2 .Tổng quan về các nghiên cứu liên quan trước đây
2.5.2.1 .1Những lý do dẫn đến công ty quyết định ứng dụng hệ thống ERP
2.5.4. Nhận Xét về quá trình ứng dụng hệ thống ERP tại Công Ty TNHH MT
Thông qua kết quả phỏng vấn tại công ty, cho chúng ta thấy được những thuận lợi trong việc triển khai dự án cũng như những khó khăn mà cơng ty phải đối mặt và các lợi ích mà cơng ty đạt được khi hệ thống hoàn thành.
2.5.4.1 Những khó khăn cơng ty gặp phải trong q trình ứng dụng ERP
Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm.Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một module quan trọng là module kế tốn tổng hợp. Module này có nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách báo cáo theo đúng chế độ kế toán Việt nam khi áp dụng vào các doanh nghiệp Việt nam. Thường thì module kế tốn nhận rất nhiều dữ liệu từ các modules khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động. Chính hạch tốn tự động này tạo ra sự khơng tương thích với chế độ kế tốn Việt nam của các phần mềm ERP ngoại. Sự khác nhau cịn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế tốn, các quy trình xử lý và quản lý tài chính kế tốn như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết
chuyển, phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh... Nên đội triển khai dự án phải đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ triển khai
Sự khác biệt về văn hóa khi các thành viên làm việc trong nhóm dự án từ các Quốc Gia khác nhau, do đó các thành viên phải cố gắng hịa hợp về văn hóa và ngơn ngữ để hồn thành tốt cơng việc.
Kiến thức về hệ thống ERP: Ngồi các chun viên về ERP thì các thành viên cịn lại trong nhóm đến từ các phịng ban khác nhau, nghiệp vụ chuyên môn của họ không chuyên về triển khai hệ thống ERP nên họ phải nổ lực học hỏi và trao dồi kiến thức về ERP để vượt qua các khó khăn gặp phải.
Số lượng nhân viên nhóm dự án ít: Do cơng ty mới thành lập đi lên từ văn phòng đại diện nên số lượng nhân viên ít, họ vừa làm việc vừa tham gia nhóm dự án nên có nhiều áp lực.
2.5.4.2 Những thuận lợi khi ứng dụng hệ thống ERP tại công ty.
Sự cam kết hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao.
Dự án ứng dụng hệ thống ERP là nhu cầu cấp thiết của công ty nên được sự hỗ trợ rất lớn từ ban lãnh đạo công ty, đồng thời dự án này được chỉ thị từ cơng ty mẹ nên trong q trình thực hiện dự án có sự thay đổi quy trình, cách thức quản lý, kiểm soát…rất được sự đồng thuận từ ban lãnh đạo công ty khi các thay đổi là cần thiết để dự án được hoàn thành
Nhân lực và nguồn kinh phí
+Về nhân lực: Cơng ty mẹ có các chuyên viên giỏi về tư vấn và thực hiện
ERP được cử sang Việt Nam để hợp tác với đội dự án triển khai hệ thống, đồng thời với đội ngũ nhân viên trẻ, đầy nhiệt huyết và ham học hỏi đã giúp dự án hồn thành tốt đẹp.
+ Nguồn kinh phí: Với một nguồn kinh phí lớn trên 1 tỷ đồng đối với một
thân công ty SMC tại Việt Nam khơng thể có đủ kinh phí này để thực hiện dự án tuy nó thật sự cần thiết. Nhưng nhờ sự hỗ trợ tồn bộ kinh phí triển khai ứng dụng hệ thống từ công ty mẹ điều này tạo động lực lớn giúp công ty ứng dụng thành công hệ thống.
Sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau giữ các thành viên trong đội dự án và các nhân
viên trong q trình sử dụng khi hệ thống hồn thành.
