : ĐẢM BẢO VÀ CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM
1. Đảm bảo chất lượng
1.6. Tiêu chuẩn hoá trong đảm bảo chất lượng
1.6.1. Khái niệm
Tiêu chuẩn hố chính là q trình xây dựng cơng bố và tổ chức triển khai thực hiện hệ thống các tiêu chuẩn đã đề ra. Như vậy, tiêu chuẩn hố nhằm duy trì ngun trạng những đặc tính, những chỉ tiêu đã đạt được. Khi hoạt động của
doanh nghiệp đạt được một mục tiêu cụ thể, thì cơng việc sẽ được duy trì với cùng phương pháp và điều kiện đó để đạt được cùng kết quả như những lần trước. Tiêu chuẩn hố khơng chỉ đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ mà còn cả các cơng việc được duy trì thực hiện theo đúng tiêu chuẩn quy định. Nhờ có tiêu chuẩn hố giúp cho hoạt động quản lý tối thiểu hoá những sai lệch khỏi tiêu chuẩn, đảm bảo sự lặp lại của các hoạt động và kết quả thu được.
1.6.2. Đối tượng và mục đích của tiêu chuẩn hố
Hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trong rất nhiều lĩnh vực và thường là một quá trình lặp lại dựa trên những kinh nghiệm và cơ sở khoa học, do đó có rất nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau như tiêu chuẩn về sản phẩm, kỹ thuật, các chi tiết bộ phận, quy trình, thủ tục, hoạt động và các điều kiện chuẩn hoá trong hoạt động kinh doanh khách sạn, du lịch có thể là:
- Các trang thiết bị tiện nghi phục vụ. - Các dụng cụ phục vụ.
- Các chi tiết bộ phận của máy móc thiết bị phục vụ. - Các phương tiện kỹ thuật.
- Nguyên nhiên vật liệu.
- Các nguyên tắc, phương pháp, thủ tục và các vấn đề về tổ chức quản lý. - Các qui trình phục vụ và qui trình hoạt động.
- Các thuật ngữ, các ký hiệu. - Đơn vị đo lường.
- Tài liệu thiết kế, công nghệ.
Tiêu chuẩn hố mang trong mình những yếu tố tiên tiến của khoa học - kỹ thuật và đúc kết kinh nghiệm tốt nhất của thực tiễn. Hệ thống tiêu chuẩn là kết quả từ các hoạt động khảo sát, nghiên cứu một cách khoa học về các quy luật, nguyên lý hoạt động và các ghi chép, phân tích những kết quả tốt nhất trong thực tiễn.
Công tác tiêu chuẩn hố xuất phát từ thực tiễn nhưng khơng phải chỉ là sự lặp lại một cách máy móc mà nó ln nắm bắt những thành tựu khoa học hiện đại để đề ra các giải pháp có hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn. Nhờ đó hệ thống tiêu chuẩn là căn cứ khoa học và thực tế đảm bảo cho các hoạtđộng đạt kết quả tối ưu. Hoạt động tiêu chuẩn hoá diễn ra ởtất cả mọi ngành, mọi cấp và mọi loại hình tổ chức, đặc biệtlà trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh.
1.6.3. Chức năng của tiêu chuẩn hoá
Một doanh nghiệp khách sạn, du lịch thực hiện tốt cơng tác tiêu chuẩn hố tạo cho khách hàng tin tưởng vào khả năng ổn định của hệ thống cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp có thể tạo ra những sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao và
đồng nhất ở mọi thời điểm.
- Chức năng tiết kiệm: Tiêu chuẩn hoá được xây dựng dựa trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật tiên tiến và những kinh nghiệm tốt nhất đúc rút từ thực tiễn hoạt động. Những hoạt động thừa, khơng tạo ra giá trị gia tăng, những lãng phí trong q trình sản xuất kinh doanh được loại bỏ.Tiêu chuẩn chỉ giữ lại những hoạt động tối ưu nhất, tiết kiệm nhất. Tiêu chuẩn hoá nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực và thoả mãn tối ưu nhu cầu của khách hàng bằng những sản phẩm đúng tiêu chuẩn đã thiết kế xuất phát từ nhu cầu của họ. Do đó, tiêu chuẩn là cơ sở khoa học và thực tiễn cho xác định một cách hợp lý, tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực trong việc tạo ra và cung cấp sản phẩm.
