Bảng 2.10: Các nhân tố ảnh hưởng đến giám sát
TT Câu hỏi khảo sát
Mức độ đờng ý Hồn tồn khơng đồng ý Không đồng ý Trung lập Đờng ý Hồn tồn đờng ý
GIÁM SÁT CHI HOẠT ĐỘNG
22
Sự xung đột trong các văn bản hướng dẫn chi giữa đơn vị và kho bạc dẫn đến khó khăn khi thực hiện thanh toán của đơn vị.
37,98% 44,3% 6,33% 11,39%
23
Ban Giám đốc thường xuyên giám sát việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.
2,53% 45,57% 51,90%
24
Việc giám sát chi được thực hiện bởi đơn vị chủ quản cấp trên triển khai
61 thường xuyên.
25
Việc giám sát chi được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán độc lập.
68,35% 31,65%
26
Việc giám sát chi được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ tại bệnh viện
29,11% 15,19% 32,91% 22,79%
(Nguồn: Tác giả điều tra và xử lý bằng phần mềm doc.google.com/forms)
Qua bảng kết quả khảo sát trên ta thấy, yếu tố 22: “Sự xung đột trong các văn bản hướng dẫn chi giữa đơn vị và kho bạc dẫn đến khó khăn khi thực hiện thanh tốn của đơn vị.” có mức độ khơng đồng ý đến hồn tồn khơng đồng ý tổng tỷ lệ trên 50% cho thấy đơn vị luôn kịp thời cập nhật các văn bản hướng dẫn thủ tục chi ngân sách của kho bạc. Tuy nhiên, vẫn còn những những đối tượng được khảo sát cho ý kiến trung lập, việc đồng ý với quan điểm này chiếm 11,39% cho thấy vẫn còn tồn tại những khó khăn, cần tìm hiểu những hạn chế và đưa ra hướng khắc phục.
Yếu tố 23: “Ban Giám đốc thường xuyên giám sát việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.” Có mức độ từ đồng ý trở lên chiếm trên 50% nhưng vẫn còn 2,53% đối tượng được khảo sát không đồng ý với quan điểm này. Mặc dù tỷ lệ không đồng ý chiếm tỷ lệ thấp nhưng lãnh đạo cần quan tâm đến việc giám sát hơn.
Bên cạnh đó, yếu tố 24: “Việc giám sát chi được thực hiện bởi đơn vị chủ quản cấp trên triển khai thường xun.” có 26,58% khơng đồng ý và yếu tố 26: “Việc giám sát chi được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ tại bệnh viện” có 29,11% khơng đồng ý cho thấy yếu tố giám sát tại đơn vị chỉ thực hiện ở mức tốt, chưa thật sự hoàn hảo.
2.6 Đánh giá thực trạng kiểm soát hoạt động chi tại các Bệnh viện 2.6.1 Kết quả đạt được 2.6.1 Kết quả đạt được
62
Trong những năm gần đây, bên cạnh sự đổi mới về chế độ tài chính cũng như các chính sách kinh tế xã hội, chế độ kế tốn tại các đơn vị sự nghiệp y tế đã có nhiều thay đổi từng bước phù hợp với tiến trình ngày càng phát triển không ngừng của xã hội. Bắt kịp với xu thế hiện nay, các Bệnh viện tuyến tỉnh trên địa bàn tỉnh Bình Dương đã có những thay đổi tích cực, đạt được những kết quả đáng kể trong cơng tác thu - chi, trong đó đảm bảo sử dụng hữu hiệu nguồn kinh phí của đơn vị trong hoạt động chi. Với đặc thù là các bệnh viện tuyến tỉnh, các đơn vị có rất nhiều lợi thế trong việc điều trị khám chữa bệnh, có nguồn thu ổn định. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh và không ngừng nâng cao chất lượng khám chữa bệnh và cơ sở vật chất của bệnh viện đòi hỏi các cấp lãnh đạo phải đảm bảo kiểm soát tốt các khoản chi tại đơn vị. Việc ban hành Nghị định số 60/2021/NĐ-CP trong quá trình thực hiện cơ chế tự chủ đã tạo điều kiện cho đơn vị chủ động trong việc sắp xếp, tinh gọn bộ máy và quản lý kinh phí hiệu quả.