Trong quá trình ứng dụng hệ thống các thành viên tích cực trao đổi ý kiến về quy trình thực hiện của phần hành của mình và đề xuất các mong muốn có được từ phần mềm để phục vụ tốt hơn trong công việc khi hệ thống hồn thành thơng qua việc thu thập các ý kiến từ các nhân viên khác trong phịng ban mình. Các chun viên tư vấn từ công ty mẹ và nhà triển khai rất nhiệt tình và chia sẽ những kiến thức và kinh nghiệm cho các thành viên trong nhóm.
Sau khi hệ thống hồn thành, các phịng ban thường xun mở các buổi huấn luyện, đào tạo cho nhân viên mình, buổi huấn luyện được trình bày bởi các thành viện của đội dự án thuộc phịng ban đó, đồng thời có sự góp mặt của thành viên thuộc đội dự án của các phịng ban khác nếu quy trình thực hiện của các phòng ban này liên hệ với nhau.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên thế giới đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP và đã đóng góp các kết quả quan trọng đầy ý nghĩa về các nhân tố ảnh hưởng. Tuy nhiên các nhân tố đó có thật sự ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP tại một Doanh Nghiệp còn tùy thuộc vào đặc điểm của Quốc gia mà Doanh Nghiệp hoạt động và đặc điểm của chính doanh nghiệp đó.
Do vậy,với cái nhìn tổng quan về các nhân tố ảnh hưởng từ các nghiên cứu trên thế giới cùng với việc phân tích đặc điểm ứng dụng hệ thống ERP tại Việt Nam và cụ thể hơn là đặc điểm hoạt động và ứng dụng ERP tại công ty TNHH MTV SMC Pneumatics (VN) đã giúp chúng ta nhận diện được 6 nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP để tiếp tục sử dụng các nhân tố đó trong q trình khảo sát thực nghiệm.
Thơng qua kết quả khảo sát thí điểm để đánh giá độ tin cậy của thang đo có 5 biến bị loại và 19 biến còn lại được chấp nhận tiếp tục sử dụng để khảo sát tại công ty và kế quả cho thấy cả 19 biến đều ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP tại công ty TNHH MTV SMC Pneumatics (VN). Đồng thời thông qua kết quả phỏng vấn cho chúng ta hiểu thêm về đặc điểm ứng dụng hệ thống ERP và những thuận lợi, khó khăn cơng ty gặp phải từ đó cơng ty cần tìm ra nhiều giải pháp để giải quyết các vấn đề phát sinh.
CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT GIÚP ỨNG DỤNG THÀNH
CÔNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY TNHH MTV SMC
PNEUMATICS (VIỆT NAM)
3.1. Các giải pháp công ty đưa ra để ứng dụng thành công ERP.
3.1.1 Các giải pháp công ty khắc phục những khó khăn gặp phải
trước khi thực hiện hệ thống.
Đối với sự khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán
trên phần mềm: Kế toán trưởng trao đổi trực tiếp với các chuyên viên tư vấn và
nhà triển khai về các quy định và chế độ kế toán Việt Nam, cùng với các nhu cầu về thông tin, kiểm sốt theo đặc thù của cơng ty. Từ đó các chuyên viên tư vấn và nhà triển khai tiến hành thiết kế phần mềm đúng với yêu cầu đặt ra tại công ty, giai đoạn này rất quan trọng và tốn khá nhiều thời gian do đó nó được thực hiện ngay ở giai đoạn lập kế hoạch của dự án.
Sự khác biệt về văn hóa và cách thức làm việc: Các thành viên thuộc đội
dự án đã tìm hiểu và được chia sẽ kinh nghiệm làm việc trong đội dự án với các thành viên thuộc nhóm dự án tại các cơng ty thành viên ở các nước trong tập đoàn đã triển khai hệ thống thành cơng. Từ đó họ biết được cách thức làm việc của nhóm dự án giúp cơng việc trong nhóm được tiến hành nhanh chóng hơn.
