2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
2.5.2.1 .1Những lý do dẫn đến công ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP
3.1. Các giải pháp công ty đưa ra để ứng dụng thành công ERP
3.1.1 Các giải pháp cơng ty khắc phục những khó khăn gặp phải
trước khi thực hiện hệ thống.
Đối với sự khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán
trên phần mềm: Kế toán trưởng trao đổi trực tiếp với các chuyên viên tư vấn và
nhà triển khai về các quy định và chế độ kế toán Việt Nam, cùng với các nhu cầu về thông tin, kiểm sốt theo đặc thù của cơng ty. Từ đó các chuyên viên tư vấn và nhà triển khai tiến hành thiết kế phần mềm đúng với yêu cầu đặt ra tại công ty, giai đoạn này rất quan trọng và tốn khá nhiều thời gian do đó nó được thực hiện ngay ở giai đoạn lập kế hoạch của dự án.
Sự khác biệt về văn hóa và cách thức làm việc: Các thành viên thuộc đội
dự án đã tìm hiểu và được chia sẽ kinh nghiệm làm việc trong đội dự án với các thành viên thuộc nhóm dự án tại các công ty thành viên ở các nước trong tập đoàn đã triển khai hệ thống thành cơng. Từ đó họ biết được cách thức làm việc của nhóm dự án giúp cơng việc trong nhóm được tiến hành nhanh chóng hơn.
Kiến thức về hệ thống ERP: Trước khi tiến hành triển khai dự án, các thành viên thuộc đội dự án được đào tạo các kiến thức về phần mềm ERP mà công ty sắp triển khai, trong quá trình triển khai các thành viên trong nhóm nhận thấy mình khơng nắm rõ về cách thức làm việc cũng như kiến thức về quy trình triển khai ERP thì họ tự học hỏi hoặc có thể trao đổi với các chuyên viên và nhà triển khai để hiểu rõ hơn.
3.1.2 Các giải pháp cơng ty đưa ra trong q trình thực hiện hệ
thống
Thứ nhất, trong giai đoạn lập kế hoạch, cơng ty đã phân tích kỹ quy trình
kinh doanh, nhu cầu mở rộng thị trường cũng như các kế hoạch trong tương lai, đồng thời thông qua việc phân tích quy trình phát hiện ra các điểm yếu kém mà hệ thống hiện tại chưa khắc phục được và các yêu cầu cần thiết cho quá trình hoạt động tại các phần hành từ đó cơng ty xây dựng kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợphơn. Do vậy, sự cam kết hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao là rất cần thiết và quan trọng.
Thứ hai, Xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng.
Để xác định mục tiêu dự án ERP, Công Ty đã bắt đầu từ chiến lược kinh doanh và những khó khăn trong quản lý, kiểm sốt nội bộ tại cơng ty. Bởi lẻ, một khi mục tiêu khơng được xác định rõ ràng thì việc lập kế hoạch để thực hiện cũng gặp nhiều khó khăn. Và kết quả của dự án không đạt hiệu quả như mong đợi.
Việc lập kế hoạch đã giúp cơng ty có cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về những hoạt động, các chuẩn bị cần thiết về mặt chi phí và nhân lực cho dự án. Triển khai ERP là một q trình phức tạp do vậy cơng ty đã thiết lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn. Chính việc chia lịch trình triển khai rõ ràng đã giúp cơng ty kiểm sốt tốt thời gian thực hiện và các chi phí phát sinh trong q trình triển khai.
Thứ ba, Xây dựng nhóm dự án ERP có năng lực.
Để thực hiện thành cơng dự án ERP thì năng lực của các thành viên thuộc nhóm dự án và khả năng làm việc nhóm của các thành viên với nhau là rất quan trọng. Do vậy công ty rất quan tâm đến việc lựa chọn kỉ lưỡng thành viên thuộc nhóm dự án từ các phịng ban khác nhau. Đồng thời cơng ty cũng xác định rõ các công việc và trách nhiệm của các thành viên trong đội dự án cần thực hiện cũng như bổ sung thêm các kiến thức về triển khai dự án cho họ.
Việc huấn luyện và đạo tạo nhân viên đóng một vai trị rất quan trọng để ứng dụng ERP thành cơng. Trong q trình huấn luyện công ty đã quan tâm đến số lượng người tham gia huấn luyện, thời gian huấn luyện, cách thức huấn luyện và chi phí huấn luyện.
Việc huấn luyện này được thực hiện từ khi bắt đầu dự án, trong quá trình triển khai và sau khi dự án đã hoàn thành.
Thứ năm, đánh giá hệ thống sau khi thực hiện
Kết quả thực tế của hệ thống sau khi hoàn thành sẽ được so sánh với mục tiêu ban đầu mà công ty đặt ra để thực hiện thống như: Khả năng đáp ứng nhu cầu, cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy, thời gian và chi phí hợp lý, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Cụ thể. Công Ty đã tiến hành đánh giá về dữ liệu được chuyển đổi là chính xác, thơng tin được cung cấp từ hệ thống đúng, đảm bảo độ tin cậy, các quy trình được thiết lập tại các phần hành phù hợp với từng hoạt động. Đồng thời cơng ty cũng đánh giá khả năng kiểm sốt của hệ thống sau khi hoàn thành.
3.2 Các đề xuất nhằm tăng cường tác động của hệ thống ERP đến tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng Ty.