Bên cạnh đó, các bệnh viện ban hành đầy đủ các quy chế, quy định rõ ràng, phù hợp với đặc thù của đơn vị nhằm quản lý, sử dụng nguồn vốn có hiệu quả đúng mục đích, phù hợp khả năng, tình hình thực tế, tránh trường hợp lợi dụng gây thất thốt tài chính của đơn vị. Cán bộ cơng chức, viên chức và người lao động ln có ý thức chấp hành các quy chế - quy trình đã được ban hành. Khi tham gia vào q trình kiểm sốt hoạt động chi, Ban Giám đốc và cán bộ quản lý luôn nêu cao tinh thần tiết kiệm, đảm bảo tính thiết thực, hiệu quả, tạo môi trường tồn diện và khuyến khích các cá nhân và tập thể luôn phát huy hết tài năng và trí tuệ, cống hiến hết mình cho hoạt động khám, chữa bệnh ngày càng tốt hơn, hướng đến lợi ích chung cho xã hội.
Các bệnh viện thực hiện chế độ kế tốn theo Thơng tư số 107/2017/TT- BTC, chứng từ kế toán của các bệnh viện được thực hiện tương đối tốt từ khâu tiếp nhận và lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ và lưu trữ chứng từ đều thực hiện đúng quy định. Báo cáo tài chính của các đơn vị được lập theo đúng quy định, đảm bảo sự tin cậy. Ngoài ra, các báo cáo khác cho bên ngồi ln được đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định.Công tác công
63
khai ngân sách, vốn đầu tư được thực hiện khá tốt góp phần đảm bảo tính minh bạch trong việc cơng bố thơng tin, từ đó củng cố niềm tin và nâng cao tinh thần đoàn kết của cán bộ viên chức và người lao động.
Ban Giám đốc, cán bộ quản lý và nhân viên bệnh viện đã nhận thức được sự cần thiết để nhận dạng và đánh giá rủi ro trong việc thực hiện kiểm sốt hoạt động chi, qua đó tăng cường tính tn thủ quy định pháp luật trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu các sai sót. Thơng qua q trình kiểm sốt hoạt động chi, các nội dung chi đảm bảo có đầy đủ chứng từ, đúng định mức, tiêu chuẩn được chi tiêu. Bên cạnh đó, với sự kiểm soát từ Kho bạc Nhà nước, các khoản chi tiêu của đơn vị đều được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ trước khi duyệt thanh toán.
Đội ngũ cán bộ có đủ năng lực chun mơn, có phẩm chất đạo đức tốt được bố trí thực hiện cơng tác kiểm sốt chi, các văn bản hướng dẫn của đơn vị và kho bạc thường xuyên được cập nhật. Ngồi ra, Phịng Công nghệ thông tin ln phối hợp hỗ trợ các khoa phịng trong quá trình làm việc trên các phần mềm kế toán, website dịch vụ công của kho bạc hay mua sắm công,… luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, tuyệt đối bảo vệ thông tin cũng như áp dụng các biện pháp phòng ngừa liên quan đến an ninh mạng trong cơ quan.
Kho bạc áp dụng hình thức giao dịch điện tử trên trang dịch vụ công của Kho bạc giúp giảm thời gian và chi phí đi lại, giúp các kế toán tiết kiệm được thời gian, dễ dàng theo dõi quá trình xử lý chứng từ của kho bạc và kịp thời hạch toán các nghiệp vụ tương ứng.
Các bộ phận tham gia vào q trình kiểm sốt hoạt động chi được phân chia trách nhiệm cụ thể, rõ ràng. Các cá nhân tham gia xử lý công việc đều có trách nhiệm rà sốt các cơng việc đã, đang và chưa thực hiện của mình. Khi phát hiện những sai phạm hay có vướng mắc ln báo cáo cho trưởng, phó khoa phịng trực tiếp quản lý, kịp thời có hướng xử lý.
Ban Giám đốc thường xuyên chỉ đạo việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động chi trong đơn vị nhằm kịp thời nhận diện và xử lý các vướng mắc phát sinh. Định kỳ, Thanh tra Chính phủ, Thanh tra tỉnh, Kiểm tốn Nhà nước, cơ qua chủ
64
quản tiến hành kiểm tra hoạt động của đơn vị qua đó giúp cho các đơn vị kịp thời khắc phục được những hạn chế trong quá trình thực hiện các chính sách, quy trình, nghiệp vụ.
2.6.2 Những hạn chế, nguyên nhân
2.6.2.1 Những hạn chế và nguyên nhân về quy chế kiểm sốt chi
Mặc dù cán bộ cơng chức, viên chức và người lao động tuân thủ quy chế đã được lãnh đạo ban hành nhưng trong quy chế kiểm sốt hoạt động chi vẫn cịn những bất cập gây khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Bên cạnh đó, việc cập nhật, phổ biến, quán triệt các văn bản, chế độ trong lĩnh vực chi đến mọi thành viên trong bệnh viện diễn ra kịp thời nhưng vẫn còn những cá nhân chưa tiếp cận được với các quy định được ban hành.
