2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
2.5.2.1 .1Những lý do dẫn đến công ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP
3.2. Các đề xuất nhằm tăng cường tác động của hệ thống ERP đến tổ chức
Trong hệ thống ERP, phân hệ kế tốn được xem là cốt lõi, do đó yêu cầu đặt ra là công ty cần phải tổ chức cơng tác kế tốn có hiệu quả nhằm tạo ra những thơng tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Do vậy việc tăng cường tác động của hệ thống ERP đến cơng tác kế tốn nhằm mang lại các lợi ích của nó là hết sức cần thiết cho nên cơng ty đã có các giải pháp sau:
Đầu tiên, để xây dựng tốt bộ máy kế tốn cơng ty cần xác định khối lượng cơng việc kế tốn cần thực hiện, số lượng các phần hành trong bộ máy kế toán, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ kế tốn như trình độ chun mơn kỹ năng ,kinh nghiệm… và tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán nhằm đảm bảo thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị. Một công việc khác cần được công ty chú ý là phân công quyền truy cập hệ thống giúp cho việc kiểm sốt và bảo mật thơng tin.
Đối với tổ chức hệ thống thông tin kế tốn, điều quan trọng là giải pháp ERP có khả năng đáp ứng được yêu cầu về đầu ra của q trình xử lý mà cơng ty mong nuốn như: Tính đầy đủ, chi tiết, đáng tin cậy, linh hoạt, kịp thời…Do đó, khi lựa chọn sản phẩm ERP, dưới góc độ cơng tác kế tốn thì cơng ty cịn quan tâm đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp về mặt lâu dài, tính cập nhật của phần mềm đối với quy định mới, tính linh hoạt đối với nhu cầu thơng tin mới và tính kiểm sốt đối với quy trình nghiệp vụ.
Hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu thơng tin về kế tốn tài chính và kế tốn quản trị do vậy, cơng ty cần xác định rõ đầu ra của quá trình xử lý theo yêu cầu thông tin của các đối tượng khác nhau để thiết hệ thống các báo cáo cụ thể cả nội dung hình thức…Đồng thời để thuận lợi hơn thì cấu trúc ERP nên có hệ thống mở linh hoạt để đáp ứng cho yêu cầu các báo cáo mới.
Ngoài ra cơng ty cần liên kết phân hệ kế tốn với các phân hệ khác trong cấu trúc ERP vì đặc điểm tích hợp và liên kết của hệ thống. Tính liên kết này làm gia tăng tính phụ thuộc chặt chẽ và góp phần quan trọng để hệ thống đạt được nhiều lợi ích.
Khi ứng dụng ERP, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình khác. Vì vậy, bộ phần kế tốn khơng thể xử lý nghiệp vụ khi thiếu thông tin từ các bộ phận khác và ngược lại nên các sai sót sẽ được phát hiện kịp thời, Chính vì vậy mà bộ phần cũng cần xây dựng quy trình riêng phù hợp với quy trình chung của cơng ty nhằm cụ thể hóa các u cầu cơng việc, thể hiện mối tương quan của các phần hành. Ngồi ra, Cơng Ty cần đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thơng tin kế tốn bằng cách đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng, xác định người tham gia đánh giá và thời gian đánh giá hệ thống. Công việc này không chỉ thực hiện tại bộ phần kế tốn mà cịn tại các bộ phận khác vì thơng tin kế tốn được sử dụng tất cả các bộ phận trong tồn cơng ty.