8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.3 Vận dụng cơ sở lý thuyết của KSNB vào kiểm soát chi
Rủi ro là những điều có thể gây ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra của đơn vị. Mỗi phòng, ban cần nhận diện được rủi ro trong mỗi mục tiêu được thiết lập. Rủi ro trong kiểm sốt hoạt động chi là nguy cơ khơng tuân thủ pháp luật về ngân sách nhà nước cũng như các chế độ, quy trình, thủ tục liên quan. Kiểm soát hoạt động chi thường gặp phải 2 rủi ro như sau:
- Rủi ro từ môi trường như các chính sách, tình hình kinh tế, xã hội trong năm tác động đến việc quản lý, điều hành chi ngân sách, sự thay đổi tổ chức bộ máy hoạt động hay chức năng, nhiệm vụ được giao của đơn vị. Bên cạnh đó, các quan điểm chỉ đạo, cách thức quản lý, điều hành của Ban lãnh đạo các cấp, đặc thù hoạt động của ngành cũng tồn tại các rủi ro nhất định trong việc thực hiện các kế hoạch. Các cơ chế phân cấp tài chính, ngân sách và quy định về kiểm tra, tự kiểm tra chưa đầy đủ, hợp lý,….
- Rủi ro từ hoạt động như những rủi ro xuất phát từ các hành vi gian lận, tiêu cực, sai sót trong việc quản lý và điều hành hoạt động chi, các bộ phận liên quan không tuân thủ quy định về nghiệp vụ và thủ tục, hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan đến từng loại hoạt động chi, các thủ tục kiểm soát hoạt động chi khơng cịn phù hợp trong giai đoạn hiện nay.
20
- Rủi ro trong q trình tiếp nhận và xử lý thơng tin để ra quyết định của các cấp.
Qua đó có thể thấy những yếu tố gây ra rủi ro trong cơng tác kiểm sốt hoạt động chi tại các đơn vị gồm:
- Trình độ, năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của các cán bộ
công chức, viên chức và người lao động;
- Tổ chức bộ máy kiểm sốt hoạt động chi;
- Quy trình, nghiệp vụ liên quan đến kiểm sốt hoạt động chi;
- Cơ sở vật chất, áp dụng khoa học, kỹ thuật, cơng nghệ thơng tin trong q
trình làm việc;
- Mơi trường kiểm sốt hoạt động chi; - Chất lượng công tác giám sát.
Để nhận dạng được rủi ro trong quá trình hoạt động, các nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi như những sai phạm nào có thể xảy ra? Yếu kém ở đâu? Làm sao biết được có đi đúng hướng mục tiêu đã đề ra?. Không tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ, bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng đều phải đối mặt với ít hay nhiều rủi ro. Thông qua nhiều phương pháp khác nhau như phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ cho đến việc tiến hành rà soát thường xuyên các hoạt động trong đơn vị giúp nhà quản lý, ban lãnh đạo kịp thời nắm bắt được các rủi ro.
Vì rủi ro rất khó định lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro là cơng việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp để đánh giá rủi ro khác nhau. Thông thường để phân tích và đánh giá rủi ro, nhà quản lý và ban lãnh đạo cần ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua những ảnh hưởng có thể có của nó qua mục tiêu của đơn vị, tiếp đến là xem xét khả năng rủi ro xảy ra và cuối cùng là đưa ra những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro.
Rủi ro trong kiểm sốt hoạt động chi có những đặc điểm chủ yếu sau: - Có nguy cơ xảy ra ở mọi thời điểm, mọi khâu;
21
- Phần lớn là rủi ro hoạt động tác nghiệp, đến từ yếu tố con người thông qua các hành vi gian lận, tiêu cực, sai sót trong q trình thực hiện gây ra những sự cố, tổn thất, ảnh hưởng đến mục tiêu chung;
- Những rủi ro gây tổn thất về tài chính thường xuyên xuất phát từ hành vi gian lận, những thiệt hại trong trường hợp này đều có thể đo lường được;
- Đa phần những rủi ro trong hoạt động chi đều có thể xác định trước những nguyên nhân, vì vậy ban lãnh đạo có thể dễ dàng phịng ngừa và triệt tiêu khi thực hiện tốt chính sách kiểm sốt.
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro trong hoạt động chi
Trong tất cả các hoạt động ln tồn tại những rủi ro nhất định, vì vậy việc kiểm soát họat động chi tại đơn vị cũng không tránh khỏi những rủi ro gây ảnh hưởng đến việc đạt được những mục tiêu. Trong việc kiểm soát hoạt động chi, những rủi ro có thể tồn tại ở cấp độ toàn hệ thống hoặc rủi ro trong từng hoạt động chi. Nguyên nhân của những rủi ro này có thể đến từ phịng ban thực hiện việc mua sắm, cung cấp hồ sơ thanh toán hoặc đến từ cán bộ thực hiện thanh toán hồ sơ, có thể do khơng hiểu rõ hoặc cố tình thực hiện sai các chính sách, định mức đã quy định.