Bên cạnh đó, tình trạng các khoa, phịnggửi đề nghị mua sắm hay bảng kê thanh tốn dồn liên tục nhiều ngày trong tháng, dẫn đến kế tốn viên khơng sắp xếp được mức độ cấp bách của các hồ sơ để thanh toán kịp thời và đúng hạn.
Ngoài ra, do các viên chức, y, bác sĩ thực hiện công tác chuyên môn nên chưa cập nhật thường xuyên các văn bản mới trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị dẫn đến hồ sơ thanh tốn sai sót hay chưa đúng, chưa đủ chứng từ, thơng tin theo quy định.
Đối với các dự án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng vốn NSNN, khi triển khai thực hiện phải thông qua các cơ quan có thầm quyền, kéo dài qua nhiều bước quy trình thủ tục ảnh hưởng đến thời gian triển khai thực hiện dự án, cơng trình bị đội vốn do ảnh hưởng giá thị trường. Ngồi ra, khi gửi tờ trình xin chủ trương đến Sở Y tế, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch đầu tư , Ủy ban nhân dân có trường hợp cán bộ lơ là trong việc theo dõi thời gian xử lý công văn, để Ban Giám đốc nhắc nhở, đốc thúc tiến hành các bước tiếp theo để triển khai thực hiện dự án.
2.6.2.2 Những hạn chế và nguyên nhân về công tác nhận dạng rủi ro
Hiện nay, Ban Giám đốc và cán bộ quản lý Bệnh viện đã nhận thức và xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro tại các Bệnh viện. Nhưng rủi ro lúc nào cũng tiềm tàng xung quanh mọi hoạt động kế tốn, có nguy cơ xảy ra ở mọi khâu, mọi thời
65
điểm, đặc biệt trong q trình kiểm sốt hoạt động chi. Vẫn còn trường hợp lãnh đạo Bệnh viện, cán bộ quản lý, và nhân viên Bệnh viện không nắm rõ các quy chế, quy định, yếu kém chuyên môn, chưa quan tâm công tác nhận dạng rủi ro trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra sự chậm trễ trong việc triển khai thực hiện các chính sách, văn bản liên quan dẫn đến việc mặc dù đã nhận dạng được rủi ro nhưng chưa kịp thời nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế những rủi ro gây ảnh hưởng đến q trình kiểm sốt hoạt động chi của đơn vị.
Bên cạnh đó, do bộ phận kiểm soát chi của Kho bạc thường xuyên thay đổi nhân sự, không đảm bảo tính thống nhất trong q trình kiểm sốt dẫn đến việc hướng dẫn đề phòng rủi ro giữa kho bạc và đơn vị còn mất nhiều thời gian hoặc phải nhắc nhở thường xuyên.
2.6.2.3 Những hạn chế và nguyên nhân về đánh giá rủi ro
Trong quá trình hoạt động của đơn vị ln tồn tại những rủi ro nhất định, vì vậy việc kiểm sốt hoạt động chi tại cũng khơng tránh khỏi những rủi ro gây ảnh hưởng đến những mục tiêu Bệnh viện đã đề ra. Việc kịp thời nhận dạng và đánh giá rủi ro giúp đơn vị tránh khỏi những thiệt hại khơng đáng có. Mặc dù bộ phận chuyên trách đánh giá rủi ro thường xuyên cập nhật các rủi ro theo các chính sách, văn bản quy định mới nhất nhằm phịng ngừa rủi ro nhưng có những rủi ro xuất hiện trong q trình kiểm sốt và xử lý các nghiệp vụ mà bộ phận chuyên trách cịn bỏ sót như sự chủ quan của kế tốn khơng phát hiện, cố tình gian lận các chứng từ chưa đảm bảo tính pháp lý, trục lợi cá nhân, sự ảnh hưởng của trình độ chun mơn của từng cá nhân đến hoạt động kiểm soát chi.
