2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
8. Bố cục của đề tài
1.3 QUAN ĐIỂM VỀ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC ỨNG DỤNG
ỨNG DỤNG THÀNH CÔNG
Đầu tiên, theo nghiên cứu của Raid Moh’d Al-adaileh trợ lý giáo sư quản lý hệ thống thông tin phịng kinh doanh và quản lý thơng tin, Đại Học Mutah, BO Box (7) Mutah - Al-Karak – Jordan về “Đánh giá một hệ thống thơng tin thành cơng dưới góc độ người dùng trường hợp của tập đồn viễn thông Jordan” đăng trên tạp chí nghiên cứu khoa học châu Âu năm 2009 đã đưa ra 3 yếu tố đánh giá nhận thức của người dùng về một hệ thống thơng tin thành cơng như sau:
Thứ nhất: Tính hữu dụng:
Nhằm đề cập đến mức độ của một cá nhân góp phần vào việc tăng cường hiệu quả sử dụng hệ thống và cảm nhận của họ về hệ thống là hữu ích (Chung và cộng sự. 2007, Lem và cộng sự 2005).
Do đó khả năng kỹ thuật của người dùng đã được chú trọng nhằm đề cập đến mức độ của người sử dụng kiến thức kỹ thuật và chuyên môn vào việc sử dụng hệ thống. Do đó chun mơn kỹ thuật chính quy nên được xem xét khi thực hiện tuyển dụng và đưa ra quyết định thăng chức. Ngồi ra, chính sách đào tạo chính quy và khơng chính quy nên được thành lập để khuyến khích học tập và kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên của tổ chức.
Phát triển IS nên xem xét nhu cầu của người sử dụng thông tin và khả năng của hệ thống cung cấp thơng tin có giá trị phù hợp với các đặc điểm nhất định bao gồm: đơn giản, phù hợp, chính xác, kiểm chứng, kịp thời, an ninh, đầy đủ, độ tin cậy, khả năng tiếp cận, và tính linh hoạt.
Thứ ba: Hỗ trợ quản lý.
Chức năng hỗ trợ quản lý đề cập đến chính sách quản lý và hỗ trợ liên tục khơng chỉ trong q trình thực hiện dự án IS mà cịn trong suốt q trình hoạt động của hệ thống. Sự hỗ trợ này có thể tạo ra một tầm nhìn chiến lược nhấn mạnh tầm quan trọng của mục tiêu IS
Bên cạnh đó, nghiên cứu của Willamh. DeLone and ephraim. McLean
năm 2003 về “ Mơ Hình hệ thống thơng tin thành cơng, một cập nhật 10 năm”
đã đưa kết quả nghiên cứu quan trọng và đầy ý nghĩa về 6 yếu tố đánh giá một hệ thống thông tin thành công như sau:
Thứ nhất: Chất lượng hệ thống
Bao gồm khả năng sử dụng, tính sẵn có, thời gian xử lý, độ tin cậy, khả năng thích ứng, và phản ứng … là những tính năng được đánh giá cao bởi người sử dụng của một hệ thống thương mại điện tử.
Thứ hai: Chất lượng thông tin
Để đạt chất lượng thơng tin thì hệ thống nên được cá nhân hố, hồn chỉnh, phù hợp, dễ hiểu, và an toàn nếu chúng ta mong đợi khách hàng tiềm năng hoặc các nhà cung cấp thực hiện giao dịch thường xuyên.
Thứ ba: Chất lượng dịch vụ
Chất lượng dịch vụ được đo lường bởi sự hữu hình, độ tin cậy, khả năng đáp ứng, sự bảo đảm, và sự đồng cảm thể hiện qua các thang đo:
+ IS có phần cứng và phần mềm để cập nhật (hữu hình) + IS là đáng tin cậy (độ tin cậy)
+ Nhân viên của hệ thống cung cấp dịch vụ nhanh chóng đến người sử dụng (đáp ứng)
+ Nhân viên của hệ thống có kiến thức để làm cơng việc của họ (bảo đảm) IS có mang lại lợi ích tốt nhất cho người sử dùng bằng cả trái tim (đồng cảm).
Đề cập đến cách thức để làm mọi thứ từ việc đăng nhập đến việc đi vào hệ thống truy cập thông tin, thực hiện giao dịch.
