2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
8. Bố cục của đề tài
2.4 ĐẶC ĐIỂM CÔNG TY TNHH MTV SMC PNEUMATICS (VN)
(VN)
2.4.1 Đặc điểm qui mô và hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH MTV SMC Pneumatics (VN) là một cơng ty có 100% vốn đầu tư của Singapore và thuộc tập đồn SMC tại Singapore với 5 cơng ty thành viên là: Nhật, Malaysia, Indonesia, Philippin và Việt Nam
Công ty TNHH MTV SMC Pneumatics(VN) bắt đầu mở văn phịng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh từ năm 2008, với tốc độ phát triển mạnh mẽ nên vào tháng 8/
2011 cơng ty đã chính thức thành lập từ văn phịng đại diện với trụ sở chính tại TPHCM và chi nhánh tại TP Hà Nội với số lượng nhân viên ban đầu 30 người
Công ty hoạt động trên lĩnh vực thương mại bn bán thiết bị khí nén, tuy mới thành lập trong vài năm nay nhưng cơng ty đã khẳng định vai trị dẫn đầu về thiết bị khí nén tại Việt Nam và mang đến cho khách hàng các dịch vụ tối ưu nhất.
Cơng ty nhập khẩu các thiết bị khí nén từ cơng ty mẹ ở Singapore và các công ty thành viên sau đó bán lại các nhà phân phối và các công ty, đại lý nhỏ lẻ khác tại 3 thành phố lớn tại nước ta bao gồm: TP Hà Nội, TP HCM và TP Đà Nẵng. Hiện tại cơng ty có 4 nhà phân phối chính tại TP HCM và 3 nhà phân phối chính tại Hà Nội với doanh thu bán được một tháng của mỗi nhà phân phối vào khoảng 2 tỷ đồng.
Trong tương lai sắp tới công ty dự định mở rộng mạng lưới phân phối tại các thành phố khác của nước ta và lên kế hoạch xây dựng nhà máy sản xuất thiết bị khí nén tại Tỉnh Đồng Nai được đầu tư 100% từ SMC Nhật. Qua đó, chúng ta thấy được công ty đang trong giai đoạn phát triển mạnh và nhu cầu xây dựng một hệ thống thơng tin hồn chỉnh tại cơng ty đã là một nhu cầu cấp thiết.
2.4.2 Đặc điểm quản lý của công ty
Công ty gồm 5 phịng ban: Phịng Kế Tốn& Nhân sự, phịng kinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, Kho & xuất nhập khẩu, Phòng Maketing. Ở mỗi phòng ban đều các trưởng phòng. Các phòng ban tại chi nhánh được quản lý và giám sát bởi các phịng ban cùng chức năng tại trụ sở chính.
2.4.2.1. Cơ cấu phịng ban:
* Trụ sở chính TP HCM
Phịng Kế Tốn& Nhân sự gồm 4 nhân viên: Kế toán trưởng kiêm trưởng phịng nhân sự, kế tốn tổng hợp và 2 kế tốn viên.
Phịng chăm sóc khách hàng gồm 3 nhân viên: 1 trưởng phịng và 2 nhân viên
Phòng kinh doanh gồm 13 người: 1 giám đốc kinh doanh, 1 trợ lý kinh doanh, 1 kỹ sư hỗ trợ kỹ thuật và bán hàng và 10 nhân viên kinh doanh.
Phòng Maketing gồm 3 nhân viên: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên
Bộ phận kho&Xuất nhập khẩu: 1 thủ kho kiêm quản lý xuất nhập khẩu, 1 trợ lý về xuất nhập khẩu và 3 nhân viên
* Chi nhánh Hà Nội
Phịng Kế Tốn gồm 2 nhân viên
Phịng chăm sóc khách hàng gồm 2 nhân viên
Phòng kinh doanh gồm 7 người: 1 trưởng phòng kinh doanh và 6 nhân viên
Bộ phận kho& xuất nhập khẩu: 1 thủ kho kiêm quản lý xuất nhập khẩu và 2 nhân viên
2.4.2.2. Công tác kế toán
Tất cả các hoạt động kế toán ở chi nhánh Hà Nội được giám sát và hạch toán kế tốn phụ thuộc tại trụ sở chính TPHCM.
