Hoạt động của phần mềm kế tốn gồm 3 cơng đoạn [3]:
+ Nhận dữ liệu đầu vào:
Trong công đoạn này, người sử dụng phải tự phân loại chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh kế. Sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệụ
+ Xử lý:
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn các thơng tin tài chính kế tốn dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn saụ
Trong công đoạn này, sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các
thơng tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính tốn, lưu trữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
+ Kết xuất dữ liệu đầu ra:
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế tốn trong cơng đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,… Từ
đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất dữ liệu,… để phục vụ cho các
mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng yêu
cầu quản lý của từng đơn vị.
Sơ đồ 1.2: Mơ hình hoạt động của phần mềm kế toán
Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra
Nguồn: [3]
1.1.5.7 Dấu hiệu nhận biết phần mềm kế tốn thích hợp.
Hiện nay trên thị trường phần mềm kế toán khá phổ biến và đa dạng để doanh
nghiệp có thể tự do lựa chọn và sử dụng. Tuy nhiên, để có thể triển khai sử dụng phần mềm tại đơn vị mình được thuận lợi và hỗ trợ tốt cho công tác kế tốn thì doanh
Chứng từ: - Phiếu thu, chi - Phiếu nhập, xuất - Hóa đơn
-….
- Báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị
Nhật ký
Sổ cái
Cân đối thử Cơ sở dữ liệu
nghiệp cần phải nhận biết được phần mềm kế tốn thích hợp nhất cho đơn vị mình.
Sau đây là một số dấu hiệu nhận biết [3]:
- Nguồn gốc, xuất xứ: Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm kế tốn có nguồn
gốc, xuất xứ rõ ràng và tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị mà đưa vào sử dụng
phần mềm kế toán trong nước hay phần mềm kế tốn nước ngồi. - Các vấn đề liên quan đến q trình sử dụng như:
Chi phí đầu tư liên quan bao gồm: Chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì, chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp,…
Tính dễ sử dụng: Các phần mềm kế tốn thường cung cấp sẵn các thơng tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch tốn kế tốn trong phần mềm thường được mơ phỏng thơng qua hình ảnh.
Khả năng cảnh báo: phần mềm phải có khả năng cảnh báo cho người dùng các lỗi có thể phát sinh do nhập dữ liệu saị
Tài liệu hướng dẫn dành cho người sử dụng: Bản địa hóa
- Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh:
Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm Khả năng phân tích tài chính và báo cáo
- Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật:
Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai
Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng Thiết kế và cấu trúc của phần mềm
Lỗi lập trình
- Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến (nâng cấp) trong tương lai:
Khả năng phát triển
Thiết kế và khả năng nâng cấp
Khả năng kết nối với các phần mềm khác - Các yếu tố về bảo mật:
Khả năng phân quyền và sử dụng cho người dùng Nhật ký sử dụng
Mã hóa dữ liệu sử dụng
Bản sao dự phịng
1.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa
Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp là quá trình tổ chức triển khai để thiết lập một hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát, phân cơng và bố trí nhân sự cho hệ thống để thực thi hệ thống nhằm mục đích cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp và người dùng hệ thống.
1.2.1 Nội dung công việc tổ chức triển khai hệ thống thơng tin kế tốn
Chia làm 5 giai đoạn: Giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn phân tích, giai đoạn thiết kế, giai đoạn xây dựng, giai đoạn cài đặt và bảo trì.
Nguồn: [25]
+ Giai đoạn lập kế hoạch: Nội dung của việc lập kế hoạch là khảo sát, xem xét
môi trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như quy mơ, đặc điểm, tình hình
tài chính của doanh nghiệp; khảo sát về yêu cầu chung về thông tin quản lý của lãnh
đạo doanh nghiệp như: đối với kế tốn tài chính thì yêu cầu về chứng từ, sổ kế toán,
báo cáo tài chính theo mẫu biểu quy định, đối với kế tốn quản trị thì u cầu về lập
dự tốn, theo dõi dự tốn, theo dõi chi phí, tính giá thành, bán hàng và phân tích bán hàng,… Sau đó lên kế hoạch chung cho tồn bộ hệ thống.
+ Giai đoạn phân tích: Sau khi khảo sát và lên kế hoạch thì các nhân viên
phân tích sẽ nhận về các yêu cầu của nhà quản lý. Việc phân tích càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế được thuận lợi hơn.