Thứ năm: Sự hài lòng của người sử dụng
Là một phương tiện quan trọng đo lường ý kiến của khách hàng của hệ thống thương mại điện tử bao gồm tồn bộ q trình trải nghiệm của khách hàng từ tìm kiếm thơng tin thơng qua việc mua, thanh toán, nhận, và các dịch vụ.
Thứ sáu :Lợi ích thuần
Là nhân tố thành cơng quan trọng nhất bởi vì họ nắm bắt được sự cân bằng các tác động tích cực và tiêu cực của thương mại điện tử vào các khách hàng , nhà cung cấp, nhân viên, các tổ chức, thị trường, ngành cơng nghiệp, nền kinh tế….đem lại lợi ích cho công ty từ hệ thống được thiết lập.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Hệ thống ERP với tính năng cho phép tích hợp các chức năng, các bộ phận của các doanh nghiệp trong điều kiện trao đổi thơng tin với sự tích hợp các chức năng kinh doanh đa dạng như kế tốn, tài chính, nguồn nhân lực, hoạt động , bán hàng, tiếp thị….
Qua quá trình phát triển lâu dài, các tính năng của hệ thống ERP ngày càng được nâng cấp và phát triển cho ra đời nhiều loại sản phẩm nhằm đáp ứng nhiều hơn các yêu cầu về đặc điểm hoạt động và quản lý của mỗi Doanh Nghiệp. Do đó, việc ứng dụng hệ thống ERP đã mang lại nhiều lợi ích cho các Doanh Nghiệp.
Tuy nhiên, việc xây dựng thành công hệ thống ERP không phải là vấn đề đơn giản, bởi lẽ q trình ứng dụng một hệ thống thơng tin vào doanh nghiệp trải qua nhiều giai đoạn và trong các giai đoạn đều chứa đựng nhiều nhân tố cản trở việc triển khai thành công dự án và thơng qua việc phân tích về chu kỳ phát triển hệ thống thông tin đã giúp chúng ta nhận diện các nhân tố góp phần vào việc ứng dụng thành công hệ thống ERP như mục tiêu mà luân văn đặt ra.
CHƯƠNG II
XÁC ĐỊNH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG VÀ KHẢO SÁT THỰC NGHIỆM TẠI CÔNG TY TNHH MTV
SMC PNEUMATICS (VIỆT NAM)
2.1. ĐẶC ĐIỂM ỨNG DỤNG ERP TẠI VIỆT NAM
2.1.1 Đặc điểm ứng dụng ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam
Theo bài viết “ Doanh nghiệp chưa vận hành ERP hiệu quả” của tác giả Dương Hồng đăng trên ITG Việt Nam năm 2010 cho chúng ta có cái nhìn tổng quan về tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam
Theo thống kê của Phịng Thương mại và Cơng nghiệp VN (VCCI), hiện chỉ có 1,1% doanh nghiệp VN ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP). Được đánh giá là “công cụ quan trọng và cần thiết để hội nhập” nhưng ERP vẫn chưa được hiểu và đánh giá đúng tầm.
Ở Việt Nam, chúng ta chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Trong khi đó, 80% khối lượng cơng việc trong quá trình triển khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Vì thế, khi triển khai những ERP phức tạp, chỉ có một số DN lớn thuê tư vấn quốc tế, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm. Đáng tiếc là đa số cịn lại vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận thuê tư vấn với chi phí cao.
Trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển nóng. Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp đã có của doanh nghiệp sẽ khơng mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất có cơng đoạn thủ cơng thì việc tùy biến giải pháp ERP trở thành "cơn ác mộng" đối với nhà cung cấp. Thậm chí những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm
soát. Những doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch hóa rất ít, mặc dù đây mới là điểm nổi bật của ERP.
Ngồi ra, có nhiều ngun nhân khiến cho việc ứng dụng ERP ở Việt Nam chưa phổ biến như công tác giới thiệu, tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong DN chưa sâu rộng, khiến cho nhiều lãnh đạo khơng có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này. Kinh phí đầu tư triển khai ERP tương đối lớn, khiến cho nhiều DN thận trọng. Một số DN đi đầu trong việc triển khai ERP, nhưng hiệu quả chưa đạt như mong muốn, nên đã tạo ra tâm lý hoài nghi ở những DN khác. Ngồi ra cịn có ngun nhân thuộc về năng lực yếu kém của các công ty triển khai ERP tại Việt Nam.
Do đó, việc ứng dụng ERP khơng phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành cơng như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn nhà tư vấn phù hợp, năng lực đội dự án....