Bộ phận kế toán tại chi nhánh Hà Nội sẽ gửi chứng từ và các báo cáo cho trụ sở chính vào ngày 15 và 30 của tháng, tại đây bộ phận kế toán sẽ kiểm tra lưu trữ chứng từ và đối chiếu với số liệu báo cáo khi cần thiết, đồng thời bộ phận kế tốn có thể kiểm sốt thơng qua hệ thống phần mềm ERP mà công ty đã thiết lập, tại đây bộ phận kế tốn tại trụ sở chính có thể xem, kiểm tra, đối chiếu số liệu từ phần mềm và số liệu thực tế được lập từ các báo cáo của chi nhánh. Sau đó kế tốn trụ sở chính sẽ tổng hợp lên báo cáo tồn cơng ty để nộp các cơ quan nhà nước theo quy định, đồng thời lập các báo cáo theo yêu cầu kiểm soát và quản lý nội bộ từ công ty mẹ và các công ty thành viên.
2.4.3 Quy trình xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn tại cơng ty
Q trình nhập khẩu hàng: Khi hàng được nhập khẩu đến cảng thì các
thủ tục hải quan cần thiết được cơng ty nhập khẩu hộ thực hiện, sau đó hàng được đưa về nhập kho, lúc này kế toán sẽ căn cứ vào tờ khai, phiếu nhập kho và giấy nộp tiền ngân sách nhà nước làm căn cứ nhập hàng hóa vào hệ thống.
Q trình bán hàng: Các đơn hàng từ khách hàng chuyển đến bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc được gửi trực tiếp cho nhân viên kinh doanh, sau đó bộ phận chăm sóc khách hàng lập đơn bán hàng gửi cho kế tốn cơng nợ và kho, sau khi kế tốn cơng nợ xác nhận cơng nợ và thông báo cho kho, kho sẽ xuất phiếu xuất kho và hóa đơn cho khách hàng. Đồng thời công ty sử dụng lệnh điều động và phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ đến chuyển hàng nhập khẩu tại trụ sở chính Hồ Chí Minh ra chi nhánh Hà Nội. Kế toán theo dõi doanh thu bán hàng và công nợ khách hàng trực tiếp từ hệ thống.
2.4.4 Đặc điểm ứng dụng hệ thống ERP
Trước khi ứng dụng hệ thống ERP công ty theo dõi và xử lý dữ liệu, lập báo cáo bằng ứng dụng excel trên máy tính
Cơng ty đã tiến hành đi vào sử dụng ứng dụng hệ thống ERP từ tháng 3/2012 Nhà cung cấp phần mềm và chuyên viên tư vấn được công ty mẹ ở Singapore lựa chọn đồng thời quy trình ứng dụng hệ thống ERP được các chuyên viên IT thuộc công ty mẹ cử sang kết hợp với các nhân viên nhân viên thuộc đội dự án của công ty tại việt nam tiến hành thực hiện
2.4.5 Đặc điểm phần mềm công ty triển khai
Công ty sử dụng phần mềm system 21 là một giải pháp ERP, nó hoạt động trên nền tảng phần cứng của của hệ thống IBM ( hay còn gọi là AS/400)
Với ERP System 21 trên nền tảng IBM, chúng ta có thể tối ưu hóa mọi khía cạnh phức tạp của hệ thống hỗn hợp hoặc sự phân phối kinh doanh toàn cầu như ngành: may mặc, thực phẩm và nước giải khát, ô tô, điện tử, thiết bị cơng nghiệp, sản xuất nói chung, hoặc phân phối các lợi ích với các chức năng và lợi ích như sau:
2.4.5.1. Chức năng
Infor System21 cung cấp các chức năng về sản xuất, quản lý tài chính, mua sắm, dịch vụ khách hàng, vận chuyển, và sau bán hàng khả năng quản lý dịch vụ như:
Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất chính xác.
Đáp ứng với tốc độ thay đổi của các yêu cầu.
Cạnh tranh trên toàn cầu.
Giảm chi phí hành chính.
2.4.5.2 Lợi ích
Tăng hiệu quả trong thiết kế, gia công, sản xuất, sản xuất gia công, bán hàng, bán hàng, kế toán, và báo cáo kinh doanh.
Giảm đáng kể thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.
Cải thiện quá trình nhập hàng, đặt hàng và giao hàng.
Quản lý các dòng sản phẩm và chuỗi cung ứng phức tạp đem lại thành công kinh doanh bền vững.
Theo dõi, kiểm sốt và tối ưu hóa tất cả các quy trình kinh doanh
Đưa ra quyết định chiến lược hơn, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin một cách kịp thời, chính xác và tồn diện.
* Nhận Xét:
Sau khi luận văn phân tích đặc điểm cơng ty TNHH MTV SMC Pneumatics (VN) luận văn thấy rằng các nhân tố và các biến đo lường đạt được từ kết quả khảo sát thí điểm tại các Doanh Nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi tại TP HCM là phù hợp để tiếp tục đưa vào bảng câu hỏi để khảo sát thực nghiệm tại công ty.