Kiến thức về hệ thống ERP: Trước khi tiến hành triển khai dự án, các thành viên thuộc đội dự án được đào tạo các kiến thức về phần mềm ERP mà cơng ty sắp triển khai, trong q trình triển khai các thành viên trong nhóm nhận thấy mình khơng nắm rõ về cách thức làm việc cũng như kiến thức về quy trình triển khai ERP thì họ tự học hỏi hoặc có thể trao đổi với các chuyên viên và nhà triển khai để hiểu rõ hơn.
3.1.2 Các giải pháp cơng ty đưa ra trong q trình thực hiện hệ
thống
Thứ nhất, trong giai đoạn lập kế hoạch, cơng ty đã phân tích kỹ quy trình
kinh doanh, nhu cầu mở rộng thị trường cũng như các kế hoạch trong tương lai, đồng thời thơng qua việc phân tích quy trình phát hiện ra các điểm yếu kém mà hệ thống hiện tại chưa khắc phục được và các yêu cầu cần thiết cho quá trình hoạt động tại các phần hành từ đó cơng ty xây dựng kế hoạch thực hiện rõ ràng, phù hợphơn. Do vậy, sự cam kết hỗ trợ của nhà quản lý cấp cao là rất cần thiết và quan trọng.
Thứ hai, Xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng.
Để xác định mục tiêu dự án ERP, Công Ty đã bắt đầu từ chiến lược kinh doanh và những khó khăn trong quản lý, kiểm sốt nội bộ tại cơng ty. Bởi lẻ, một khi mục tiêu không được xác định rõ ràng thì việc lập kế hoạch để thực hiện cũng gặp nhiều khó khăn. Và kết quả của dự án không đạt hiệu quả như mong đợi.
Việc lập kế hoạch đã giúp cơng ty có cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về những hoạt động, các chuẩn bị cần thiết về mặt chi phí và nhân lực cho dự án. Triển khai ERP là một q trình phức tạp do vậy cơng ty đã thiết lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn. Chính việc chia lịch trình triển khai rõ ràng đã giúp cơng ty kiểm sốt tốt thời gian thực hiện và các chi phí phát sinh trong quá trình triển khai.
Thứ ba, Xây dựng nhóm dự án ERP có năng lực.
Để thực hiện thành cơng dự án ERP thì năng lực của các thành viên thuộc nhóm dự án và khả năng làm việc nhóm của các thành viên với nhau là rất quan trọng. Do vậy công ty rất quan tâm đến việc lựa chọn kỉ lưỡng thành viên thuộc nhóm dự án từ các phòng ban khác nhau. Đồng thời công ty cũng xác định rõ các công việc và trách nhiệm của các thành viên trong đội dự án cần thực hiện cũng như bổ sung thêm các kiến thức về triển khai dự án cho họ.
Việc huấn luyện và đạo tạo nhân viên đóng một vai trị rất quan trọng để ứng dụng ERP thành cơng. Trong q trình huấn luyện cơng ty đã quan tâm đến số lượng người tham gia huấn luyện, thời gian huấn luyện, cách thức huấn luyện và chi phí huấn luyện.
Việc huấn luyện này được thực hiện từ khi bắt đầu dự án, trong quá trình triển khai và sau khi dự án đã hoàn thành.
Thứ năm, đánh giá hệ thống sau khi thực hiện
Kết quả thực tế của hệ thống sau khi hoàn thành sẽ được so sánh với mục tiêu ban đầu mà công ty đặt ra để thực hiện thống như: Khả năng đáp ứng nhu cầu, cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy, thời gian và chi phí hợp lý, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Cụ thể. Công Ty đã tiến hành đánh giá về dữ liệu được chuyển đổi là chính xác, thơng tin được cung cấp từ hệ thống đúng, đảm bảo độ tin cậy, các quy trình được thiết lập tại các phần hành phù hợp với từng hoạt động. Đồng thời công ty cũng đánh giá khả năng kiểm sốt của hệ thống sau khi hồn thành.
3.2 Các đề xuất nhằm tăng cường tác động của hệ thống ERP đến tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng Ty. chức cơng tác kế tốn tại Cơng Ty.