Vì vậy, theo kết quả khảo sát tình hình ứng dụng CNTT trong các tập
đồn, tổng cơng ty và ngân hàng Nhà nước vừa được ông Phạm Tấn Công, Chánh Văn phịng Đảng ủy khối Doanh nghiệp Trung ương cơng bố mới đây,
mới có 5/19 doanh nghiệp tham gia khảo sát cho biết đã triển khai ứng dụng
ERP (tương đương 28%) song nhìn về tương lai, 7/19 doanh nghiệp cho biết sẽ
triển khai ERP trong thời gian tới (37%). (Theo ICT News ngày 10/09/2013)
2.1.2. Đặc điểm các Doanh Nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ứng dụng ERP tại Việt Nam
Theo quy định tại Khoản 6 Điều 3 của Luật Đầu tư 2005 thì Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi là doanh nghiệp do nhà đầu tư nước ngoài thành lập để thực hiện hoạt động đầu tư tại Việt Nam hoặc doanh nghiệp Việt Nam được nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần, sáp nhập, mua lại.
Theo số liệu Thống kê của cục thống kê 2012, TP HCM có 436 dự án đầu tư và kết quả tổng hợp điều tra doanh nghiệp năm 2011, tính đến thời điểm 31/12/2010 TP HCM có 2.066 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi
Tại Việt Nam, các cơng ty liên doanh hoặc 100% vốn đầu tư nước ngoài là những đơn vị đầu tiên ứng dụng ERP. Với ngân sách hàng năm dành cho phát triển hệ thống không nhỏ, các chuyên gia CNTT tại những doanh nghiệp này luôn nắm rõ đặc điểm nghiệp vụ tại cơng ty mình. Vì vậy, khi triển khai một phân hệ mới, họ có điều kiện mời chun gia nước ngồi có kinh nghiệm lâu năm về chun mơn, biết cách ứng dụng những thông lệ tốt nhất được sử dụng trên thế giới vào giải pháp chuyên ngành tại doanh nghiệp.
Những cơng ty này hầu hết có quy trình sản xuất và mơ hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý, có quy mơ lớn, kinh phí đầu tư khơng cịn là một vấn đề cản trở, thời gian “hồn vốn” có thể xác định tương đối nhanh nên mạnh dạn ứng dụng hệ thống ERP
Đối với những cơng ty có 100% vốn đầu tư nước ngồi là cơng ty con của các tập đồn nước ngồi đầu tư tại Việt Nam thì nguồn kinh phí cho dự án triển khai ERP phần lớn được tài trợ từ công ty mẹ nên các công ty này sẽ đáp ứng được yêu cầu về chi phí cao trong việc triển khai. Đồng thời phần mềm được triển khai tại các công ty này là phần mềm đã được sử dụng ở công ty mẹ, các phần hành của nó được thiết kế tích hợp với các phần hành liên quan của phần mềm ở công ty mẹ để phục vụ cho việc kiểm sốt và quản lý từ cơng ty mẹ.
Do vậy việc triển khai hệ thống ERP tại các công ty này thường mang lại thành cơng cao hơn.
Bên cạnh đó, đặc điểm và yêu cầu quản lý tại các Doanh Nghiệp cũng tác động rất lớn đến việc ứng dụng hệ thống ERP bởi lẻ ứng dụng ERP là ứng dụng qui trình và phương pháp quản lý mới. Vì vậy khi đánh giá việc ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp cần xem xét điểm bắt đầu từ quản lý trước khi ứng dụng ERP của các doanh nghiệp này.
Hiện nay đa phần Doanh Nghiệp Việt Nam đã chuyển sang quản lý theo qui trình, một số doanh nghiệp đã quản lý theo ISO. Tuy nhiên, giữa các bộ phận hay nhóm cơng việc vẫn thực hiện chuyển giao thông tin và xét duyệt một cách thủ cơng và qui trình chưa được chuẩn hóa rõ ràng. Trong khi đó, phương pháp quản lý trong ERP chủ yếu là quản lý theo qui trình với sự hỗ trợ của phần mềm xử lý thơng tin. Vì vậy các doanh nghiệp muốn ứng dụng thành công ERP trước hết phải xây dựng lại và chuẩn hóa qui trình xử lý kinh doanh và quản lý cho phù hợp.