2.6.2.4 Những hạn chế và nguyên nhân về hoạt động kiểm soát
Đối với các khoản chi có giá trị thấp, được thanh tốn tiền mặt tại đơn vị đơi khi trong q trình tiếp nhận và thanh tốn các chứng từ, kế toán viên chưa đảm bảo tuân thủ các yêu cầu kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy chế chi tiêu nội bộ, các văn bản quy định về thủ tục có liên quan, khơng kiểm tra lại các hồ sơ u cầu thanh tốn có bị trùng lặp hay khơng hoặc chi thanh toán cho các cá nhân, tập thể trước rồi mới trình kế tốn trưởng, Giám đốc ký duyệt sau.
66
Sau khi kế toán viên lập chứng từ thanh toán các nội dung chi thường xuyên và chi đầu tư xây dựng cơ bản trên hệ thống dịch vụ cơng của KBNN thì tiến hành gửi kế tốn trưởng phê duyệt kèm theo các chứng từ bản giấy. Nhưng khi kế toán trưởng nhận chứng từ đề nghị thanh toán của kế toán viên lại khơng tiến hành rà sốt, kiểm tra mà ký duyệt gửi Ban Giám đốc.
Đối với những kế tốn thâm niên lâu năm, mặc dù có kinh nghiệm nhiều trong công tác chuyên môn nhưng khi thực hiện giao dịch điện tử gặp nhiều khó khăn như khơng kịp thời theo dõi q trình thanh tốn của kho bạc, dẫn đến ảnh hưởng tiến độ thanh tốn, khơng kịp thời cập nhật những nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm kế tốn của đơn vị.
Ngồi ra, do hiện nay thực hiện giao dịch điện tử, kho bạc chỉ quản lý phần chữ ký của kế toán trưởng và Ban giám đốc theo đúng mã serial của thiết bị chữ ký số đã đăng ký với kho bạc, khi chữ ký số không được bảo quản cẩn thận hoặc giao tài khoản, mật khẩu và chữ ký số cho những cá nhân nhận được sự tín nhiệm của chủ tài khoản thì dễ gặp phải tình trạng làm giả chứng từ thanh toán để trục lợi.
Khi các khoa/phịng có nhu cầu bổ sung trang thiết bị y tế, cơng cụ hay thiết bị văn phịng, sửa chữa, với ý nghĩ là tiền Nhà nước nên bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận, mua sắm sẵn sàng trình Ban Giám đốc duyệt mua mà khơng cần quan tâm nhu cầu này có hợp lý,có khoa/phịng đang dư thừa hoặc có khoa/phịng khơng sử dụng đến để luân chuyển, dẫn đến việc lãng phí. Việc luân chuyển thường xuyên các tài sản, trang thiết bị máy móc, cơng cụ dụng cụ từ khoa/phòng này sang khoa/phòng khác nhưng kế tồn tài sản lại khơng kịp thời cập nhật vào sổ theo dõi tài sản của đơn vị. Mặc dù các Bệnh viện đều có hội đồng kiểm kê, nhưng định kỳ chỉ ký xác nhận trên báo cáo không kiểm tra số lượng thực tế và giấy, chỉ đến cuối năm các thành viên mới tiến hành kiểm tra, vì vậy khi có sự thất thốt khơng kịp thời phát hiện.
2.6.2.5 Những hạn chế và nguyên nhân về thông tin và truyền thông
Mặc dù quy chế chi tiêu nội bộ được được thảo luận và thống nhất trong Hội nghị cán bộ công chức, viên chức và người lao động diễn ra vào đầu năm,
67
nhưng vẫn có những cá nhân khơng nắm bắt được những nội dung chính thức đã được cơ quan chủ quản phê duyệt dẫn đến khi thanh toán giao thừa hoặc thiếu chứng từ, như trước năm 2019 các cá nhân khi đi cơng tác có khoảng cách từ cơ quan đến nơi công tác từ 10-20km đều được thanh tốn cơng tác phí bằng cách yêu cầu cơ quan mà cá nhân đến cơng tác xác nhận, đóng dấu trên giấy đi đường, thì khi về sẽ được thanh tốn cơng tác phí là 50.000đ/ mỗi chuyến. Nhưng từ năm 2019 trở đi, mức chi cơng tác phí này đã được bãi bỏ dẫn đến thời gian đầu khi đi công tác các cá nhân thường thắc mắc yêu cầu thanh toán. Đều này cho thấy không phải tất cả mọi người đều nắm rõ quy chế của đơn vị, nguyên nhân chủ yếu do những cá nhân này không thường xuyên đi công tác hoặc các thay đổi của quy chế không được thông tin kịp thời sau khi ban hành.
Bên cạnh đó, các văn bản quy định liên quan đến chứng từ thanh toán của kế toán và thủ tục khi phịng kế tốn khơng kịp thời cập nhật và thông báo đến