Đối với những rủi ro ở cấp độ tồn hệ thống, có thể xuất hiện những rủi ro như sau:
- Năng lực của các cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong việc nhận biết những bất cập, hạn chế của các văn bản pháp luật liên quan đến các hoạt động của đơn vị.
- Các cán bộ công chức, viên chức và người lao động không đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu trong q trình thực thi nhiệm vụ như khơng tuân thủ đúng hoặc đầy đủ về quy định trong nghiệp vụ chuyên môn, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp cũng như đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.
- Các cán bộ công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản lý tài chính của đơn vị nhưng không thực hiện đúng mọi việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình.
22
Những rủi ro ở cấp độ từng hoạt động chi có thể xuất hiện trong q trình kiểm sốt và xử lý các nghiệp vụ như cán bộ thanh tốn khơng phát hiện hoặc cố ý gian lận những chứng từ chưa đảm bảo tính pháp lý, thời gian khơng hợp lý; các nghiệp vụ bị lặp lại; rủi ro về việc đối chiếu số liệu giao dịch với ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch trung gian nhưng không xác định được nguyên nhân xảy ra chênh lệch; rủi ro trong xác định giá đối với các nghiệp vụ mua sắm nhỏ lẻ nhưng thường xun,…
1.1.3.3 Hoạt động kiểm sốt
Q trình kiểm sốt hoạt động chi được thể hiện qua 3 giai đoạn: kiểm soát trước khi chi, kiểm soát trong khi chi và kiểm soát sau khi chi, trong đó:
- Kiểm sốt trước khi chi là kiểm sốt các thủ tục có liên quan, lập, đưa ra
quyết định và phân bổ nguồn vốn hợp lý, hợp lệ nhằm đảm bảo nguồn vốn được sử dụng mang lại hiệu quả tối ưu cho đơn vị, tránh tình trạng lãng phí.
- Kiểm sốt trong khi chi là q trình kiểm sốt việc thực hiện dự tốn đã được cấp có thẩm quyền hoặc thủ trưởng phê duyệt, nhằm đảm bảo các khoản chi phải tuân thủ các quy định trước khi được thanh toán cho các đối tượng thụ hưởng. Qua đó, giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ, quy định, gây lãng phí cũng như thất thốt tiền và tài sản của đơn vị.
- Kiểm soát sau khi chi là kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị sau khi đã được KBNN duyệt chi. Thông thường hoạt động này do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện định kỳ như cơ quan chủ quản duyệt quyết toán hằng năm, cơ quan kiểm tốn, cơ quan tài chính hoặc thanh tra các cấp khi có u cầu.
1.1.3.4 Thơng tin và truyền thông tronghoạt động chi
Thông tin và truyền thông là thông tin về hoạch định, môi trường kiểm soát hay rủi ro các hoạt động kiểm soát và các sự việc phải được báo cáo đầy đủ tới các cấp có liên quan trong một đơn vị. Thơng tin và truyền thông là hai thành phần luôn gắn kết với nhau, là hệ thống thu thập, xử lý, ghi chép và hệ thống hóa thơng tin lên báo cáo trong nội bộ và bên ngồi.
Thơng tin được thu nhận, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận có liên quan trong đơn vị để hoàn thành nhiệm vụ được giao và cung cấp thơng tin
23
hoạt động, tài chính, sự tn thủ của đơn vị cho các đối tượng sử dụng các cấp bên trong lẫn bên ngoài đơn vị giúp cho đạt được các mục tiêu kiểm sốt khác nhau.
Thơng tin được cung cấp qua hệ thống thơng tin của đơn vị, có thể được xử lý trên máy tính, hệ thống thủ cơng hoặc kết hợp cả hai. Các hoạt động kiểm soát tại đơn vị chỉ có thể thực hiện nếu thơng tin được cập nhật một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời và có sự kiểm tra về tính hiệu lực của nó.
Mục đích chính của KSNB là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của đơn vị để kịp thời cung cấp cho những cơ quan cần thiết, từ đó, các cấp quản lý nhận diện được rủi ro. Hệ thống thông tin chủ yếu của đơn vị là hệ thống kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán và bảng tổng hợp cân đối kế toán. Quá trình lập và ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Mục đích của hệ thống kế toán của một đơn vị là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi chép và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị đó, đáp ứng chức năng thơng tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống thông tin hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm sốt:
- Tính có thực: Cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những nghiệp vụ khơng có thực vào sổ sách của đơn vị;
- Sự phê chuẩn: Đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra được phê chuẩn hợp lý; - Tính đầy đủ: Đảm bảo việc phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Sự đánh giá: Đảm bảo khơng có sai sót trong việc tính tốn các khoản thu và chi;
- Tính đúng kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời theo chế độ quy định;
- Q trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác, số liệu kế tốn được ghi sổ phụ phải được cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của đơn vị.