Trong hệ thống ERP, phân hệ kế tốn được xem là cốt lõi, do đó yêu cầu đặt ra là công ty cần phải tổ chức cơng tác kế tốn có hiệu quả nhằm tạo ra những thơng tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Do vậy việc tăng cường tác động của hệ thống ERP đến cơng tác kế tốn nhằm mang lại các lợi ích của nó là hết sức cần thiết cho nên cơng ty đã có các giải pháp sau:
Đầu tiên, để xây dựng tốt bộ máy kế tốn cơng ty cần xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện, số lượng các phần hành trong bộ máy kế toán, xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ kế tốn như trình độ chun mơn kỹ năng ,kinh nghiệm… và tổ chức phân công nhiệm vụ hợp lý cho từng bộ phận kế toán nhằm đảm bảo thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho việc điều hành của nhà quản trị. Một công việc khác cần được công ty chú ý là phân công quyền truy cập hệ thống giúp cho việc kiểm soát và bảo mật thông tin.
Đối với tổ chức hệ thống thông tin kế toán, điều quan trọng là giải pháp ERP có khả năng đáp ứng được yêu cầu về đầu ra của q trình xử lý mà cơng ty mong nuốn như: Tính đầy đủ, chi tiết, đáng tin cậy, linh hoạt, kịp thời…Do đó, khi lựa chọn sản phẩm ERP, dưới góc độ cơng tác kế tốn thì cơng ty cịn quan tâm đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp về mặt lâu dài, tính cập nhật của phần mềm đối với quy định mới, tính linh hoạt đối với nhu cầu thơng tin mới và tính kiểm sốt đối với quy trình nghiệp vụ.
Hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng ERP cần đảm bảo đáp ứng nhu cầu thơng tin về kế tốn tài chính và kế tốn quản trị do vậy, cơng ty cần xác định rõ đầu ra của q trình xử lý theo u cầu thơng tin của các đối tượng khác nhau để thiết hệ thống các báo cáo cụ thể cả nội dung hình thức…Đồng thời để thuận lợi hơn thì cấu trúc ERP nên có hệ thống mở linh hoạt để đáp ứng cho yêu cầu các báo cáo mới.
Ngoài ra cơng ty cần liên kết phân hệ kế tốn với các phân hệ khác trong cấu trúc ERP vì đặc điểm tích hợp và liên kết của hệ thống. Tính liên kết này làm gia tăng tính phụ thuộc chặt chẽ và góp phần quan trọng để hệ thống đạt được nhiều lợi ích.
Khi ứng dụng ERP, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình khác. Vì vậy, bộ phần kế tốn khơng thể xử lý nghiệp vụ khi thiếu thông tin từ các bộ phận khác và ngược lại nên các sai sót sẽ được phát hiện kịp thời, Chính vì vậy mà bộ phần cũng cần xây dựng quy trình riêng phù hợp với quy trình chung của cơng ty nhằm cụ thể hóa các u cầu cơng việc, thể hiện mối tương quan của các phần hành. Ngồi ra, Cơng Ty cần đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thơng tin kế tốn bằng cách đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể, rõ ràng, xác định người tham gia đánh giá và thời gian đánh giá hệ thống. Công việc này không chỉ thực hiện tại bộ phần kế tốn mà cịn tại các bộ phận khác vì thơng tin kế tốn được sử dụng tất cả các bộ phận trong tồn cơng ty.
Trong môi trường ứng dụng ERP, mọi tác động của các thành viên lên hệ thống đều ảnh hưởng đến những quy trình khác trong cơng ty, do vậy việc thiết lập các thủ tục kiểm soát như mật khẩu đăng nhập, phân quyền truy cập ….là rất cần thiết nhằm đảm bảo an tồn cho hệ thống từ đó cung cấp thơng tin kịp thời, đáng tin cậy và đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Cụ thể hơn cơng ty cần có các biện pháp tăng cường kiểm sốt như sau:
Đầu tiên, công ty nên phân quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng truy
cập hệ thống theo phân hệ truy cập, nghiệp vụ xử lý, các báo cáo được xem hoặc