+ Giai đoạn thiết kế: Sau các giai đoạn lập kế hoạch và phân tích hồn thành,
nếu các lãnh đạo đơn vị đồng ý với đề xuất đưa ra thì giai đoạn thiết kế được bắt đầụ Nội dung của công việc thiết kế là xác định nội dung và hình thức của từng phần hành
Lập kế hoạch
Cài đặt Thiết kế
Bảo trì & phát triển Phân tích
Xây dựng
cơng việc, quy trình xử lý của hệ thống, các yêu cầu cụ thể về thiết bị và phần mềm kế tốn. Trong giai đoạn thiết kế có hai bước: bước thiết kế sơ bộ trình bày ý tưởng logic như từng phần hành cơng việc có những nội dung gì, xử lý như thế nào và bước thiết kế chi tiết trình bày cụ thể mơ hình ý tưởng.
+ Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chuyển đổi mơ hình hệ thống từ giai đoạn
thiết kế trở thành hệ thống thực tế để sử dụng. Ở giai đoạn này, người thực hiện là
những người chuyên về tin học.
+ Giai đoạn cài đặt và bảo trì: Sau khi hồn chỉnh xây dựng hệ thống, công
việc tiếp theo là cài đặt, huấn luyện nhân viên sử dụng, chạy thử nghiệm hệ thống. Sau
đó là việc sửa chữa những sai sót trong thiết kế hệ thống hay thực hiện những thay đổi
quan trọng nhằm đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống.
1.2.2 Tổ chức nhân sự
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn cần phải có sự tham gia của
nhân sự, mỗi một nhân sự trong doanh nghiệp đóng vai trị khác nhau trong việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn. Trong đó gồm:
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp
- Những người làm cơng tác kế tốn - Ban tổ chức quản lý hệ thống thông tin - Đội phát triển dự án
- Người phân tích, lập trình hệ thống
- Người khác ngồi hệ thống nhưng có liên quan đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn của doanh nghiệp như: khách hàng, nhà cung cấp, kiểm toán, cơ quan quản lý Nhà nước.
1.2.3 Tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng
Để tổ chức thành công hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường tin học hóa
thì vấn để tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng là một vấn đề quan trọng bởi lẽ cơng việc này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của vấn đề tổ chức hệ thống thông tin.
Đối với trang bị phần cứng như: máy vi tính, máy in, hệ thống mạng và các thiết
bị khác có liên quan phải được lên kế hoạch cụ thể và tìm nhà cung ứng phù hợp để
xác định mức đầu tư thỏa mãn yêu cầu của nhà quản lý và phù hợp với trang thiết bị
Đối với trang bị phần mềm ứng dụng cho việc phát triển hệ thống bao gồm lựa
chọn hệ điều hành, phần mềm ứng dụng và phần mềm kế toán sao cho phù hợp với
việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại doanh nghiệp.
1.3 Tổ chức kế toán quản trị cho các doanh nghiệp Việt Nam 1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin đầu vào 1.3.1 Tổ chức thu thập thông tin đầu vào
Đây là giai đoạn đầu tiên mà kế toán quản trị phải tiến hành. Việc tổ chức thu
thập thông tin bao gồm các công việc:
- Xác định các yêu cầu của thông tin đầu ra: Yêu cầu thông tin đầu ra chính là các nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu theo nhu cầu của nhà quản trị.
- Phân loại và phân tích u cầu thơng tin của báo cáọ Mỗi loại báo cáo có những u cầu thơng tin riêng mỗi u cầu thơng tin đầu ra địi hỏi một vài thông tin đầu vào
để đáp ứng cho yêu cầu đó.
- Đánh giá tầm quan trọng của báo cáo trong giới hạn nguồn lực thực hiện. Nguồn lực kế toán bao gồm: số lượng nhân viên, khả năng làm việc của nhân viên, khả năng hỗ trợ của các công cụ làm việc,….
- Lập biểu mẫu ghi nhận thông tin: để đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong
việc thu thập thì thơng tin phải được phân loại và ghi nhận chính xác.
- Tổ chức kiểm tra thơng tin đầu vào: điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc xử lý thông tin. Thông tin đầu vào càng chính xác thì sẽ giúp cho q trình phân tích trở nên dễ dàng hơn.
1.3.2 Tổ chức phân loại xử lý thông tin Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán nhằm thu thập thông tin phục vụ các tình huống ra quyết định cần được thiết kế một cách có hệ thống và khoa học.