24
Những thơng tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ đơn vị và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng... bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thơng thơng tin đóng vai trị quan trọng trong KSNB. Điều này giúp cho nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ, biết được cơng việc của họ có liên quan đến người khác như thế nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những đối tượng nào. Đối với hệ thống thơng tin kế tốn, sơ đồ hạch tốn, các chính sách, thủ tục kế tốn và báo cáo kế tốn là phương tiện truyền thơng hữu hiệu. Giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị. Từ đó, nhà quản lý có thể nắm được tình hình tài chính, hoạt động chung của đơn vị cũng như từng bộ phận liên quan. Thơng tin có thể được truyền tải thơng qua bất kỳ phương tiện nào như văn bản giấy cho đến hệ thống cổng thông tin hay email nội bộ trong tổ chức.
1.1.3.5 Giám sát hoạt động chi
Theo Điều 2, Luật hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân nhân định nghĩa: giám sát là việc chủ thể giám sát theo dõi, xem xét, đánh giá hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu sự giám sát trong việc tuân theo Hiến pháp và pháp luật về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, xử lý theo thẩm quyền hoặc yêu cầu, kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Để đạt được mục tiêu trong kiểm soát hoạt động chi, ban lãnh đạo cần thực hiện việc giám sát các kiểm sốt thơng qua các hoạt động liên tục, thơng qua các đánh giá riêng biệt. Những hoạt động giám sát được thực hiện trong toàn hệ thống của cơ quan, tổ chức nhằm xem xét các cá nhân, khoa, phịng ban liên quan có thực hiện đúng các quy định, quy trình, đảm bảo đúng thủ tục kiểm soát hay khơng. Đồng thời xem xét lại các kiểm sốt này có hoạt động như đúng dự kiến cũng như có gì cần phải thay đổi để phù hợp với sự phát triển theo từng giai đoạn của đơn vị. Việc giám sát cũng nhằm để đảm bảo các kiểm soát tiếp tục hoạt động có hiệu quả theo thời gian.
Thực hiện hoạt động giám sát trong cơng tác kiểm sốt hoạt động chi giúp tăng cường giám sát kỷ luật tài chính của đơn vị, các hoạt động thanh tra, kiểm
25
tốn, kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng kinh phí tại các đơn vị đảm bảo theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt, đảm bảo sử dụng tiết kiệm và mang lại hiệu quả.
Hoạt động giám sát lại việc kiểm soát thanh toán chi được thực hiện thường xuyên ở các đơn vị. Thông thường người thực hiện hoạt động giám sát này chính là cán bộ thực hiện việc thanh toán và kế toán trưởng của đơn vị bằng cách tự kiểm tra. Những nội dung thường được giám sát bao gồm:
- Xem xét, kiểm tra các nội dung thanh toán đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi theo đúng quy định hiện hành.
- Giám sát việc chấp hành các quy trình, quy định, thủ tục liên quan đến nội dung chi.
Giám sát có vai trị quan trọng trong việc đảm bảo duy trì sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Để thực hiện hoạt động giám sát có 2 hình thức là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
Giám sát thường xuyên:
Hoạt động giám sát thường xun ln diễn ra ngay trong q trình hoạt động thơng qua việc xem xét các tờ trình, các báo cáo hoạt động của cá nhân và bộ phận có liên quan trong việc thực hiện thủ tục kiểm soát hoạt động chi của đơn vị. Ngồi ra, thơng qua việc tiếp thu các ý kiến đóng góp từ khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, các đối tác,…. Để phát hiện những bất thường dẫn đến vi phạm quy trình, thủ tục, quy định của pháp luật, kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc cịn tồn tại cũng như kịp thời điều chỉnh lại những sai lệch trong quá trình hoạt động.
Các họat động giám sát thường xuyên tại các đơn vị nhằm kiểm soát hoạt động chi thường thực hiện trên các khía cạnh như sau:
- Xem xét các phản hồi của nhà cung cấp về quy trình, thủ tục đặt hàng,
26
- Xem xét các phản hồi của nhân viên trong đơn vị đối với các cơ sở vật
chất, trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn và các khó khăn, vướng mắc trong việc thực hiện các quy trình, thủ tục chi.
- Xem xét các phản hồi từ các cơ quan có liên quan như phản hồi từ KBNN
trong việc thực hiện các thủ tục thanh toán thực chi hoặc tạm ứng, phản hồi từ các ban, ngành có liên quan trong việc phối hợp thực hiện các công việc.
Giám sát định kỳ:
Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua hoạt động kiểm tra, giám sát của các cơ quan nhà nước như Thanh tra Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra Bộ Tài Chính, Cơ Quan Thuế,… Thơng qua hoạt động giám sát, các cơ quan này sẽ có những đánh giá độc lập, từ đó kiến nghị những sai phạm, thiếu sót trong hoạt động kiểm sốt chi của đơn vị. Từ đó yêu cầu đơn vị phải kịp thời điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định pháp luật hiện hành.