- Chức năng đảm bảo chất lượng: Đây là chức năng quan trọng nhất của tiêu chuẩn hoá.Tiêu chuẩn hố ln ln là một trong những phương thức tốt nhất cho duy trì và ổn định chất lượng của các doanh nghiệp. Nhờ có những hoạt động tối ưu được lặp lại một cách thống nhất và ổn định theo hệ thống tiêu chuẩn đã đề ra như việc tuân thủ các quy trình, quy phạm, thủ tục và phương pháp vận hành máy móc thiết bị, việc đảm bảo đúng các định mức về nguyên liệu và các điều kiện sản xuất kinh doanh mà sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra đáp ứng được những yêu cầu đã đề ra. Đảm bảo và duy trì chất lượng sản phẩm ổn định theo đúng tiêu chuẩn quy định làm tăng sự tín nhiệm của khách hàng đối với doanh nghiệp.
- Chức năng thống nhất và lắp lẫn: Tiêu chuẩn hoá đưa mọi hoạt động vào nề nếp theo những nguyên lý, yêu cầu chung thống nhất, giải quyết tình trạng tự do, tuỳ tiện, hỗn độn trong sản xuất kinh doanh và các lĩnh vực khác. Đó là cơ sở tạo ra sự thống nhất hoá trong hoạt động của mọi tổ chức. Thống nhất hoá là một trong những biểu hiện đầu tiên của tiêu chuẩn hoá. Thống nhất hoá là quy định một cách hợp lý số lượng các đối tượng có cùng chức năng bằng cách tạo nên những đối tượng mới, giảm bớt hay thay đổi các đối tượng hiện có. Thống nhất hố sẽ giảm được tính đa dạng khơng hợp lý đến góp phần giảm nhẹ và rút ngắn khối lượng, thời gian công tác thiết kế, sản xuất, giảm bớt các công thức chế tạo sản phẩm, nâng cao trình độ chun mơn hố, tự động hố, nhờ đó tăng cường năng suất lao động. Tiêu chuẩn hố được thực hiện thơng qua thống nhất hoá và ngược lại tiêu chuẩn hoá tạo ra sự thống nhất hoá giữa các bộ phận, chi tiết hoặc các đối tượng đo nhiều bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp khác nhau thực hiện. Nhờ sản xuất những chi tiết bộ phận theo đúng kích cỡ, vừa giảm bớt được số lượng các loại chi tiết bộ phận vừa tạo điều kiện để các chi tiết bộ phận có thể lắp lẫn trên các sản phẩm được cung cấp từ các nhà sản xuất khác nhau.
Lắp lẫn là thay thế các chi tiết hay bộ phận đồng dạng giữa các sản phẩm khác nhau. Nhờ thống nhất hoá các chi tiết, bộ phận những sản phẩm cùng loại có thể lắp lẫn thay thế nhau. Tính lắp lẫn đã tạo ra một sự linh hoạt mềm dẻo hơn trong các hoạt động sửa chữa, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Tính lắp lẫn và thống nhất hoá đã tạo ra khả năng phát triển hợp tác và chuyên môn hố nhằm khơng ngừng nâng cao năng suất trong các doanh nghiệp.
- Chức năng đào tạo, giáo dục: Nhờ tiêu chuẩn hố và thơng qua các tiêu chuẩn mà các cán bộ quản lý và người lao động hiểu biết thêm và nhận thức đầy đủ hơn về chất lượng của hàng hoá dịch vụ tạo ra cách dùng các thuật ngữ, các dụng cụ đo lường và đơn vị đo lường, các nguyên tắc, nguyên lý hoạt động. Người lao động nhận biết được thực chất và tầm quan trọng của tiêu chuẩn hố thơng qua tìm hiểu, nắm bắt và thực hiện hệ thống tiêu chuẩn hố thơng qua tìm hiểu, nắm bắt và thực hiện hệ thống tiêu chuẩn.