Cần mở thêm các tài khoản theo dõi chi tiết. Và trên các tài khoản chi tiết cần kết hợp sử dụng thước đo giá trị với các thước đo khác.
Tài khoản kế toán phải vừa đáp ứng được nhu cầu của kế tốn tài chính vừa đáp ứng được nhu cầu của kế toán quản trị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán quản trị phải đảm bảo hệ thống hóa được thông tin về các
Việc xây dựng thiết kế mẫu sổ cũng như việc ghi chép trên sổ phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể sau:
Một là, phải đảm bảo quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp với ghi sổ kế toán chi tiết về các yếu tố đầu vào để đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp (phản ánh ở tài khoản cấp 1) với các chi tiết của chỉ tiêu đó (phản ánh ở các tài khoản chi tiết cấp 2, 3, 4,…)
Hai là, phải đảm bảo quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế tốn nhằm
đảm bảo tính chính xác trong q trình hệ thống hóa thơng tin kế tốn từ các chứng từ
kế toán về các yếu tố đầu vàọ
Ba là, phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi sổ theo thứ tự thời gian với việc
ghi sổ phân loại theo hệ thống về các yếu tố đầu vàọ
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Để cung cấp thông tin cho người sử dụng, kế toán quản trị phản ánh thông qua
các báo cáọ Các báo cáo này cịn được gọi là báo cáo kế tốn nội bộ được lập theo kỳ ngắn hạn hơn các báo cáo tài chính. Ngồi các chỉ tiêu về tiền tệ, các báo cáo kế tốn nội bộ cịn sử dụng rộng rãi các thước đo về hiện vật và thời gian lao động.
Báo cáo kế toán quản trị cung cấp những thông tin nhà quản lý cần để lập kế
hoạch, đánh giá và kiểm sốt hoạt động trong doanh nghiệp. Nói một cách tổng quát, báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ cho mục tiêu ra quyết định của
nhà quản lý, và chủ yếu là định hướng cho tương laị
Báo cáo kế toán quản trị là hệ thống thơng tin được soạn thảo và trình bày theo yêu cầu quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh và ra quyết định của bản thân từng
doanh nghiệp, nên có tính linh hoạt, đa dạng và không phụ thuộc vào những nguyên
tắc kế toán. Điều cơ bản của loại báo cáo này là giúp cho nhà quản lý thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp gắn liền với từng bộ phận, từng chức năng nhất định. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đáp ứng được nhu
cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mẫu báo cáo sao cho thuận tiện trong việc so sánh giữa kế hoạch so với thực tế, so sánh kỳ này với kỳ trước.
Khi xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần bảo đảm các mục tiêu: + Đảm bảo cung cấp thơng tin hữu ích nhất cho nhà quản lý.
+ Đảm bảo phù hợp với phạm vi cung cấp thơng tin của kế tốn quản trị, đồng thời
đảm bảo phục vụ cho các chức năng quản lý của nhà quản trị.
Tổ chức nhân sự thực hiện kế toán quản trị
Nhân viên kế toán quản trị có vai trị rất quan trọng giúp cho hệ thống kế toán quản trị của doanh nghiệp hoạt động tốt, cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời để
các nhà quản trị doanh nghiệp ra các quyết định sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải quan tâm đến vấn đề tổ chức nhân sự thực hiện kế tốn quản trị.
Có 2 quan điểm chủ yếu về việc tổ chức kế toán quản trị:
- Tổ chức kế toán quản trị kết hợp chặt chẽ với kế tốn tài chính trong cùng một bộ máỵ Kế tốn tài chính và kế tốn quản trị được tổ chức thành một bộ máy thống nhất trong cùng một bộ máy kế tốn. kế tốn quản trị khơng sử dụng chế độ kế toán
riêng, tách rời với kế tốn tài chính mà sử dụng các tài khoản kế toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán quản trị kết hợp chung trong một hệ thống kế toán thống nhất với kế tốn tài chính.
- Tổ chức kế tốn quản trị độc lập với kế tốn tài chính. Với quan điểm này, phải phân cơng nhân viên kế tốn thực hiện riêng nội dung kế toán quản trị. Kế toán quản trị sử dụng tài khoản và sổ sách kế tốn riêng so với kế tốn tài chính. u cầu
đối với nhân viên kế toán quản trị là phải am hiểu tình huống ra quyết định của của các
nhà quản lý.
Tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong các doanh nghiệp phải phù hợp với
đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy mô đầu tư và địa bàn hoạt động. Đồng thời phù