Do phương thức vận hành và qui trình xử lý hoạt động kinh doanh của phần mềm ERP rất khác biệt với qui trình hiện tại của các doanh nghiệp cũng như yêu cầu và thơng lệ kế tốn của Việt Nam. Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp cần quyết định chiến lược và chính sách làm nền tảng cho việc quyết định mơ hình tái cấu trúc doanh nghiệp để chọn lựa phần mềm ERP và tùy chỉnh phần mềm; những chính sách liên quan kiểm sốt chung tồn bộ hệ thống, bảo mật thơng tin.
Q trình thay đổi này địi hỏi sự cam kết đổi mới qui trình và thực hiện ERP; và sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao. Khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần đối mặt với nhiều vấn đề: Chi phí lớn (thơng thường gấp 2 đến 3 lần chi phí chào giá ban đầu); thời gian triển khai ERP kéo dài, gây rất nhiều xáo trộn doanh nghiệp trong giai đoạn thử nghiệm; hiệu quả về lý thuyết thì rất tốt nhưng thực tế có rất nhiều doanh nghiệp thất bại triển khai ERP
2.1.3. Nhà Tư vấn triển khai ERP tại Việt Nam
Đối với các sản phẩm ERP nguồn gốc nước ngoài, hiện tại ở Việt Nam có nhiều nhà tư vấn triển khai (hoặc chỉ tư vấn độc lập cách giải quyết và sau đó chuyển doanh nghiệp khác triển khai ERP) trong đó 1 vài doanh nghiệp được xem là có kinh nghiệm như: FIS, CSC, Bosch, Pythis, SAGlobal,... Họ là các đối tác chiến lược của SAP, Oracle và Microsoft Dynamics tại Việt Nam.
2.1.4. Đơn vị triển khai ERP tại Việt Nam
Về phía các đơn vị triển khai ERP tại Việt Nam, FPT đang là doanh nghiệp CNTT có số lượng khách hàng làm ERP lớn nhất (theo thống kê của EAC công bố
hồi tháng 2/2010, cả nước có 103 doanh nghiệp Việt Nam đã triển khai ERP, trong đó có tới 52 doanh nghiệp được hỗ trợ triển khai bởi FPT).
Bên cạnh FPT cịn có một số tên tuổi khác như SSG (Sunshine Gimasys), Lạc Việt, Pythis (Kim Tự Tháp), TVE, CSC (Global SyberSoft), CMC, HPT, PVTech, Tectura...
2.1.5 Đặc điểm phần mềm ERP tại Việt Nam
Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là những công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle. Đây là hai giải pháp có thị phần lớn nhất thế giới. Trước đây, SAP và Oracle chỉ chú ý đến những khách hàng lớn. Hiện nay, họ đã quan tâm cả đến những DN nhỏ với các giải pháp phù hợp có giá cạnh tranh.
2.1.5.1. SAP ERP
SAP được viết tắt của cụm từ "Systems Applications and Products in Data
Processing" là hệ thống phần mềm ứng dụng chuẩn trong doanh nghiệp, tích hợp tất cả các quy trình sản xuất kinh doanh vào trong một nền tảng thông suốt và hiệu quả.
SAP ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển bởi các công ty của Đức, SAP ERP được sử dụng bởi các tổ chức trên hơn 25 ngành công nghiệp. SAP ERP giúp người sử dụng sắp xếp quy trình kinh doanh với tính nhất quán, độ tin cậy và thời gian thực, minh bạch. Phiên bản mới nhất (SAP ERP 6.0) đã được tạo trong năm 2006, và gói tăng cường mới nhất (EHP7) cho SAP ERP 6.0 đã được phát hành vào năm 2013
Các tập đoàn, doanh nghiệp tại Việt Nam đang triển khai ứng dụng SAP ERP gồm: Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn Thép Việt, P&G Việt Nam, Panasonic Việt Nam, Công ty Bảo hiểm Bảo Minh, Tập đoàn Tân Tạo, Tân Hiệp Phát...
2.1.5.2. Oracle ERP
Giải pháp Oracle ERP (Oracle E-Business Suite) là bộ các ứng dụng nghiệp vụ hỗ trợ DN quản lý hiệu quả về quan hệ khách hàng, quá trình cung cấp dịch vụ,
lao động sản xuất, giao hàng - bán hàng, quản lý thu chi, v.v… toàn bộ được triển khai trên một hệ thống duy nhất được xây dựng trên một kiến trúc thông tin thống