Tiêu chuẩn hoá địi hỏi người lao động phải khơng ngừng học hỏi, nâng cao trình độ hiểu biết của mình về hệ thống tiêu chuẩn hiện hành và khả năng ứng dụng của chúng. Đồng thời, cũng thông qua huấn luyện buộc người lao động hình thành thói quen hoạt động có cơ sở và căn cứ khoa học, thực tiễn một cách cụ thể thông qua tuân thủ hệ thống tiêu chuẩn trong doanh nghiệp.
- Chức năng hành chính và pháp lý: Trong doanh nghiệp, hệ thống tiêu chuẩn văn bản hoá là cơ sở thể chế bắt buộc mọi người phải tuân theo và thực hiện. Quản lý và thực hiện theo tiêu chuẩn là nguyên tắc mang tính quy định hành chính phải tuân thủ. Mọi đánh giá, theo dõi và chế độ thưởng phạt, khuyến khích đều dựa trên việc chấp hành và thực hiện các nguyên tắc, tiêu chuẩn đã ban hành.
Trên phạm vi quốc gia, các tiêu chuẩn bắt buộc do nhà nước ban hành nhằm đảm bảo sức khoẻ, an tồn vệ sinh mơi trường và những lợi ích quốc gia là những quy định có tính pháp lý buộc các doanh nghiệp phải tuân thủ, nếu vi phạm sẽ bị xử theo luật pháp. Vì vậy, tiêu chuẩn hố có chức năng hành chính và pháp lý quan trọng trong việc buộc mọi người tuân theo nhằm thực hiện những mục tiêu của doanh nghiệp hoặc xã hội đã đặt ra.
1.6.4. Vai trò của tiêu chuẩn hoá
Hiệu quả của sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc thiết lập và triển khai thực hiện hệ thống tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn hố đem lại lợi ích rất lớn cho các doanh nghiệp, cho nhà nước và đối tượng liên quan khác. Những lợi ích cụ thể của tiêu chuẩn hố bao gồm.
- Duy trì hoạt động ổn định, đảm bảo thực hiện lặp lại được những kết quả trong những chu kỳ sản xuất trước. Khi sản phẩm ổn định, phương pháp sản
xuất phù hợp, sản phẩm sản xuất ra đáp ứng nhu cầu của khách hàng chúng cần được duy trì trong một khoảng thời gian nhất định. Sự ổn định về chất lượng là cơ sở cho duy trì thị trường, đảm bảo uy tín và tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trường. Nhờ tiêu chuẩn hóa đã tạo được sự ổn định tương đối và hợp lý, phát huy những thành quả đã đạt được, phát triển sản xuất, ổn định việc làm và thu nhập cho người lao động.
- Tiêu chuẩn hoá là cơ sở để tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh. Một trong những yêu cầu của sản xuất là tiết kiệm được chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và lao động. Thước đo cơ bản là giảm chi dùng nguyên vật liệu trên 1 đơn vị sản phẩm hoặc tăng giá trị gia tăng trên một đồng vốn hay cách khác là tăng năng suất.
- Tiêu chuẩn hoá tạo ra sự tiện lợi và giao lưu rộng rãi của hàng hoá và dịch vụ trên thị trường. Việc hình thành và củng cố hệ thống tiêu chuẩn đem lại lợi ích rất lớn. Hàng loạt các thước đo được đưa ra.
- Tiêu chuẩn hoá là góp phần phát triển chun mơn hố sản xuất sản phẩm hàng loạt khối lượng lớn, giảm chi phí sản xuất sản phẩm đồng thời cũng là cơ sở cho hợp tác hoá và liên kết sản phẩm giữa các doanh nghiệp.
- Tiêu chuẩn hố áp dụng rất có hiệu quả trong phân cơng lao động.