2.5. KHẢO SÁT THỰC NGHIỆM TẠI CÔNG TY TNHH MTV SMC PNEUMATICS (VIỆT NAM)
2.5.1Thu thập dữ liệu khảo sát tại Công Ty TNHH MTV SMC Pneumatics (Việt Nam)
2.5.1.1 Thiết kế bảng câu hỏi
Sau khi phân tích độ tin cậy của các thang đo, luận văn đã loại bỏ 5 biến và tiến thành hoàn thành bảng câu hỏi khảo sát tại công ty TNHH MTV SMC Pneumatics (VN) (phụ lục số 8) với phần 1 gồm 19 câu hỏi tương ứng với 19 biến được chấp nhận,đồng thời kết hợp với thang đo thứ tự đánh giá mức độ ảnh hưởng
từ 1 đến 5 với mức 1 là “không ảnh hưởng” và mức 5 là “rất cao” của các biến trong từng nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP.
Bảng câu hỏi được phát cho 30 nhân viên thuộc 5 phịng ban của cơng ty bao gồm 15 thành viên tham gia đội dự án và các nhân viên còn lại được đào tạo, huấn luyện sử dụng hệ thống khi hệ thống hoàn thành.
Việc sử dụng bảng câu hỏi này nhằm khảo sát thực tế các nhân tố ảnh hưởng mà luận văn đã xác định xem các nhân tố này có ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành cơng hệ thống ERP tại công ty không? Và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố ra sao?
2.5.1.2 Phỏng vấn
Bảng câu hỏi phỏng vấn được thiết kế với 10 câu hỏi (phụ lục số 9) và được sử dụng để phỏng vấn 8 người tại cơng ty bao gồm 5 trưởng phịng của các phịng ban: Chăm sóc khách hàng, Kế Tốn&Nhân Sự, Kho&Xuất nhập khẩu, phịng kinh doanh và phòng Maketing, 1 chuyên viên cấp cao về hệ thống thơng tin (trưởng nhóm dự án) và 1 chuyên viên IT về phân mềm ERP, 1 chuyên viên thuộc công ty triển khai.
Thông qua bảng phỏng vấn luận văn nhằm tìm hiểu về đặc điểm quy trình triển khai hệ thống ERP tại cơng ty cũng như những thuận lợi và khó khăn mà cơng ty đã gặp phải và các giải pháp giúp cơng ty vượt q những khó khăn, trở ngại ấy.
2.5.2 Kết quả khảo sát tại Công Ty TNHH MTV SMC
Pneumatics (Việt Nam)
2.5.2.1 Đặc điểm quy trình ứng dụng hệ thống ERP tại công ty.
2.5.2.1.1Những lý do dẫn đến công ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP
Nhu cầu kiểm sốt từ cơng ty mẹ ở Singapore và các công ty thuộc tập đoàn , đặc biệt là nhu cầu kiểm sốt ngay tại cơng ty
Trước đây công ty chỉ sử dụng công cụ excel để xử lý dữ liệu và lập các báo cáo đều này rất mất nhiều thời gian, dễ sai sót cũng như khó khăn trong việc
thống ERP đã được triển khai từ công ty mẹ và các cơng ty thuộc tập đồn bởi vì tại các công ty này hệ thống ERP đã được ứng dụng thành cơng và mang lại các lợi ích như mong đợi.
Nhu cầu mở rộng thị trường với sự ra đời của chi nhánh công ty SMC ở Hà Nội, và dư án xây dựng nhà máy sản xuất các thiết bị khí nén tại khu công nghiệp Long Đức, tỉnh Đồng Nai vào đầu năm 2016.
Những lợi ích của hệ hống ERP mang lại khi hệ thống hồn thành góp phần tăng hiệu quả hoạt động, khả năng cạnh tranh…
2.5.2.1.2 Các phân hệ chức năng được công ty ứng dụng triển khai
Mua hàng Bán hàng Nhân sự Kế Toán Maketing Dự toán và lập kế hoạch
Lập báo cáo: Các mẫu biểu báo theo chế độ kế toán Việt Nam và các báo cáo theo nhu cầu từ SMC Singapore và các SMC thành viên
2.5.2.1.3 Các hoạt động mà bộ phận kế tốn tham gia vào q trình triển
khai ứng dụng ERP.
Phân tích hoạt động kinh doanh: Nhằm cung cấp cho chuyên viên tư vấn
và nhà triển khai cũng như các thành viên trong nhóm dự án biết để lên kế hoạch triển khai dự án
Thiết kế hệ thống
+ Đưa ra quy trình thực hiện tại các phần hành, thiết lập bảng tài khoản, phân quyền truy cập hệ thống….
+ Đưa ra nhu cầu thông tin cần thu thập từ các phần hành trên hệ thống và yêu cầu kiểm soát tại các phần hành này.
