Giám đốc Phòng Bảo hành và CSKH Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Marketing và Kinh doanh Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Quản lý bán hàng Trưởng phòng HC Tổng hợp Tổ lái xe Tổ bốc xếp PGs Trưởng phòng NV Khu vực Tây Bắc NV QL Siêu thị HN NV Khu vực Thanh Hóa – Nghệ An NV Khu vực Đông Bắc KT Trưởng KT Công nợ KT Thuế, LĐ tiền lương KT Tổng hợp Thủ quỹ Trưởng phòng NV quản lý đơn hàng NV kế hoạch & điều xe NV Hợp đồng thương mại Thủ kho Trưởng phòng NV CSKH NV Kỹ thuật điện tử NV Kỹ thuật đồ gia dụng Kỹ thuật viên hàng cao cấp
1.6.3.2 Nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc công ty: Là người có quyền điều hành cao nhất, có quyền
quyết định phương hướng, kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và chủ trương lớn của toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi mặt hoạt động của Công ty theo luật định hiện hành. Trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn các trưởng phòng trong Công ty, các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị thành viên thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo nhiệm vụ chủ trương của cấp trên giao, những định hướng chung của toàn Công ty đã đề ra.
- Các trưởng phòng trong Công ty: Là cấp dưới trực tiếp của Giám đốc. Xây dựng kế hoạch kinh doanh, và kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh theo chỉ đạo của Giám đốc. Phối, kết hợp chặt chẽ với các phòng ban trong Công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thi hành của nhân viên kinh doanh đạt và vượt chỉ tiêu, kế hoạch đặt ra…
- Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty
và trước pháp luật về toàn bộ các hoạt động kế toán tài chính của Công ty, là người đứng đầu Công ty về mặt kế toán như:
+ Đối với công tác kế toán.
+ Đối với công tác tài chính và phân tích kinh doanh.
+ Hoạt động của các kế toán viên trong công ty.
- Phòng kế toán: Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty, chịu trách nhiệm
bảo toàn và phát triển vốn. Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng pháp luật về kế toán, thống kê của nhà nước. Xây dựng chính sách tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm, phúc lợi xã hội theo quy định của pháp luật và chính sách Công ty. Phân tích, đánh giá kết quả đầu tư, kinh doanh của công ty. - Phòng marketing và kinh doanh: Quản lý và điều hành hoạt động,
quảng bá, tuyên truyền, giới thiệu sản phẩm của Công ty ra thị trường. Cùng với các bộ phận khác nâng cao và cũng cố uy tín, hình ảnh của Công ty đối với các đối tác.
+ Công tác marketing.
+ Công tác kinh doanh và bán hàng.
- Phòng Hành chính - Nhân sự
+ Công tác văn thư, lễ tân.
+ Công tác quản lý nhân sự.
+ Công tác hành chính quản trị.
- Phòng Bảo hành: Nhận các thiết bị, máy của khách hàng và ghi phiếu
nhận bảo hành sau khi dã được kỹ thuật kiểm tra phát hiện lỗi. Sửa chữa hoặc gửi linh kiện, phụ kiện đến nhà đơn vị bảo hành hoặc nhà cung cấp. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng và sau khi đã trả sản phẩm bảo hành. Xác nhận lại mức độ hài lòng hay chưa hài lòng trực tiếp với khách hàng về dịch vụ Công ty cung cấp.
- Phòng quản lý bán hàng: Nhận các đơn đặt hàng từ nhân viên
marketing và kinh doanh mang về cho Công ty. Xác nhận lại hàng hóa trong kho và xác nhận lại thông tin với khách hàng. Lập đơn hàng và theo dõi đơn hàng khi lái xe đi giao hàng. Quản lý các giấy tờ chứng từ liên quan đến đơn đặt hàng, cung cấp chứng từ cho phòng kế toán tổng hợp. Lập kế hoạch và nghiên cứu kế hoạch mua hàng và lượng hàng tồn kho.
1.6.3.3 Quy trình xử lý đơn hàng
Bước 1: Nhân viên kinh doanh khu vực báo về đơn hàng của khách hàng có nhu cầu mua hàng.
Bước 1a - 1b: NV quản lý đơn hàng đồng thời tiến hàng kiểm tra: kho và khách hàng xác nhận lại đơn hàng với số lượng, giá, thống nhất hình thức thanh toán (trả ngay/nợ). Lập đơn hàng, điều động xe.
Bước 2: Kế toán kiểm tra số lượng, giá, viết hóa đơn. Bước 3: Giám đốc ký duyệt.
Bước 4: Hành chính đóng dấu chuyển đơn hàng đến bộ phận kho.
Bước 5: Kho xuất hàng theo đơn hàng và hóa đơn được xác nhận của Giám đốc. Bước 6: Đơn hàng được lái xe (Công ty/ thuê ngoài) đưa hàng tới kho khách hàng. Bước 7: Khách hàng báo thanh toán. (Tiền mặt/giấy báo có ngân hàng gửi)
Bước 8: Kế toán xác nhận với khách hàng về khoản thanh toán. (Tiền mặt/giấy báo nợ ngân hàng nhận).
Bước 10: Phòng quản lý bán hàng xác nhận lại với nhân viên phòng kinh doanh đơn hàng đã hoàn thành.