V. Giỏ trị thanh toỏn 13.917.048 9.223
1. Giải phỏp 1: Thận trọng hơn trong việc sử dụng chứng từ và lưu trữ chứng từ
chứng từ
Do chứng từ là căn cứ phỏp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp nờn cụng việc thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ khi phỏt sinh nghiệp vụ kinh tế là một bước quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thỳc kỳ hạch toỏn, chứng từ được chuyển sang lưu trữ để đảm bảo an toàn, khụng bị mất.
Chỉ lấy vớ dụ điển hỡnh: khụng xuất đủ hoỏ đơn bỏn hàng, điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu bởi tổng số doanh thu bỏn hàng là số tiền ghi trờn hoỏ đơn bỏn hàng. Vỡ thế cụng việc này đũi hỏi nhõn viờn kế toỏn phải cú trỏch nhiệm hơn trong mỗi lần hạch toỏn. Trưởng phũng và phú phũng cú trỏch nhiệm kiểm tra, đụn đốc để phần hành kế toỏn được hạch toỏn chớnh xỏc hơn.
Cụng tỏc lưu trữ chứng từ chưa được thực hiện hợp lý và khoa học. Cỏc loại chứng từ cú khối lượng lớn, gõy khú khăn cho cụng tỏc bảo quản và khú khăn cho việc tỡm kiếm. Ngày nay, mỏy vi tớnh đó trở thành một cụng cụ phục vụ đắc lực cho cụng tỏc quản lý của doanh nghiệp. Vỡ vậy, bờn cạnh việc lưu trữ chứng từ trờn giấy tờ, văn phũng kế toỏn nờn sử dụng tin học vào việc lưu trữ chứng từ.
Mỗi loại chứng từ được lưu trữ vào một thư mục trong mỏy. Trong mỗi thư mục cú cỏc file quản lý chứng từ. Vớ dụ như:
- Cỏc loại biờn bản giao nhận, biờn bản thanh lý... được lưu trữ trong một file riờng. Cỏc chứng từ này sẽ được đỏnh số hiệu hoặc dựng số hiệu cú sẵn để tiện cho việc tỡm kiếm và sử dụng.
- Hoỏ đơn giao hàng, húa đơn thanh toỏn tiền điện, nước, phiếu thu, chi... nờn được phõn thành từng loại và lưu trữ vào cỏc file khỏc nhau.
Việc lưu trữ bằng mỏy rất nhanh gọn và dễ tỡm, khi cần dựng đến bất cứ loại chứng từ nào thỡ chỉ việc tra cứu trong thư mục. Áp dụng cỏch lưu trữ này, cỏc chứng từ gốc sẽ luụn được đảm bảo an toàn.