Trang bị các kiến thức về phần mềm tại phần hành mà họ thực hiện như: Cách thực nhập, kiểm tra, lấy thông tin từ phần hành họ phụ trách, cung cấp thông tin về phân quyền truy cập và trách nhiệm của người sử dụng để họ biết và sử dụng những phần hành mà mình được phép, khơng tìm cách đăng nhập vào phần hành khác để lấy thông tin, hoặc sửa đổi dữ liệu…
Đánh giá hệ thống sau khi hoàn thành:
+ Chất lượng dữ liệu được chuyển đổi sang phần mềm ERP, hệ thống tài khoản được thiết kế theo chuẩn mức kế toán, phân quyền truy cập hệ thống….
+ Q trình xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin từ hệ thống, việc kết chuyển đúng các chỉ tiêu trên các báo cáo.
2.5.2.1.4. Số lượng nhân viên tham gia đội dư án.
Số lượng thành viên thuộc nhóm dự án là 15 người bao gồm:
Chuyên viên cấp cao về hệ thống thơng tin (trưởng nhóm dự án): Ông ChanDan
Chuyên viên IT về phân mềm ERP : Ơng Narshard
Trưởng phịng IT+ Maketing: Anh Trung Kiên và nhân viên IT là anh Phúc
Trưởng phòng Kinh Doanh: Anh Hồ Việt Thắng, nhân viên anh Hùng Dưỡng
Trưởng phòng Nhân sự SMC Singapore: Bà Stancy
Kế toán trưởng: Chị Cẩm Tú, kế toán tổng hợp là Chị Thu Ba
Bộ phận kho: Thủ kho là anh Quang Thảo, Nhân viên xuất nhập khẩu là chị Thanh Thủy
Chuyên viên từ nhà triển khai: Ông Steven loke, nhân viên là Bà Shirlia
Trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng: Chị Mỹ Dung, nhân viên là chị Mỹ Tiên
2.5.2.1.5 Thời gian thực hiện
trước dự kiến. Do vậy đến ngày 28/03/2012 hệ thống đã chính thức đưa vào sử dụng, và đã đạt mục tiêu nhóm đặt ra là hồn thành khi kết thúc năm tài chính 31/03/2012 của công ty để thuận lợi cho việc chuyển đổi dữ liệu khi bắt đầu năm tài chính mới.
2.5.2.1.6 Chi phí thực hiện
Chi phí dự kiến thực hiện vào khoảng 1 tỷ đồng, nhưng thực tế chi phí phát sinh cao hơn đến 1.2 tỷ đồng. Do phần mềm được nâng cấp theo các yêu cầu về quy trình và kiểm sốt tại cơng ty.
2.5.2.2 Kết quả các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến việc thực hiện hệ thống ERP tại công ty.
Sau khi tiến hành khảo sát thực tế tại công ty, kết quả cho thấy 19 nhân tố đã được xác định từ kết quả khảo sát thí điểm đều ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP tại công ty và mức độ ảnh hưởng của chúng được thể hiện qua bảng sau.
Bảng 2.3 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố được khảo sát
Nhân tố được xác định Không Mức độ ảnh hưởng
ảnh
hưởng Thấp Trung Bình Cao
Rất cao
Nhân tố về sự cam kết hỗ trợ của các nhà
quản lý cấp cao 0% 8% 37% 39% 15%
1. Xác định mục tiêu, chiến lược tầm nhìn phát triển dự án phải phù hợp với chiến lược phát triển của
doanh nghiệp 0% 0% 30% 43% 27%
2. Lên kế hoạch và chính sách tuyên truyền về ứng
dụng ERP rõ ràng cụ thể 0% 10% 53% 30% 7%
3. Quản lý cấp cao cam kết đổi mới quy trình quản lý
và thực hiện ERP 0% 0% 23% 50% 27%
4. Lựa chọn nhà tư vấn và triển khai dự án phù hợp với mục tiêu chiến lượccông ty đưa ra để ứng dụng hệ
thống ERP 0% 10% 33% 50% 7%
5. Quản lý cấp cao phải giải quyết xung đột lợi ích giữa các nhân viên ở các bộ phận trong quá trình ứng
dụng hệ thống tại công ty 0% 20% 47% 23% 10%
6. Thành phần trong nhóm phải đại diện cho các bộ
phận trong công ty 0% 10% 43% 33% 13%
7. Sự hợp tác của nhóm dự án với các chuyên gia tư
vấn và nhà triển khai trong quá trình triển khai 0% 7% 33% 43% 17%
8. Nhóm dự án có năng lực chun mơn và hiểu biết
về hoạt động của công ty 0% 0% 3% 50% 47%